Points à vérifier lors de la rédaction d'un contrat de base pour l'introduction de talents

Lorsqu’une entreprise embauche des employés, elle a la possibilité de publier des annonces d’emploi en interne ou de recevoir des candidats recommandés par une agence de recrutement. En faisant appel à une agence de recrutement, l’entreprise peut s’assurer que ses souhaits sont bien compris, ce qui lui permet de trouver des candidats qui correspondent mieux à ses besoins.

En raison de ces avantages, il est probable que de nombreuses entreprises aient envisagé d’utiliser des services de recrutement.

Cependant, le “Contrat de base de recrutement de personnel” (Contrat de base de recrutement de personnel japonais) qui doit être conclu lors de l’utilisation d’un service de recrutement contient des clauses spécifiques auxquelles il faut faire attention.

Dans cet article, nous expliquerons les points à vérifier lors de la rédaction d’un Contrat de base de recrutement de personnel.

Qu’est-ce que le recrutement de personnel ?

En général, il existe plusieurs inconvénients lorsque les entreprises qui ont besoin de personnel publient des annonces d’emploi par elles-mêmes. Ces inconvénients sont les suivants :

1. Elles reçoivent des candidatures de personnes qui ne répondent pas aux critères souhaités
2. Il est difficile de gérer un grand nombre de candidatures
3. Elles ne peuvent pas utiliser cette méthode si elles souhaitent garder leur recrutement confidentiel
4. Elles ne peuvent pas attirer les candidats qui ne sont pas particulièrement désireux de changer d’emploi

Le service de recrutement de personnel (service de placement de personnel) est un service qui permet de surmonter ces inconvénients en présentant des candidats aux entreprises qui recrutent.

En général, les agences de recrutement commencent par interroger en détail les entreprises qui ont besoin de personnel sur le type de candidats qu’elles recherchent. Ensuite, elles présentent ces entreprises aux candidats qui envisagent de trouver un emploi ou de changer d’emploi.

Il est à noter que les agences de recrutement peuvent être classées en trois grands types, en fonction de leur méthode de recrutement :

① Type d’inscription

Le type d’inscription, également appelé type général, est le plus courant parmi les agences de recrutement.

Ce type d’agence présente aux entreprises des candidats parmi ceux qui se sont inscrits à l’agence. Bien que cela présente l’avantage de ne pas nécessiter de frais initiaux pour l’entreprise, il se peut qu’il ne soit pas en mesure de répondre aux besoins des candidats ayant des connaissances spécialisées ou des compétences particulières.

② Type de recherche

Le type de recherche, également appelé type de chasse de têtes, utilise non seulement la base de données des candidats inscrits à l’agence de recrutement, mais aussi tous les moyens possibles, tels que les réseaux sociaux et les relations personnelles, pour trouver des candidats qui répondent aux critères souhaités par l’entreprise.

Il est possible de trouver des candidats qui répondent à des critères stricts ou spéciaux, mais les frais de réussite sont souvent plus élevés que pour le type d’inscription, et il peut y avoir des frais initiaux tels que des frais de démarrage.

③ Type de soutien à la réinsertion professionnelle

Le type de soutien à la réinsertion professionnelle, également appelé type d’outplacement, consiste à présenter les employés d’une entreprise qui souhaite réduire son personnel en raison de licenciements ou de réductions d’activité à d’autres entreprises.

Dans ce type, l’entreprise qui souhaite réduire son personnel paie les frais, ce qui permet à l’entreprise qui reçoit la présentation d’embaucher à un coût réduit. Cependant, il y a des limites au nombre et au type de candidats disponibles.

Comme vous pouvez le voir, chaque type de recrutement a ses avantages et ses inconvénients. Cependant, en général, on peut dire que les avantages de l’utilisation d’un service de recrutement de personnel sont les suivants :

Seuls les candidats qui répondent aux critères souhaités par l’entreprise sont présentés

Lorsque vous utilisez un service de recrutement de personnel, l’agence de recrutement comprend en détail les souhaits de l’entreprise.

Par exemple, l’entreprise peut préférer des candidats qui ont peu changé d’emploi, qui ont des qualifications spéciales, ou qui ont une expérience dans un certain domaine.

Il peut être difficile d’écrire ces critères détaillés dans une annonce d’emploi accessible à un grand nombre de personnes, mais si vous faites appel à une agence de recrutement, vous pouvez bénéficier de l’avantage d’être soutenu même pour des critères détaillés.

De plus, les critères souhaités par l’entreprise sont généralement divulgués uniquement aux candidats, de sorte qu’il n’y a pas à craindre que les conditions de l’offre d’emploi soient vues par des tiers non concernés.

