Penjelasan Poin: Pekerjaan Tenaga Kerja Asing di Industri IT dan Pengadaan Visa Kerja (Jenis, Persyaratan, Keuntungan Visa Profesional Berketerampilan Tinggi)

Industri IT di Jepang menghadapi dua tantangan besar: perkembangan transformasi digital yang pesat dan kekurangan tenaga kerja yang serius. Dalam situasi ini, mempekerjakan profesional IT dengan pengetahuan spesialis dari luar negeri bukan lagi sekadar pilihan, melainkan strategi bisnis penting untuk mempercepat pertumbuhan dan inovasi perusahaan. Namun, untuk mempekerjakan warga asing di Jepang, sangat penting untuk memahami dan mematuhi prosedur hukum dengan tepat. Inti dari prosedur ini adalah sistem ‘Status of Residence’ yang ditetapkan oleh ‘Undang-Undang Pengelolaan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi’ Jepang. Berdasarkan sistem ini, tenaga kerja asing yang ingin bekerja harus memperoleh status of residence yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dijalankan. Artikel ini akan fokus pada dua status of residence yang paling relevan saat mempekerjakan tenaga asing di industri IT, yaitu ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ yang banyak digunakan oleh profesional, dan ‘Profesional Berketerampilan Tinggi’, sebuah skema preferensial yang ditujukan untuk talenta luar biasa. Kami akan menjelaskan secara rinci tentang persyaratan hukum untuk masing-masing status of residence, prosedur aplikasi, dan keuntungan strategis yang dapat dinikmati oleh perusahaan, dengan berlandaskan pada peraturan hukum yang spesifik.

Dasar Hukum Ketenagakerjaan Asing di Jepang

Undang-Undang “Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi” Jepang secara ketat menentukan aktivitas yang dapat dilakukan oleh orang asing di Jepang berdasarkan “Status Keberadaan” mereka. Setiap status keberadaan memiliki lingkup aktivitas yang diizinkan yang jelas ditetapkan, dan terlibat dalam aktivitas berbayar di luar lingkup tersebut dianggap sebagai pekerjaan ilegal. Hal ini tidak hanya menimbulkan risiko hukum yang signifikan bagi pekerja asing yang dipekerjakan, tetapi juga bagi perusahaan yang mempekerjakannya. Oleh karena itu, menjadi prasyarat mutlak dalam kepatuhan hukum bagi perusahaan untuk memastikan bahwa bakat yang direncanakan untuk direkrut memperoleh status keberadaan yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dijalankan. Dalam industri IT, seperti pengembangan perangkat lunak, desain sistem, dan manajemen jaringan yang merupakan pekerjaan spesialis dan teknis, banyak di antaranya termasuk dalam kategori status keberadaan “Keterampilan, Pengetahuan Khusus, dan Bisnis Internasional”. Status keberadaan ini ditetapkan dalam Lampiran Pertama undang-undang tersebut dan merupakan kerangka hukum dasar untuk mempekerjakan profesional IT. Khususnya, pekerjaan teknis seperti insinyur sistem dan programmer diklasifikasikan dalam kategori “Keterampilan” dari status keberadaan ini. 

Analisis Detail Status Keberadaan ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ di Jepang

Status keberadaan ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ di Jepang mencakup tiga bidang pekerjaan, namun yang menjadi inti dalam perekrutan profesional IT adalah kategori ‘Teknologi’.

