A rugalmas munkaidő-rendszerek stratégiai alkalmazása és jogi kockázatai a japán munkajogban

A mai üzleti környezet folyamatos változást és kiszámíthatatlanságot jellemez. Ebben a környezetben a vállalatoknak versenyképességüket és növekedésüket csak akkor tudják fenntartani, ha képesek gyorsan és hatékonyan alkalmazkodni a munkamennyiség változásaihoz, ami szervezeti agilitást igényel. Azonban a japán munkajogi rendszer (Japan’s labor law system) alapelve a munkavállalók védelme, és ennek megfelelően szigorú és egységes szabályokat alkalmaz a munkaidőre vonatkozóan. Ez az elv kulcsfontosságú szerepet játszik a munkavállalók egészségének megőrzésében, de ugyanakkor korlátozhatja a vállalatok rugalmas munkaerő-felhasználását és a termelékenység növelésére irányuló törekvéseiket. A japán Munkaügyi Normák Törvénye (Japanese Labor Standards Act) 32. cikke a munkaidőt alapvetően napi 8 órára és heti 40 órára korlátozza, és a túlórákat szigorúan szabályozza, valamint előírja a pótlék fizetését.

Az üzleti működés gyakorlati követelményei és a munkajogi keretrendszer közötti szakadék áthidalására a japán munkajog (Japanese labor law) különféle kivételes rendszereket vezetett be. Ezek közé tartozik a ‘változó munkaidő rendszere’ és a rugalmas munkaidő, valamint a szakértői munkaidő rendszere, amelyek a ‘rugalmas munkaidő rendszerek’ példái. Ezek a rendszerek nem csupán adminisztratív választási lehetőségek, hanem erőteljes stratégiai eszközök lehetnek a vállalatok termelékenységének, munkaköltségeinek optimalizálására és a munkavállalók munka-magánélet egyensúlyának javítására. A változó munkaidő rendszere lehetővé teszi a munkaidő tervezett elosztását a munkaterhelés változásaihoz igazodva, a rugalmas munkaidő rendszere a munkavállalókra bízza a munkakezdés és munkabefejezés időpontjának meghatározását, míg a szakértői munkaidő rendszere a munkaidő menedzselésétől a teljesítmény menedzselésére való áttérést teszi lehetővé bizonyos szakmákban. Mindazonáltal, ezeknek a rendszereknek a stratégiai előnyei szorosan összefüggnek a bevezetésük és működtetésük során betartandó szigorú jogi és adminisztratív kötelezettségekkel. Ha a rendszer követelményeinek csak egyetlen egyet sem teljesít a vállalat, akkor annak alkalmazása jogilag érvénytelennek minősülhet, ami visszamenőleges túlóra pótlék fizetési kötelezettségeket vonhat maga után, és ezáltal súlyos pénzügyi kockázatot jelenthet a vállalat számára. Ebben a cikkben részletesen elemezzük ezeket a munkaidő rendszereket a jogi szerkezetük, bevezetési követelményeik és potenciális kockázataik szempontjából, a vállalatvezetés nézőpontjából.

A munkaidő alapelvei a japán munkajogban

A japán munkajogi rendszerben a munkaidő-kezelés alapját a „törvényben meghatározott munkaidő elve” képezi. Ez a Japán Munkaügyi Normák Törvényének (Labor Standards Act) 32. cikkében van meghatározva, amely előírja, hogy a munkáltatók nem rendelhetnek el a munkavállalók számára a pihenőidőt leszámítva több mint 40 órás munkahetet és napi 8 órát meghaladó munkaidőt. Ez a szigorú felső határ a munkavállalók túlzott munkaterhelésének megelőzésére és egészségük védelmére szolgál alapvető minimumként. A törvényben meghatározott munkaidőn túli munkavégzés „túlóra” (törvényen kívüli túlóra) néven definiálódik, és jogilag kivételes intézkedésként van kezelve.

