La mise en œuvre du télétravail pour les tâches sous-traitées. Contenu nécessaire pour la conclusion d'un nouveau contrat (mémorandum)

En raison de l’impact de la nouvelle maladie à coronavirus, le “télétravail” est soudainement sous les projecteurs. Avec l’augmentation des services Web pour le travail à domicile et des outils gratuits, le télétravail est appelé à se développer de plus en plus.

Cependant, lorsqu’une entreprise sous-traitante effectue le travail sous-traité en télétravail dans le cadre d’un contrat de sous-traitance entre entreprises, il est nécessaire de conclure un nouveau contrat (mémorandum).

Dans cet article, nous expliquerons en détail chaque clause du mémorandum concernant l’exécution du travail sous-traité en télétravail dans le cadre d’un contrat de sous-traitance.

Il convient de noter que le mémorandum dans cet article est un document qui est conclu lorsque les parties souhaitent modifier ou ajouter certaines parties du contenu des clauses contractuelles après avoir déjà conclu un contrat entre elles. Dans ce cas, il est présenté comme un document pour ajouter des dispositions concernant “l’arrangement pour effectuer le travail en télétravail” au contrat original déjà conclu.

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Concernant les mentions en tête de la note

【Note】
La société ●● (ci-après dénommée “Partie A”) et la société ●● (ci-après dénommée “Partie B”) ont convenu, en date du ●● de l’année ●●, du “Contrat de sous-traitance” (ci-après dénommé “Contrat initial”), comme suit, et concluent cette note (ci-après dénommée “la présente Note”).

D’abord, dans les mentions en tête de la note, il est nécessaire de spécifier à quel contrat déjà conclu entre les parties cette note est liée. Par conséquent, comme dans l’exemple ci-dessus, nous avons inclus une mention spécifiant la date de conclusion du contrat initial et le nom du contrat pour identifier à quel contrat initial cette note est liée.

Sur les clauses relatives à l’objectif

Article 1 (Objectif)
Ce mémorandum a pour objectif de définir les principes fondamentaux relatifs à l’exécution de notre mission (ci-après dénommée “la Mission”) par le responsable des opérations dans le cadre d’un contrat de sous-traitance à son domicile, afin de prévenir la propagation de l’infection par le nouveau coronavirus. Il vise à assurer le bon déroulement de la Mission.

Dans les clauses relatives à l’objectif, l’intention de conclure le mémorandum est décrite. Ce mémorandum est conclu dans le but de prévenir la propagation de l’infection par le nouveau coronavirus, et cela est indiqué.

Dans l’exemple de clause de ce mémorandum, nous supposons que le responsable des opérations dans le cadre d’un contrat de sous-traitance exécute ses tâches à son domicile. Selon le cas, il peut être nécessaire de modifier le contenu de la description de la méthode d’exécution de la tâche concernée.

Sur les clauses relatives au télétravail

Article 2 (Télétravail)
Le télétravail désigne le fait que les responsables des tâches dans le cadre d’un contrat de service effectuent leur travail à domicile, en utilisant les équipements et appareils (ci-après dénommés “équipements prêtés, etc.”) qui leur ont été prêtés ou fournis pour leur travail, ainsi que leurs propres équipements et appareils, via diverses lignes de réseau.

Dans un contrat, il peut être nécessaire de définir chaque terme. Dans cet exemple de clause, nous avons également défini le terme “télétravail”. Le contenu de cette définition peut être modifié en fonction du contenu du travail et des équipements et appareils utilisés.

La raison pour laquelle nous définissons explicitement ce terme est de clarifier la signification du télétravail telle qu’elle est envisagée par les parties au contrat, afin de prévenir les conflits qui pourraient survenir en raison de différences de compréhension. Même si le télétravail est un terme courant, il est important de le définir dans ce contexte, car il est l’un des points clés de ce mémorandum.

Sur la clause concernant la mise en œuvre du télétravail

Article 3 (Mise en œuvre du télétravail)
1. Le contractant B, à la demande du contractant A, doit respecter les points suivants lorsqu’il effectue du télétravail :
1) Les jours et heures de travail sont, en principe, ceux définis par le contractant A.
2) Le contractant B doit rapidement signaler le “début du travail”, la “fin du travail”, le “début et la fin des pauses et des déplacements”.
2. Tous les frais (y compris les frais d’électricité et de communication, mais sans s’y limiter) encourus par le contractant B dans le cadre du télétravail sont à la charge du contractant B.
3. Le contractant A doit informer le contractant B à l’avance lorsque la période de télétravail prend fin.

Cette clause détaille les jours et heures de travail, le contenu des rapports, la prise en charge des frais et la notification de la fin de la période de télétravail lorsque les employés du contractant B travaillent à distance.

Il est mentionné dans le paragraphe 1 de l’article 3 ci-dessus “à la demande du contractant A”, mais il est également possible que le contractant B le demande. Par conséquent, il peut être envisagé de stipuler les conditions pour la mise en œuvre du télétravail, si nécessaire, dans un contenu différent de l’exemple de clause ci-dessus.

