Responsabilità degli amministratori e dirigenti: quali sono i rischi e le strategie di mitigazione che ogni manager dovrebbe conoscere?

Ai dirigenti e membri del consiglio di amministrazione si richiede di prendere decisioni importanti e di eseguire compiti critici nella gestione aziendale, ma con queste responsabilità arrivano anche rischi legali e operativi costanti. Decisioni o azioni inappropriate possono portare a conseguenze gravi, come cause legali, richieste di risarcimento, o conflitti con azionisti e dipendenti. Prepararsi a questi rischi, comprendendo correttamente le responsabilità dei dirigenti e adottando le misure appropriate, è essenziale per la stabilità della gestione e la crescita sostenibile dell’impresa.

In questo articolo, esamineremo in dettaglio i casi in cui coloro che sono coinvolti nella gestione possono essere ritenuti responsabili e presenteremo misure concrete affinché i dirigenti e i membri del consiglio di amministrazione possano svolgere i loro compiti con serenità.

Cos’è la responsabilità degli amministratori

Chi è coinvolto nella gestione aziendale in qualità di amministratore deve organizzare le questioni relative alla responsabilità degli amministratori e adottare le dovute misure precauzionali. In quanto amministratore, si è tenuti a risarcire i danni nei seguenti casi:

• Quando si causa danno all’azienda
• Quando si provoca un deflusso di denaro dall’azienda
• Quando, a causa di malafede o grave negligenza nelle proprie funzioni, si arreca danno a terzi

Essere soggetti a responsabilità da parte di azionisti o terzi rappresenta un grande rischio per un amministratore. Per far crescere l’azienda e proteggere la propria carriera e patrimonio, è essenziale adottare una gestione dei rischi adeguata per prepararsi a eventuali questioni di responsabilità.

Le seguenti persone possono essere soggette a questioni relative alla responsabilità degli amministratori:

• Chi occupa una posizione di amministratore in aziende (società quotate, startup, piccole e medie imprese)
• Chi ha fondato un’azienda e l’ha affidata alla gestione di terzi
• Chi è stato invitato a ricoprire il ruolo di amministratore non esecutivo o revisore esterno
• Chi ha prestato il proprio nome solo per figurare nel registro degli amministratori

La responsabilità degli amministratori può essere richiesta in momenti inaspettati, quindi è importante essere ben informati sui casi in cui si può essere perseguiti e sui metodi di risposta.

Punti chiave da considerare per la responsabilità per danni degli amministratori

Esistono diversi tipi di responsabilità degli amministratori, ma vi sono alcune precauzioni comuni che ogni amministratore dovrebbe sempre tenere a mente per prepararsi a qualsiasi responsabilità per danni.

Preparare le prove

Per negoziare e controbattere efficacemente quando si è chiamati a rispondere di responsabilità, è essenziale disporre di informazioni che possano fungere da prove.

La responsabilità degli amministratori è variegata e le prove da preparare in anticipo differiscono a seconda del caso. Tuttavia, quando si è accusati di violazione del dovere di diligenza o di negligenza nelle proprie funzioni, i seguenti documenti sono sempre prove cruciali:

È anche importante assicurarsi che le prove relative a fatti particolarmente importanti siano credibili e possano resistere in tribunale. Esempi di prove altamente credibili includono:

• Atti di disposizione
• Contratti, ricevute
• Rapporti di lavoro, fatture, documenti di consegna
• Libri contabili

Per prepararsi a eventuali situazioni in cui si possa essere chiamati a rispondere di responsabilità, è essenziale gestire e conservare le informazioni che possono servire come prove.

Organizzare le prove

Non basta semplicemente possedere le prove; è necessario organizzarle in modo che possano essere utilizzate efficacemente quando si è chiamati a rispondere di responsabilità.

Le questioni di responsabilità degli amministratori non si limitano alla violazione del dovere di diligenza o alla negligenza nelle proprie funzioni, ma possono estendersi alla responsabilità per atti illeciti secondo il diritto civile. Pertanto, non è facile prevedere tutte le possibili situazioni in cui si potrebbe essere chiamati a rispondere di responsabilità. Quando si verifica un problema, è necessario organizzare le prove specifiche per l’evento in questione.

