Punti di attenzione nell'uso dei social media da parte dei dipendenti? Spiegazione sulla creazione di linee guida per i social media

Con la diffusione di social network come Facebook e Twitter, i rischi legati all’uso dei SNS da parte dei dipendenti continuano ad aumentare.

Un post innocuo di un dipendente può diffondersi e, in alcuni casi, può persino diventare virale, causando una crisi. Di conseguenza, molti responsabili si chiedono come dovrebbero regolare l’uso dei SNS da parte dei dipendenti.

In questo articolo, discuteremo i punti da tenere in considerazione quando si creano linee guida sui SNS per i dipendenti.

Elementi da includere nelle linee guida SNS per i dipendenti

Quali contenuti dovrebbero essere inclusi nelle linee guida SNS per i dipendenti? Di seguito elenchiamo i contenuti. L’azienda di appartenenza sarà indicata come “la nostra azienda”.

Elementi che dovrebbero essere inclusi come principio

Gli elementi che dovrebbero essere inclusi nelle linee guida SNS come principio sono i seguenti:

Regolamenti relativi all’uso di SNS per scopi lavorativi

• Ottenere il consenso preliminare della nostra azienda quando si utilizza SNS per scopi lavorativi
• Se si verificano problemi con terzi, segnalarlo immediatamente e seguire le istruzioni della nostra azienda
• Per quanto riguarda l’account utilizzato per scopi lavorativi, seguire le istruzioni della nostra azienda per l’uso e la gestione anche dopo aver lasciato la nostra azienda
• È vietato utilizzare l’account utilizzato per scopi lavorativi per ottenere profitti personali o svolgere attività simili o identiche a quelle della nostra azienda

Gli account aziendali tendono ad avere più follower e un maggiore impatto rispetto agli account personali. Pertanto, è importante controllare in anticipo per evitare post inappropriati.

Per una spiegazione dettagliata su come un’azienda dovrebbe rispondere in caso di incendio online, si prega di consultare l’articolo seguente.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Regolamenti relativi all’uso privato di SNS

• Anche quando si utilizza SNS per scopi privati, rispettare il contenuto di queste linee guida quando si postano questioni correlate al lavoro della nostra azienda
• Non postare contenuti che includono informazioni riservate della nostra azienda, violazioni dell’ordine pubblico e della morale, diffamazione, ecc.
• Se c’è la possibilità che le informazioni riservate della nostra azienda siano state divulgate o che la reputazione della nostra azienda possa essere danneggiata a causa dell’uso di SNS, segnalarlo immediatamente
• Prendere misure relative alla sicurezza

Anche per quanto riguarda SNS utilizzati privatamente dai dipendenti, non sono rari i casi in cui l’azienda di appartenenza viene identificata in caso di incendio online, causando danni all’azienda stessa.

Inoltre, le informazioni una volta pubblicate online possono rimanere a lungo e non scomparire facilmente, un fenomeno noto come “tatuaggio digitale”.

Pertanto, è importante annotare accuratamente non solo SNS utilizzati per scopi lavorativi, ma anche SNS utilizzati per scopi privati.

Per ulteriori informazioni sui rischi del tatuaggio digitale, si prega di consultare l’articolo seguente.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Regolamenti relativi alle penalità

Si dovrebbe indicare che i dipendenti possono essere soggetti a penalità se violano le linee guida.

Sebbene le linee guida SNS non siano incluse nel contratto di lavoro o nel regolamento del lavoro, se sono ben note, possono essere trattate come istruzioni o ordini dall’azienda. Pertanto, è possibile imporre penalità per la violazione delle linee guida SNS come violazione delle istruzioni o degli ordini.

Elementi da aggiungere per aumentare l’efficacia delle linee guida

Inoltre, per aumentare l’efficacia delle linee guida, è efficace aggiungere i seguenti elementi.

• Stabilire un comitato per le misure di utilizzo di SNS e condurre regolarmente sondaggi sui metodi di utilizzo di SNS, rispondere alle consultazioni sui problemi di SNS dei dipendenti, ecc.
• Condurre una formazione annuale sull’uso di SNS per i dipendenti, ecc.

Tuttavia, l’implementazione di tali misure aumenterà il carico sull’azienda, quindi si prega di considerare attentamente prima di aggiungere.

Metodi di divulgazione delle linee guida sui social network per i dipendenti

Non ha senso creare delle linee guida sui social network per i dipendenti se queste non sono ben conosciute dai dipendenti stessi.

Quando si creano le linee guida sui social network, è importante diffonderle tra i dipendenti, ad esempio inviandole via email o pubblicandole sul bacheca interna dell’azienda. Inoltre, le linee guida sui social network dovrebbero essere posizionate in un luogo accessibile a tutti i dipendenti, in modo che possano essere consultate in qualsiasi momento.

Riassunto

Se un dipendente causa un problema sui social media, ciò può non solo danneggiare l’immagine dell’azienda, ma anche portare a potenziali danni significativi, come campagne di boicottaggio o una diminuzione del valore delle azioni. Per ridurre al minimo tali rischi, è importante stabilire e diffondere ampiamente le linee guida sui social media per i dipendenti.

Se avete preoccupazioni riguardo alla creazione o all’implementazione delle linee guida sui social media, si consiglia di consultare un avvocato esperto in gestione dei social media.