Il n’y a pas d’afflux massif de candidatures

En utilisant un service de recrutement de personnel, vous ne recevez que des candidatures de candidats qui répondent aux critères souhaités par l’entreprise. Cela permet de résoudre le problème courant de l’afflux massif de candidatures lorsque vous publiez une annonce d’emploi, ce qui peut surcharger le personnel des ressources humaines.

De plus, lorsque vous devez refuser une candidature, l’agent de l’agence de recrutement peut le faire à votre place de manière à ne pas froisser le candidat, ce qui peut réduire la charge pour l’entreprise.

Il est possible de garder le recrutement de personnel confidentiel

Si l’objectif de l’utilisation d’un service de recrutement de personnel est de recruter pour un nouveau projet, l’entreprise peut ne pas vouloir rendre public le fait qu’elle recrute du personnel.

Plus le projet est crucial pour l’avenir de l’entreprise, plus le fait de rendre public le recrutement peut nuire aux intérêts de l’entreprise si cela est connu de concurrents.

Il est possible d’attirer des candidats qui ne sont pas particulièrement désireux de changer d’emploi

Une grande différence entre la publication d’une annonce d’emploi par l’entreprise elle-même et l’utilisation d’un service de recrutement de personnel est que vous pouvez approcher chaque candidat individuellement par l’intermédiaire de l’agent de l’agence de recrutement.

Parmi les personnes inscrites à l’agence de recrutement, beaucoup sont satisfaites de leur entreprise actuelle et ne souhaitent pas changer d’emploi immédiatement, mais se sont inscrites pour recueillir des informations.

Ces candidats sont souvent des personnes hautement qualifiées qui sont bien notées dans leur entreprise actuelle et qui ne postulent pas facilement à des annonces d’emploi.

En utilisant un service de recrutement de personnel, vous pouvez approcher ces candidats de manière ciblée.

Il est donc possible de dire que l’un des grands avantages de l’utilisation d’un service de recrutement de personnel est la possibilité de trouver des candidats qui ne sont pas présents sur le marché du travail.

Différences entre le recrutement et l’intérim

Lorsqu’une entreprise cherche des personnes pour travailler, elle a également la possibilité de recourir à l’intérim.

Dans le cas du recrutement, l’agence de recrutement agit uniquement en tant qu’intermédiaire, et c’est l’entreprise et le candidat qui concluent effectivement le contrat de travail.

En revanche, dans le cas de l’intérim, c’est l’agence d’intérim et le travailleur qui concluent le contrat de travail.

Par conséquent, on peut dire que l’intérim et le recrutement sont des mécanismes très différents d’un point de vue juridique.

Points à vérifier dans le contrat de base pour l’introduction de personnel

Lors de l’utilisation d’un service de recrutement, il est courant de conclure un contrat de base pour l’introduction de personnel. Cependant, ce contrat contient plusieurs clauses spécifiques au recrutement auxquelles il faut faire attention.

Dans ce qui suit, nous présenterons les points à vérifier dans le contrat de base pour l’introduction de personnel, accompagnés d’exemples de clauses spécifiques.

Il convient de noter que, en principe, une autorisation d’activité de placement rémunéré (permis de travail rémunéré) est nécessaire pour mener une activité de recrutement.

Par conséquent, il est important de vérifier si cette autorisation a été obtenue avant de faire appel à une agence de recrutement.

Point 1. Contenu du contrat de sous-traitance

Article X (Contenu du contrat de sous-traitance)
Le client (ci-après dénommé “A”) confie à l’entreprise (ci-après dénommée “B”) la tâche d’introduire des candidats qui répondent aux critères de recrutement spécifiés par A (ci-après dénommée “cette tâche”). B a accepté cette tâche.

※ “A” désigne l’entreprise qui recrute et “B” désigne l’agence de placement (la même signification s’applique ci-dessous).

Le contrat de base pour le recrutement de personnel est un contrat de sous-traitance dans lequel une entreprise qui recrute du personnel confie le “recrutement de personnel” à une agence de placement.

Par conséquent, il est nécessaire de définir le contenu de la tâche à sous-traiter dans le contrat. Cependant, comme le contrat de base pour le recrutement de personnel est un “contrat de base”, le contenu de la tâche est généralement exprimé en termes abstraits, comme dans l’exemple de clause.

Par conséquent, pour des détails spécifiques tels que le type de personnel souhaité, l’entreprise doit spécifier à chaque demande à l’agence de placement.

L’expression “spécifié séparément par A” dans l’exemple de clause fait référence à cette spécification individuelle spécifique.