Inizialmente, è importante verificare il contenuto della responsabilità perseguita e disporre le prove corrispondenti ai fatti che costituiscono la causa legale, indipendentemente dal fatto che siano a favore o contro.

Successivamente, si dovrebbero considerare le prove necessarie per supportare la storia che si intende raccontare in tribunale.

Da un punto di vista pratico, si consiglia di consultare immediatamente un avvocato non appena si prevede che possa sorgere un problema.

Casi di responsabilità degli amministratori: Violazione del dovere di diligenza e del dovere di lealtà

Gli amministratori possono essere chiamati a rispondere delle responsabilità che hanno nei confronti della società nell’esercizio delle loro funzioni. In questa sezione, esamineremo i casi in cui si contesta la violazione del dovere di diligenza e del dovere di lealtà.

Il mancato rispetto del dovere di diligenza e del dovere di lealtà

I dirigenti hanno il dovere di diligenza e il dovere di lealtà nei confronti della società.

In caso di violazione di questi doveri, i dirigenti possono essere ritenuti responsabili per i danni risultanti da tale negligenza nei confronti della società.

I dirigenti devono prestare attenzione per non dare adito a sospetti di violazione dei loro doveri. È essenziale adempiere pienamente al dovere di attenzione e al dovere di lealtà, evitare intenzionalmente o per negligenza di violarli e organizzare documenti e prove che possano attestare il loro rispetto.

In caso di violazione normativa

La scelta di compiere atti che violano le normative non è mai permessa in nessuna circostanza decisionale aziendale. È necessario prestare attenzione poiché si può essere ritenuti responsabili anche in assenza di colpa.

Per “normative” si intende l’insieme delle leggi e dei regolamenti che un’azienda deve rispettare nell’esercizio della propria attività. È fondamentale che gli amministratori comprendano approfonditamente le azioni specifiche che possono costituire una violazione normativa.

In caso di violazione dello statuto sociale

Lo statuto sociale è un insieme di regole fondamentali che definiscono lo scopo, l’organizzazione e il metodo operativo di un’azienda, e tutti gli amministratori sono tenuti a rispettarlo in base alla legge societaria giapponese (Japanese Companies Act). Questo include:

• Lo scopo e le attività aziendali
• La durata dell’incarico degli amministratori e le regole per la loro nomina e revoca
• Le disposizioni sulla distribuzione degli utili e sul trasferimento delle azioni

Lo statuto sociale è registrato come documento pubblico e rappresenta anche una promessa dell’azienda nei confronti degli azionisti e degli stakeholder.

La decisione se un’azione rientri o meno nell’ambito dello scopo dello statuto sociale si basa sulla necessità valutata in relazione alla natura oggettiva dell’azione. Tuttavia, questa valutazione può variare a seconda delle circostanze specifiche, rendendo difficile la previsione.

È necessario controllare periodicamente il contenuto dello statuto sociale per assicurarsi che le politiche operative siano coerenti, rivedere le procedure, rafforzare il sistema di controllo tra gli amministratori e la collaborazione con il dipartimento legale. Se è necessario modificare lo statuto sociale, è importante eseguire le procedure appropriate attraverso l’assemblea degli azionisti.

Quando si contesta un errore nel giudizio manageriale

Ai direttori è concesso un certo grado di discrezionalità nell’esecuzione delle loro funzioni sotto il principio del giudizio manageriale, pertanto, di norma, non sono ritenuti responsabili per i danni derivanti da un fallimento nel giudizio manageriale. Un errore nel giudizio manageriale può essere contestato nei seguenti casi:

• Vi sono errori negligenti nel processo di riconoscimento dei fatti che costituiscono la base del giudizio manageriale (come la raccolta e l’analisi delle informazioni)
• Il processo decisionale basato sul riconoscimento dei fatti e il contenuto della decisione stessa sono marcatamente irrazionali

Quando si prendono decisioni manageriali rischiose, è essenziale esaminare attentamente i precedenti giuridici per determinare cosa costituisca una violazione del principio del giudizio manageriale. Per evitare il sospetto di decisioni irrazionali al momento del giudizio manageriale, è importante organizzare prove quali verbali delle riunioni e materiali di revisione.

