कंपनी के कर्मचारियों के ईमेल की निगरानी प्राइवेसी का उल्लंघन नहीं होती है, इसके 3 कारण

बहुत सारी कंपनियां अपने आंतरिक और बाहरी संचार के लिए ईमेल का उपयोग कर रही हैं। यदि कंपनी कर्मचारी ईमेल की सामग्री की निगरानी और जांच कर रही होती, तो क्या यह प्राइवेसी का उल्लंघन नहीं होता?

कंपनी के प्रबंधकों के लिए, कंपनी की कम्प्लायंस जागरूकता के बढ़ते हुए, कर्मचारी ईमेल की निगरानी और जांच करना भी महत्वपूर्ण मुद्दा हो सकता है।

निष्कर्ष से कहते हुए, इस लेख में वर्णित तीन कारणों से, कंपनी के द्वारा कर्मचारी के ईमेल की निगरानी और जांच करने पर यह अवैध नहीं माना जाता है। हालांकि, किसी भी प्रकार की निगरानी और जांच की अनुमति नहीं होती है, इसलिए सतर्क रहना आवश्यक है।

इसलिए, इस लेख में, कंपनी के प्रबंधकों के लिए, वास्तविक न्यायाधीन स्थिति का उल्लेख करते हुए, किस प्रकार की निगरानी और जांच की अनुमति होती है, इसका विवरण दिया जाएगा।

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कंपनी कर्मचारियों के ईमेल की निगरानी और जांच क्यों कर सकती है

कारण 1: कंपनी की व्यवस्था को बनाए रखने के लिए

कंपनी को अपनी प्रबंधन के लिए संगठन के रूप में कार्य करने की आवश्यकता होती है, इसलिए उसके पास अपनी व्यवस्था को बनाए रखने का अधिकार होता है। कंपनी की व्यवस्था को बनाए रखने के लिए, कर्मचारियों के “गलत ईमेल” को रोकने और वायरस से होने वाले संक्रमण को रोकने की आवश्यकता होती है।

विशेष रूप से, यदि कर्मचारी का “गलत ईमेल” भेजा जाता है, तो कंपनी की गुप्त जानकारी का रिस्क भी होता है। इसलिए, कंपनी की व्यवस्था को बनाए रखने के लिए कंपनी को दिए गए अधिकार के तहत, कंपनी कर्मचारियों के कार्य ईमेल की जांच कर सकती है।

कारण 2: कंपनी की सुविधा का उपयोग कर रहे हैं

कर्मचारी द्वारा कंपनी में उपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर या कंपनी द्वारा उपलब्ध कराए गए मोबाइल फोन, अधिकांशतः कंपनी की संपत्ति और सुविधाएं होती हैं। कर्मचारी अपने लैपटॉप आदि को लेकर काम करने के लिए भी, उन्हें किसी न किसी कंपनी की सुविधा के माध्यम से ईमेल भेजने और प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।

इसका मतलब है, कंपनी की सुविधाओं में, कर्मचारियों द्वारा कार्य संबंधी उपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर, मोबाइल और सिस्टम भी शामिल होते हैं। कंपनी की सुविधा होने के नाते, कंपनी को कर्मचारियों के ईमेल उपयोग की स्थिति की जांच करने का अधिकार होता है।

कारण 3: कार्य निष्ठा की जिम्मेदारी होती है

“कार्य निष्ठा की जिम्मेदारी” का अर्थ है, “कर्मचारी को कार्य समय के दौरान, नियोक्ता के निर्देशों का पालन करते हुए, अपने कार्य में पूरी तरह समर्पित होने की जिम्मेदारी होती है।” जापानी सरकारी कर्मचारियों पर लागू होने वाले राष्ट्रीय सरकारी कर्मचारी कानून और स्थानीय सरकारी कर्मचारी कानून में, कार्य निष्ठा की जिम्मेदारी को विधान किया गया है।