Point 2. Rémunération pour l’introduction de personnel

Il est nécessaire de stipuler dans le contrat de base d’introduction de personnel la rémunération (contrepartie pour l’utilisation du service d’introduction de personnel) que l’entreprise qui recrute du personnel doit payer.

Article X (Rémunération)
1. Si un contrat de travail est conclu avec le personnel introduit par le Parti B et que ce personnel commence à travailler pour le Parti A, le Parti A doit payer une rémunération pour ce service au Parti B.
2. La rémunération stipulée dans le paragraphe précédent est égale à X% (hors taxe sur la consommation) du salaire annuel théorique du personnel introduit par le Parti B.
3. Le salaire annuel théorique stipulé dans le paragraphe précédent est équivalent à 12 fois le salaire mensuel (salaire de base, bonus, diverses allocations, heures supplémentaires fixes) que le personnel introduit par le Parti B est censé recevoir l’année de son embauche.

Les deux points importants dans la clause sur la rémunération pour les contrats de service sont :

• Les conditions pour que la rémunération soit due
• La méthode de calcul de la rémunération

Le taux de rémunération pour l’introduction de personnel est généralement de “30 à 35% du salaire annuel théorique convenu entre l’entreprise qui recrute et la personne embauchée”. Dans le cas de professions spécialisées ou de postes de direction, il peut être fixé à un niveau plus élevé, comme “40% du salaire annuel théorique”.

Nous expliquerons en détail la “méthode de calcul de la rémunération” concernant le salaire annuel théorique ci-dessous.

Conditions pour que la rémunération soit due

Les agences de placement de personnel sont généralement basées sur un système de rémunération au rendement, il est donc courant que les frais initiaux soient gratuits.

La première clause de l’exemple stipule les conditions pour que la rémunération soit due. Dans l’exemple de clause, non seulement la conclusion d’un contrat de travail avec le candidat, mais aussi le fait qu’il ait effectivement commencé à travailler sont des conditions pour que la rémunération soit due.

Cela est dû au fait qu’entre la conclusion du contrat de travail et le début du travail, le candidat peut changer d’avis et décider de ne pas changer d’emploi en raison de fortes pressions de son entreprise actuelle pour qu’il reste.

Si la rémunération doit être payée dès la conclusion du contrat de travail avec le candidat, le paiement de la rémunération pourrait être gaspillé en raison de circonstances postérieures inconnues de l’entreprise qui a embauché le candidat, ce qui pourrait la mettre dans une position très instable. C’est une clause très importante.

Méthode de calcul de la rémunération

La méthode de calcul de la rémunération est stipulée dans les paragraphes 2 et 3 de l’exemple de clause.

Dans les contrats d’introduction de personnel, il est courant d’utiliser le concept de “salaire annuel théorique” comme méthode de calcul de la rémunération. Le salaire annuel théorique est le salaire annuel prévu que le candidat embauché recevra s’il reste dans l’entreprise qui recrute du début à la fin de l’année fiscale.

Le salaire annuel théorique comprend généralement le salaire de base, diverses allocations et bonus.

En ce qui concerne les heures supplémentaires, certaines personnes pensent qu’elles devraient être incluses en tant qu'”heures supplémentaires moyennes”, tandis que d’autres pensent qu’elles ne devraient être incluses que dans le cas des heures supplémentaires fixes. Il est donc nécessaire de vérifier cela à l’avance.

De plus, le montant du salaire annuel est fixé pour la première année d’entrée en fonction, et si le salaire variable, comme les allocations de nuit et les heures supplémentaires, qui varient en fonction du contenu et du volume du travail, est élevé, le salaire annuel moyen de l’entreprise est utilisé pour le calcul.

Par exemple, si le salaire mensuel est de 300 000 yens + un bonus de 2 mois, le salaire annuel théorique est de [salaire mensuel de 300 000 yens x 14 mois = salaire annuel de 4,2 millions de yens], mais le salaire annuel réel varie en fonction de la date d’entrée en fonction, car il existe des exigences de présence pour la période d’évaluation des bonus et la date de paiement selon l’entreprise.

Cependant, le salaire annuel théorique n’est pas un concept défini par la loi, donc si vous utilisez le salaire annuel théorique comme base pour le calcul de la rémunération, assurez-vous de définir spécifiquement la méthode de calcul du salaire annuel théorique, comme indiqué dans le paragraphe 3 de l’exemple de clause.

En outre, certaines agences de placement de personnel peuvent fixer des frais pour des services optionnels autres que l’introduction de personnel.