De plus, il peut être envisagé d’ajouter le “contenu du travail” au “rapport de travail” dans le numéro 2 du paragraphe 1 de l’exemple de clause ci-dessus, si nécessaire. En effet, dans le télétravail, il est difficile de voir le contenu du travail du côté du contractant. Il y a donc un risque de conflit sur le fait que le travail a été effectué ou non. Il est donc significatif de stipuler le rapport sur le contenu du travail en tant que “rapport de travail” pour éviter de tels problèmes. Pour éviter de laisser des problèmes entre les parties, il est nécessaire de discuter suffisamment de ce qui doit être rapporté.

Sur les clauses relatives à la gestion des équipements prêtés

Article 4 (Gestion des équipements prêtés)
1. Le contractant B utilisera les équipements prêtés après avoir effectué les contrôles nécessaires et les conservera et les gérera avec le soin d’un bon administrateur. Si le contractant A a établi des instructions spécifiques concernant les équipements prêtés, le contractant B les conservera et les gérera conformément à ces instructions.
2. Le contractant B ne transférera, ne sous-louera, ne transférera pas la possession, ne fournira pas de garantie et n’utilisera pas les équipements prêtés à des fins autres que celles prévues.
3. Lorsque le contractant B a terminé son travail ou sur demande du contractant A, il retournera rapidement au contractant A tous les documents fournis (y compris les copies et les reproductions).
4. Si les équipements prêtés sont perdus ou endommagés en raison d’une faute intentionnelle ou d’une négligence du contractant B, ou s’il est impossible de les retourner (y compris en cas de vol ou de perte), le contractant B informera rapidement le contractant A par téléphone ou par d’autres moyens, fournira un rapport détaillé par écrit et suivra les instructions du contractant A. Dans ce cas, le contractant A peut demander une indemnisation au contractant B, et la méthode et le montant de l’indemnisation seront déterminés par consultation entre le contractant A et le contractant B.

Cette clause stipule les obligations de gestion et de diligence requises lorsque le contractant utilise les équipements prêtés pour exécuter ses tâches, ainsi que les mesures à prendre et la responsabilité en matière d’indemnisation en cas de perte ou de dommage des équipements prêtés.

Le contenu des équipements prêtés peut varier, mais par exemple, si le contractant perd les documents du donneur d’ordre, on peut supposer que le donneur d’ordre subira des dommages si le contenu de ces documents est divulgué à l’extérieur. Étant donné que les employés du contractant travaillent à domicile, un lieu privé, il est nécessaire d’être plus conscient de la gestion des équipements prêtés que lorsqu’ils travaillent au bureau ou à un endroit désigné par le contractant. Par conséquent, une clause indépendante est établie pour réglementer les équipements prêtés.

Sur les clauses relatives à la sécurité

Article 5 (Sécurité)
1. Le contractant s’efforcera d’assurer la sécurité de l’environnement de connexion et des équipements prêtés, et de prévenir les dommages causés par des intrusions illégales dans la zone où les travaux sont effectués, la perte d’équipements prêtés, l’infection par des virus informatiques, etc.
2. En cas d’accident, le contractant doit immédiatement en informer le client.

Cette clause stipule l’obligation pour le contractant de faire des efforts pour prévenir les dommages en matière de sécurité liés à l’environnement matériel et à l’environnement Internet lors de l’exécution des travaux, ainsi que l’obligation de signaler en cas de dommages. C’est parce que le niveau de sécurité dans le travail à distance peut être inférieur à celui du travail effectué dans le bureau du contractant ou à un endroit désigné. Par exemple, il se peut que le logiciel de sécurité ne soit pas installé sur l’ordinateur du salarié du contractant qui effectue le travail, et il est généralement plus facile d’entrer dans la maison personnelle du salarié du contractant que dans le bureau du contractant. Selon les besoins, il peut être envisagé d’augmenter le niveau d’obligation du contractant en matière de sécurité au-delà de l’obligation de faire des efforts, ou de stipuler des demandes spécifiques du client en matière de sécurité.

Résumé

Nous avons discuté cette fois-ci de la note concernant le contrat de sous-traitance qui autorise le travail à distance. Le chemin vers la fin de la pandémie de COVID-19 reste incertain, mais les entreprises doivent continuer à surveiller quotidiennement l’état de santé de leurs employés et surmonter cette crise.

Si vous envisagez actuellement de mettre en place le travail à distance et que vous avez des préoccupations ou des inquiétudes concernant la manière de travailler liée au travail à distance selon chaque cas, ou la manière de rédiger les contrats, nous vous recommandons de consulter un avocat ayant une riche expertise.

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Le cabinet d’avocats Monolis, spécialisé dans le droit de l’IT, de l’Internet et des affaires, propose non seulement des services de sous-traitance, mais aussi la création et la révision de divers contrats pour nos clients et entreprises conseillées.

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