इसके विपरीत, निजी क्षेत्र के कर्मचारियों के लिए, कार्य निष्ठा की जिम्मेदारी को स्पष्ट रूप से लिखित कानून नहीं है। हालांकि, यह माना जाता है कि श्रम संधि के साथ जुड़ी जिम्मेदारी के रूप में, कार्य निष्ठा की जिम्मेदारी स्वतः ही मौजूद होती है।

कंपनी को यह जांचने की अनुमति होती है कि क्या कर्मचारी ईमानदारी से काम कर रहे हैं, यानी कि क्या वे कार्य निष्ठा की जिम्मेदारी का पालन कर रहे हैं, क्या वे गोपनीयता की जिम्मेदारी का पालन कर रहे हैं और क्या वे जानकारी का रिस्क नहीं कर रहे हैं। ईमेल की जांच भी इसी का हिस्सा मानी जाती है।

तो, क्या कंपनी या बॉस, बिना कर्मचारी की अनुमति के, कर्मचारी के ईमेल को असीमित रूप से देख सकते हैं?

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【न्यायिक मामला ①】 कंपनी के कर्मचारी ईमेल की निगरानी और यौन उत्पीड़न की गतिविधियाँ

कंपनी के कर्मचारी ने, निजी ईमेल की निगरानी करने के लिए प्रमुख के द्वारा अनधिकृत रूप से निगरानी करने के लिए, गोपनीयता का उल्लंघन होने के आधार पर, कंपनी से हानि भरपाई की मांग की थी। इस मामले का परिचय देते हैं। निष्कर्ष के रूप में, इसे गोपनीयता का उल्लंघन नहीं माना गया था।

मामले का सारांश

मुद्दायिनी जो महिला कर्मचारी X1 है, उसने अपने सीधे प्रमुख यानी प्रतिवादी Y (व्यापार विभाग के प्रमुख) से प्राप्त “मैं आपसे समय निकालकर हमारे व्यापार विभाग की समस्याओं के बारे में बताने की उम्मीद कर रहा हूं” वाले ईमेल को खाने-पीने के लिए आमंत्रित होने के रूप में लिया, और इसे उसके पति X2 से परामर्श किया।

X1 ने जो गहरी नाराजगी महसूस कर रही थी, उसने X2 को “महिलाओं के बीच के व्यक्तिगत संबंधों पर भी बात करने की कोशिश करते हैं। इसके बावजूद काम कैसे करना है, यही आगामी चुनौती है। यह तो सिर्फ पीने का निमंत्रण है।” ऐसी ईमेल भेजने की कोशिश की, लेकिन उसने गलती से यह ईमेल Y को भेज दी।

इसके बाद Y ने जान लिया कि X उन्हें यौन उत्पीड़न के लिए आरोपित करने की कोशिश कर रहे हैं, और उन्होंने कंपनी के IT विभाग से X1 के ईमेल की निगरानी करने का अनुरोध किया।

इसके बाद, X और Y ने बातचीत की कोशिश की, लेकिन वह असफल रही, और X ने Y से यौन उत्पीड़न का सामना करने और बिना अनुमति के निजी ईमेल को पढ़ने के कारण प्राइवेसी का उल्लंघन करने के आधार पर, अवैध कार्य के आधार पर हानि भरपाई की मांग करके मुकदमा दायर किया।

वहीं Y ने, X द्वारा, Y से यौन उत्पीड़न का सामना करने के आरोप को मान्यता दी जाने के आधार पर, अपमान के रूप में प्रतिवाद किया।

मुख्य विवादास्पद बिंदु

इस मामले में, Y द्वारा किए गए यौन उत्पीड़न की गतिविधियों की उपस्थिति और X द्वारा की गई शिकायत की मान्यता को मान्यता दी गई थी, यदि यह मान्यता अपमानजनक थी या नहीं, यह भी एक विवादास्पद बिंदु था। हालांकि, नीचे हम Y द्वारा X के ईमेल की निगरानी को निजता का उल्लंघन माना जाता है या नहीं, इस बिंदु पर ध्यान केंद्रित करते हुए, न्यायालय के निर्णय को देखेंगे।