A munkáltatóknak, ha túlórát akarnak elrendelni, két fontos jogi követelményt kell teljesíteniük. Először is, írásbeli megállapodást kell kötniük a munkavállalók többségét képviselő szakszervezettel, vagy ha ilyen nincs, a munkavállalók többségét képviselő személlyel a túlóráról. Ez a megállapodás a Japán Munkaügyi Normák Törvényének 36. cikkén alapul, ezért általában „36-os megállapodásnak” (saburoku kyōtei) nevezik. Másodszor, ha a 36-os megállapodás megkötése után valóban túlórát végeztetnek, a munkáltatóknak kötelezettségük van a törvény által előírt pótlékot (alapelv szerint 25% felett) fizetni az adott időre.

Itt fontos egy gyakorlati és jogilag rendkívül fontos fogalom megkülönböztetése: a „törvényben meghatározott munkaidő” és a „megállapított munkaidő” közötti különbség. A törvényben meghatározott munkaidő a jogszabály által megszabott abszolút felső határ, míg a „megállapított munkaidő” az egyes vállalatok által a munkaszerződésben vagy a munkaszabályzatban meghatározott munkaidőt jelenti. Például, ha egy vállalat 9 órakor kezdődő munkaidőt, 17 órakor véget érő munkaidőt és 1 órás szünetet határoz meg, akkor a vállalat megállapított munkaidője 7 óra lesz. Ezt a megállapított munkaidőt mindig a törvényben meghatározott munkaidő, azaz a napi 8 óra és a heti 40 óra határain belül kell meghatározni. Ez a megkülönböztetés döntő jelentőségű a pótlék kiszámításánál. A megállapított munkaidőt (például 7 órát) meghaladó, de a törvényben meghatározott munkaidőt (8 órát) el nem érő munkavégzés (ebben az esetben 1 óra) „törvényen belüli túlórának” minősül, és jogilag nem keletkezik pótlékfizetési kötelezettség (bár a munkaszabályzatban külön megállapodás lehet a fizetésre). Másrészről, a törvényben meghatározott munkaidőt meghaladó munkavégzés „törvényen kívüli túlórává” válik, és szükségessé válik az előzőleg említett 36-os megállapodás és a pótlék fizetése.

Ezen alapelvek szigorúságának megértése kiindulópontul szolgál a változó munkaidő-rendszer és más rugalmas rendszerek megfontolásakor. A későbbiekben tárgyalt rendszerek mind a „napi 8 óra, heti 40 óra” elvének jogilag külön engedélyezett „kivételei”. Jogelméleti szempontból, hogy egy kivétel szabályát alkalmazhassák, teljesíteni kell az adott rendelkezés által meghatározott összes követelményt. Ha eljárási apró hibák vagy működési tévedések miatt a követelmények nem teljesülnek, akkor a kivétel szabályának alkalmazását nem fogják elfogadni, és vissza kell térni az alapelvhez a munkaidő kiszámításához. Ez jelentős kockázatot hordoz a vállalatvezetés számára. Például, ha egy vállalat úgy véli, hogy bevezette a változó munkaidő-rendszert, de évekkel később kiderül, hogy a bevezetési eljárásban hiányosságok voltak, akkor az egész rendszer érvénytelennek minősülhet, és az összes korábbi időszakra vonatkozóan a napi 8 órát és a heti 40 órát meghaladó összes munkavégzést túlóráként kell újraszámolni. Ennek eredményeként a vállalat váratlanul hatalmas összegű kifizetetlen pótlékokat köteles lehet fizetni. Ezért ezeket a rugalmas rendszereket nem csupán kényelmi eszközként kell kezelni, hanem szigorú jogi megfelelőséget igénylő, magas kockázatú jogi keretként kell értelmezni.

