Moyens de résolution des conflits de travail dans le droit du travail japonais : Aperçu du système et utilisation stratégique

Dans la gestion d’entreprise au Japon, les conflits de travail entre employeurs et employés, c’est-à-dire les conflits sociaux, représentent malheureusement un risque managérial difficile à éviter. Ces conflits peuvent couvrir un large éventail de problèmes, allant des questions de droits et obligations individuels, comme les salaires impayés ou la validité d’un licenciement, aux problèmes relatifs aux relations futures, tels que les modifications des conditions de travail. Si un conflit débouche sur un procès, l’entreprise peut non seulement être contrainte de consacrer beaucoup de temps et d’argent, mais aussi risquer de subir des dommages graves à sa réputation et à son image de marque, étant donné que les procès sont en principe publics. Pour gérer ces risques et viser une résolution plus rapide et flexible, le système juridique japonais encourage activement l’utilisation de procédures de résolution des conflits autres que les procès, à savoir les procédures de résolution des conflits extrajudiciaires (Alternative Dispute Resolution, ADR). L’ADR implique l’intervention d’un tiers impartial et neutre pour faciliter les discussions et viser un accord entre les parties, offrant de nombreux avantages stratégiques pour les entreprises, tels que la confidentialité, la rapidité, le faible coût et la flexibilité des solutions. Le système ADR dans le domaine du travail au Japon est principalement fourni par des organismes administratifs, au cœur desquels se trouvent les “Bureaux du travail préfectoraux” et les “Commissions du travail”. Les services offerts par ces institutions constituent une infrastructure essentielle pour que les entreprises puissent traiter efficacement les défis managériaux posés par les conflits sociaux. Cet article explique en détail le contenu spécifique et le déroulement des procédures des systèmes ADR publics et comment les entreprises peuvent les utiliser stratégiquement d’un point de vue managérial.

Les conflits de travail et leurs systèmes de résolution au Japon

Les conflits de travail au Japon se divisent généralement en deux catégories : les « conflits individuels de travail », qui concernent les différends entre un employé et un employeur, et les « conflits collectifs de travail », qui impliquent les syndicats et les employeurs. Selon le contenu du différend, on les classe en « conflits de droits », qui portent sur l’existence ou la non-existence de droits légaux ou contractuels, et en « conflits d’intérêts », qui cherchent à établir ou modifier des relations de droits futurs, comme les augmentations de salaire ou les changements de conditions de travail.

Dans le contexte des entreprises japonaises, les relations de travail se forment dans le cadre de relations humaines continues, basées sur l’hypothèse d’un emploi à long terme. Par conséquent, une fois qu’un conflit éclate, il a tendance à complexifier ces relations. Dans de telles situations, un procès qui tranche de manière définitive peut laisser des fissures difficiles à réparer dans l’environnement de travail, même si l’entreprise gagne le procès. En revanche, l’ADR (Alternative Dispute Resolution), qui vise à former un consensus entre les parties, peut souvent être une meilleure option que le procès pour résoudre fondamentalement le conflit et reconstruire par la suite des relations de travail saines.

En effet, les coins de consultation du travail général mis en place par le ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales reçoivent chaque année plus de 1,2 million de consultations, ce qui témoigne de l’ampleur des conflits potentiels entre employeurs et employés. Ce fait souligne l’importance pour les entreprises de comprendre et de se préparer à l’avance aux moyens efficaces de résolution des conflits. Même dans les cas typiques de « conflits de droits », comme ceux concernant la validité d’un licenciement, les négociations tournent souvent autour de la somme d’argent à verser, prenant ainsi l’aspect de « conflits d’intérêts ». Cette réalité des conflits met en évidence l’utilité de l’ADR, qui permet de rechercher une solution financière flexible adaptée à la situation réelle des parties, plutôt que de se limiter à une interprétation stricte de la loi comme dans un procès. En utilisant l’ADR, les entreprises peuvent transformer des risques juridiques incertains en coûts d’affaires prévisibles et gérables.