Ruang Lingkup Aktivitas di Bidang ‘Teknologi’ di Jepang

Di bawah hukum Jepang, aktivitas di bidang ‘teknologi’ didefinisikan sebagai “aktivitas yang terlibat dalam pekerjaan yang memerlukan teknik atau pengetahuan yang termasuk dalam bidang ilmu pengetahuan alam seperti ilmu fisika, ilmu teknik, dan lainnya”. Definisi hukum ini secara luas diterapkan pada pekerjaan terkait IT yang spesifik. Contohnya termasuk profesi seperti insinyur perangkat lunak, arsitek sistem, analis keamanan siber, insinyur jaringan, dan operator CAD, yang merupakan contoh khas yang relevan. Yang penting adalah bahwa pekerjaan ini memerlukan pengetahuan khusus yang diperoleh melalui pendidikan tinggi di universitas atau lembaga pendidikan tinggi lainnya. Di sisi lain, status tinggal ini tidak mengizinkan aktivitas yang dianggap sebagai ‘pekerjaan sederhana’. Misalnya, pekerjaan yang tidak melibatkan penilaian profesional seperti entri data yang sederhana, pekerjaan pemasangan peralatan fisik, atau tugas dasar IT helpdesk yang tidak memerlukan pengetahuan akademis khusus, tidak diizinkan sebagai fokus utama. Perbedaan ketat antara pekerjaan profesional dan pekerjaan sederhana ini mencerminkan prinsip dasar dari sistem status tinggal Jepang. Tujuan dari sistem ini adalah untuk melengkapi pasar tenaga kerja domestik dengan bakat yang memiliki keterampilan profesional tingkat tinggi yang kekurangan, bukan untuk memperkenalkan tenaga kerja murah. Oleh karena itu, apakah permohonan status tinggal disetujui atau tidak sangat bergantung pada apakah perusahaan dapat menjelaskan secara logis profesionalisme dan sifat intelektual dari deskripsi pekerjaan yang ditawarkan, sehubungan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja pemohon. 

Persyaratan Hukum untuk Memperoleh Status Kependudukan di Jepang

Untuk memperoleh status kependudukan “Keahlian Teknis, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional” di Jepang, pemohon harus memenuhi persyaratan tertentu yang ditetapkan dalam “Peraturan Menteri yang Menetapkan Standar berdasarkan Pasal 7 Ayat 1 Nomor 2 Undang-Undang Manajemen Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi Jepang” (selanjutnya disebut “Peraturan Standar”).

Persyaratan Kualifikasi Akademis

Persyaratan paling dasar adalah bahwa pelamar telah menyelesaikan pendidikan di universitas dalam atau luar negeri dengan spesialisasi mata pelajaran yang terkait dengan pekerjaan yang ingin dijalani, atau telah menyelesaikan pendidikan di sekolah kejuruan Jepang. Interpretasi ‘keterkaitan’ dalam bidang IT cukup fleksibel, tidak terbatas pada ilmu informasi atau ilmu komputer saja, tetapi juga gelar dalam bidang sains lain seperti fisika atau teknik mesin sering dianggap memiliki relevansi yang cukup untuk pekerjaan seperti rekayasa perangkat lunak. Namun, jika seseorang hanya memiliki gelar dalam bidang yang sama sekali tidak terkait seperti sastra atau sejarah, maka prinsipnya, mereka tidak dianggap memenuhi persyaratan ini.

Pengalaman Praktis sebagai Persyaratan Alternatif

Jika Anda tidak memenuhi persyaratan pendidikan, ada jalur alternatif yang tersedia. Seorang pelamar dapat diakui berdasarkan pengalaman praktis jika dapat membuktikan dengan dokumen objektif bahwa mereka memiliki pengalaman kerja lebih dari 10 tahun di bidang yang ingin mereka geluti. Pengalaman praktis ini harus dibuktikan dengan dokumen resmi yang menyatakan isi pekerjaan, jabatan, dan periode kerja, seperti surat keterangan kerja dari mantan majikan.

Tindakan Khusus Terkait Tenaga Ahli IT di Jepang

Pemerintah Jepang mengakui pentingnya sektor IT dan telah menetapkan pengecualian khusus dalam “Peraturan Standar”. Jika pemohon telah lulus ujian teknologi pengolahan informasi yang ditentukan dalam pemberitahuan terpisah oleh Menteri Kehakiman, atau memiliki kualifikasi terkait, maka pemohon tersebut dianggap memenuhi persyaratan untuk kategori ‘teknologi’ tanpa perlu mempertimbangkan persyaratan pendidikan formal atau pengalaman kerja selama 10 tahun. Ini mencerminkan realitas di industri IT di mana keterampilan praktis dan kualifikasi resmi sering kali dihargai setara atau bahkan lebih tinggi daripada pendidikan formal.