A változó munkaidő rendszere: Keretrendszer a munkaterhelés ingadozásának kezelésére

A változó munkaidő rendszere egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi a munkavállalók munkaidejének tervezett alkalmazkodását a szezonális és havi munkaterhelés változásaihoz, a munkaerő hatékony elosztását és az összes munkaidő csökkentését célozza meg. Ennek a rendszernek a lényege, hogy ha egy meghatározott időszakban (a célidőszakban) az átlagos heti munkaidő nem haladja meg a törvény által előírt 40 órát, akkor a munkáltató és a munkavállalók közötti megállapodás vagy a munkaszabályzat alapján lehetővé válik, hogy bizonyos napokon 8 óránál többet, vagy bizonyos heteken a 40 órát meghaladóan dolgoztassanak anélkül, hogy azt azonnal túlóráként kezelnék. Ezáltal a vállalatok képesek a csúcsidőszakban hosszabb munkaidőt beállítani, míg a csendes időszakokban rövidebb munkaidőt alkalmazni, így a munkaidőt a munkaterhelés ingadozásával szinkronizálva. Ennek eredményeképpen csökkenthetők a csendes időszakok alatti nem hatékony várakozási idők, és a csúcsidőszakokban a túlóra korlátozásával optimalizálhatók a munkaerő-költségek és növelhető a termelékenység.

A japán munkaügyi törvények a célidőszak hosszától függően két fő változó munkaidő rendszert határoznak meg.

A havi egységű változó munkaidő rendszere Japánban

A havi egységű változó munkaidő rendszere Japánban egy olyan időszakra vonatkozik, amely nem haladja meg az egy hónapot, és különösen azokra a vállalkozásokra alkalmas, ahol a munka mennyisége ciklikusan változik a hónap folyamán. Tipikus példák közé tartozik a hónap végén felgyülemlő munkával rendelkező könyvelési osztályok, vagy az adott hetekben rendezvényeket szervező szolgáltatóipar. Ennek a rendszernek a bevezetéséhez szükséges egy munkavállalói és munkáltatói megállapodást kötni, és azt bejelenteni az illetékes Munkaügyi Felügyelőségnél, vagy pedig a munkaszerződésben vagy annak megfelelő egyéb dokumentumban előírásokat kell megállapítani a rendszerre vonatkozóan. A rendszer működtetésének legfontosabb követelménye, hogy a munkavállalók számára előre ismertté tegyük a hónap minden egyes napjára vonatkozó munkaidőt, például a munkaidő naptár vagy a műszakbeosztás segítségével, még mielőtt az adott időszak elkezdődik. Az egyszer már meghatározott munkaidőt a munkáltató kénye-kedve szerinti megváltoztatása alapvetően nem megengedett.  

Az éves egységű változó munkaidő rendszer Japánban

Az éves egységű változó munkaidő rendszer egy olyan időszakot céloz meg, amely egy hónapot meghalad, de egy éven belül marad, és különösen azokra a vállalkozásokra alkalmas, ahol a munkamennyiség szezonális ingadozások miatt jelentősen változik, mint például az építőipar, a turizmus vagy bizonyos termékeket gyártó vállalatok. Mivel a célidőszak hosszú távú, és így nagy hatással van a munkavállalókra, ezért szigorúbb szabályozások vonatkoznak rá, mint a havi egységű rendszerre. A bevezetéshez szükséges a munkaszabályzatba való belefoglalás, a munkavállalói és munkáltatói megállapodás megkötése, valamint ennek a megállapodásnak a munkaügyi felügyelőségre történő bejelentése.

E rendszerben több felső határ-szabályozás is létezik a munkavállalók túlterhelésének megelőzése érdekében. Konkrétan a napi munkaidő felső határa 10 óra, a heti munkaidő felső határa pedig 52 óra. Emellett a célidőszak alatti összes munkanapok számára is van felső határ, amely alapelvként évente 280 nap. Továbbá, a munkavállalókat egymást követő napokon legfeljebb hat napig lehet foglalkoztatni. Ezek a felső határ-szabályozások abszolút érvényűek, még akkor is, ha az éves átlagos heti munkaidő 40 órán belül marad.

