Expliquer les points clés de la 'Loi japonaise sur la protection des lanceurs d'alerte' modifiée: Quelles mesures les entreprises devraient-elles prendre?

La loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte a été révisée en 2020 (année 2022 du calendrier grégorien) et est entrée en vigueur le 1er juin 2022. Cette révision impose aux entreprises l’obligation de mettre en place un système pour répondre correctement aux signalements internes.

Dans cet article, nous expliquerons les points clés de la révision de la loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte et les mesures que les entreprises devraient prendre en réponse à cette révision.

Qu’est-ce que le système de protection des lanceurs d’alerte d’intérêt public ?

Le “système de protection des lanceurs d’alerte d’intérêt public” (système de protection des lanceurs d’alerte au Japon) est un système qui protège ceux qui fournissent des informations sur des incidents ou des actes illégaux dans l’intérêt public (les lanceurs d’alerte).

Par exemple, il est souvent difficile de détecter des actes illégaux ou des scandales au sein d’une organisation, tels que la dissimulation de rappels de voitures ou la falsification de produits alimentaires, de l’extérieur. De nombreux cas sont révélés grâce aux dénonciations de personnes à l’intérieur. Cependant, certaines personnes hésitent à signaler de peur de subir des préjudices au sein de l’entreprise. Pour éviter cela, il est nécessaire de s’assurer que les lanceurs d’alerte internes ne subissent pas de traitement défavorable, comme le licenciement.

Pour une organisation, la dénonciation interne permet de découvrir rapidement les problèmes et les actes illégaux, ce qui permet une intervention rapide. De plus, protéger les lanceurs d’alerte et traiter correctement leurs dénonciations favorise l’auto-nettoyage de l’organisation, améliore sa crédibilité sociale et augmente sa valeur d’entreprise.

Le système de protection des lanceurs d’alerte d’intérêt public vise à promouvoir le respect de la loi par les entreprises et à garantir la sécurité et la tranquillité de la population en protégeant les lanceurs d’alerte internes.

Points clés de la révision de la loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte

La révision de 2020 (ère Reiwa 2, 2020 en calendrier grégorien) a été effectuée pour améliorer l’efficacité du système de dénonciation interne. Cette révision comprend les points suivants.

Obligation pour les entreprises de mettre en place un système

Les entreprises sont tenues de faire ce qui suit (Article 11 de la loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte) :

• Désigner un responsable pour traiter les dénonciations d’intérêt public
• Mettre en place un système nécessaire pour répondre correctement aux dénonciations internes

Cependant, pour les petites et moyennes entreprises avec moins de 300 employés (y compris les travailleurs à temps partiel), il s’agit d’une obligation d’effort.

Concernant ces obligations, le Premier ministre peut demander un rapport aux entreprises et fournir des conseils, des directives et des recommandations si nécessaire (Article 15 de la même loi). De plus, si les recommandations ne sont pas suivies, il peut publier cette information (Article 16 de la même loi).

De plus, le responsable de la gestion des dénonciations d’intérêt public est soumis à une obligation de confidentialité concernant les informations permettant d’identifier le dénonciateur. En cas de violation de cette obligation de confidentialité, une amende de moins de 300 000 yens peut être imposée (Articles 12 et 21 de la même loi).

Les informations permettant d’identifier le dénonciateur comprennent le nom et le numéro d’employé du dénonciateur. Même des informations générales telles que le sexe peuvent être pertinentes si elles peuvent être combinées avec d’autres informations pour identifier le dénonciateur.

Faciliter la dénonciation aux autorités administratives, etc.

Si une entreprise licencie un dénonciateur pour avoir signalé à une autorité administrative ou à un média, les conditions pour que ce licenciement soit considéré comme invalide ont été assouplies, facilitant ainsi la dénonciation (Article 3 de la même loi).

Dans le cas d’une dénonciation à une autorité administrative, non seulement “il y a une raison suffisante pour croire”, mais aussi “si un document écrit contenant le nom et l’adresse, etc. a été soumis” a été ajouté aux conditions.

Concernant la dénonciation aux médias, avant la révision, seuls les dommages à la vie et à la santé étaient concernés, mais après la révision, “les dommages à la propriété” ont également été ajoutés. De plus, “il y a une raison suffisante pour croire que l’entreprise divulguera des informations permettant d’identifier le dénonciateur” a également été ajouté.

Extension de la protection des lanceurs d’alerte

Auparavant, seuls les employés étaient éligibles à la protection, mais la révision a ajouté les anciens employés dans l’année suivant leur départ et les dirigeants (Article 2, paragraphe 1 de la même loi).

Avec l’ajout des dirigeants à la protection, le traitement défavorable des dirigeants est également interdit. Si un dirigeant est démis de ses fonctions pour avoir fait une dénonciation d’intérêt public, il peut demander des dommages et intérêts (Articles 5, paragraphe 3, et 6 de la même loi). De plus, non seulement les sanctions pénales, mais aussi les sanctions administratives sont désormais couvertes, élargissant la portée (Article 2, paragraphe 3 de la même loi).