Persyaratan Mengenai Remunerasi

Peraturan hukum di Jepang secara eksplisit menetapkan bahwa jumlah remunerasi yang diterima oleh warga negara asing harus setidaknya sama atau lebih tinggi dari remunerasi yang diterima oleh warga negara Jepang yang melakukan pekerjaan yang setara. Persyaratan ini tidak hanya bertujuan untuk mencegah upah yang tidak adil dan rendah bagi pekerja asing. Dalam penilaian yang dilakukan oleh Kantor Imigrasi Jepang, jumlah remunerasi yang diajukan menjadi indikator penting untuk mengukur tingkat keahlian pemohon dan stabilitas manajemen serta keandalan perusahaan yang menjadi pemberi kerja. Jumlah remunerasi yang jauh di bawah standar pasar dapat menimbulkan keraguan bahwa pekerjaan tersebut tidak benar-benar bersifat spesialisasi, atau bahwa perusahaan tidak memiliki dasar keuangan yang stabil untuk mendukung karyawannya secara berkelanjutan, sehingga meningkatkan risiko penolakan aplikasi. Oleh karena itu, penetapan remunerasi bukan hanya masalah kontrak kerja, melainkan elemen strategis yang menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam pengajuan kualifikasi tinggal. 

Panduan Praktis untuk Perusahaan: Proses Pengajuan Aplikasi

Proses pengajuan status keberadaan (visa) di Jepang terbagi menjadi dua proses besar, tergantung apakah individu asing yang bersangkutan berada di dalam negeri Jepang atau di luar negeri.

Skenario Pengajuan Utama

Ketika sebuah perusahaan di Jepang ingin mendatangkan tenaga kerja yang tinggal di luar negeri ke Jepang, perusahaan tersebut akan bertindak sebagai agen dan mengajukan “Sertifikat Kelayakan Izin Tinggal” kepada kantor imigrasi setempat. Setelah sertifikat ini dikeluarkan, pemohon akan mengajukan visa di kedutaan besar atau konsulat Jepang di negaranya, dan kemudian memasuki Jepang, yang merupakan proses standar. Di sisi lain, ketika merekrut seseorang yang sudah berada di Jepang dengan status tinggal lain, seperti mahasiswa internasional, perusahaan akan mengajukan “Permohonan Perubahan Status Kependudukan” ke kantor imigrasi setempat.

Sistem Kategorisasi Perusahaan dan Dokumen yang Diperlukan di Jepang

Dokumen yang harus diserahkan oleh perusahaan saat mengajukan permohonan tidaklah sama untuk semua perusahaan. Kantor Imigrasi Jepang mengklasifikasikan pemberi kerja ke dalam empat kategori berdasarkan skala perusahaan, status go public, dan rekam jejak pembayaran pajak, dan jumlah dokumen yang harus diserahkan sangat berbeda tergantung pada kategori tersebut.

• Kategori 1: Perusahaan yang terdaftar di bursa efek Jepang dan sejenisnya (jumlah dokumen yang diserahkan minimal).
• Kategori 2: Organisasi atau individu yang jumlah pajak penghasilan yang dipotong di sumber pada tabel rekapitulasi dokumen hukum untuk gaji tahun sebelumnya adalah 10 juta yen atau lebih.
• Kategori 3: Organisasi atau individu yang jumlah pajak penghasilan yang dipotong di sumber untuk tahun sebelumnya kurang dari 10 juta yen.
• Kategori 4: Organisasi atau individu yang tidak termasuk dalam kategori di atas (seperti perusahaan yang baru didirikan, memerlukan sejumlah besar dokumen bukti).

Sistem kategorisasi ini pada dasarnya berfungsi sebagai kerangka penilaian risiko oleh pemerintah. Perusahaan yang tergolong dalam Kategori 1, seperti perusahaan yang terdaftar di bursa, dianggap memiliki kredibilitas sosial yang tinggi dan dasar manajemen yang stabil, sehingga dokumen yang harus diserahkan disederhanakan. Sebaliknya, perusahaan dalam Kategori 4 yang baru didirikan belum memiliki rekam jejak yang dapat secara objektif membuktikan stabilitas dan kelangsungan usaha mereka, sehingga mereka memiliki tanggung jawab untuk membuktikan keandalan mereka melalui lebih banyak dokumen, seperti rencana bisnis dan dokumen keuangan.

Dokumen Utama yang Harus Diserahkan

Untuk pengajuan, diperlukan dokumen yang berkaitan dengan pemohon itu sendiri dan dokumen yang berkaitan dengan perusahaan sebagai pemberi kerja.