A „meghatározott” követelmények és jogi kockázatok a japán munkajogban

A változó munkaidő rendszerének hatékonyságát meghatározó legfontosabb jogi fogalom a „meghatározott” követelmény. Ez azt az elvet jelenti, hogy a célidőszak minden egyes munkanapjának munkaidejét előre, konkrétan és határozottan kell meghatározni. Ha a bíróság úgy ítéli meg, hogy ez a „meghatározott” követelmény nem teljesül, akkor fennáll annak a kockázata, hogy a változó munkaidő rendszert érvénytelennek nyilvánítják. A japán bíróságok ezt a követelményt rendkívül szigorúan értelmezik, és nem engedélyezik a munkáltatóknak, hogy széles körűen módosíthassák a munkaidőt a munkavégzés után.

Ezzel kapcsolatban fontos ítéletként említhető a JR Nyugat-Japán (Hiroshima-i fiók) esete (Hiroshima Fellebbviteli Bíróság 2002. június 25-i ítélete), ahol a cég munkaszabályzatában szerepelt egy olyan cikkely, amely szerint „amennyiben az üzleti szükségletek megkívánják, a kijelölt munkaidőt megváltoztathatják”. A bíróság úgy ítélte meg, hogy ez a általános és absztrakt szabályozás lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy az üzleti szükségletekre hivatkozva tetszés szerint módosítsa a munkaidőt, ami ellentétes a Munkaügyi Normák Törvényében előírt munkaidő „meghatározásának” céljával. Ennek eredményeként ezt a cikkelyt érvénytelennek nyilvánították, és a változó munkaidő rendszerének alkalmazását elutasították.

Továbbá a Dailex esetben (Nagasaki Kerületi Bíróság 2021. február 26-i ítélete) a cég által létrehozott munkabeosztás a meghatározott munkaidőn felül előre beépített egy bizonyos mennyiségű túlóra munkát is. A bíróság úgy ítélte meg, hogy ha a havi átlagos munkaidő nem marad a változó munkaidő rendszer által megengedett heti 40 órán belül, akkor az a jogszabályban előírt munkaidő teljes keretét eleve túllépi, és így a változó munkaidő rendszert érvénytelennek nyilvánította.

Ezekből az ítéletekből levonható üzleti tanulságok rendkívül fontosak. A változó munkaidő rendszer, nevével ellentétben, nem arra szolgál, hogy a napi helyzeteknek megfelelően rugalmasan változtassuk a munkaidőt. Inkább egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi a „megjósolható” munkamennyiség változásainak „előzetes tervezés” alapján történő újraelosztását. Egyszer beállított ütemterv alapvetően nem módosítható. Így a vállalatvezetőknek, amikor e rendszer bevezetését fontolgatják, meg kell kérdezniük maguktól, hogy vállalatuk munkamennyiségének változása megjósolható-e annyira, hogy a célidőszak (egy hónap vagy egy év) kezdete előtt meghatározhatók legyenek a napi munkaidők. Ha a vállalati modell olyan, hogy a váratlan megrendelések vagy nem tervezett problémák miatt rendszeresen szükség van a munkaerő átrendezésére, akkor a változó munkaidő rendszer nem megoldás, hanem súlyos jogi kockázatot jelentő csapdává válhat.

Rugalmas munkaidő-rendszerek: A munkavállalói döntési jog alkalmazásának megközelítése Japánban

Míg a változó munkaidő-rendszer egy top-down megközelítést alkalmaz, ahol a munkáltató tervei alapján osztják el a munkaidőt, a következőkben ismertetett flexi-idő és a mérlegelési munkaidő-rendszerek a munkavállalók egyéni döntési jogát és autonómiáját használják fel egy bottom-up típusú gondolkodásmód alapján. Ezek a rendszerek a munkaidő kezelésének alapvető megváltoztatásával törekednek a termelékenység növelésére és a sokféle munkavégzési forma megvalósítására.

