Fonctionnement et méthodes de résolution de l'assemblée générale des actionnaires dans les sociétés par actions définies par le droit des sociétés japonais

En vertu du droit des sociétés au Japon, l’assemblée générale des actionnaires est clairement établie comme l’organe suprême de prise de décision d’une société par actions. Cet organe constitue le lieu le plus important où les actionnaires participent directement à la gestion de l’entreprise et supervisent la direction, jouant un rôle essentiel dans l’accroissement de la transparence de la gestion et la sécurisation de la confiance des investisseurs. Cet article a pour but d’expliquer en détail les aspects légaux de la tenue et des résolutions de l’assemblée générale des actionnaires selon le droit des sociétés japonais, en s’appuyant sur des dispositions légales spécifiques, depuis les procédures de convocation jusqu’aux exigences de résolution, en passant par les cas de jurisprudence pertinents au Japon.

Les lecteurs ciblés par cet article sont les investisseurs étrangers envisageant d’investir dans des entreprises japonaises, les entreprises étrangères possédant des filiales au Japon, ou encore les apprenants de la langue japonaise intéressés par le droit des sociétés japonais. Nous nous efforçons de fournir un texte clair et direct, facile à lire pour les personnes multilingues apprenant le japonais, afin de leur permettre de comprendre en profondeur le système de gouvernance d’entreprise au Japon.

Bien que le droit des sociétés japonais définisse l’assemblée générale des actionnaires comme l’organe suprême de prise de décision, dans la pratique, l’exécution des affaires courantes est souvent déléguée au conseil d’administration, ce qui peut réduire l’assemblée générale à un rôle de simple ratification. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises cotées en bourse, où les résultats des résolutions sont souvent déterminés à l’avance par le vote par correspondance ou électronique, modifiant ainsi la signification substantielle de l’assemblée en une occasion de fournir des informations et de dialoguer avec les actionnaires. La différence entre cette position légale et la pratique peut prêter à confusion, surtout pour les investisseurs étrangers qui ont tendance à voir l’assemblée générale des actionnaires comme un moyen d’exercer une influence directe sur la direction. Par conséquent, il est crucial pour les entreprises japonaises de ne pas seulement satisfaire aux exigences légales formelles, mais aussi de garantir une réelle opportunité d’information et de dialogue à travers l’assemblée générale des actionnaires, afin de répondre aux attentes des actionnaires et de mettre en place un système de gouvernance d’entreprise efficace.

Objectifs et rôles de l’assemblée générale des actionnaires selon le droit des sociétés au Japon

Statut juridique et pouvoirs de l’assemblée générale des actionnaires

Selon l’article 295, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés, “l’assemblée générale des actionnaires peut prendre des décisions sur les questions prévues par cette loi ainsi que sur toutes les questions relatives à l’organisation, à la gestion et à l’administration de la société par actions”. Cette disposition confirme clairement que l’assemblée générale des actionnaires est l’organe suprême de prise de décision de la société. Elle détient le pouvoir de décider des questions extrêmement importantes pour la société, telles que la modification des statuts, la nomination et la révocation des administrateurs, la détermination des dividendes, les changements de forme de la société tels que les fusions et les scissions.

Objectifs de la tenue de l’assemblée générale des actionnaires

Les objectifs de la tenue de l’assemblée générale des actionnaires sont principalement au nombre de deux. Le premier est la surveillance de la gestion et la collecte d’informations, et le second est la prise de décision sur les questions importantes.

• Surveillance de la gestion et collecte d’informations : l’assemblée générale des actionnaires est l’occasion pour les actionnaires de recevoir des rapports sur les plans d’affaires et la situation financière de la direction, et d’exprimer des questions et des opinions. Ce processus augmente la transparence de la gestion et permet de vérifier que l’entreprise est gérée de manière appropriée. Cela contribue à l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise et à la stabilité du cours de l’action.
• Prise de décision sur les questions importantes : elle effectue des décisions fondamentales concernant la gestion de l’entreprise. Tous les actionnaires peuvent exercer leur droit de vote lors de l’assemblée et s’impliquer directement dans la gestion de l’entreprise.