न्यायालय का निर्णय

न्यायालय ने सबसे पहले, कर्मचारियों के ईमेल का निजी उपयोग करने की अनुमति होने के बारे में, निम्नलिखित तरीके से निर्देश दिया।

कर्मचारी के रूप में सामाजिक जीवन जीने के लिए, सामान्य रूप से आवश्यक बाहरी संपर्क के लिए कंपनी के टेलीफोन सिस्टम का उपयोग करने की अनुमति होनी चाहिए, और इसके अलावा, यदि यह कंपनी के कामकाज को बाधित नहीं करता है और कंपनी का आर्थिक बोझ बहुत हल्का होता है, तो इन बाहरी संपर्कों के लिए उचित और तर्कसंगत सीमाओं में, कंपनी के टेलीफोन सिस्टम का उपयोग करने की सामाजिक अनुमति होनी चाहिए। यही बात कंपनी के नेटवर्क सिस्टम का उपयोग करके निजी ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए भी मूल रूप से उचित होनी चाहिए।

तोक्यो जिला न्यायालय, हेइसेई 13 (2001) दिसंबर 3 का निर्णय

अर्थात्, यदि यह आवश्यक और तर्कसंगत सीमाओं में हो, तो कर्मचारियों को कंपनी के ईमेल सिस्टम का निजी उपयोग करने की अनुमति होती है।

हालांकि, दूसरी ओर, न्यायालय ने निम्नलिखित तरीके से निर्देश दिया, और इस मामले में कर्मचारी के ईमेल की निगरानी को प्राइवेसी का उल्लंघन नहीं माना।

जब कर्मचारी कंपनी के नेटवर्क सिस्टम का उपयोग करके ईमेल का निजी उपयोग करते हैं, तो उन्हें प्राइवेसी की सुरक्षा की उम्मीद करनी चाहिए, जो सामान्य टेलीफोन सिस्टम के मामले में होती है, यह काफी कम हो जाती है, और कर्मचारी के ईमेल का निजी उपयोग निगरानी करने की जिम्मेदारी नहीं होती है, या यदि जिम्मेदार स्थिति में होने वाले व्यक्ति ने भी, इसे निगरानी करने की कोई तर्कसंगत आवश्यकता नहीं होती है, तो वे केवल व्यक्तिगत रूचि से निगरानी करते हैं, या कंपनी के प्रबंधन विभाग या अन्य कंपनी के तीसरे पक्ष के प्रति निगरानी की तथ्य को छिपाए रखते हैं, तो वे व्यक्तिगत इच्छा के आधार पर निगरानी करते हैं, ऐसे मामले में, निगरानी का उद्देश्य, साधन और उसकी स्थिति को समग्र रूप से विचार करते हुए, निगरानी के पक्ष में हुए नुकसान को तुलनात्मक रूप से मापते हुए, सामाजिक रूप से उचित सीमा से बाहर की निगरानी केवल तब होती है, जब प्राइवेसी का उल्लंघन होता है।

उपरोक्त

मुख्य रूप से, “आरोपी द्वारा की गई निगरानी क्रिया सामाजिक रूप से उचित सीमा से बाहर नहीं थी, और मुद्दाकर्ता को इस प्रकार की निगरानी क्रिया को स्वीकार करना चाहिए” ऐसा निर्णय दिया गया था।

निर्णय पत्र के महत्वपूर्ण बिंदु: प्रबंधक के रूप में निगरानी संभव है

निर्णय पत्र में, निम्नलिखित प्रकार की निगरानी को ‘सामाजिक धारणा के उचित सीमा को उल्लंघन करने वाली निगरानी’ के रूप में माना गया है।

1. कर्मचारियों के ईमेल का निजी उपयोग निगरानी करने के लिए ऐसी स्थिति में जो नहीं है (प्रबंधन स्तर पर नहीं है) जिसने निगरानी की
2. जिम्मेदार स्थिति में होने वाले व्यक्ति की निगरानी भी, जब निगरानी करने का तर्कसंगत कारण नहीं होता (व्यक्तिगत जिज्ञासा से निगरानी की गई हो)
3. तीसरे पक्ष को निगरानी की तथ्य को छिपाए रखने के बावजूद, व्यक्ति की मनमानी पर आधारित निगरानी की गई हो