Services de traitement des conflits du travail individuels dans les bureaux de la main-d’œuvre préfectoraux au Japon

Les bureaux de la main-d’œuvre préfectoraux, présents dans chaque préfecture du Japon, offrent des services gratuits pour résoudre les conflits entre les travailleurs individuels et les employeurs, en vertu de la loi sur la promotion de la résolution des conflits de relations de travail individuelles. Ce système se compose principalement de trois services progressifs.

Premièrement, il y a la “consultation globale du travail”. C’est un guichet d’information destiné à prévenir les conflits, où des conseillers spécialisés fournissent des informations sur la législation et la jurisprudence en réponse à toutes sortes de problèmes de travail soulevés par les travailleurs ou les employeurs.

Deuxièmement, il y a le “conseil et l’orientation”. Lorsqu’une résolution autonome entre les parties est difficile, le directeur du bureau de la main-d’œuvre préfectoral pointe les problèmes et indique une direction pour la résolution. Cependant, cela n’a pas de force contraignante légale et vise uniquement à encourager une résolution volontaire par les parties.

Enfin, le rôle central est joué par la “médiation”. Un “comité de coordination des conflits”, composé d’experts en problèmes de travail tels que des avocats et des professeurs d’université, facilite les discussions entre les parties en conflit pour trouver une solution.

Le processus de médiation se déroule comme suit. Tout d’abord, soit le travailleur soit l’employeur soumet une demande de médiation au bureau de la main-d’œuvre préfectoral compétent, ce qui déclenche la procédure sans frais. Une fois la demande acceptée, le bureau de la main-d’œuvre invite l’autre partie à participer à la procédure de médiation. Cependant, la participation est volontaire et l’autre partie ne peut être forcée de participer. Si l’autre partie accepte de participer, une date de médiation est fixée et les médiateurs du comité de coordination des conflits écoutent généralement les deux parties séparément. Cette procédure est entièrement confidentielle, donc aucune information interne de l’entreprise ou vie privée des individus n’est divulguée. Les médiateurs organisent les arguments des deux côtés et encouragent un rapprochement. Parfois, ils peuvent présenter une proposition de résolution concrète (proposition de médiation). Si les deux parties acceptent cette proposition, le contenu de l’accord a la force d’un contrat de règlement en vertu du droit civil et lie légalement les parties. Si aucun accord n’est atteint, la médiation se termine par un “arrêt”.

Selon les statistiques du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, les consultations sur les conflits du travail individuels en matière civile concernent le plus souvent le “harcèlement et les mauvais traitements”, suivis par les “licenciements” et les “réductions des conditions de travail”. Ces données indiquent que les problèmes relationnels sur le lieu de travail au Japon sont une source majeure de conflits et suggèrent que les entreprises doivent non seulement se conformer à la législation, mais aussi mettre en œuvre des politiques de ressources humaines proactives pour créer un environnement de travail sain.

Il est également important de noter que parmi les raisons de la fin des procédures de médiation, la conclusion d’un accord ne représente que 30 %, tandis que 65 % se terminent sans accord, par un “arrêt”. Ce taux élevé d’arrêt peut sembler indiquer une limite du système. Cependant, d’un point de vue stratégique de gestion, une interprétation différente est possible. La valeur pour une entreprise de participer à la procédure de médiation ne réside pas uniquement dans la conclusion d’un accord. Même si aucun accord n’est atteint, le simple fait de participer peut servir de preuve que l’entreprise a adopté une attitude sérieuse envers la résolution des conflits par la discussion, ce qui peut être un atout important dans les procédures ultérieures de jugement du travail ou de litige. De plus, le fait de pouvoir comprendre les arguments et les preuves de l’autre partie sans frais dans ce cadre confidentiel est une opportunité précieuse pour recueillir des informations qui seront extrêmement utiles pour élaborer des stratégies de réponse aux conflits. Par conséquent, refuser de participer à la médiation lorsqu’elle est proposée par un travailleur peut sembler éviter le conflit à court terme, mais à long terme, cela peut pousser l’autre partie vers des procédures plus publiques et conflictuelles, ce qui pourrait finalement désavantager l’entreprise. La participation à la médiation doit être considérée non seulement comme un moyen de résoudre les conflits, mais aussi comme un processus stratégique pour évaluer et gérer les risques.