Assemblée générale ordinaire des actionnaires et assemblée générale extraordinaire des actionnaires

Il existe deux types d’assemblées générales des actionnaires : l’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire.

• Assemblée générale ordinaire des actionnaires : elle est convoquée après la fin de chaque exercice financier. Habituellement, elle est l’occasion d’approuver les comptes et de nommer ou de révoquer les dirigeants. En relation avec le système de date de référence de l’article 124, paragraphe 2, de la loi japonaise sur les sociétés, pour les entreprises clôturant leur exercice en mars, elle a tendance à se tenir vers la fin juin.
• Assemblée générale extraordinaire des actionnaires : elle est convoquée en fonction des besoins à tout moment. Par exemple, elle peut être tenue pour approuver des affaires importantes de fusions et acquisitions ou pour révoquer des dirigeants à la suite d’un scandale.

Procédures de convocation de l’assemblée générale des actionnaires

Personnes habilitées à convoquer

La convocation de l’assemblée générale des actionnaires est, en principe, effectuée par le conseil d’administration. L’article 296, paragraphe 3, de la loi japonaise sur les sociétés stipule que le conseil d’administration doit convoquer l’assemblée générale des actionnaires. Par exception, les actionnaires remplissant certaines conditions peuvent également demander la convocation de l’assemblée. Par exemple, un actionnaire détenant plus d’un tiers des droits de vote de l’ensemble des actionnaires peut demander au conseil d’administration de convoquer l’assemblée générale. Cela est prévu à l’article 297, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés. Si le conseil d’administration ne répond pas à cette demande, l’actionnaire peut, avec l’autorisation du tribunal, convoquer lui-même l’assemblée générale. Cette disposition est énoncée à l’article 297, paragraphe 4, de la loi japonaise sur les sociétés.

Délai d’envoi de la convocation

La convocation doit être envoyée au moins deux semaines avant la date de l’assemblée générale des actionnaires, selon le principe établi par l’article 299, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés. Cependant, pour les sociétés non cotées qui n’ont pas de dispositions pour l’exercice des droits de vote par écrit ou par des moyens électroniques, l’envoi peut se faire jusqu’à une semaine avant. De plus, dans les sociétés non cotées qui n’ont pas de conseil d’administration et qui n’ont pas de dispositions pour l’exercice des droits de vote par écrit ou par des moyens électroniques, il est possible de réduire la période de convocation par les statuts de la société.

Les investisseurs étrangers attendent avec impatience l’envoi précoce de la convocation et la divulgation anticipée des documents connexes. Cela est dû au fait que le délai légal japonais (deux semaines en principe) est insuffisant pour le traitement de l’information et la prise de décision depuis l’étranger. En tenant compte du décalage horaire, du temps de livraison du courrier et du processus d’approbation interne des investisseurs, un envoi à la limite du délai légal ne laisse pas suffisamment de temps pour la collecte d’informations et la prise de décision de qualité. Par conséquent, une divulgation anticipée qui dépasse les exigences légales n’est pas seulement un service, mais une condition nécessaire pour que les investisseurs étrangers puissent exercer effectivement leurs droits de vote. Si une entreprise souhaite gagner la confiance et l’engagement actif des investisseurs étrangers, la divulgation anticipée doit être adoptée comme une démarche stratégique alignée sur les meilleures pratiques internationales, améliorant ainsi la qualité de la communication entre l’entreprise et les investisseurs et renforçant la transparence de la gouvernance d’entreprise.