La responsabilità derivante da operazioni in conflitto di interessi

Le operazioni in conflitto di interessi si riferiscono a transazioni in cui gli interessi della società e quelli degli amministratori sono in contrasto. Quando si effettuano operazioni che rientrano in questa categoria, è necessario ottenere l’approvazione del consiglio di amministrazione. Inoltre, anche se l’operazione è stata approvata, non deve causare danni alla società. I dirigenti che violano questa regola sono considerati negligenti nei loro doveri.

Le situazioni in cui si viene perseguiti per responsabilità a causa di operazioni in conflitto di interessi sono frequenti e le responsabilità legali sono gravi. Se non si può escludere la possibilità di un’operazione in conflitto di interessi, è necessario prestare la massima attenzione per evitare di causare danni alla società.

Responsabilità derivante da operazioni concorrenziali

Le operazioni concorrenziali si verificano quando un amministratore effettua transazioni nello stesso settore in cui opera la società, sia per proprio conto che per conto di terzi. Se tali operazioni vengono condotte senza l’approvazione del consiglio di amministrazione, possono costituire una violazione delle leggi e un inadempimento dei doveri.

Per determinare la responsabilità in caso di operazioni concorrenziali, è fondamentale stabilire se le transazioni dell’amministratore rientrano in questa categoria.

Le operazioni concorrenziali sono quelle che competono direttamente con le attività effettivamente svolte dalla società e che creano un conflitto di interessi sul mercato. Questo include non solo le attività già in corso, ma anche quelle la cui partecipazione è ragionevolmente certa o che sono semplicemente sospese temporaneamente.

Il danno alla società è generalmente stimato in base al profitto ottenuto dall’amministratore o da terzi a seguito delle operazioni concorrenziali.

In caso di violazione del dovere di sorveglianza e supervisione

Il dovere di sorveglianza e supervisione consiste nell’obbligo di monitorare e controllare che altri dirigenti o dipendenti non compiano atti illeciti. La valutazione di un eventuale inadempimento di tale dovere dipende dalla natura dell’individuo sotto sorveglianza, se dirigente o dipendente, e dalla necessità di esercitare la supervisione in determinate circostanze. In altre parole, si tratta della questione di fino a che punto esiste l’obbligo di agire.

Per una prevenzione accurata, è consigliabile consultare un avvocato. Rivolgersi a un avvocato per ottenere consulenza e agire di conseguenza costituisce di per sé una prova dell’adempimento del dovere di sorveglianza e supervisione. Inoltre, è fondamentale sviluppare e gestire meccanismi che permettano di rilevare eventuali comportamenti problematici di altri dirigenti, anche per questioni che non vengono portate all’attenzione del consiglio di amministrazione.

In caso di violazione dell’obbligo di costruzione del sistema di controllo interno

L’obbligo di costruzione del sistema di controllo interno è un dovere che le aziende hanno di istituire un sistema necessario per garantire la correttezza delle operazioni aziendali. Se un sistema non è stato affatto costruito, o se è stato costruito ma non è adeguato e non previene o gestisce le azioni inappropriate di dirigenti o dipendenti, i dirigenti possono essere ritenuti responsabili per violazione di tale obbligo.

Nella valutazione della violazione dell’obbligo, non si considera una violazione nei seguenti casi:

• Se è stato costruito un sistema di gestione in grado di prevenire atti fraudolenti normalmente prevedibili
• Se non ci sono circostanze particolari che avrebbero dovuto portare i direttori a prevedere la commissione di atti fraudolenti

È necessario un esame che coinvolga esperti, tenendo conto dello standard generalmente richiesto, delle circostanze specifiche dell’azienda e delle linee guida ufficiali.

Casi di responsabilità degli amministratori 2: Responsabilità speciali previste dalla legge

In questa sezione, spieghiamo i casi in cui gli amministratori sono chiamati a rispondere di responsabilità speciali previste dalla legge.