A rugalmas munkaidő rendszere Japánban

A rugalmas munkaidő rendszere a japán munkaügyi törvény (Munkaügyi Alaptörvény) 32. cikkelyének 3. pontja alapján van szabályozva, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy egy előre meghatározott időszakon (elszámolási időszak) belül, a megállapított összes munkaidő keretein belül, naponta saját maguk döntsék el a munkakezdés és a munkabefejezés időpontját. Ennek a rendszernek a célja, hogy a munkavállalók a munka és a magánélet összehangolása mellett választhassák meg a számukra leginkább hatékony munkavégzés időszakát. A vállalatok szabadon állapíthatják meg a “magóra” időszakot, amikor minden alkalmazottnak jelen kell lennie, valamint a “rugalmas időt”, amikor a munkavállalók bármikor érkezhetnek és távozhatnak a magóra időszakon belül.

A rendszer bevezetéséhez szükséges, hogy a munkaszerződésben vagy egyéb szabályzatokban rögzítsék a “munkakezdés és munkabefejezés időpontjának a munkavállalóra bízását”, valamint munkavállalói és munkáltatói megállapodást kössenek, amely meghatározza a következőket:

• A rendszerbe bevont munkavállalók köre
• Elszámolási időszak (maximum 3 hónap)
• Az elszámolási időszakban végzett összes munkaidő (meghatározott munkaidő)
• Az egy napra vonatkozó standard munkaidő

Különösen fontos az elszámolási időszak kezelése. A 2019-es törvényi módosítások következtében az elszámolási időszak felső határa 1 hónapról 3 hónapra nőtt, lehetővé téve a rendszer rugalmasabb alkalmazását. Azonban, ha az elszámolási időszak meghaladja az egy hónapot, kötelező a munkavállalói és munkáltatói megállapodást a területileg illetékes Munkaügyi Felügyelőség vezetőjének bejelenteni.

A rugalmas munkaidő rendszerében a túlóra fogalma jelentősen eltér más rendszerektől. A túlóra nem napi vagy heti egységekben, hanem az elszámolási időszak végén számított tényleges munkaidő összegzésekor jön létre, ha az előre meghatározott összes munkaidőt túllépték, és csak a túllépett időre vonatkozik. Ha az elszámolási időszak meghaladja az egy hónapot, a számítás bonyolultabbá válik: először meg kell állapítani, hogy a hónapok során volt-e átlagosan heti 50 órát meghaladó munkaidő, majd az elszámolási időszak egészére vonatkozóan meg kell határozni a törvényes munkaidő keretét meghaladó órák számát, ami egy kétszintű ellenőrzést igényel.

A vállalatvezetés szemszögéből a rugalmas munkaidő rendszerének közvetlen előnyei nemcsak a munkaerő-költségek csökkentésében rejlenek, hanem a munkavállalók autonómiájának növelésében, a termelékenység javításában, a munka és magánélet egyensúlyának előmozdításában, a munkavállalói elégedettség növelésében, valamint a fluktuáció csökkentésében és a tehetséges munkaerő megszerzésében és megtartásában is.

A japán munkaidő-keretrendszer (裁量労働制)

A japán munkaidő-keretrendszer (裁量労働制) az egyik legnagyobb eltérést jelenti az alapvető munkaidő-kezelési elvektől. Bizonyos, a munka jellegéből adódóan nagymértékben a munkavállalók belátására bízott feladatok esetében, a tényleges munkaidőtől függetlenül, a munkáltató és a munkavállaló által előre meghatározott időt (feltételezett munkaidőt) vesznek alapul. Ebben a rendszerben az értékelési mércét teljes mértékben a ‘munkaidőről’ a ‘teljesítményre’ helyezik át. Így, amennyiben a feltételezett munkaidő nem haladja meg a törvényben előírt 8 órát, alapelvként nem keletkezik túlóradíj-kötelezettség. Azonban éjszakai (22 órától másnap 5 óráig tartó) munkavégzés és a törvényben előírt pihenőnapokon végzett munka esetén külön túlóradíj fizetése szükséges.

A japán munkaidő-keretrendszernek két fő típusa van.

