Comment rédiger une lettre d'avertissement en cas de découverte d'une violation des droits de marque

Si des produits ou services enfreignent les droits de marque de votre entreprise, le titulaire des droits peut demander l’arrêt de leur utilisation et réclamer des dommages et intérêts sur la base de ces droits de marque. Il est également possible de résoudre ce problème par le biais d’un procès devant le tribunal des marques ou d’une mesure provisoire, mais il est généralement courant d’envoyer d’abord une “lettre d’avertissement” en dehors du tribunal.

Cette lettre d’avertissement peut être rédigée et envoyée par le titulaire des droits lui-même, ou elle peut être rédigée et envoyée par un expert. De plus, en particulier ces dernières années, l’infraction aux droits de marque dans les publicités listées est devenue un problème majeur, mais les mesures de base dans ce cas sont les mêmes.

Collecte d’informations pour l’envoi d’une lettre de mise en demeure

Même si vous utilisez une marque déposée, cela ne signifie pas nécessairement que vous enfreignez les droits de la marque. Avant d’envoyer une lettre de mise en demeure, vous devez examiner attentivement si cela constitue réellement une violation des droits de la marque. Cet article ne détaillera pas, mais les droits de la marque ne sont pas le droit d’interdire généralement l’écriture de la marque que vous avez enregistrée. Ce qui peut être interdit est strictement ce que l’on appelle “l’utilisation de la marque”, qui est limitée à une utilisation qui remplit certaines conditions.

Pour déterminer si les droits de la marque sont réellement violés, commencez par collecter et organiser des informations sur les droits de votre marque et les produits/services de l’autre partie.

Sur vos droits de marque

Même si le produit ou le service utilise le même nom, si la classification est différente, cela ne constitue pas une violation des droits de la marque. Avant de rédiger une lettre de mise en demeure, collectez des informations sur vos droits de marque et vérifiez soigneusement la portée des droits de la marque déposée.

• Numéro d’enregistrement
• Date d’expiration du droit
• Marque
• Contenu du produit désigné / service désigné

Bien que ce soit un cas rare, il est possible que les droits de la marque aient été annulés parce que vous avez oublié de payer les frais d’enregistrement de renouvellement. Par conséquent, assurez-vous de vérifier la date d’expiration du droit. De plus, vous devez également comprendre l’état réel de l’utilisation de votre marque. Parce que si ce n’est pas une marque que vous utilisez réellement dans votre entreprise, etc., vous ne pouvez pas l’enregistrer, et même si c’est une marque déjà enregistrée, celle qui n’est pas utilisée ne sera pas protégée.

N’importe qui peut demander l’annulation d’une marque qui n’est pas réellement utilisée, et il est impossible de nier la possibilité que l’envoi d’une lettre de mise en demeure puisse conduire à une situation où l’autre partie revendique l’annulation de la non-utilisation de la marque et demande un arbitrage. Lors de la collecte d’informations, assurez-vous de vérifier si vous détenez réellement les droits sur la marque déposée.

Informations sur les produits/services de l’autre partie

Pour examiner si cela constitue réellement une violation des droits, il est nécessaire de collecter des informations sur les produits que vous pensez enfreindre les droits de la marque. Vous devez vérifier soigneusement ce qui est vendu et comment à partir d’informations telles que le produit lui-même, l’emballage du produit, le catalogue, les publicités, les informations sur le site Web, etc. De plus, au cas où la lettre de mise en demeure ne résoudrait pas le problème et que vous devriez prendre des mesures légales, conservez chacune de ces informations comme preuve, y compris des informations sur le contenu et la portée des activités de l’autre partie, des informations sur les bénéfices, etc.

Identification de l’infraction

Pour envoyer une lettre de mise en demeure, vous ne pouvez rien faire si vous ne savez pas où l’envoyer. Avant de rédiger une lettre de mise en demeure, vérifiez si vous connaissez les coordonnées de l’autre partie.
En particulier, dans le cas de produits vendus sur Internet, il peut arriver que l’identité du vendeur du produit qui enfreint les droits de la marque ne puisse pas être identifiée. Les vendeurs de produits sur Internet sont tenus d’afficher leur nom, adresse et coordonnées en vertu de la loi sur les transactions spécifiques de produits, mais il n’est pas rare qu’ils affichent de fausses informations ou qu’ils n’affichent pas du tout.