Casi di responsabilità per concessione di benefici

Quando una società effettua una concessione di benefici in relazione all’esercizio dei diritti degli azionisti, gli amministratori coinvolti hanno l’obbligo solidale di pagare alla società un importo equivalente al valore del beneficio concesso.

Ad esempio, questo può verificarsi quando la società fornisce denaro agli azionisti come pagamento per il silenzio, al fine di evitare che informazioni personali imbarazzanti del management vengano divulgate in occasioni come l’assemblea degli azionisti.

Quando si effettuano transazioni che potrebbero apparire come una concessione di benefici, è necessario procedere con cautela. È essenziale chiarire che si tratta di un compenso legittimo per servizi necessari alla società e organizzare le circostanze in modo da non sollevare sospetti.

Casi di responsabilità relativi alla distribuzione di utili eccedenti

La distribuzione di utili eccedenti si riferisce alla distribuzione di utili o alle spese sostenute per l’acquisto di azioni proprie.

Il problema sorge quando la distribuzione di utili eccedenti viene effettuata e il pagamento supera l’importo distribuibile alla data in cui la distribuzione diventa efficace. Gli esecutori incaricati di tale azione e gli amministratori che hanno proposto la delibera sono solidalmente responsabili con il ricevente per il pagamento alla società.

L’importo da pagare corrisponde al valore contabile di quanto ricevuto dal beneficiario.

Per evitare la persecuzione della responsabilità, è importante procedere con cautela, verificando l’accuratezza e l’adeguatezza dei documenti di bilancio e delle proposte di distribuzione con gli amministratori e i responsabili contabili.

Come rispondere quando gli amministratori sono chiamati a rispondere delle loro responsabilità nei confronti della società

In questa sezione, spieghiamo le azioni che gli amministratori dovrebbero intraprendere quando sono chiamati a rispondere delle loro responsabilità nei confronti della società.

Cosa è richiesto nelle risposte iniziali

Se un azionista avanza una richiesta di citazione in giudizio, è necessario condividere la situazione con gli altri amministratori e discutere le linee guida per la risposta. Per evitare il lancio di una causa rappresentativa degli azionisti, è essenziale analizzare rapidamente il contenuto delle responsabilità perseguite e indagare sui fatti entro 60 giorni dalla richiesta, al fine di decidere una politica. È importante che non solo l’amministratore oggetto della richiesta, ma anche gli altri amministratori collaborino per considerare una risposta appropriata.

Inoltre, quando si risponde alla persecuzione delle responsabilità degli amministratori, si ricorrerà a un avvocato diverso da quello consulente dell’azienda. Questo perché la società e gli amministratori si trovano in una situazione di conflitto di interessi, e quindi l’avvocato consulente dell’azienda dovrebbe evitare di rappresentare gli amministratori.

Metodi per esonerare parzialmente dalla responsabilità

Anche se la responsabilità degli amministratori viene riconosciuta, esistono metodi per esonerarli parzialmente dalla responsabilità se hanno agito in buona fede e con lieve negligenza.

Le responsabilità che non possono essere parzialmente esonerate includono:

• Benefici conferiti
• Responsabilità per la distribuzione di dividendi o altri pagamenti oltre l’importo distribuibile e responsabilità per la compensazione delle perdite
• Responsabilità relative alle transazioni in conflitto di interessi dirette

L’esenzione dalla responsabilità può essere attuata tramite:

• Delibera dell’assemblea generale
• Delibera del consiglio di amministrazione basata sull’autorizzazione dello statuto
• Contratto di limitazione della responsabilità

Tuttavia, è importante notare che l’esenzione parziale dalla responsabilità è raramente utilizzata nella pratica. Questo perché è preferibile che la riduzione della responsabilità avvenga dopo che il contenuto della responsabilità è stato stabilito da una sentenza del tribunale, e che sia difficile ribaltare l’importo del risarcimento danni stabilito.

Metodi per esonerare completamente dalla responsabilità

Per esonerare completamente un amministratore dalla responsabilità, è necessario il consenso di tutti gli azionisti. Pertanto, non c’è praticamente spazio per l’applicazione in una società quotata.