Résolution et coordination des conflits de travail devant les Commissions de Travail au Japon

Alors que les bureaux de travail préfectoraux se concentrent principalement sur les conflits de travail individuels, les Commissions de Travail, établies dans chaque préfecture et au niveau national (Commission Centrale de Travail), sont des organismes administratifs dotés de pouvoirs plus étendus. Elles traitent non seulement des conflits collectifs impliquant des syndicats, mais aussi des conflits de travail individuels. Les Commissions de Travail offrent trois types de procédures de résolution de conflits : la médiation, la conciliation et l’arbitrage.

La “médiation” est une procédure similaire à celle des bureaux de travail préfectoraux, mais elle se distingue par sa composition. Les médiateurs des Commissions de Travail sont généralement constitués de membres représentant l’intérêt public, les travailleurs et les employeurs. Cette composition tripartite signifie que des représentants de chaque partie prenante participent aux discussions, ce qui permet souvent de rechercher des solutions plus pratiques, en tenant compte de la réalité des affaires, comme la situation de gestion des entreprises et les pratiques de l’industrie. La procédure est initiée sur demande des parties, et les médiateurs écoutent les arguments de chacun, offrent des conseils pour la résolution et, parfois, proposent un plan de médiation. Cependant, son acceptation est volontaire.

La “conciliation” est une procédure légèrement plus formelle que la médiation. Comme pour la médiation, un comité de conciliation tripartite est formé et écoute les arguments des parties, mais il peut également mener des enquêtes sur les faits si nécessaire. Sur cette base, le comité élabore une proposition de conciliation officielle et recommande son acceptation aux parties. Bien que cette proposition n’ait pas de force contraignante, elle a un certain poids pour les parties car elle est basée sur une enquête détaillée des faits par une autorité publique. Si les deux parties l’acceptent, son contenu a la force d’un contrat.

La procédure la plus distinctive et la plus puissante est “l’arbitrage”. L’arbitrage ne commence que si les deux parties conviennent de l’entamer ou si une convention collective le prévoit. Le comité d’arbitrage est généralement composé uniquement de membres représentant l’intérêt public, qui examinent les arguments des deux parties avant de rendre une décision finale sous forme de “sentence arbitrale”. La caractéristique principale de cette sentence est sa force contraignante légale. La sentence arbitrale a la même force qu’une convention collective et les parties sont légalement liées par son contenu. De plus, il n’est pas possible de contester cette décision.

L’arbitrage, en raison de sa finalité et de sa force contraignante, peut être une épée à double tranchant pour les entreprises. Il peut être une option viable lorsque l’impact d’un conflit prolongé sur la gestion est considérable ou lorsque l’entreprise a une confiance absolue dans ses arguments et souhaite une résolution finale rapide. Cependant, une fois qu’une affaire est soumise à l’arbitrage, l’entreprise perd tout contrôle sur l’issue du conflit. Le risque d’une décision imprévisible ou inacceptable doit être pris en compte, et l’utilisation de l’arbitrage devrait être une décision de gestion avancée, prise après une comparaison minutieuse des avantages et des inconvénients juridiques et commerciaux.

Comparaison stratégique des différentes procédures de résolution

Comme nous l’avons vu jusqu’à présent, le droit du travail japonais offre, via deux institutions publiques que sont les bureaux de la main-d’œuvre préfectoraux et les commissions du travail, une variété d’options d’ADR (Alternative Dispute Resolution). Déterminer quelle procédure choisir face à un conflit rencontré par une entreprise ou comment répondre à une procédure initiée par la partie adverse devient une stratégie cruciale dans la résolution des conflits.