En plus de l’invalidité du licenciement pour dénonciation, l’interdiction des traitements défavorables tels que la rétrogradation et la réduction de salaire, il est désormais interdit aux entreprises de demander des dommages et intérêts aux lanceurs d’alerte pour les dommages causés par la dénonciation d’intérêt public (Article 7 de la même loi).

Extension de la portée des faits qui sont l’objet de la dénonciation protégée

Avec cette révision, la portée des faits qui sont l’objet de la dénonciation protégée a été élargie (Article 2, paragraphe 3 de la même loi).

Il est stipulé que “les faits constitutifs d’une infraction pénale prévue par cette loi et les lois énumérées dans l’annexe (y compris les ordonnances basées sur ces lois) ou les faits qui sont la raison d’une amende prévue par cette loi et les lois énumérées dans l’annexe (y compris les ordonnances basées sur ces lois)”.

Ces “lois énumérées dans l’annexe” sont définies par l'”ordonnance définissant les lois de l’annexe 8 de la loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte (ordonnance n°146 de 2005)”. La liste des lois est publiée par l’Agence de la consommation sous le titre “Liste des lois qui peuvent être dénoncées (474 lois) (au 1er février de l’ère Reiwa 3, 2021 en calendrier grégorien)”.

Mesures à prendre par les entreprises pour répondre correctement aux signalements internes

Les entreprises employant plus de 300 personnes doivent comprendre les obligations imposées par la récente révision de la loi et y répondre de manière appropriée. Dans cet article, nous expliquerons les mesures que les entreprises doivent prendre.

Mise en place d’un système pour répondre correctement aux signalements internes

La loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte (Whistleblower Protection Act) ne stipule pas comment mettre en place un point de contact pour les signalements internes, laissant aux entreprises la décision sur la forme que ce point de contact doit prendre. Il peut s’agir d’un point de contact interne, comme le département des ressources humaines, d’un point de contact externe, comme un cabinet d’avocats, ou d’une combinaison des deux.

Quelle que soit la forme choisie, les points suivants doivent être respectés :

• Mise en place d’un point de contact pour les signalements internes : désigner clairement le département ou la personne chargée de l’enquête et des mesures correctives.
• Mesures pour garantir l’indépendance des dirigeants de l’organisation : garantir l’indépendance vis-à-vis des dirigeants de l’organisation dans les cas impliquant ces derniers.
• Mesures pour la mise en œuvre des tâches liées aux signalements : mise en œuvre d’enquêtes internes et de mesures correctives.
• Mesures pour éliminer les conflits d’intérêts dans les tâches liées aux signalements : éviter d’impliquer les personnes concernées par l’affaire dans les tâches liées aux signalements.

Les entreprises doivent désigner des personnes chargées des tâches liées aux signalements, recevoir les signalements, mener des enquêtes internes et, si nécessaire, prendre des mesures correctives.

Mise en place d’un système pour protéger les lanceurs d’alerte

Même si un point de contact pour les signalements internes a été mis en place, si la protection des lanceurs d’alerte n’est pas assurée, le système de protection des lanceurs d’alerte ne fonctionnera pas correctement. Par conséquent, les entreprises doivent prendre les mesures suivantes :

• Mesures pour prévenir les traitements défavorables : prévenir les traitements défavorables et, en cas de découverte de tels traitements, fournir un recours/ sanctionner ceux qui ont infligé un traitement défavorable.
• Mesures pour prévenir le partage d’informations en dehors du cadre prévu : prévenir le partage d’informations en dehors du cadre prévu et, en cas de découverte d’un tel partage, fournir un recours.

Les traitements défavorables à l’égard des lanceurs d’alerte incluent non seulement le licenciement, mais aussi la réduction de salaire, la rétrogradation, et la contrainte à la démission.

Les mesures que les entreprises doivent prendre sont détaillées dans les Directives nécessaires pour assurer la mise en œuvre appropriée et efficace des mesures que les entreprises doivent prendre en vertu des paragraphes 1 et 2 de l’article 11 de la loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte[ja] (Annonce du Cabinet Office n°118 du 20 août de l’année Reiwa 3 (2021)).

En résumé : Consultez un avocat pour vous préparer à la loi japonaise de protection des lanceurs d’alerte

La loi japonaise de protection des lanceurs d’alerte a été révisée, imposant aux entreprises de mettre en place des systèmes appropriés pour répondre correctement aux signalements internes. De plus, il est nécessaire de construire à l’avance un système pour répondre correctement aux signalements en cas de réception.

Protéger correctement les lanceurs d’alerte et répondre avec sincérité à leurs signalements est important non seulement pour les entreprises, mais aussi pour la société. Pour toute question concernant le système de protection des lanceurs d’alerte, veuillez consulter un avocat.

Présentation des mesures prises par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolith est un cabinet d’avocats qui possède une riche expérience dans les domaines de l’IT, et en particulier de l’Internet et du droit. La loi japonaise sur la protection des lanceurs d’alerte attire l’attention, et le besoin de vérifications juridiques est de plus en plus important. Notre cabinet propose des solutions couvrant tous les aspects du droit des entreprises IT et des startups. Les détails sont décrits dans l’article ci-dessous.

Domaines d’intervention du cabinet d’avocats Monolith : Droit des entreprises IT et des startups[ja]