Cara Menulis Surat Peringatan Jika Menemukan Pelanggaran Hak Cipta Merek Dagang

Jika ada produk atau layanan yang melanggar hak merek dagang perusahaan Anda, pemegang hak dapat menghentikan penggunaannya dan mengajukan klaim ganti rugi berdasarkan hak merek dagang. Meskipun ada cara untuk menyelesaikannya melalui tuntutan di Pengadilan Pelanggaran Merek Dagang atau melalui tindakan sementara, umumnya langkah pertama adalah mengirimkan ‘surat peringatan’ di luar pengadilan.

Surat peringatan ini dapat dibuat dan dikirim oleh pemegang hak sendiri, atau mereka dapat meminta bantuan dari ahli untuk membuat dan mengirimkannya. Selain itu, khususnya dalam beberapa tahun terakhir, pelanggaran hak merek dagang dalam iklan listing menjadi masalah serius, dan langkah-langkah dasar dalam kasus ini sama.

Pengumpulan Informasi untuk Mengirim Surat Peringatan

Meskipun Anda menggunakan merek dagang yang telah terdaftar, bukan berarti selalu merupakan pelanggaran hak merek dagang. Sebelum mengirim surat peringatan, Anda perlu mempertimbangkan dengan hati-hati apakah itu benar-benar merupakan pelanggaran hak merek dagang. Artikel ini tidak akan membahas detailnya, tetapi hak merek dagang bukanlah hak untuk melarang penggunaan merek dagang yang telah Anda daftarkan secara umum. Yang dapat dilarang hanyalah penggunaan yang memenuhi syarat tertentu yang disebut ‘penggunaan merek dagang’. Kami menjelaskan secara detail tentang hal ini dalam artikel di bawah ini.

Untuk menentukan apakah hak merek dagang benar-benar telah dilanggar, pertama-tama, kumpulkan dan susun informasi tentang hak merek dagang perusahaan Anda dan produk atau layanan pihak lain.

Tentang Hak Merek Dagang Perusahaan Anda

Meskipun produk atau layanan menggunakan nama yang sama, jika klasifikasinya berbeda, itu bukan pelanggaran hak merek dagang. Sebelum membuat surat peringatan, kumpulkan informasi tentang hak merek dagang perusahaan Anda dan pastikan cakupan hak merek dagang yang telah terdaftar.

• Nomor pendaftaran
• Tanggal berakhirnya periode hak
• Merek dagang
• Isi produk atau layanan yang ditunjuk

Meskipun jarang terjadi, mungkin saja hak merek dagang telah hilang karena lupa membayar biaya pendaftaran ulang. Oleh karena itu, pastikan untuk memeriksa tanggal berakhirnya periode hak. Selain itu, Anda juga perlu memahami penggunaan merek dagang perusahaan Anda sendiri. Karena jika itu bukan merek dagang yang benar-benar digunakan dalam bisnis, Anda tidak dapat mendaftarkannya, dan merek dagang yang telah terdaftar tetapi tidak digunakan tidak akan dilindungi.

Siapa pun dapat mengajukan permohonan pembatalan merek dagang yang tidak digunakan, dan tidak dapat dipungkiri bahwa pengiriman surat peringatan dapat menyebabkan pihak lain mengklaim pembatalan karena tidak digunakan dan mengajukan permohonan. Pada tahap pengumpulan informasi, pastikan untuk memeriksa apakah Anda benar-benar memiliki hak atas merek dagang yang telah terdaftar.

Informasi tentang Produk atau Layanan Pihak Lain

Untuk mempertimbangkan apakah itu benar-benar pelanggaran hak, Anda juga perlu mengumpulkan informasi tentang produk yang dianggap melanggar hak merek dagang. Anda harus memeriksa dengan seksama apa yang dijual dan bagaimana dari informasi produk itu sendiri, kemasan produk, katalog, materi iklan, informasi situs web, dll. Selain itu, jika surat peringatan tidak menyelesaikan masalah dan Anda perlu mengambil tindakan hukum, simpan setiap informasi sebagai bukti, termasuk informasi tentang konten dan cakupan bisnis pihak lain dan informasi tentang keuntungan. Untuk metode pelestarian bukti informasi di internet, silakan lihat referensi di bawah ini.

Mengidentifikasi Pelanggar

Anda tidak bisa mengirim surat peringatan jika Anda tidak tahu ke mana harus mengirimnya. Sebelum membuat surat peringatan, pastikan Anda tahu cara menghubungi pihak lain. Khususnya, dalam kasus produk yang dijual di internet, mungkin sulit untuk mengidentifikasi penjual produk yang melanggar hak merek dagang. Penjual barang di internet diharuskan menampilkan nama, alamat, dan kontak mereka berdasarkan Undang-Undang Transaksi Barang Tertentu, tetapi ada banyak kasus di mana mereka menampilkan informasi palsu atau tidak menampilkan informasi sama sekali.

Namun, jika Anda tidak tahu siapa dan dari mana pelanggar hak merek dagang, Anda tidak dapat mengirim surat peringatan. Juga, jika nama atau alamat pihak lain tidak diketahui, sulit untuk mengambil tindakan hukum seperti mengajukan permohonan sementara atau mengajukan gugatan terhadap penjual. Dalam kasus seperti ini, Anda juga dapat meminta pengungkapan informasi pengirim berdasarkan Undang-Undang Tanggung Jawab Pembatasan Penyedia terhadap operator situs belanja yang menjual produk yang melanggar hak merek dagang atau penyewa server penjualan.

Juga, jika pihak lain menggunakan domain sendiri, Anda mungkin dapat mengidentifikasi pihak lain dari informasi whois.

Format dan Cara Penulisan Surat Peringatan

Surat peringatan biasanya dikirim melalui pos berisi bukti atau pos biasa. Metode pengiriman dan judul dokumen harus ditentukan berdasarkan cara pelanggaran hak cipta. Jika pelanggarannya serius, Anda harus mengirim “Surat Peringatan” melalui pos berisi bukti. Jika penggunaan tidak disengaja dan penyelesaian damai diharapkan, Anda harus mengirim “Pemberitahuan” atau “Surat Kontak” dalam format surat bisnis melalui pos biasa.

Perlu diingat bahwa beberapa pedagang internet yang tidak bermoral mungkin menggunakan alamat palsu. Bahkan ketika menggunakan pos biasa, Anda harus memastikan bahwa surat peringatan diterima dengan menggunakan metode pengiriman yang dapat dilacak, seperti pos terdaftar atau pos dengan bukti pengiriman. Jika Anda tidak terlalu peduli dan cukup dengan penghentian penggunaan merek dagang, Anda juga dapat mengirim peringatan melalui email. Namun, dibandingkan dengan mengirim bukti konten melalui perwakilan profesional, kemungkinan diabaikan lebih tinggi, jadi jika Anda ingin mendapatkan respons yang pasti, Anda harus mengirim surat peringatan dalam bentuk tertulis.

Konten yang Harus Ditulis dalam Surat Peringatan

Tidak ada aturan khusus mengenai format surat peringatan. Namun, setidaknya Anda harus mencantumkan poin-poin berikut ini.

Informasi yang Mengidentifikasi Merek Dagang Terdaftar Perusahaan Anda

• Nomor pendaftaran
• Konten merek dagang
• Produk yang ditunjuk, layanan yang ditunjuk

Tindakan Mana dari Pihak Lain yang Melanggar Hak Merek Dagang

Dalam bagian ini, berdasarkan hasil penelitian dari dokumen yang telah dikumpulkan sebelumnya, tuliskan bahwa “merek dagang yang digunakan oleh pihak lain mirip dengan merek dagang terdaftar Anda” dan “jenis usaha pihak lain sama atau mirip dengan produk atau layanan yang Anda tentukan”. Jelaskan secara detail sebisa mungkin agar pihak lain dapat memahami mengapa tindakan mereka melanggar hak merek dagang.

Permintaan kepada Pihak Lain

Di sini, tuliskan apa yang Anda harapkan pihak lain lakukan terkait pelanggaran hak merek dagang.

Secara dasar, Anda akan meminta mereka untuk berhenti menggunakan merek dagang.

Jika kerugian akibat pelanggaran hak merek dagang cukup besar, Anda mungkin mempertimbangkan untuk mengajukan klaim ganti rugi atas kerugian yang dialami akibat penggunaan merek dagang tersebut, klaim pengembalian keuntungan yang diperoleh secara tidak sah dari penggunaan merek dagang tersebut, atau klaim tindakan pemulihan reputasi dengan meminta pihak lain untuk mempublikasikan dan meminta maaf atas kerusakan yang ditimbulkan pada merek Anda akibat penggunaan merek dagang tanpa izin. Jika Anda berencana untuk mengizinkan penggunaan merek dagang dengan syarat membayar kompensasi yang layak, tuliskan bahwa Anda telah menyiapkan kontrak lisensi dan bawa pihak lain ke negosiasi kontrak lisensi.

Cara Balasan dan Batas Waktu Balasan

Pastikan untuk menetapkan batas waktu untuk balasan. Pihak lain juga membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan apakah tindakan mereka benar-benar melanggar hak merek dagang, dan mungkin tidak dapat merespons segera. Jika Anda menetapkan batas waktu sejak awal, mereka seharusnya akan mengirimkan balasan jika mereka merasa sulit untuk merespons dalam batas waktu tersebut. Menetapkan batas waktu balasan sangat penting, tidak hanya untuk meminta respon secepat mungkin, tetapi juga untuk menentukan apakah pihak lain berniat untuk merespons atau hanya mengabaikan surat peringatan. Selain itu, biasanya Anda akan mencantumkan bahwa Anda sedang mempertimbangkan tindakan hukum atau pengaduan pidana jika tidak ada respons dalam batas waktu yang ditentukan.

Negosiasi Setelah Mengirim Surat Peringatan

Setelah mengirim surat peringatan, respons Anda akan berubah tergantung pada reaksi pihak lain. Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan negosiasi selanjutnya berdasarkan apakah ada jawaban dan apa isinya.

Jika Ada Jawaban

Pihak lain akan membaca surat peringatan dan mengirimkan jawaban setelah mempertimbangkan apakah itu benar-benar merupakan pelanggaran hak cipta.

Dalam kasus di mana mereka telah menggunakan merek dagang yang terdaftar tanpa mengetahuinya, seringkali mereka akan segera memenuhi permintaan kita.

Sebaliknya, jika pihak lain menolak klaim pelanggaran hak cipta, Anda perlu memeriksa lagi apakah ada celah dalam klaim pelanggaran hak Anda. Jika kedua belah pihak memiliki klaim yang berbeda, Anda harus mempertimbangkan opsi untuk mengajukan tuntutan hukum sipil atau pidana. Mengambil tindakan hukum dapat memakan biaya dan tenaga, jadi Anda perlu membuat keputusan yang hati-hati tentang apakah harus beralih ke tindakan hukum berdasarkan kemungkinan menang, kekuatan finansial pihak lain, kebutuhan untuk tuntutan hukum, dll. Termasuk negosiasi tentang dana penyelesaian dan lisensi, bagaimana Anda harus merespons jawaban pihak lain adalah masalah yang sulit yang harus dipertimbangkan untuk setiap kasus. Jika pihak lain menunjukkan sikap yang tidak memenuhi permintaan dan tidak dapat diselesaikan dengan mudah, kami menyarankan Anda untuk mencari bantuan dari seorang profesional.

Jika Tidak Ada Jawaban

Jika tidak ada jawaban dalam batas waktu yang ditentukan meskipun Anda telah mengirim surat peringatan, Anda harus mengirim surat peringatan lagi untuk berjaga-jaga.

Dalam kenyataannya, dalam kasus surat peringatan yang dibuat dengan nama pengacara paten atau pengacara, seringkali pihak lain tidak dapat mengabaikannya. Jika pihak lain tampaknya mengabaikan surat peringatan, mungkin lebih baik meminta seorang profesional untuk membuat dan mengirimkannya lagi, karena ada kemungkinan tinggi bahwa akan ada beberapa jenis reaksi.

Jika tidak ada jawaban terhadap surat peringatan yang dikirim ulang, Anda harus mempertimbangkan untuk mengajukan tuntutan, dll.

Alur kerja ini dan metode pengajuan tuntutan hukum yang spesifik berbeda tergantung pada jenis dan situasi pelanggaran hak cipta, tetapi misalnya, untuk pelanggaran hak cipta dalam iklan daftar, kami menjelaskan secara detail dalam artikel di bawah ini.

https://monolith.law/corporate/listing-ads[ja]

Kesimpulan

Mungkin ada beberapa orang yang ragu untuk mengirim surat peringatan karena ingin menghindari perselisihan. Namun, pada kenyataannya, sebagian besar kasus adalah orang yang melanggar hak cipta tanpa sengaja dan tanpa pengetahuan. Oleh karena itu, jika Anda memberikan peringatan pada tahap awal, kemungkinan besar mereka akan merespons dengan baik. Jika Anda terus mengabaikan tanpa memberikan peringatan, kemungkinan besar pihak lain tidak akan berhenti menggunakan merek dagang dengan mudah, jadi disarankan untuk segera mengirim surat peringatan setelah Anda mengkonfirmasi pelanggaran hak cipta.

Namun, jangan terburu-buru untuk menyelesaikan masalah dan mengabaikan pertimbangan apakah itu benar-benar merupakan pelanggaran hak cipta. Jika ada celah dalam klaim surat peringatan yang Anda kirim, Anda harus mempertimbangkan kemungkinan masalah dengan pihak lain dan membuat keputusan dengan hati-hati. Jika Anda ingin mengirim surat peringatan pelanggaran hak cipta, kami menyarankan Anda untuk mempertimbangkan meminta bantuan pengacara, tidak hanya untuk persiapan negosiasi dan tuntutan hukum, tetapi juga untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan pasti.