Quoi qu’il en soit, la rémunération pour l’introduction de personnel est souvent élevée, il est donc important de bien réfléchir à l’avance si la rémunération et les frais sont abordables, en tenant compte de la situation financière de votre entreprise.

Point 3. Remboursement des rémunérations en cas de démission dans un certain délai

Article X (Remboursement de la rémunération)
Si le candidat introduit par le Bêta quitte l’Alpha après avoir été embauché, et ce, indépendamment de la responsabilité de l’Alpha, dans le délai spécifié ci-dessous, le Bêta remboursera une partie de la rémunération déjà reçue de l’Alpha comme suit :
1. Si le candidat démissionne dans le mois suivant son embauche, le Bêta remboursera 70% de la rémunération reçue.
2. Si le candidat démissionne après un mois mais dans les trois mois, le Bêta remboursera 30% de la rémunération reçue.

Dans le contrat de base de recrutement de personnel, il est souvent stipulé qu’une partie de la rémunération sera remboursée si le candidat recruté démissionne dans un certain délai après son embauche.

Comme la rémunération pour le recrutement de personnel est souvent élevée, si le candidat recruté démissionne avant de pouvoir démontrer ses compétences dans l’entreprise, malgré le paiement de la rémunération, cela représente une grande perte économique pour l’entreprise qui l’a embauché.

Par conséquent, le remboursement de la rémunération en cas de démission dans un certain délai est une clause que les entreprises qui recrutent du personnel souhaitent absolument inclure dans le contrat.

Il est important de vérifier attentivement la durée pendant laquelle le remboursement est applicable et le pourcentage de la rémunération à rembourser, car ils peuvent varier légèrement selon l’agence de recrutement de personnel.

Point 4. Interdiction des transactions directes

Article X (Interdiction des transactions directes)
1. La partie A ne doit pas contacter directement le personnel présenté par la partie B sans obtenir préalablement son consentement. Cependant, cela ne s’applique pas si un an s’est écoulé depuis que la partie B a présenté ledit personnel à la partie A.
2. Si la partie A viole la disposition du paragraphe précédent, la partie B peut réclamer, en plus de la rémunération qu’elle aurait dû recevoir si la partie A avait embauché ledit personnel, une pénalité de 10% de ladite rémunération.

Le recrutement de personnel est un service qui met en correspondance les entreprises qui recrutent et les demandeurs d’emploi.

Par conséquent, pour une agence de recrutement, le fait que l’entreprise et le personnel qu’elle a présenté fassent une transaction directe, empêchant ainsi l’agence de recevoir une rémunération, est un problème majeur qui ébranle l’essence même de son activité.

Pour éviter une telle situation, il est courant que le contrat de recrutement stipule que l’entreprise et le demandeur d’emploi ne peuvent pas communiquer directement à moins qu’un contrat de travail n’ait été conclu. Il peut également y avoir des dispositions qui exigent un “consentement préalable”, comme dans l’exemple de clause.

Pour donner de l’efficacité à l’interdiction des transactions directes, il est courant de stipuler une pénalité, comme dans le paragraphe 2 de l’exemple de clause.

Si la seule obligation en cas de pénalité est de payer la rémunération que l’agence de recrutement aurait dû recevoir, l’entreprise qui recrute pourrait penser “si la transaction directe est découverte, il suffit de payer la rémunération”, ce qui n’a pas beaucoup d’effet dissuasif.

Par conséquent, il est courant de stipuler que la pénalité pour une transaction directe comprend non seulement le montant équivalent à la rémunération de l’agence de recrutement, mais aussi une amende, comme dans l’exemple de clause.

Conclusion : Faites appel à un avocat pour une vérification juridique de votre contrat de recrutement

Si vous utilisez correctement un service de recrutement, vous pouvez embaucher efficacement des talents de qualité.

Comme il est important pour la croissance d’une entreprise d’acquérir de bons talents, on peut s’attendre à ce que l’industrie du recrutement continue de prospérer à l’avenir.

Il est important pour ceux qui fournissent des services de recrutement, ainsi que pour ceux qui les reçoivent, de vérifier juridiquement le contrat à l’avance pour éviter les problèmes.

Nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit des affaires pour le contenu du contrat et les méthodes de négociation.

Présentation de la création et de la révision de contrats par notre cabinet

Au sein du cabinet d’avocats Monolis, en tant que cabinet d’avocats spécialisé dans les domaines de l’IT, de l’Internet et des affaires, nous proposons à nos clients et entreprises conseillées divers services tels que la création et la révision de contrats, y compris, mais sans se limiter aux contrats de base pour l’introduction de personnel.