Controlepunten bij het opstellen van een basiscontract voor personeelsbemiddeling

Wanneer bedrijven personeel aannemen, kunnen ze naast het plaatsen van vacatures in hun eigen bedrijf, ook kandidaten ontvangen via wervingsbureaus. Door een beroep te doen op een wervingsbureau, kan het bedrijf zijn wensen in detail laten begrijpen, waardoor het gemakkelijker wordt om personeel te vinden dat goed bij het bedrijf past.

Vanwege deze voordelen, denken we dat veel bedrijven overwogen hebben om gebruik te maken van wervingsdiensten.

Echter, in de ‘Basisovereenkomst voor Personeelswerving’ (Japanse ‘Basisovereenkomst voor Personeelswerving’), die wordt gesloten bij het gebruik van wervingsdiensten, zijn er clausules waar men specifiek op moet letten bij het werven van personeel.

In dit artikel zullen we de aandachtspunten bespreken bij het opstellen van een Basisovereenkomst voor Personeelswerving.

Wat is een wervingsbureau?

Over het algemeen zijn er enkele nadelen verbonden aan het plaatsen van vacatures door bedrijven zelf, zoals:

1. Er komen sollicitaties binnen van kandidaten die niet aan de gewenste criteria van het bedrijf voldoen
2. Het kan moeilijk zijn om te reageren als er veel sollicitaties binnenkomen
3. Het kan niet worden gebruikt als het bedrijf de werving van personeel geheim wil houden
4. Het kan niet aantrekkelijk zijn voor kandidaten die niet sterk geïnteresseerd zijn in het veranderen van baan

Een wervingsbureau (wervingsservice) is een service die deze nadelen overwint en kandidaten introduceert aan bedrijven die op zoek zijn naar personeel.

Wervingsbureaus voeren eerst een gedetailleerde hoorzitting uit over de kandidaten die het bedrijf nodig heeft, en introduceren vervolgens het bedrijf aan kandidaten die overwegen een baan te zoeken of van baan te veranderen. Dit is de algemene procedure.

Er wordt gezegd dat er drie hoofdtypen wervingsbureaus zijn, afhankelijk van de methode van werving.

① Registratietype

Het registratietype, ook wel het algemene type genoemd, is het meest voorkomende type wervingsbureau.

Deze methode introduceert kandidaten die passen bij het bedrijf uit de kandidaten die bij het wervingsbureau zijn geregistreerd. Hoewel er voordelen zijn voor bedrijven, zoals geen initiële kosten, kan het zijn dat ze niet kunnen omgaan met kandidaten met gespecialiseerde kennis of unieke vaardigheden.

② Zoektype

Het zoektype, ook wel headhunting genoemd, is een methode waarbij niet alleen kandidaten die in de database van het wervingsbureau zijn geregistreerd, maar ook kandidaten die voldoen aan de voorwaarden van het bedrijf worden gezocht met behulp van alle mogelijke middelen, zoals sociale netwerken en persoonlijke connecties.

Het is mogelijk om kandidaten te vinden die voldoen aan strenge of speciale voorwaarden, maar de succesvergoeding is vaak hoger dan bij het registratietype, en er kunnen ook initiële kosten zoals opstartkosten zijn.

③ Herplaatsing ondersteuningstype

Het herplaatsing ondersteuningstype, ook wel outplacement genoemd, is een methode waarbij werknemers van bedrijven die personeel willen verminderen door herstructurering of inkrimping van het bedrijf, worden geïntroduceerd aan andere bedrijven.

Bij dit type betaalt het bedrijf dat personeel wil verminderen de kosten, dus het bedrijf dat de introductie ontvangt, kan personeel aannemen tegen lage kosten, maar er zijn beperkingen aan het aantal en het type personeel.

Hoewel er voor- en nadelen zijn aan elk type wervingsbureau, kunnen de voordelen van het gebruik van een wervingsdienst over het algemeen als volgt worden samengevat:

Alleen kandidaten die aan de gewenste criteria van het bedrijf voldoen, worden geïntroduceerd

Als u een wervingsdienst gebruikt, zal het wervingsbureau de wensen van het bedrijf in detail begrijpen.