इस मामले में, उपरोक्त 1 के संबंध में, आरोपी विभाग के प्रमुख थे, और बीच-बीच में उन्होंने जिम्मेदार विभाग से निगरानी जारी रखने का अनुरोध किया, और यह बिल्कुल नहीं है कि उन्होंने पूरी तरह से व्यक्तिगत रूप से निगरानी की।

वैसे, इस कंपनी में उस समय, ईमेल के निजी उपयोग की पाबंदी को पूरी तरह से लागू नहीं किया गया था, और इसके अलावा, कंपनी के द्वारा देखने की संभावना होने की बात कर्मचारियों को पहले से सूचित नहीं की गई थी।

ऐसी स्थिति में भी, यदि सामाजिक धारणा के उचित सीमा का उल्लंघन नहीं किया गया है, तो कंपनी या प्रबंधक कर्मचारियों के ईमेल की निगरानी कर सकते हैं।

【न्यायिक उदाहरण ②】 कंपनी में अपमानजनक टिप्पणी का संदेह होने पर कर्मचारी के ईमेल की जांच

कंपनी ने एक कर्मचारी के खिलाफ, कंपनी के अंदर अपमानजनक ईमेल भेजने की घटना की जांच करते समय पाये गए निजी ईमेल के बारे में, जिसे भेजने का संदेह उस कर्मचारी पर था, उसकी स्थिति की सुनवाई की गई। इसे हम विवरण देंगे।

इस उदाहरण में, सम्मान या गोपनीयता आदि के व्यक्तिगत अधिकारों के उल्लंघन को मान्यता नहीं दी गई थी। इसके अलावा, पहले उल्लिखित ‘कंपनी के अनुशासन को बनाए रखने’ और ‘कर्मचारी के निरंतर कर्तव्य’ पर सवाल उठाया गया था।

मामले का सारांश

कर्मचारी A को बदनाम करने वाले ईमेल कई बार प्रबंधन विभाग के निदेशक को भेजे गए थे, और जब A ने इसकी शिकायत की, तो कंपनी ने जांच की। यह पता चला कि उक्त ईमेल को सेल्स टीम के साझा कंप्यूटर से फ्री ईमेल का उपयोग करके A के कंपनी के ईमेल पते पर भेजा गया था।

ईमेल में उल्लेखित परिस्थितियों के बारे में जानने वाले लोग सीमित थे, और इसलिए A और महिला कर्मचारी B के बीच नजदीकी को रोकने के उद्देश्य से मुद्दायी X को संदिग्ध माना गया, और पहली बार सुनवाई जांच हुई।

मुद्दायी ने ईमेल भेजने का इनकार किया, इसलिए कंपनी ने अपने स्वामित्व और प्रबंधन वाले फ़ाइल सर्वर पर मुद्दायी के संबंध में ईमेल संवाद रिकॉर्ड के लगभग एक वर्ष की जांच की, लेकिन बदनामी करने वाले ईमेल के साथ मुद्दायी की संबंधना का सबूत नहीं मिल सका।

हालांकि, जांच के दौरान, X द्वारा कई निजी ईमेल का अस्तित्व सामने आया।

उसके बाद, कंपनी ने X के साथ बदनामी करने वाले ईमेल और निजी ईमेल के बारे में दो बार सुनवाई जांच की, और उसके बाद निजी ईमेल का कार्यनियमन नियमों के खिलाफ होने के कारण धिक्कार की सजा (अनुशासन पत्र का प्रस्तुत करना) दी।

तब X ने कंपनी के खिलाफ यह दावा किया कि सुनवाई जांच की प्रक्रिया ने उनके सम्मान आदि के व्यक्तिगत अधिकारों का उल्लंघन किया, और ईमेल की जांच करके इसे संबंधित व्यक्तियों को देखने के लिए और इसे वापस नहीं देने के कारण, व्यक्तिगत जीवन में व्यक्तिगत जानकारी के प्रति स्वामित्व और गोपनीयता का अधिकार उल्लंघन किया, और उन्होंने नुकसान भरपाई की मांग की।