Az első a szakmai munkavégzésre vonatkozó munkaidő-keretrendszer (専門業務型裁量労働制). Ezt a rendszert a Japán Munkaügyi Minisztérium rendeletei és közleményei határozzák meg, és kizárólag 20 meghatározott szakmai tevékenységre alkalmazható. Ide tartoznak például az új termékek és technológiák kutatás-fejlesztői, az információs rendszerek elemzői és tervezői, a tervezőgrafikusok, az ügyvédek, a könyvvizsgálók stb. Ez a lista korlátozott felsorolás, és a bíróságok rendkívül szigorúan értelmezik a releváns tevékenységek meghatározását. A bevezetéshez szükséges egy munkáltatói és munkavállalói megállapodás megkötése és annak bejelentése a Munkaügyi Felügyelőségnél, továbbá a 2024 (Reiwa 6) áprilisi jogszabály-módosítás értelmében minden egyes érintett munkavállalótól egyéni beleegyezést kell szerezni.

A második a tervezési munkára vonatkozó munkaidő-keretrendszer (企画業務型裁量労働制). Ez a rendszer a vállalatok ‘főirodájában vagy főüzemében, ahol a vállalkozás működésével kapcsolatos fontos döntések születnek’, az ‘üzleti működéssel kapcsolatos tervezési, előkészítési, kutatási és elemzési feladatokat’ végző munkavállalókra vonatkozik. A szakmai munkavégzésre vonatkozó típustól eltérően itt a releváns tevékenységek absztrakt módon vannak meghatározva, így az alkalmazási körüket óvatosabban kell megítélni. A bevezetési eljárás rendkívül szigorú: először is létre kell hozni egy munkáltatói és munkavállalói képviselőkből álló ‘munkáltató-munkavállalói bizottságot’, amelynek keretében a tagok több mint négyötödének döntésével kell meghatározni a rendszer részleteit, majd ezt be kell jelenteni a Munkaügyi Felügyelőségnél, és szükséges az érintett munkavállalók egyéni beleegyezését is megszerezni.

A japán munkaidő-keretrendszer bevezetése és működtetése komoly jogi kockázatokkal jár. A Legacy és egyéb vállalatok ügyében (Tokiói Fellebbviteli Bíróság, 2014. február 27-i ítélet) a bíróság úgy döntött, hogy a szakmai munkavégzésre vonatkozó munkaidő-keretrendszer alá tartozó ‘adótanácsadói tevékenység’ kizárólag azokra a tevékenységekre korlátozódik, amelyeket államilag elismert és az adótanácsadói nyilvántartásba bejegyzett személyek végeznek. Így arra a következtetésre jutottak, hogy a rendszert nem lehet alkalmazni azokra a munkavállalókra, akik hivatalosan nem rendelkeznek a szükséges képesítéssel, még akkor sem, ha valójában hasonló tevékenységeket végeznek. Ez az ítélet egyértelműen kifejezi a bíróságok hajlandóságát a formális követelmények szigorú értelmezésére. Emellett előfordulnak olyan esetek is, amikor a munkavállalók valójában alig kapnak valós döntési szabadságot a munkavégzésük során, mégis alkalmazzák rájuk a rendszert. Ezek a névleges munkaidő-keretrendszerek gyakran csupán a túlóradíj-fizetési kötelezettség elkerülésére szolgáló jogellenes eszközként jelennek meg, és a Munkaügyi Felügyelőség által kiadott helyreigazítási ajánlások vagy peres eljárások tárgyává válhatnak.

