Le télétravail progresse : Est-il acceptable d'avoir un écart de salaire entre les employés sur site et ceux à domicile ?

La préfecture de Tokyo, où le nombre d’utilisateurs de télétravail est élevé, a publié en mars 2021 une “Enquête sur la réalité des diverses manières de travailler”. Dans les entreprises de plus de 30 employés, le taux d’adoption du télétravail était de 6,8% en 2017, mais il a augmenté à 58,8% en décembre 2020.

Enquête sur la réalité des diverses manières de travailler[ja]

Le télétravail présente de nombreux avantages pour les employés une fois qu’ils s’y sont habitués, mais de nombreuses entreprises ont du mal à gérer les heures de travail et à concilier le télétravail avec les règles de travail existantes.

De plus, dans les entreprises dont les performances se sont détériorées en raison de la pandémie de coronavirus, des cas ont été signalés où les salaires des employés en télétravail diffèrent de ceux des employés qui se rendent au bureau.

Dans cet article, nous expliquerons clairement la légitimité de l’écart salarial entre le “travail au bureau” et le “télétravail” en temps de pandémie de coronavirus, en fonction de différents cas.

Les trois types de télétravail

Le terme “télétravail” est souvent utilisé de manière générale, mais il peut être classé en trois types principaux, en fonction du lieu où le travail est effectué.

Travail à domicile

C’est une forme de travail où les employés accomplissent leurs tâches à domicile, sans se rendre au bureau. Pour les employés, cela réduit le fardeau du trajet et le risque d’infection par le nouveau coronavirus, tout en leur permettant de consacrer du temps aux tâches ménagères, à l’éducation des enfants et aux soins aux personnes âgées.

Travail dans un bureau satellite

C’est une forme de travail où les employés accomplissent leurs tâches dans un bureau satellite, sans se rendre au bureau principal. Si le bureau satellite est proche de leur domicile, cela peut réduire le temps de trajet et offrir un environnement de travail équivalent à celui du bureau principal.

Travail mobile

C’est une forme de travail où les employés utilisent des ordinateurs portables, des tablettes et des téléphones portables pour accomplir leurs tâches dans des hôtels en déplacement, dans des trains à grande vitesse ou dans des cafés en ville. Si un environnement Internet est disponible, ils peuvent choisir librement leur lieu de travail, ce qui peut réduire le temps de déplacement et augmenter la productivité.

Réduction de salaire en cas de télétravail sur ordre de l’entreprise

La loi japonaise sur les normes du travail (Japanese Labor Standards Act) stipule que lorsqu’une entreprise conclut un contrat de travail, elle a l’obligation de préciser les conditions de travail à l’employé.

Article 15 (Précision des conditions de travail)
L’employeur doit, lors de la conclusion du contrat de travail, préciser à l’employé le salaire, les heures de travail et les autres conditions de travail. Dans ce cas, les questions relatives au salaire et aux heures de travail et autres questions définies par l’ordonnance du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales doivent être précisées de la manière définie par l’ordonnance du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales.

Le contenu de “salaire, heures de travail et autres conditions de travail” est défini par le règlement d’application de la loi sur les normes du travail (Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations), et les éléments suivants liés au télétravail doivent être explicitement précisés :

• Questions relatives au lieu de travail et aux tâches à accomplir
• Heure de début et de fin du travail, présence ou absence de travail au-delà des heures de travail normales, pauses, jours de repos, congés et questions relatives au changement de point de travail en cas de division des travailleurs en deux groupes ou plus
• Questions relatives à la détermination, au calcul et au mode de paiement du salaire (à l’exception des indemnités de départ et des salaires payés temporairement), à la clôture et au moment du paiement du salaire, et aux augmentations de salaire

Pour modifier ces “conditions de travail”, la loi sur les contrats de travail (Japanese Labor Contract Act) stipule que l’accord individuel entre le travailleur et l’employeur est la règle. Cependant, même si le changement est fait par accord, il ne peut pas être inférieur aux conditions de travail stipulées dans le règlement du travail.

Il est également possible de modifier les conditions de travail en modifiant le règlement du travail, mais dans ce cas, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Faire connaître aux employés le règlement du travail modifié
• Le degré de désavantage que les employés subissent en raison de la modification du règlement du travail et la nécessité de la modification sont raisonnables

En tenant compte de ce qui précède, lorsqu’une entreprise ordonne le télétravail, à moins que le règlement du travail ne stipule le “travail à domicile”, il est généralement impossible de réduire le salaire sans l’accord de l’employé.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le contrat de travail (contrat de travail), veuillez consulter l’article ci-dessous en plus de cet article.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Réduction de salaire en cas de demande de télétravail par l’employé

Si l’entreprise accepte la demande de l’employé, il est possible de modifier les conditions de travail conformément à l’article 8 de la “Loi japonaise sur les contrats de travail”. Cependant, il est courant de considérer également d’autres conditions de travail telles que “le lieu de travail”, “le contenu du travail”, “les heures de travail” et “le salaire”.

Par exemple, si le règlement du travail stipule que le travail doit être effectué au bureau, il n’y a pas de problème si le salaire est réduit d’un commun accord parce que le travail à domicile permet à l’employé de consacrer du temps à des activités telles que la garde d’enfants ou les soins aux personnes âgées. Cependant, il faut faire attention dans les cas que nous allons présenter ci-dessous.

Réduction des heures supplémentaires en raison du “travail hors site”

Lorsqu’un employé travaille en dehors du bureau grâce au télétravail, le “système de travail hors site” défini par la “Loi japonaise sur les normes du travail” s’applique si certaines conditions sont remplies, et il est considéré comme ayant travaillé les heures de travail stipulées dans le règlement du travail ou autre.

