Panduan Mengenai Penggunaan SNS oleh Pekerja? Penjelasan Mengenai Penyusunan Garis Panduan SNS

Seiring dengan penyebaran SNS seperti Facebook dan Twitter, risiko yang berkaitan dengan penggunaan SNS oleh pekerja terus meningkat.

Postingan ringan dari pekerja dapat tersebar luas dan dalam beberapa kasus, dapat menyebabkan kebakaran. Oleh itu, mungkin ada banyak orang yang bertanggungjawab yang bingung tentang bagaimana mengatur penggunaan SNS oleh pekerja.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan poin yang perlu diperhatikan saat membuat garis panduan SNS untuk pekerja.

Item yang Perlu Dimasukkan dalam Garis Panduan SNS untuk Pekerja

Apa yang seharusnya ditulis dalam garis panduan SNS untuk pekerja? Berikut adalah senarai isi kandungan yang perlu dimasukkan. Syarikat yang menjadi tempat pekerja berkhidmat akan ditulis sebagai “Syarikat Kami”.

Item yang Sebaiknya Dimasukkan Sebagai Prinsip

Item yang sebaiknya dimasukkan dalam garis panduan SNS adalah seperti berikut:

Peraturan Mengenai Penggunaan SNS untuk Tujuan Pekerjaan

• Apabila menggunakan SNS untuk tujuan pekerjaan, perlu mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari syarikat kami
• Apabila terjadi masalah dengan pihak ketiga, laporkan segera dan ikuti arahan dari syarikat kami
• Untuk akaun yang digunakan untuk tujuan pekerjaan, walaupun selepas meninggalkan syarikat kami, ikuti arahan kami mengenai penggunaan dan pengurusan akaun tersebut
• Menggunakan akaun yang digunakan untuk tujuan pekerjaan untuk mendapatkan keuntungan peribadi atau menjalankan perniagaan yang sama atau serupa dengan syarikat kami adalah dilarang

Akaun syarikat biasanya mempunyai lebih banyak pengikut dan pengaruh berbanding akaun peribadi. Oleh itu, penting untuk memeriksa sebelum membuat postingan yang tidak sesuai.

Untuk tindakan yang harus diambil oleh syarikat apabila terjadi ‘flaming’ di internet, sila rujuk artikel berikut.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Peraturan Mengenai Penggunaan SNS untuk Tujuan Peribadi

• Walaupun menggunakan SNS untuk tujuan peribadi, apabila membuat postingan yang berkaitan dengan pekerjaan syarikat kami, ikuti isi garis panduan ini
• Jangan membuat postingan yang mengandungi informasi rahsia syarikat kami atau melanggar norma masyarakat atau fitnah
• Apabila ada kemungkinan informasi rahsia syarikat kami bocor atau reputasi syarikat kami terjejas akibat penggunaan SNS, laporkan segera
• Lakukan tindakan berkaitan dengan keselamatan

Walaupun SNS digunakan untuk tujuan peribadi oleh pekerja, terdapat kes di mana syarikat tempat mereka bekerja dapat dikenal pasti apabila terjadi ‘flaming’ di internet, dan syarikat tersebut juga menerima kerugian.

Selain itu, maklumat yang sekali dipublikasikan di internet, yang dikenali sebagai ‘tatu digital’, mungkin tidak mudah dihapus dan tetap ada.

Oleh itu, pastikan untuk mencatat dengan jelas bukan sahaja tentang penggunaan SNS untuk tujuan pekerjaan, tetapi juga penggunaan SNS untuk tujuan peribadi.

Untuk bahaya ‘tatu digital’, sila rujuk artikel berikut.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Peraturan Mengenai Hukuman

Perlu dicatat bahawa pekerja mungkin dikenakan hukuman jika melanggar garis panduan.

Walaupun garis panduan SNS tidak termasuk dalam kontrak pekerjaan atau peraturan kerja, jika diberitahu, ia dapat dianggap sebagai arahan atau perintah dari syarikat. Oleh itu, jika melanggar garis panduan SNS, hukuman dapat dikenakan atas pelanggaran arahan atau perintah.

Item tambahan untuk meningkatkan keberkesanan garis panduan

Selain itu, adalah berkesan untuk menambah item berikut untuk meningkatkan keberkesanan garis panduan.

• Membentuk Jawatankuasa Tindakan Penggunaan SNS, menjalankan kajian soal selidik berkala mengenai cara penggunaan SNS, dan merespon kepada masalah SNS pekerja
• Mengadakan latihan untuk pekerja dan lain-lain mengenai penggunaan SNS sekali setahun

Walau bagaimanapun, beban kepada pihak syarikat juga akan bertambah jika langkah-langkah ini diambil, jadi sila pertimbangkan dengan teliti sebelum menambahkannya.

Cara Menyebarkan Garis Panduan SNS untuk Pekerja

Walaupun anda telah mencipta garis panduan SNS untuk pekerja, ia tidak akan bermakna jika pekerja tidak mengetahuinya.

Ketika anda mencipta garis panduan SNS, hantarlah kepada pekerja melalui e-mel, atau letakkan di papan kenyataan dalam syarikat untuk memastikan semua pekerja mengetahuinya. Selain itu, letakkan garis panduan SNS di tempat yang boleh dilihat oleh semua pekerja, supaya mereka boleh melihatnya pada bila-bila masa.

Rumusan

Jika pekerja menimbulkan masalah di SNS, bukan sahaja boleh menyebabkan penurunan imej syarikat, tetapi juga berpotensi menimbulkan kerugian besar seperti kempen boikot dan penurunan harga saham. Untuk mengurangkan risiko ini sebanyak mungkin, mari kita tetapkan dan sebarkan garis panduan SNS untuk pekerja.

Jika anda mempunyai kebimbangan tentang penubuhan dan operasi garis panduan SNS, disarankan untuk berunding dengan peguam yang berpengalaman dalam tindakan SNS.