मुख्य विवादास्पद बिंदु

इस मामले में, सुनवाई जांच के व्यक्तिगत अधिकारों का उल्लंघन करने पर विवाद हुआ था, लेकिन नीचे हम देखेंगे कि क्या कंपनी की समस्याओं को हल करने के लिए ईमेल जांच प्राइवेसी अधिकारों का उल्लंघन करती है या नहीं, इस पर न्यायालय का निर्णय क्या था।

न्यायालय का निर्णय

न्यायालय ने ईमेल जांच के बारे में निम्नलिखित तरीके से निर्देश दिया और इस मामले में ईमेल जांच को गोपनीयता का उल्लंघन मानने का निर्णय नहीं किया।

अपमानजनक ईमेल के मामले में, मुद्दायी को उसके प्रेषक होने का संदेह था, और जब हालातों को सुना गया, तो मुद्दायी ने प्रेषक होने का इनकार किया, लेकिन उस संदेह को दूर करने में विफल रहे। इसलिए, और अधिक जांच की आवश्यकता थी, और यदि घटना को कंपनी के भीतर ईमेल का उपयोग करके किया गया था, तो अपराधी की पहचान करने वाली जानकारी मुद्दायी की ईमेल फ़ाइल में हो सकती थी, और उस सामग्री की जांच करने की आवश्यकता थी। इसके अलावा, जब निजी ईमेल के मामले में बड़ी संख्या में कार्यालय के बाहर के निजी ईमेल का अस्तित्व सामने आया, तो मुद्दायी के लिए इस पर नई जांच की आवश्यकता उत्पन्न हुई। और, यह कि क्या यह कार्यालय के बाहर का निजी ईमेल है या नहीं, इसे केवल उसके शीर्षक से सही तरीके से निर्णय नहीं किया जा सकता था, इसे उसकी सामग्री से निर्णय करने की आवश्यकता थी। दोनों जांचों को समाज द्वारा स्वीकार की जाने वाली सीमा को पार करके मुद्दायी की मानसिक स्वतंत्रता का उल्लंघन करने वाला अवैध कार्य माना नहीं जा सकता।

टोक्यो जिला न्यायालय, हेइसेइ 14 (2002) फरवरी 26

वाक्यांशों में थोड़ी अंतर हो सकती है, लेकिन इस न्यायिक प्रकरण में भी, “समाज द्वारा स्वीकार की जाने वाली सीमा को पार करना” (सामाजिक रूप से उचित सीमा से बाहर जाना) के दृष्टिकोण से निर्णय किया जा रहा है, ऐसा कहा जा सकता है।

निर्णय पत्र के महत्वपूर्ण बिंदु: कार्यदिवस के दौरान काम पर ध्यान केंद्रित करने की जिम्मेदारी और कंपनी के अनुशासन को बनाए रखना

इसके अलावा, कार्यदिवस के दौरान काम पर ध्यान केंद्रित करने की जिम्मेदारी और कंपनी के अनुशासन को बनाए रखने के बारे में, निम्नलिखित तरीके से निर्देश दिए गए हैं।

निजी ईमेल का उपयोग, संदेश भेजने वाले व्यक्ति द्वारा पत्र तैयार करने और भेजने की प्रक्रिया के दौरान, उसकी कार्यदिवस के दौरान काम पर ध्यान केंद्रित करने की जिम्मेदारी का उल्लंघन होता है, और साथ ही, कंपनी की सुविधाओं का निजी उपयोग करने से कंपनी के अनुशासन का उल्लंघन होता है। इसके अलावा, निजी ईमेल को पढ़ने के लिए अन्य लोगों को मजबूर करने से उनका काम भी बाधित होता है। इसके अलावा, इस मामले में, सबूत (सबूत छोड़ दिया गया है) के अनुसार, जवाब देने के लिए अन्य लोगों को मजबूर करने वाले संदेश, और इसके जवाब में निजी ईमेल भेजने वाले लोग, काफी संख्या में मौजूद हैं। यह सिर्फ अपनी कार्यदिवस के दौरान काम पर ध्यान केंद्रित करने की जिम्मेदारी का उल्लंघन करने के साथ ही, अन्य लोगों को जवाब देने के लिए पत्र तैयार करने और भेजने के लिए मजबूर करने से, उनकी कार्यदिवस के दौरान काम पर ध्यान केंद्रित करने की जिम्मेदारी का उल्लंघन होता है, और कंपनी की सुविधाओं का निजी उपयोग करने से कंपनी के अनुशासन का उल्लंघन होता है।