Anche se si è azionisti al 100%, è necessaria una dichiarazione di esonero dalla responsabilità da parte della società.

Richiesta di fornitura di garanzie

Gli amministratori possono richiedere al tribunale di ordinare agli azionisti che hanno intentato la causa di fornire una garanzia adeguata. Se il tribunale emette tale ordine e l’azionista non fornisce la garanzia, la causa rappresentativa degli azionisti può essere respinta prima dell’esame del merito.

Tuttavia, è importante notare che la richiesta di fornitura di garanzie è limitata ai casi in cui l’azionista ha intentato la causa con malafede.

La responsabilità per danni verso terzi degli amministratori: contenuti e punti di attenzione

Quando un amministratore causa danni a terzi (come i creditori), può sussistere una responsabilità speciale ai sensi dell’articolo 429 del Codice delle Società Giapponese. Qui spieghiamo il contenuto e i punti di attenzione relativi alla responsabilità per danni che un amministratore può avere nei confronti di terzi.

Esistono danni indiretti e diretti

Il “danno” definito dall’articolo 429 del Codice delle Società Giapponese comprende danni indiretti e diretti. I contenuti di danni indiretti e diretti sono i seguenti:

È importante prima di tutto comprendere in quali situazioni un amministratore può essere ritenuto responsabile.

Attenzione alle false dichiarazioni nei documenti contabili

Un amministratore può fare false dichiarazioni su questioni importanti in determinati documenti, come i documenti contabili, o effettuare registrazioni o annunci pubblici falsi. Se ciò causa danni a terzi, l’amministratore è tenuto a risarcire secondo quanto stabilito dal Codice delle Società Giapponese.

La responsabilità verso terzi per negligenza richiede “malafede o grave negligenza”. D’altra parte, per le false dichiarazioni e simili, si può essere ritenuti responsabili anche per lieve negligenza (articolo 429, comma 2, del Codice delle Società Giapponese).

La responsabilità ricade solo su coloro che hanno partecipato alla decisione dell’atto di falsa dichiarazione. Altri direttori che hanno semplicemente votato a favore della risoluzione di approvazione della falsa dichiarazione non sono responsabili, ma possono essere perseguiti per violazione del dovere di vigilanza.

Metodi di utilizzo dei contratti di indennizzo aziendale e dell’assicurazione di responsabilità civile per gli amministratori di società

Quali misure preventive in caso di perseguimento della responsabilità degli amministratori, i contratti di indennizzo aziendale e l’assicurazione di responsabilità civile per gli amministratori di società rappresentano opzioni di grande valore. In questo articolo, spiegheremo le caratteristiche di questi due strumenti e le loro modalità di implementazione.

Cos’è un Contratto di Indennizzo Aziendale

Un Contratto di Indennizzo Aziendale è un accordo in cui l’azienda si impegna a coprire le seguenti spese:

• Costi sostenuti dagli amministratori per affrontare le responsabilità legali sospettate durante l’esecuzione dei loro doveri
• Spese per risarcire i danni causati a terzi nell’esecuzione dei loro doveri e le somme concordate in caso di controversie relative a tali risarcimenti

Non è necessario modificare lo statuto sociale per introdurre tale contratto, pertanto può essere adottato con una risoluzione dell’assemblea degli azionisti (o del consiglio di amministrazione, se l’azienda ha un consiglio di amministrazione). I contenuti della risoluzione includono i requisiti e i soggetti interessati, il limite massimo dell’importo e il momento in cui l’indennizzo deve essere fornito.

Gli amministratori sono soggetti a rischi legati alle decisioni aziendali, ma grazie a questo contratto, possono ridurre l’ansia legata a tali rischi e diventa più facile reclutare talenti di alto livello come amministratori o membri del consiglio di amministrazione. Inoltre, il Contratto di Indennizzo Aziendale permette agli amministratori di prendere decisioni ottimali per gli interessi dell’azienda senza una paura eccessiva dei rischi. Questo favorisce una gestione proattiva e si prevede che contribuirà alla crescita dell’impresa.