Cependant, si vous ne savez pas qui enfreint les droits de la marque et où, vous ne pouvez pas envoyer une lettre de mise en demeure. De plus, si le nom et l’adresse de l’autre partie sont inconnus, il est difficile de prendre des mesures légales telles que le dépôt d’une injonction provisoire ou le dépôt d’une plainte contre le vendeur. Dans de tels cas, il existe également un moyen de demander la divulgation des informations de l’expéditeur au gestionnaire du site du centre commercial qui vend les produits contrefaits ou au serveur de location du site de vente en vertu de la loi sur la limitation de la responsabilité du fournisseur.

De plus, si l’autre partie utilise un domaine propre, il est possible d’identifier l’autre partie à partir des informations whois.

Le format et la rédaction d’une lettre d’avertissement

Une lettre d’avertissement est généralement envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par courrier ordinaire. Le choix du mode d’envoi et du titre du document dépend de la nature de l’infraction à la marque déposée. Si l’infraction est grave, une lettre d’avertissement est envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. Si l’utilisation n’est pas intentionnelle et qu’une résolution à l’amiable est envisageable, une lettre de contact ou une notification au format lettre d’affaires est envoyée par courrier ordinaire.

Il convient de noter que certains opérateurs malveillants sur Internet peuvent utiliser de fausses adresses. Même lors de l’utilisation du courrier ordinaire, il est préférable d’utiliser un mode d’envoi qui permet de suivre la livraison, comme le courrier recommandé ou le courrier avec preuve de livraison, afin de confirmer la réception de la lettre d’avertissement.
Dans certains cas, si vous ne voulez pas faire une affaire importante et que vous voulez simplement que l’utilisation de la marque soit arrêtée, vous pouvez envoyer un avertissement par e-mail. Cependant, par rapport à l’envoi d’une preuve de contenu par un expert en tant que représentant, il y a une plus grande chance d’être ignoré. Par conséquent, si vous voulez une réponse certaine, vous devriez envoyer une lettre d’avertissement par écrit.

Contenu à inclure dans une lettre d’avertissement

Il n’y a pas de format spécifique pour une lettre d’avertissement. Cependant, assurez-vous d’inclure au moins les informations suivantes :

Informations spécifiant votre marque déposée

• Numéro d’enregistrement
• Contenu de la marque
• Produits désignés, services désignés

Quel acte de l’adversaire constitue une violation de la marque

Dans cette section, écrivez principalement sur “le fait que la marque utilisée par l’adversaire est similaire à votre marque déposée” et “le fait que l’industrie de l’adversaire est identique ou similaire à vos produits/services désignés”, en fonction des résultats de l’enquête sur les documents collectés à l’avance. Essayez d’expliquer aussi concrètement que possible pourquoi cela constitue une violation de la marque, de manière à ce que l’adversaire puisse également comprendre.

Exigences pour l’adversaire

Ici, vous décrivez ce que vous voulez que l’adversaire fasse en réponse à la violation de la marque.

En principe, vous demanderez à l’adversaire de cesser d’utiliser la marque.

Si le préjudice causé par la violation de la marque est important, vous pouvez envisager de demander une indemnisation pour les dommages subis du fait de l’utilisation de la marque, de demander le remboursement des profits obtenus illégalement par l’utilisation de la marque, ou de demander des mesures de rétablissement de la réputation, comme la publication publique et les excuses pour les dommages causés à la marque par son utilisation non autorisée. De plus, si vous envisagez d’autoriser l’utilisation de la marque en échange d’une compensation appropriée, vous pouvez mentionner que vous êtes prêt à conclure un contrat de licence et diriger l’adversaire vers des négociations pour un tel contrat.