• Dokumen yang harus disiapkan oleh pemohon (berlaku untuk semua kategori)
  • Formulir aplikasi (Permohonan Sertifikat Kelayakan Tinggal atau Permohonan Izin Perubahan Status Kependudukan)
  • Foto resmi
  • Salinan paspor
  • Dokumen yang membuktikan riwayat pendidikan dan pekerjaan (seperti sertifikat kelulusan, sertifikat kepegawaian, dll.)
  • Curriculum Vitae (CV)
• Dokumen yang harus disiapkan oleh perusahaan (berbeda tergantung kategori)
  • Kategori 1: Dokumen yang membuktikan bahwa perusahaan tersebut terdaftar di bursa, seperti salinan laporan keuangan tahunan.
  • Kategori 2 dan 3: Salinan tabel ringkasan dokumen hukum penghasilan karyawan tahun sebelumnya, seperti slip gaji yang telah disahkan.
  • Kategori 4: Selain dokumen Kategori 3, termasuk salinan sertifikat pendaftaran perusahaan, salinan anggaran dasar, salinan dokumen keuangan tahunan terakhir, materi yang menjelaskan isi bisnis (seperti brosur perusahaan), salinan kontrak sewa kantor, dll.
  • Berlaku untuk semua kategori: Salinan kontrak kerja atau pemberitahuan kondisi kerja yang menjelaskan isi pekerjaan, periode kerja, posisi, dan jumlah gaji.

Tempat Pengajuan dan Durasi Proses Peninjauan

Berbagai jenis pengajuan dilakukan di kantor imigrasi lokal, cabang, atau kantor perwakilan yang memiliki yurisdiksi atas lokasi perusahaan. Formulir aplikasi dapat diunduh dari situs web Badan Manajemen Imigrasi dan Residensi Jepang.

• Nama formulir: Formulir Permohonan Sertifikat Kelayakan Residensi https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html
• Nama formulir: Formulir Permohonan Perubahan Kelayakan Residensi https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html

Badan Manajemen Imigrasi dan Residensi Jepang telah menetapkan durasi proses standar, yaitu 1 hingga 3 bulan untuk permohonan sertifikat kelayakan residensi, dan 2 minggu hingga 1 bulan untuk permohonan perubahan kelayakan residensi. Namun, ini hanyalah patokan dan durasi proses peninjauan dapat berubah tergantung pada periode waktu ketika aplikasi meningkat atau kompleksitas kasus individu.

Visa Profesional Berkualifikasi Tinggi: Memastikan Keunggulan Strategis di Jepang

“Profesional Berkualifikasi Tinggi” adalah status keberadaan yang dibuat untuk menerima secara aktif tenaga kerja asing dengan kemampuan luar biasa yang diharapkan dapat berkontribusi pada pertumbuhan ekonomi dan inovasi di Jepang. Sistem ini menggunakan metode penilaian berbasis poin, di mana pendidikan, pengalaman kerja, pendapatan tahunan, usia, dan prestasi penelitian dari pemohon dinilai dan dijumlahkan, dan jika total mencapai standar tertentu (70 poin), pemohon akan diakui. Para profesional teknis seperti insinyur IT termasuk dalam kategori yang disebut “Profesional Berkualifikasi Tinggi Tipe 1,” yang ditujukan untuk “aktivitas spesialisasi dan teknis tingkat tinggi.”

Dalam perhitungan poin, gelar master (20 poin) atau doktor (30 poin) yang tinggi, pengalaman kerja yang panjang (misalnya, lebih dari 10 tahun untuk 20 poin), pendapatan tahunan yang tinggi (berubah tergantung usia), dan usia muda (misalnya, di bawah 30 tahun untuk 15 poin) dinilai tinggi. Selain itu, bonus poin ditambahkan untuk lulusan dari universitas di Jepang, mereka yang lulus ujian kemampuan bahasa Jepang N1, dan lulusan dari universitas yang berada di peringkat atas dunia, sehingga tenaga kerja dengan berbagai kekuatan dapat menjadi target. Aplikasi diajukan bersamaan dengan aplikasi status keberadaan biasa, dengan melampirkan tabel perhitungan poin dan dokumen yang membuktikan setiap item.

Analisis Perbandingan Visa Kerja Biasa dan Visa Profesional Berketerampilan Tinggi di Jepang

Mendapatkan visa profesional berketerampilan tinggi memiliki makna strategis yang lebih dari sekadar memperoleh status tinggal. Fasilitas istimewa yang disertakan dengan visa ini merupakan alat yang kuat bagi perusahaan untuk menarik dan mempertahankan talenta kelas dunia secara jangka panjang. Misalnya, jalur cepat menuju izin tinggal permanen dan kondisi fleksibel untuk pendampingan keluarga memungkinkan tenaga kerja asing untuk membangun fondasi kehidupan yang stabil di Jepang. Hal ini mengurangi risiko kehilangan talenta dan mencegah kehilangan pengetahuan serta pengalaman yang telah terakumulasi di dalam perusahaan. Ini juga terkait langsung dengan keuntungan besar dalam manajemen, seperti pengurangan biaya perekrutan dan biaya pelatihan ulang.

Lebih lanjut, individu yang telah beraktivitas sebagai ‘Profesional Berketerampilan Tinggi Tipe 1’ selama lebih dari 3 tahun dapat mengajukan permohonan untuk berubah menjadi ‘Profesional Berketerampilan Tinggi Tipe 2’. Setelah mendapatkan persetujuan sebagai ‘Profesional Berketerampilan Tinggi Tipe 2’, durasi tinggal menjadi ‘tanpa batas’, dan hampir semua aktivitas kerja diizinkan.

Poin-Poin Hukum yang Perlu Diperhatikan dalam Kontrak Kerja di Jepang

Ketika mempekerjakan tenaga kerja asing, kontrak kerja merupakan dokumen penting yang menjadi inti dari aplikasi status keberadaan di Jepang dan harus dibuat dengan perhatian khusus dari sudut pandang hukum ketenagakerjaan Jepang dan hukum imigrasi.

Kontrak harus selalu mencakup ‘klausul kondisi suspensif’ yang menjadikan perolehan status keberadaan sebagai syarat berlakunya kontrak. Misalnya, pernyataan seperti “Kontrak kerja ini akan berlaku efektif ketika karyawan memperoleh status keberadaan yang diperlukan di Jepang untuk melaksanakan pekerjaan yang ditetapkan dalam kontrak ini” harus dinyatakan dengan jelas. Klausul ini penting untuk menghindari risiko perusahaan terikat kewajiban mempekerjakan jika aplikasi status keberadaan ditolak. Selain itu, kondisi kerja yang tercantum dalam kontrak kerja, seperti deskripsi pekerjaan, posisi, dan jumlah gaji, harus sepenuhnya sesuai dengan yang tercantum dalam aplikasi status keberadaan. Perbedaan kecil pun dapat menimbulkan keraguan terhadap keaslian aplikasi dan berpotensi memberikan dampak negatif pada proses peninjauan. Mengenai jumlah gaji, seperti disebutkan sebelumnya, harus setara atau lebih tinggi dari karyawan Jepang yang melakukan pekerjaan yang sama, dan standar ini harus dicantumkan dengan jelas dalam kontrak.

Kesimpulan: Pengamanan Talenta IT Unggulan Melalui Dukungan Hukum Spesialis

Seperti yang telah diuraikan dalam artikel ini, proses perekrutan profesional IT asing di Jepang dilakukan sesuai dengan kerangka hukum yang jelas. Kualifikasi tinggal ‘Keahlian Teknis, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ merupakan jalur standar, sementara visa ‘Profesional Berketerampilan Tinggi’ adalah pilihan strategis yang memberikan keunggulan signifikan bagi perusahaan dalam persaingan global untuk mendapatkan talenta. Untuk memanfaatkan sistem hukum yang kompleks ini secara tepat dan memperlancar proses aplikasi, pengetahuan hukum yang akurat dan pengalaman praktis adalah sangat penting. Kesalahan dalam prosedur dapat langsung berakibat pada kehilangan kesempatan untuk mengamankan talenta berharga. Monolith Law Office memiliki rekam jejak yang luas dalam mendukung perusahaan klien dari berbagai industri, termasuk IT, dalam memperoleh kualifikasi tinggal untuk perekrutan asing. Kantor kami memiliki beberapa ahli yang merupakan penutur asli bahasa Inggris dengan kualifikasi hukum dari luar negeri, memungkinkan kami untuk menyediakan dukungan hukum komprehensif dari perspektif internasional. Dari penyusunan strategi perekrutan yang hukumnya sempurna, pembuatan dokumen aplikasi yang teliti, hingga negosiasi dengan otoritas, kami berkomitmen untuk mendukung perusahaan Anda sepenuhnya dalam mengamankan talenta kelas dunia yang diperlukan untuk menang di pasar global.