उपरोक्त

अर्थात, यदि कार्यदिवस के दौरान काम पर ध्यान केंद्रित करने की जिम्मेदारी का उल्लंघन (स्वीकार करने की संभावना) मान्यता प्राप्त होती है, तो कंपनी के अनुशासन को बनाए रखने के लिए, इस प्रकरण की तरह ईमेल जांच की आवश्यकता और उचितता स्वीकार की जाती है।

हालांकि, दूसरी ओर, यदि प्राइवेसी का उल्लंघन नहीं होता है, तो भी, उसके तरीके आदि के कारण, सम्मान आदि के अन्य व्यक्तिगत अधिकारों का उल्लंघन हो सकता है, इसलिए सतर्क रहना आवश्यक है।

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कर्मचारी ईमेल के संबंध में नियमों को स्पष्ट करें

कंपनी के लिए, ईमेल चेक को उचित तरीके से करने के लिए, पहले से ही कर्मचारी ईमेल के नियमों को स्पष्ट करना और कर्मचारियों के साथ पूर्व में साझा करना महत्वपूर्ण है।

इसके अलावा, कर्मचारी ईमेल के नियम सभी कर्मचारियों पर लागू होने वाले होने चाहिए, इसलिए इसे नियम के रूप में निर्धारित करना बेहतर होगा।

यदि कर्मचारी ईमेल के नियम नियम के रूप में स्पष्ट होते हैं, तो “क्या नियम का उल्लंघन नहीं किया गया है” के कारण कर्मचारी ईमेल की जांच करने से, कर्मचारियों के साथ समस्या होने की संभावना कम हो जाती है।

सारांश: कर्मचारी मेल की निगरानी से संबंधित समस्याओं पर वकील से परामर्श करें

कार्यक्षेत्र में, कुछ हद तक निजी मेल की अनुमति देने वाली कंपनियां हो सकती हैं। हालांकि, इसकी सीमा को पार नहीं करना चाहिए।

वैसे ही, कंपनी बिना शर्त के मेल की निगरानी या जांच नहीं कर सकती। यह केवल कंपनी के अनुशासन को बनाए रखने, कार्यदायित्व के प्रति समर्पण, और कंपनी की सुविधाओं के लिए मान्य है।

कर्मचारी मेल की निगरानी के लिए प्राइवेसी अधिकारों का उल्लंघन होने का निर्णय लेने या नियमावली बनाने के लिए उच्च स्तर की विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है। यदि आपको स्थिति का निर्णय लेने या नियमावली बनाने/संशोधित करने में कठिनाई हो रही है, तो कृपया वकील से परामर्श करें।

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मोनोलिथ कानूनी कार्यालय एक ऐसा कानूनी दफ्तर है, जिसमें IT, विशेषकर इंटरनेट और कानून के दोनों पहलुओं में उच्च विशेषज्ञता है। हम पार्ट-टाइम कर्मचारियों और व्यावसायिक ठेकेदारों जैसे व्यापक अर्थ में कर्मचारियों के लिए मैन्युअल और कर्मचारियों द्वारा इंटरनेट और सोशल मीडिया का उपयोग करने के निर्देशों का निर्माण करते हैं, और उनका समर्थन भी प्रदान करते हैं। हम कानूनी विफलता को रोकने और आपके कोर स्टाफ के बोझ को संभवतः कम करने को एक महत्वपूर्ण बिंदु मानते हैं। नीचे हमने विस्तार से विवरण दिया है।

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