Méthode de réponse et délai de réponse

N’oubliez pas de fixer un délai de réponse. L’adversaire aura besoin de temps pour examiner si cela constitue réellement une violation de la marque, et il se peut qu’il ne puisse pas répondre immédiatement. Si vous fixez un délai à l’avance, l’adversaire devrait vous envoyer une réponse indiquant qu’il est difficile de répondre dans ce délai. Il est très important de mentionner un délai de réponse, non seulement pour demander une réponse rapide, mais aussi pour déterminer si l’adversaire a l’intention de répondre ou s’il ignore simplement la lettre d’avertissement. En outre, il est courant de mentionner que si aucune réaction n’est reçue dans le délai imparti, vous envisagerez de prendre des mesures légales ou de porter plainte au pénal.

Négociations après l’envoi d’une lettre d’avertissement

Après l’envoi d’une lettre d’avertissement, la manière dont vous réagissez dépend de la réponse de l’autre partie. Par conséquent, il est nécessaire de réfléchir aux négociations futures en fonction de la présence ou de l’absence de réponse et de son contenu.

En cas de réponse

L’autre partie lira la lettre d’avertissement et, après avoir examiné si elle constitue réellement une violation des droits de marque, vous enverra une réponse.

Dans les cas où la marque déposée a été utilisée sans le savoir, il est souvent possible d’obtenir une réponse rapide à notre demande.

En revanche, si l’autre partie prétend ne pas violer les droits de marque, il est nécessaire de vérifier à nouveau si votre revendication de violation des droits est solide. Si les deux parties ne sont pas d’accord, il faut envisager la possibilité d’intenter une action civile ou pénale. Comme le fait de prendre des mesures juridiques peut être coûteux et exigeant, il faut juger avec prudence s’il convient de passer à des mesures juridiques, en tenant compte de la probabilité de gagner, des ressources de l’autre partie, de la nécessité d’un procès, etc. C’est une question difficile qui doit être examinée au cas par cas, y compris les négociations sur les dommages-intérêts et les licences, en fonction de la réponse de l’autre partie. Si l’autre partie refuse de répondre à votre demande et que la situation ne se résout pas facilement, il est recommandé de faire appel à un expert.

En l’absence de réponse

Si vous n’avez pas reçu de réponse dans le délai indiqué malgré l’envoi de la lettre d’avertissement, il est préférable de renvoyer la lettre d’avertissement par précaution.

En réalité, dans le cas d’une lettre d’avertissement rédigée au nom d’un avocat ou d’un agent de brevets, il est plus probable que l’autre partie ne puisse pas l’ignorer. Si l’autre partie semble ignorer la lettre d’avertissement, il est probable qu’une réaction se produira si vous demandez à un expert de la rédiger et de la renvoyer.

Si vous ne recevez pas de réponse à la lettre d’avertissement renvoyée, vous devrez envisager d’intenter une action en justice.

Le déroulement de ces étapes et la méthode spécifique pour intenter une action en justice varient en fonction de la manière et du contexte de la violation des droits de marque.

Résumé

Il se peut que certains hésitent à envoyer une lettre d’avertissement, souhaitant éviter tout conflit. Cependant, dans la plupart des cas, les infractions aux droits de marque sont commises par ignorance plutôt que par intention. Par conséquent, il est souvent possible d’obtenir une réponse rapide et positive en émettant un avertissement à un stade précoce. Si vous continuez à ignorer la situation sans avertir, il est probable que la partie adverse ne cessera pas facilement d’utiliser la marque, il est donc préférable d’envoyer rapidement une lettre d’avertissement dès que vous constatez une violation des droits de marque.

Cependant, cela ne signifie pas que vous devriez précipiter la résolution du problème et négliger d’examiner si cela constitue réellement une violation des droits de marque. Si votre lettre d’avertissement contient des failles dans son argumentation, vous risquez d’avoir des problèmes avec la partie adverse. Il est donc important de faire preuve de prudence dans votre jugement. Si vous souhaitez envoyer une lettre d’avertissement pour violation des droits de marque, nous vous recommandons de consulter un avocat, non seulement en prévision de négociations ou de litiges éventuels, mais aussi pour résoudre la situation de manière rapide et sûre.