Pour commencer, si l’on distingue les types de conflits concernés, la médiation des bureaux de la main-d’œuvre préfectoraux est spécialisée dans les conflits avec des travailleurs individuels, tandis que les commissions du travail couvrent un spectre plus large, allant des conflits collectifs avec les syndicats aux conflits individuels.

Ensuite, en ce qui concerne la force exécutoire des procédures, il existe une hiérarchie claire. La participation à la médiation des bureaux de la main-d’œuvre préfectoraux et des commissions du travail, ainsi que l’acceptation des solutions proposées, sont entièrement volontaires. Ces procédures visent uniquement à soutenir la formation d’un accord mutuel entre les parties. En revanche, l’arbitrage des commissions du travail nécessite l’accord des deux parties pour commencer, mais une fois lancé, le processus et le résultat (la décision arbitrale) lient légalement les parties et aucun recours n’est possible. Cette caractéristique de l’arbitrage, « volontaire au début et contraignant à la fin », est sa principale particularité.

La composition des organismes tiers neutres constitue également une différence importante. Alors que les comités de coordination des conflits des bureaux de la main-d’œuvre préfectoraux sont principalement composés d’experts en droit, la médiation et la conciliation des commissions du travail sont constituées de représentants de l’intérêt public, des travailleurs et des employeurs. Cette composition tripartite permet une réflexion à partir de perspectives diverses et peut conduire à des solutions satisfaisantes pour les entreprises, notamment en reflétant le point de vue des employeurs.

Toutes ces procédures ont l’avantage commun d’être gratuites et confidentielles. Cela représente un avantage significatif de l’ADR en général par rapport aux litiges judiciaires, qui sont coûteux, prennent du temps et dont les détails sont rendus publics.

Le tableau suivant compare les principales caractéristiques de ces procédures.

Résumé

Comme nous l’avons examiné dans cet article, le système de droit du travail au Japon a mis en place, à travers les bureaux de travail préfectoraux et les commissions du travail, un cadre pour des procédures de résolution de conflits extrajudiciaires (ADR) diversifiées et complexes. Ces systèmes offrent des avantages communs tels que la confidentialité, la rapidité et le faible coût, et peuvent devenir des outils puissants pour que les entreprises gèrent de manière flexible et stratégique les risques de conflits de travail inévitables, sans avoir à recourir à des procédures judiciaires publiques et rigides. Il est possible de choisir la méthode la plus appropriée en fonction de la situation spécifique du conflit et des objectifs stratégiques de l’entreprise, allant des procédures basées sur le consensus telles que la médiation et la conciliation, jusqu’à l’arbitrage qui demande un jugement final et contraignant. Comprendre correctement ces systèmes et les utiliser de manière appropriée est essentiel non seulement pour résoudre des conflits individuels, mais aussi pour protéger la réputation de l’entreprise et maintenir et construire des relations de travail saines.

Cependant, pour naviguer avec succès à travers ces procédures, une simple connaissance de la loi ne suffit pas. Une compréhension approfondie des pratiques opérationnelles de chaque institution, de la dynamique des négociations et parfois des coutumes non documentées est requise. Le cabinet d’avocats Monolith a représenté un grand nombre de clients d’entreprises au Japon et possède une vaste expérience dans les thèmes abordés dans cet article, allant de la médiation des bureaux de travail préfectoraux aux procédures de coordination des commissions du travail. Notre cabinet compte plusieurs avocats qui parlent anglais et qui possèdent également des qualifications d’avocats étrangers, ce qui nous permet de fournir un soutien juridique basé sur une communication fluide et une compréhension approfondie aux entreprises qui mènent des activités internationales et font face à des défis uniques. Si vous rencontrez des problèmes liés aux conflits de travail, n’hésitez pas à consulter notre cabinet.