Cos’è l’assicurazione di responsabilità civile per gli amministratori di società?

L’assicurazione di responsabilità civile per gli amministratori di società, nota anche come assicurazione D&O, è un tipo di polizza assicurativa stipulata tra la società e l’assicuratore. Questa assicurazione si prefigge di coprire i danni che possono derivare dalla responsabilità degli amministratori nell’esercizio delle loro funzioni.

Per determinare i dettagli dell’assicurazione di responsabilità civile per gli amministratori è necessaria una delibera dell’assemblea dei soci (o del consiglio di amministrazione, nel caso di società con tale organo). I contenuti della polizza da deliberare includono:

• La compagnia assicurativa
• Gli assicurati
• Il premio assicurativo
• Il periodo di copertura
• Le cause di pagamento
• Il limite massimo di pagamento
• L’ambito di copertura
• Le cause di esclusione e le clausole speciali

Gli oggetti coperti dall’assicurazione includono risarcimenti, transazioni, onorari legali e altre spese legali.

Quando un amministratore si trova di fronte a un rischio legale, il fatto che la società debba fornire direttamente la copertura può rappresentare un onere significativo per le finanze aziendali. L’assicurazione D&O serve a mitigare questo onere e a proteggere il capitale della società. Avere un’assicurazione D&O dimostra che l’impresa pone grande enfasi sulla gestione dei rischi e possiede un solido sistema di governance, migliorando così la fiducia da parte di investitori, azionisti e partner commerciali.

Confronto tra il Contratto di Indennizzo Societario e l’Assicurazione di Responsabilità Civile degli Amministratori di Società

Il Contratto di Indennizzo Societario e l’Assicurazione di Responsabilità Civile degli Amministratori di Società possono sembrare simili a prima vista.

Tuttavia, come illustrato di seguito, esistono diverse differenze tra i due sistemi.

Per maggiori dettagli su entrambi i sistemi, si rimanda all’articolo seguente.

Articolo correlato: Cos’è il Contratto di Assicurazione di Responsabilità Civile degli Amministratori? Spiegazione delle procedure dopo la riforma della Legge sulle Società e delle differenze con l’indennizzo societario[ja]

Punti chiave nell’introduzione di contratti di indennizzo aziendale e assicurazioni di responsabilità civile per dirigenti aziendali

I contratti di indennizzo aziendale e le assicurazioni di responsabilità civile per dirigenti aziendali rappresentano strumenti che possono incentivare la ricerca di talenti per le posizioni dirigenziali e permettere ai dirigenti di svolgere i loro compiti senza timori. Poiché ciascuno di questi strumenti ha i suoi punti di forza e debolezza, è efficace adottare un approccio che integri entrambi i sistemi.

Iniziate considerando l’assicurazione di responsabilità civile per dirigenti aziendali, che tende ad essere più facilmente implementabile a causa del minor grado di conflitto di interessi. Successivamente, potete introdurre i contratti di indennizzo aziendale, escludendo gli elementi già coperti dall’assicurazione.

Quando introducete questi sistemi, è importante creare una struttura che faciliti la comprensione e l’accettazione da parte degli stakeholder.

Riepilogo: Consultare un avvocato per le strategie di responsabilità degli amministratori

Gli amministratori coinvolti nella gestione aziendale sono sempre esposti al rischio di essere perseguiti per responsabilità risarcitorie nei confronti della società o di terzi. Per proteggere la crescita dell’azienda e i propri beni, è essenziale comprendere in quali casi si può essere chiamati a rispondere e adottare le misure adeguate.

Nella gestione delle questioni di responsabilità degli amministratori, è richiesta una preparazione delle prove, una risposta ai conflitti e decisioni basate su conoscenze legali specialistiche nelle attività quotidiane di gestione. Pertanto, quando si considerano le strategie per affrontare le questioni di responsabilità degli amministratori, è consigliabile consultare un avvocato.

Creando un sistema che permetta di consultare un avvocato tempestivamente, si può comprendere correttamente il sistema di responsabilità degli amministratori e prendere decisioni adeguate preparandosi ai rischi.

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