Informations à inclure dans la convocation

Le conseil d’administration doit inclure les informations suivantes dans la convocation, conformément à l’article 298, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés :

• Date, heure et lieu de l’assemblée générale des actionnaires
• Objets de l’assemblée générale des actionnaires (ordre du jour)
• Si l’exercice des droits de vote par écrit ou par des moyens électroniques est autorisé, il faut le mentionner
• Autres informations requises par les ordonnances du Ministère de la Justice

Simplification des procédures de convocation

Si tous les actionnaires sont d’accord, les procédures de convocation ne sont pas nécessaires. Cela est prévu à l’article 300 de la loi japonaise sur les sociétés et est connu sous le nom d'”assemblée générale avec tous les actionnaires présents”. Dans le cas d’une assemblée générale avec tous les actionnaires présents, les erreurs dans les procédures de convocation ne poseront pas de problème a posteriori, selon la jurisprudence. De plus, dans les sociétés non cotées, si tous les actionnaires sont d’accord, il est possible de simplifier non seulement les procédures de convocation, mais aussi les résolutions elles-mêmes.

Gestion de l’Assemblée Générale des Actionnaires sous le droit japonais

Le rôle et les pouvoirs du président de séance

La conduite des débats lors de l’assemblée générale des actionnaires est assurée par le président de séance. Le président détient l’autorité pour maintenir l’ordre lors de l’assemblée générale des actionnaires et pour organiser les débats, conformément à l’article 315, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés (2005). De plus, le président peut expulser toute personne qui ne se conforme pas à ses ordres ou qui perturbe l’ordre de l’assemblée générale des actionnaires, comme stipulé dans l’article 315, paragraphe 2 de la loi japonaise sur les sociétés.  

La loi japonaise sur les sociétés ne spécifie pas clairement qui devrait occuper le poste de président, mais il est courant que ce soit le directeur représentatif qui en assume la fonction. De nombreuses entreprises précisent dans leurs statuts la personne à désigner comme président, et en l’absence de disposition statutaire ou en cas d’absence du président, il est d’usage de choisir un président au début de l’assemblée générale des actionnaires.  

Déroulement général d’une assemblée générale sous le droit japonais

Les étapes classiques d’une assemblée générale d’actionnaires au Japon comprennent la déclaration d’ouverture, la nomination des signataires du procès-verbal, la déclaration de quorum, la présentation des points à l’ordre du jour, la session de questions-réponses, les résolutions et la déclaration de clôture. Les signataires du procès-verbal sont responsables de certifier l’absence de fausseté dans le contenu du procès-verbal, et leur méthode de sélection varie selon les statuts de la société.

Exemples de jurisprudence japonaise : L’exercice du pouvoir par le président et la gestion inéquitable des délibérations

Le président dispose d’un large pouvoir discrétionnaire, mais il doit l’exercer sans porter atteinte injustement aux droits des actionnaires. Les tribunaux japonais accordent une importance particulière à la garantie que les actionnaires aient réellement l’opportunité de discuter et d’exprimer leurs opinions, et pas seulement à la conformité aux procédures formelles, lorsqu’ils évaluent si l’exercice du pouvoir discrétionnaire du président correspond à une « méthode de résolution manifestement inéquitable ». Les actionnaires étrangers, en particulier, peuvent être peu familiers avec les pratiques de gestion des assemblées générales au Japon, ce qui nécessite du président une attention accrue à une conduite équitable et transparente. Les entreprises ne devraient pas procéder à une conduite unilatérale des délibérations sous prétexte de l’autorité légale du président. Il est considéré comme bénéfique pour la validité des résolutions de l’assemblée générale et pour la construction de relations actionnariales à long terme de privilégier le dialogue avec les actionnaires, en particulier étrangers, et de créer un environnement où ils peuvent résoudre leurs doutes et exprimer leurs opinions. Cela est un élément essentiel pour améliorer la qualité de la gouvernance d’entreprise.

L’article 314 de la loi japonaise sur les sociétés stipule que les directeurs doivent fournir les explications nécessaires en réponse aux questions des actionnaires. Le jugement du Tribunal de district de Tokyo du 28 janvier 1988 (1988) a reconnu l’annulation d’une résolution d’assemblée générale en raison d’explications insuffisantes concernant la présentation de primes de départ. Ce jugement souligne l’importance de l’obligation d’explication.