Mindezeket figyelembe véve látható, hogy a japán munkaidő-keretrendszer teljesen eltér az olyan nyugati munkajogi rendszerektől, mint amilyen a ‘fehérgalléros kivétel’ (white-collar exemption), és rendkívül korlátozott rendszernek tekinthető. Különösen a tervezési munkára vonatkozó munkaidő-keretrendszer esetében a munkáltató-munkavállalói bizottság létrehozására és a magas döntési küszöb alkalmazására vonatkozó előírások szándékos jogi akadályként működnek, hogy megakadályozzák a rendszer könnyelmű kiterjesztését. A rendszer eredeti célja azoknak a magasan képzett szakembereknek a munkavégzési módjának elismerése, akiknél a munkaidő hossza és a teljesítmény között semmilyen összefüggés nem áll fenn. Így a vállalatvezetőknek nem szabad ezt a rendszert egyszerű költségcsökkentő eszközként kezelniük. Nem az a kérdés, hogy ‘vajon munkavállalóink munkaköri leírása megfelel-e ennek a szigorú jogi meghatározásnak’, hanem hogy ‘vajon szervezetünkben vannak-e olyan magas szintű autonómiával rendelkező szakemberek, akiknél a munkaidő fogalmának kezelése maga is értelmetlen’. Ez a megközelítés lehet a legbölcsebb módja a jogi kockázatok elkerülésének.

A különböző munkaidő-rendszerek összehasonlító elemzése és stratégiai választásuk Japánban

A korábban részletesen tárgyalt különböző munkaidő-rendszerek mindegyike eltérő célokat, követelményeket és kockázatokat hordoz. Ahhoz, hogy egy vállalat a saját helyzetéhez leginkább megfelelő rendszert válassza, szükséges ezeket a jellemzőket több szempontból összehasonlítani és stratégiai döntést hozni. Nem elég csupán a rendszerek felszíni jellemzőit követni, hanem alaposan elemezni kell a vállalat üzleti modelljét, a munka jellegét, az alkalmazottak összetételét, valamint a vállalható menedzsment költségeket és a jogi kockázatok szintjét.

A stratégiai választás során az ítélet alapját elsősorban a következő négy szempont adja.

Elsőként a “munkamennyiség változásának jellege”. Ha a munkamennyiség változása szezonális vagy havi ciklusokban következik be és magas pontossággal előrejelezhető, akkor a változó munkaidő-rendszer lehet egy hatékony választás. Különösen az éves változások esetén az éves változó munkaidő-rendszer, míg a havi változások esetén a havi változó munkaidő-rendszer járulhat hozzá közvetlenül a munkaerő-költségek optimalizálásához. Azonban, ha a munkamennyiség változása előre nem jelezhető és a napi helyzeteknek megfelelően rugalmas személyzet-beosztásra van szükség, akkor a változó munkaidő-rendszer “előzetes tervezés és fixálás” követelménye akadályt jelenthet, és a bevezetése nem valósítható meg.

Másodszor a “termelékenység forrása”. Olyan gyártóiparban és egyes szolgáltatási ágazatokban, ahol a termelékenység a központosított tervezésen és hatékony személyzet-beosztáson keresztül maximalizálható, a változó munkaidő-rendszer megfelelő lehet. Ezzel szemben, ha a termelékenység az alkalmazottak egyéni autonómiáján, kreativitásán és önálló időgazdálkodásán alapul, mint például a kutatás-fejlesztés vagy a tanácsadás esetében, akkor a rugalmas munkaidő-rendszer vagy a munkavállalói mérlegelési jogkörrel rendelkező munkaidő-rendszer biztosíthatja a képességek legnagyobb mértékű kiaknázását.

Harmadszor a “célzott alkalmazottak jellemzői”. A változó munkaidő-rendszer és a rugalmas munkaidő-rendszer alapelv szerint minden alkalmazottra alkalmazható. Ezzel szemben a munkavállalói mérlegelési jogkörrel rendelkező munkaidő-rendszer csak a törvény által szigorúan meghatározott bizonyos szakmai tevékenységeket végző személyekre, vagy a vállalat vezetői központjában tervezési és előkészítő feladatokat ellátó személyekre alkalmazható. Ezért a munkavállalói mérlegelési jogkörrel rendelkező munkaidő-rendszert nem vállalati szintű intézkedésként, hanem egyes alkalmazottakra irányuló célzott intézkedésként kell kezelni.