Article 38-2, paragraphe 1
Lorsqu’un travailleur effectue son travail en dehors du lieu de travail pendant tout ou partie de ses heures de travail et qu’il est difficile de calculer ses heures de travail, il est considéré comme ayant travaillé ses heures de travail stipulées. Cependant, dans les cas où il est nécessaire de travailler au-delà des heures de travail stipulées pour accomplir le travail en question, il est considéré, conformément aux dispositions du règlement du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, comme ayant travaillé le temps normalement nécessaire pour accomplir le travail en question.

Lorsque le “système de travail hors site” s’applique, aucune rémunération pour heures supplémentaires n’est due, sauf dans les cas spéciaux où il est nécessaire de travailler plus que les heures de travail stipulées.

Cependant, il faut noter que le “système de travail hors site” ne s’applique pas si les deux conditions suivantes ne sont pas remplies :

• Les équipements de communication ne sont pas constamment en état de communiquer à la demande de l’entreprise.
• Le travail n’est pas effectué sur la base d’instructions spécifiques de l’employeur à tout moment.

En d’autres termes, à moins que 1. l’employé soit autorisé à déconnecter la communication à sa guise et à s’éloigner de l’équipement de communication, 2. il ne soit pas tenu de répondre immédiatement aux instructions de l’entreprise, et 3. il n’effectue pas son travail sur la base d’instructions spécifiques de l’entreprise, il n’est pas considéré comme difficile de calculer les heures de travail.

Réduction de salaire en raison du temps “hors travail”

Le temps pendant lequel un employé s’éloigne de son travail pendant une certaine période lors du télétravail est appelé “temps hors travail”.

Depuis l’entrée en vigueur de la “Loi japonaise révisée sur la sécurité et l’hygiène du travail” le 1er avril 2019 (année 2019 du calendrier grégorien), les entreprises sont tenues de “contrôler objectivement les heures de travail” et doivent enregistrer avec précision les heures de début et de fin de travail chaque jour de travail.

Par conséquent, si les heures de travail normales commencent à 9h00, se terminent à 18h00, avec une pause d’une heure, et qu’il y a du “temps hors travail”, les heures de travail seront réduites, ce qui pourrait entraîner 1. une réduction des heures de travail, 2. la prise de congés payés annuels par heure, 3. une réduction du salaire.

Cependant, dans les cas 1 et 2, il est nécessaire de modifier le règlement du travail ou de conclure un accord entre l’employeur et les employés, et dans le cas 3, il s’agit d’une modification des conditions de travail, donc un accord individuel entre l’entreprise et l’employé, ou une modification du règlement du travail, etc., est nécessaire.

En cas de prévention de l’infection par le nouveau coronavirus

Si un employé demande l’autorisation de télétravailler au même salaire pour éviter une infection par le nouveau coronavirus, nous évaluerons la rationalité en tenant compte des points suivants :

• Il est objectivement évident que le risque d’infection par le nouveau coronavirus est élevé si l’employé se rend au bureau, car les mesures de prévention des maladies infectieuses de l’entreprise sont insuffisantes.
• Un environnement de sécurité équivalent à celui du bureau peut être obtenu à l’extérieur de l’entreprise, et il n’y a pas d’obstacle à l’exécution du travail.

Si l’entreprise ne remplit pas les conditions ci-dessus, comme le fait de prendre les mesures de prévention des maladies infectieuses généralement envisagées, elle peut ordonner à l’employé de se rendre au bureau, et si l’employé refuse, elle peut prendre des mesures telles que des sanctions disciplinaires, y compris une réduction de salaire, ou un licenciement, conformément au règlement du travail.

Cependant, sous l’état d’urgence, même si les conditions du télétravail ne sont pas entièrement remplies, la sécurité de la vie et du corps est prioritaire, et il est possible que les sanctions disciplinaires ou le licenciement d’un employé qui a choisi de travailler à domicile soient jugés invalides, il faut donc faire attention.

Résumé

Jusqu’à présent, nous avons expliqué les cas possibles et les lois et règlements pertinents concernant l’écart de salaire entre le travail au bureau et le télétravail en période de pandémie de Corona.

Si les heures de travail et d’autres conditions de travail diffèrent entre le travail au bureau et le télétravail, il est nécessaire d’ajouter des dispositions concernant le télétravail au règlement du travail.

De plus, lors de l’introduction du télétravail, si vous envisagez d’introduire des systèmes tels que le “système de flextime” ou le “système de temps de travail présumé hors du lieu de travail”, non seulement le changement du règlement du travail, mais aussi la conclusion d’un accord entre le travail et la direction peuvent être nécessaires. Par conséquent, au lieu de juger par vous-même, nous vous recommandons de consulter à l’avance un avocat ayant une connaissance spécialisée et une expérience riche dans les lois et règlements relatifs aux normes du travail.

Présentation des mesures prises par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolis est un cabinet d’avocats spécialisé dans l’IT, et plus particulièrement dans l’Internet et le droit. Avec la crise du Covid-19, l’utilité du télétravail continuera probablement à être de plus en plus reconnue. Cependant, de nombreuses entreprises sont encore en train de mettre en place un environnement de travail adapté au télétravail et de régler les questions contractuelles. Notre cabinet analyse les risques juridiques liés aux activités commerciales existantes et prévues, en tenant compte des diverses réglementations juridiques, et s’efforce de légaliser les activités commerciales autant que possible sans les interrompre. Vous trouverez plus de détails dans l’article ci-dessous.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]