De plus, le jugement du Tribunal de district de Tokyo du 6 décembre 2007 (2007) concerne un cas où une entreprise a envoyé aux actionnaires un document indiquant qu’elle offrirait des bons d’achat (500 yens) sans distinction de vote pour encourager l’exercice du droit de vote à l’assemblée générale. Le tribunal a annulé la résolution de l’assemblée générale, jugeant que de tels avantages pourraient influencer indûment l’exercice des droits des actionnaires. Ce jugement clarifie que l’octroi d’avantages liés à l’exercice des droits des actionnaires est en principe interdit, indépendamment du montant, et que la légitimité de l’objectif est strictement examinée. En particulier, dans des situations telles que l’exercice du droit de proposition des actionnaires ou les batailles de procurations (proxy fights), il est plus facile de juger que l’entreprise a l’intention d’influencer l’exercice du droit de vote des actionnaires. Lorsqu’une entreprise offre des avantages aux actionnaires en lien avec l’assemblée générale, elle doit juger avec une extrême prudence si l’objectif pourrait influencer l’exercice des droits des actionnaires, si cela est acceptable selon les normes sociales, et si cela n’affecte pas la base patrimoniale de l’entreprise. Les actionnaires étrangers, en raison des différences avec les pratiques de leur propre pays, courent également le risque de réaliser des actes considérés comme des avantages sans le vouloir, ce qui rend indispensable une vérification légale préalable par des experts.

Il y a aussi des cas où les questions préparées à l’avance posent problème. Le jugement du Tribunal de district de Tokyo du 15 décembre 2016 (2016) a traité d’un cas où une entreprise a fait poser des « questions préparées » par des employés actionnaires, ce qui a soulevé la question de savoir si cela avait privé d’autres actionnaires de l’opportunité de poser des questions et porté atteinte à leurs droits. Bien que le tribunal ait jugé inapproprié que la société cotée prépare à l’avance des questions pour ses employés actionnaires et y réponde, il n’a pas reconnu l’annulation de la résolution, car cela n’avait pas eu d’impact substantiel sur l’exercice du droit de vote. Cependant, un tel comportement suggère qu’il pourrait compromettre la signification substantielle de l’assemblée générale des actionnaires.

Résolutions de l’Assemblée Générale des Actionnaires sous le droit japonais

Méthodes d’exercice du droit de vote

En principe, les actionnaires exercent leur droit de vote en assistant à l’assemblée. Cependant, selon les statuts de la société, il est possible pour les actionnaires qui ne peuvent assister à l’Assemblée Générale des Actionnaires d’exercer leur droit de vote par écrit ou par des moyens électroniques (vote électronique). Cela est stipulé dans les articles 311 et 312 de la loi japonaise sur les sociétés. Les actionnaires peuvent également exercer leur droit de vote par l’intermédiaire d’un représentant, comme le prévoit l’article 310 de la loi japonaise sur les sociétés. Toutefois, il existe des restrictions légales ou statutaires, telles que des limites sur le nombre de représentants.  

La plateforme de vote électronique présente l’avantage de réduire le temps nécessaire pour l’envoi de documents par courrier, mais les investisseurs soulignent des problèmes tels que la duplication des flux d’instructions lorsque les portefeuilles contiennent à la fois des titres participants et non participants à la plateforme. De plus, dans les entreprises où le taux de détention par des actionnaires étrangers ou des investisseurs institutionnels est faible, certains ne voient pas l’intérêt de payer pour participer à la plateforme. Bien que l’introduction d’une plateforme de vote électronique ait le potentiel de faciliter l’exercice des droits de vote depuis l’étranger et d’encourager la participation des actionnaires étrangers, toutes les entreprises japonaises ne sont pas encore équipées pour cela, et les investisseurs doivent également s’adapter au système, ce qui implique du temps et des coûts. En particulier, les investisseurs étrangers qui investissent dans plusieurs entreprises japonaises peuvent se retrouver avec une charge accrue en raison des différentes approches requises par chaque entreprise. Les entreprises japonaises devraient envisager de participer à la plateforme de vote électronique pour encourager une participation active des actionnaires étrangers. En même temps, les fournisseurs de plateformes doivent continuer à améliorer la commodité pour les investisseurs, par exemple en simplifiant les flux d’instructions.  

Types et exigences des résolutions

Les résolutions de l’Assemblée Générale des Actionnaires sont classées en trois catégories selon l’importance de l’objet de la résolution : les résolutions ordinaires, les résolutions spéciales et les résolutions extraordinaires. Les exigences pour chaque type de résolution varient, les résolutions ordinaires étant les plus souples et les résolutions extraordinaires les plus strictes.  

La loi japonaise sur les sociétés définit des exigences très diverses et strictes pour les résolutions ordinaires, spéciales et extraordinaires (articles 309, paragraphes 3 et 4 de la loi japonaise sur les sociétés), ainsi que la possibilité de modifier ces exigences par les statuts. Ce système de résolution à plusieurs niveaux est le résultat de la tentative de la loi japonaise sur les sociétés de trouver un équilibre entre la protection des droits des actionnaires et la stabilité de la gestion de l’entreprise. Pour les investisseurs étrangers, ce système complexe d’exigences de résolution peut constituer un obstacle majeur dans la prise de décision d’investissement et la participation à la gestion. En particulier, la possibilité de modifier les exigences statutaires (assouplissement ou renforcement) peut créer des risques et des opportunités spécifiques qui ne peuvent être évalués uniquement sur la base des textes de loi. Par conséquent, une due diligence approfondie de la constitution des entreprises japonaises ciblées pour l’investissement est essentielle.

Résumé

La gestion et la prise de décisions lors des assemblées générales des actionnaires en vertu du droit des sociétés japonais constituent un domaine extrêmement complexe, en raison de l’importance de leur statut juridique et des dispositions détaillées allant des procédures de convocation aux exigences de résolution. En particulier, la compréhension des différentes exigences de résolution, telles que les résolutions ordinaires, spéciales et extraordinaires, ainsi que la capacité de modifier ces exigences par les statuts, sont essentielles à la gestion d’entreprise. De plus, la jurisprudence japonaise fournit des critères de jugement concrets sur l’impact que peuvent avoir des problèmes tels que les défauts de procédure de convocation, la gestion inéquitable des débats par le président, et l’octroi d’avantages, sur la validité des résolutions des assemblées générales des actionnaires. Ces décisions judiciaires soulignent clairement la nécessité d’une gestion équitable qui protège substantiellement les droits des actionnaires, au-delà du simple respect formel de la loi.

Pour les actionnaires étrangers et les entreprises internationales, les barrières linguistiques et culturelles, ainsi que les défis pratiques liés à l’utilisation des plateformes de vote électronique, peuvent entraver une participation fluide aux assemblées générales des actionnaires au Japon. Cependant, dans le contexte actuel où l’influence des “actionnaires activistes” est en hausse, il devient de plus en plus crucial pour les entreprises japonaises de renforcer le dialogue avec les actionnaires étrangers et de pratiquer une gouvernance d’entreprise transparente.

Le cabinet d’avocats Monolith possède une vaste expérience et une expertise approfondie dans le domaine de la loi sur les sociétés au Japon, en particulier en ce qui concerne la gestion et les décisions des assemblées générales des actionnaires, pour de nombreux clients au sein du pays. Notre cabinet compte plusieurs avocats qui, en plus d’être qualifiés au Japon, détiennent des qualifications d’avocat étranger et sont anglophones, ce qui nous permet de fournir des services juridiques de haute qualité en japonais et en anglais. Nous offrons un large éventail de soutien pour que les actionnaires étrangers puissent exercer leurs droits en vertu de la loi sur les sociétés japonaises de manière appropriée, y compris la création d’avis de convocation, l’élaboration de scénarios pour les assemblées générales des actionnaires, la rédaction de procès-verbaux, des conseils sur la validité juridique des différentes résolutions, et même l’élaboration de stratégies de communication avec les actionnaires. Si vous avez des questions concernant la gouvernance d’entreprise au Japon ou des défis spécifiques liés à la gestion des assemblées générales des actionnaires, n’hésitez pas à consulter le cabinet d’avocats Monolith.