Negyedszer a “menedzsment képesség és a kockázatvállalási hajlandóság”. A bevezetés és működtetés egyszerűsége, valamint a jogi kockázatok alacsony szintje szempontjából a havi elszámolási időszakot egy hónapon belülre szabályozó rugalmas munkaidő-rendszer a legkevésbé terhelő. Ezzel szemben az éves változó munkaidő-rendszer számos felső határ-szabályozásnak való megfelelést és merev éves tervek kezelését igényli, ami magas menedzsment képességet követel meg. A munkavállalói mérlegelési jogkörrel rendelkező munkaidő-rendszer, különösen a tervezési feladatokra vonatkozó, rendkívül bonyolult bevezetési eljárásokat és a célzott munkakörök és alkalmazottak megfelelőségével kapcsolatos súlyos jogi kockázatokat hordoz, így a legmagasabb szintű jogi és munkaügyi menedzsment rendszer és kockázatvállalási hajlandóság nélkül nem érdemes megfontolni a bevezetését.

Ezeket az elemzéseket összegezve megállapítható, hogy a különböző rendszerek világosan elkülöníthetőek. Az alábbi táblázat a korábban tárgyalt tartalmat stratégiai szempontból rendezi, hogy a vállalatvezetők a döntéshozatal során összehasonlító anyagként használhassák.

A táblázat használatával a vállalatok összevetve a saját céljaikat és helyzetüket, gyorsan és pontosan meg tudják ítélni, hogy melyik rendszer a legmegfelelőbb számukra, és milyen kockázatokkal jár az adott választás.

Összefoglaló

Ebben a cikkben részletesen bemutattuk a japán munkaidőtörvény által meghatározott változó munkaidő rendszert, a rugalmas munkaidő rendszert, valamint a mérlegelési munkaidő rendszert, azok jogi szerkezetét, működési követelményeit és a vállalati stratégiában betöltött szerepüket. A japán munkaidő jogszabályainak szigorú alapelveiből kiindulva világossá vált, hogy ezek a rendszerek erőteljes, de egyben magas kockázatú eszközök a munkafolyamatok hatékonyságának növelésére, a munkaerő-költségek optimalizálására és a változatos munkavégzési formák megvalósítására a modern üzleti kihívásokra válaszul. A változó munkaidő rendszer lehetővé teszi a tervezhető munkavégzési ingadozásokra való előzetes reagálást, a rugalmas munkaidő rendszer ösztönzi az alkalmazottak autonómiáját, a mérlegelési munkaidő rendszer pedig a teljesítményorientált munkakultúrára való átállást teszi lehetővé, azonban mindegyikük szigorú eljárásokat és működési menedzsmentet feltételez. Ha ezeket a jogi követelményeket nem tartják be, a rendszerek előnyei elvesznek, és komoly pénzügyi és jogi kockázatokkal kell szembenézniük. Ezért ezeknek a rendszereknek a bevezetése nem csupán munkaügyi döntés, hanem a jogi, pénzügyi és üzleti stratégia integrált részeként kezelendő magas szintű vezetői ítélet.

A Monolith Jogügyi Iroda rendelkezik a japán munkajog területén mély szakértői tudással és széleskörű gyakorlati tapasztalattal, mind hazai, mind nemzetközi ügyfelek körében. Kínálunk átfogó jogi támogatást a cikkben tárgyalt összetett munkaidő rendszerek bevezetési terveinek kidolgozásától, a munkavállalói megállapodások és munkaszabályzatok létrehozásán és felülvizsgálatán át, egészen a bevezetés utáni megfelelőségi rendszerek kiépítéséig. Irodánkban több olyan szakértő is dolgozik, akik rendelkeznek külföldi jogi képesítéssel és angol nyelvtudással, így képesek vagyunk zökkenőmentesen kommunikálni a nemzetközi menedzsmenttel, megoldani a japán munkajog sajátosságaiból adódó kihívásokat és támogatni ügyfeleink üzleti sikerét Japánban. Amennyiben vállalatának japán munkajogi tanácsadásra van szüksége, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal.