Poin-Poin yang Harus Diperhatikan Saat Menandatangani Kontrak Pengadaan dalam Pengembangan Sistem

Kontrak yang ditandatangani dalam proyek pengembangan sistem IT terutama adalah kontrak pekerjaan dan kontrak kuasa. Baik bagi pengguna maupun vendor, ada berbagai keuntungan dan kerugian dalam mengadopsi setiap jenis kontrak, namun penting untuk memahami karakteristik dan poin yang harus diperhatikan saat menandatangani. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan tentang kontrak pekerjaan dalam bisnis pengembangan sistem IT.

Pengembangan Sistem dan Kontrak Pengadaan

Apa itu Kontrak Pengadaan

Ketika ingin memahami apa itu kontrak pengadaan, hal pertama dan paling penting adalah memeriksa persyaratan pembentukan kontrak pengadaan langsung dari teks hukumnya.

Pasal 632

Kontrak pengadaan berlaku ketika salah satu pihak berjanji untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, dan pihak lain berjanji untuk membayar imbalan atas hasil pekerjaan tersebut.

“Penyelesaian pekerjaan” adalah kata kunci yang sangat penting. Contoh utama kontrak pengadaan adalah pembangunan gedung yang memerlukan konstruksi. Misalnya, dengan menyelesaikan pembangunan rumah atau gedung sebelum tenggat waktu, ini dianggap sebagai “penyelesaian pekerjaan”, dan kewajiban telah dipenuhi. Sebaliknya, jika konstruksi tidak berjalan dan terlambat dari jadwal, tanggung jawab atas pelanggaran kewajiban dapat dikenakan di bawah kondisi tertentu. Namun, jika “penyelesaian pekerjaan” telah diakui sekali, maka tidak ada masalah pelanggaran kewajiban, dan setelah itu menjadi masalah tanggung jawab atas cacat. Dalam arti ini juga, titik yang sangat ditekankan dalam kontrak pengadaan adalah hasil “penyelesaian pekerjaan”. Untuk informasi lebih lanjut tentang kapan “penyelesaian pekerjaan” diakui, silakan lihat artikel berikut.

Kontrak pengadaan tidak hanya digunakan dalam pembangunan, tetapi juga sering digunakan dalam proyek pengembangan sistem yang memerlukan konsep besar dan perencanaan yang detail.

Perbedaan antara Kontrak Pengadaan dan Kontrak Kuasa

Jika Anda memahami bahwa kontrak pengadaan adalah jenis kontrak yang menekankan pada hasil “penyelesaian pekerjaan”, Anda juga akan memahami karakteristik kontrak kuasa. Kontrak ini menekankan pada proses, bukan hasil “penyelesaian”. Misalnya, jika proses administrasi berjalan dengan baik, tidak peduli hasilnya, Anda dapat meminta pembayaran (Pasal 648 ayat 2), dan jika pelaksanaan dihentikan di tengah jalan karena alasan yang tidak dapat diatribusikan kepada penerima kuasa, Anda dapat meminta pembayaran sesuai dengan proporsi tersebut (Pasal 648 ayat 3).

Untuk perbandingan antara kontrak kuasa dan kontrak kuasa, silakan lihat artikel berikut.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Alasan Kontrak Pengadaan Dipilih dalam Pengembangan Sistem

Dalam kontrak pengembangan sistem, kontrak pengadaan sangat sering digunakan. Alasan kontrak pengadaan banyak digunakan adalah karena ada keuntungan tertentu bagi kedua pihak, baik pengguna yang memesan pekerjaan maupun vendor yang menerima pesanan.

Pertama, keuntungan bagi pengguna yang memesan pekerjaan melalui kontrak pengadaan adalah bahwa persyaratan pemenuhan kewajiban dapat dengan mudah diklarifikasi dalam bentuk “penyelesaian pekerjaan”. Dengan kata lain, selama tidak dalam keadaan yang dapat dikatakan “selesai” (meskipun ada masalah tanggung jawab atas cacat yang muncul nanti, seperti bug), Anda tidak perlu membayar imbalan sebagai prinsip. Kejelasan ini sangat menarik bagi pengguna yang tidak ingin mengambil risiko pembayaran yang membengkak karena pekerjaan memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan atau jadwal berlarut-larut. Kemudahan dalam mengelola anggaran dengan membayar imbalan tetap sebagai pertukaran setara untuk hasil yang “selesai” sangat menguntungkan.

Di sisi lain, bagi vendor yang menerima pekerjaan, menerima pesanan melalui kontrak pengadaan juga dapat memberikan keuntungan tertentu. Kontrak pengadaan dapat memberikan tingkat keuntungan yang lebih besar jika dapat dikelola dengan baik dibandingkan dengan kontrak kuasa.

Mengingat bahwa “penyelesaian pekerjaan” adalah persyaratan untuk pemenuhan kewajiban, dari sudut pandang pihak yang menerima pekerjaan, berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk proses hingga “penyelesaian” (dalam hal pengembangan sistem, sebagian besar adalah biaya tenaga kerja) tidak menjadi masalah. Dengan cara ini, baik vendor yang ingin meningkatkan tingkat keuntungan maupun pengguna yang ingin memudahkan manajemen anggaran memiliki kepentingan, sehingga kontrak pengadaan sangat disukai dalam pengembangan sistem.

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menyusun Kontrak Pengadaan

Meskipun kontrak pengadaan memiliki keuntungan bagi kedua pihak, pengguna dan vendor, terutama bagi vendor, penandatanganan kontrak pengadaan yang sembarangan juga memiliki risiko. Yang paling penting adalah bahwa “penyelesaian pekerjaan” diperlukan untuk pemenuhan kewajiban, yang berarti bahwa Anda tidak dapat dibebaskan dari tanggung jawab atas wanprestasi tanpa menyelesaikan hasil kerja. Alasan mengapa kasus-kasus seperti kesalahan estimasi dari pihak vendor yang mengakibatkan kerugian tetapi masih harus menghabiskan waktu untuk pengiriman sering terjadi juga ada di sini.

Lalu, apa yang perlu diperhatikan dalam penulisan kontrak pengadaan? Mari kita lihat satu per satu di bawah ini.

Menjelaskan Persyaratan Sistem dan Kondisi Penerimaan Sebelumnya

Hal yang penting dalam kontrak pengadaan adalah, tentu saja, menjelaskan kondisi “penyelesaian pekerjaan”. Biasanya, persyaratan “penyelesaian pekerjaan” yang dimaksud di sini adalah isi perjanjian yang dibuat melalui fase definisi persyaratan. Namun, dalam praktiknya, mungkin ada kasus di mana Anda dipaksa untuk mengubahnya setelahnya seiring berjalannya proses pengembangan, sehingga persyaratan “penyelesaian pekerjaan” juga dapat berubah. Termasuk hal-hal tersebut, dianggap penting untuk mendokumentasikan riwayat perubahan spesifikasi. Artikel berikut menjelaskan cara mengelola perubahan dalam proyek pengembangan sistem dari sudut pandang hukum.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Selain itu, terkait dengan topik ini, juga efektif untuk mencegah masalah di masa depan dengan menyetujui sebelumnya tentang “penerimaan” yang dilakukan oleh pihak pengguna. Meskipun Anda mencoba mengirimkan hasil kerja, situasi di mana orang yang bertanggung jawab di pihak pengguna tidak dapat dihubungi atau tidak mendapatkan balasan sama sekali adalah hal yang dapat diantisipasi. Untuk mencegah situasi di mana keputusan penerimaan tidak jelas dan dibiarkan begitu saja, berguna untuk menetapkan batas waktu tertentu untuk penerimaan. Ini disebut “klausul penerimaan yang dianggap”, dan artikel berikut menjelaskannya.

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

Menetapkan Perjanjian Sebelumnya tentang Apakah Hak Cipta Akan Dipindahkan

Selain itu, masalah yang sering terjadi adalah terkait dengan pemindahan hak cipta. Meskipun prinsipnya adalah bahwa “orang yang membuatnya”, yaitu pihak vendor dalam pengembangan sistem, memperoleh hak cipta, namun juga mungkin untuk memindahkan atau mengalihkan hak tersebut karena sifat hak tersebut. Oleh karena itu, dengan menetapkan sebelumnya apakah hak cipta akan dialihkan ke pengguna, Anda dapat mencegah masalah di masa depan. Artikel berikut menjelaskan secara detail tentang kepemilikan dan pemindahan hak cipta.

Hal Lain yang Perlu Diperhatikan

Selain itu, jika Anda ingin menyusun kontrak sebagai kontrak pengadaan tanpa menyertakan elemen kuasi-mandat, Anda harus memperhatikan hal-hal berikut:

• Membuat pembayaran tidak terkait dengan jumlah jam kerja
• Menyatakan secara jelas dalam judul kontrak bahwa ini adalah “Kontrak Pengadaan”
• Menyatakan secara jelas klausul tentang tanggung jawab jaminan cacat
• Pembayaran adalah pertukaran yang setara dengan hasil atau hasil

Anda harus memperhatikan poin-poin ini.

Namun, Anda tidak boleh berpikir bahwa semuanya akan menjadi kontrak pengadaan hanya dengan menulis “Kontrak Pengadaan” dalam judul kontrak. Dalam praktiknya, ada kasus di mana template kontrak perusahaan lain digunakan terus menerus tanpa memperhatikan apakah isi kontrak tersebut adalah pengadaan atau kuasi-mandat. Jika Anda terlibat dalam perselisihan hukum, hal-hal yang lebih substansial, seperti isi keseluruhan kontrak dan kebiasaan bisnis sebelumnya, akan lebih penting daripada elemen permukaan seperti kata-kata dalam judul. Anda juga harus memperhatikan poin ini.

Kesimpulan

Dengan mempertimbangkan poin-poin di atas, proses kontrak berdasarkan perjanjian akan menjadi lebih mudah. Perlu diingat bahwa kata “penugasan” digunakan dalam kedua jenis kontrak, baik kontrak berbasis pekerjaan maupun kontrak berbasis kuasa. Selain itu, istilah “penugasan pekerjaan” biasanya digunakan ketika ada niat antara para pihak untuk membuat kontrak berbasis kuasa. Memperhatikan perbedaan istilah-istilah ini juga akan sangat membantu.