Cégek figyelmeztetése: Mire kell figyelni a dolgozók SNS használatakor? Az SNS irányelvek kidolgozásának magyarázata

Ahogy a Facebook, a Twitter és más közösségi hálózatok egyre elterjedtebbek, a munkavállalók közösségi média használatával kapcsolatos kockázatok is növekednek.

A munkavállalók gondatlan bejegyzései gyorsan terjedhetnek, és bizonyos esetekben akár “viralizálódhatnak” is. Ezért sokan gondolkodnak azon, hogyan szabályozzák a munkavállalók közösségi média használatát.

Ebben a cikkben megvizsgáljuk, mire kell figyelni a munkavállalóknak szóló közösségi média irányelvek kidolgozásakor.

Az alkalmazottaknak szóló közösségi média irányelvekben szerepeltetendő tételek

Milyen tartalmat kellene tartalmaznia az alkalmazottaknak szóló közösségi média irányelveknek? Az alábbiakban felsoroljuk ezeket a tartalmakat. A munkahelyi vállalatot “cégünk” néven említjük.

Alapvetően szükséges feltüntetni a következő elemeket

Az SNS irányelvekben alapvetően szükséges feltüntetni a következő elemeket:

Szabályozás az SNS üzleti célú használatára vonatkozóan

• Üzleti célú SNS használat esetén szükséges a cég előzetes jóváhagyása
• Ha probléma merül fel harmadik féllel, azonnal jelentse, és kövesse a cég utasításait
• Az üzleti célú használatra létrehozott fiókokat a cég utasításai szerint kell kezelni és használni, még a cég elhagyása után is
• Az üzleti célú használatra létrehozott fiókok használata személyes jövedelemszerzésre, vagy a céghez hasonló vagy azzal azonos tevékenység végzésére tilos

A vállalati fiókoknak általában több követőjük van, mint az egyéni fiókoknak, és nagyobb a befolyásuk is. Ezért fontos, hogy ne tegyenek közzé helytelen bejegyzéseket, és előzetesen ellenőrizzék a tartalmat.

Az internetes lángolás esetén a vállalatok által követendő lépéseket a következő cikkben részletesen ismertetjük:

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Szabályozás a személyes SNS használatra vonatkozóan

• Személyes SNS használat esetén is, ha a cég tevékenységével kapcsolatos dolgokat tesz közzé, be kell tartania az irányelvekben foglaltakat
• Nem szabad közzétenni a cég belső információit, vagy olyan tartalmat, amely sérti a közrendet és az erkölcsöt, vagy rágalmazó
• Ha az SNS használatával a cég belső információi kiszivárognak, vagy a cég hírneve veszélybe kerül, azonnal jelenteni kell
• Biztonsági intézkedéseket kell tenni

Az alkalmazottak által személyes célra használt SNS-ek esetében is előfordulhat, hogy ha lángolás történik, a cég is kárt szenved.

Ezenkívül az egyszer már az interneten közzétett információk, amelyeket “digitális tetoválásnak” hívnak, gyakran nem tűnnek el, hanem megmaradnak.

Ezért fontos, hogy ne csak az üzleti célú SNS-eket, hanem a személyes célú SNS-eket is részletesen leírjuk.

A digitális tetoválás veszélyeiről a következő cikkben olvashat:

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Büntetési szabályok

Ha az alkalmazottak megsértik az irányelveket, lehetséges, hogy büntetést kapnak. Ezt is érdemes feltüntetni.

Az SNS irányelvek nem részei az alkalmazotti szerződésnek vagy a munkaszabályzatnak, de ha ezeket köztudottá teszik, a cég utasításaként vagy parancsaként kezelhetők. Ezért, ha valaki megsérti az SNS irányelveket, büntetést lehet kiszabni, mint az utasítások vagy parancsok megsértése.

További tételek hozzáadása a irányelvek hatékonyságának növelése érdekében

Továbbá, az irányelvek hatékonyságának növelése érdekében hatásos lehet a következő tételek hozzáadása:

• SNS használati stratégiai bizottság létrehozása, amely rendszeresen kérdőíves felméréseket végez az SNS használatáról, és válaszol az alkalmazottak SNS problémáira
• Évente egyszer képzést tartani az alkalmazottaknak az SNS használatáról

Az ilyen intézkedések végrehajtása azonban nagy terhet ró a vállalatra, ezért gondosan mérlegelje a hozzáadásukat.

Az alkalmazottaknak szóló SNS-irányelvek terjesztésének módjai

Hiába készítünk SNS-irányelveket az alkalmazottak számára, ha azok nem ismerik azokat, akkor nincs értelme.

Amikor SNS-irányelveket készítünk, küldjük el azokat e-mailben az alkalmazottaknak, vagy tegyük ki azokat a belső hirdetőtáblára. Ezenkívül az SNS-irányelveket helyezzük el olyan helyen, ahol az összes alkalmazott láthatja, és mindig hozzáférhetővé tegyük őket.

Összefoglalás

Ha egy alkalmazott problémát okoz a közösségi médiában, az nem csak a vállalat imázsának romlásához vezethet, hanem olyan nagy károkat is okozhat, mint a bojkott mozgalmak kialakulása vagy a részvényárak csökkenése. Ezeket a kockázatokat minimálisra csökkenthetjük, ha alkalmazotti közösségi média irányelveket határozunk meg és gondoskodunk azok széles körű ismertségéről.

Ha aggályai vannak a közösségi média irányelveinek kidolgozása vagy alkalmazása kapcsán, javasoljuk, hogy forduljon közösségi média stratégiában jártas ügyvédhez.