Bijvoorbeeld, het bedrijf wil iemand die niet vaak van baan is veranderd, iemand met een speciale kwalificatie, of iemand die ervaring heeft met een bepaalde taak.

Hoewel het moeilijk kan zijn om dergelijke gedetailleerde criteria in een vacatureadvertentie te schrijven die door een onbepaald aantal mensen kan worden bekeken, is een voordeel van het inschakelen van een wervingsbureau dat ze ook gedetailleerde criteria kunnen volgen.

Bovendien worden de criteria die het bedrijf wenst normaal gesproken alleen bekendgemaakt aan de kandidaten, dus er is geen zorg dat de voorwaarden van de vacature door ongerelateerde derden worden bekeken.

Er is geen overvloed aan sollicitaties

Door gebruik te maken van een wervingsdienst, worden alleen kandidaten die aan de gewenste criteria van het bedrijf voldoen geïntroduceerd, waardoor het probleem van een overvloed aan sollicitaties die de werklast van de HR-medewerker verhogen, zoals vaak het geval is bij het plaatsen van vacatureadvertenties, kan worden opgelost.

Bovendien, als het nodig is om een sollicitatie van een kandidaat af te wijzen, zal de medewerker van het wervingsbureau namens het bedrijf op een manier afwijzen die geen kwaad bloed zet, waardoor de last voor het bedrijf kan worden verminderd.

De werving van personeel kan vertrouwelijk worden gehouden

Als het doel van het gebruik van een wervingsdienst is om personeel te werven voor een nieuw project, kan het bedrijf de werving van personeel zelf geheim willen houden.

Hoe meer het project het lot van het bedrijf bepaalt, hoe groter de kans dat het bekendmaken van het feit dat er op grote schaal personeel wordt geworven, de winst van het bedrijf kan schaden als het bekend wordt bij concurrerende bedrijven.

Kan aantrekkelijk zijn voor mensen die niet sterk geïnteresseerd zijn in het veranderen van baan

Een groot verschil tussen het plaatsen van vacatureadvertenties door het bedrijf zelf en het gebruik van een wervingsdienst is dat individuele kandidaten kunnen worden benaderd via de medewerker van het wervingsbureau.

Onder de mensen die zich bij een wervingsbureau hebben geregistreerd, zijn er veel mensen die tevreden zijn met het bedrijf waar ze momenteel werken en niet meteen van baan willen veranderen, maar zich hebben geregistreerd om informatie te verzamelen.

Dergelijke kandidaten zijn waarschijnlijk hooggekwalificeerde kandidaten die ook bij hun huidige bedrijf hoog worden gewaardeerd, en ze zullen waarschijnlijk niet gemakkelijk reageren op vacatureadvertenties.

Door gebruik te maken van een wervingsdienst, is het mogelijk om een ‘één-op-één’ benadering te gebruiken voor dergelijke hooggekwalificeerde kandidaten.

Het kunnen vinden van kandidaten die niet op de arbeidsmarkt komen, kan worden gezien als een groot voordeel van het gebruik van een wervingsdienst.

Verschillen tussen werving en selectie en uitzendkrachten

Wanneer bedrijven op zoek zijn naar mensen om voor hen te werken, is het gebruik van uitzendkrachten een van de opties.

Bij werving en selectie fungeert het wervingsbureau strikt genomen als bemiddelaar, en de daadwerkelijke arbeidsovereenkomst wordt gesloten tussen het bedrijf en de kandidaat.

Daarentegen wordt bij het inzetten van uitzendkrachten de arbeidsovereenkomst gesloten tussen het uitzendbureau en de werknemer.

Daarom kunnen we zeggen dat uitzendkrachten en werving en selectie sterk verschillen in hun juridische structuur. Voor meer informatie over de aandachtspunten bij het opstellen van een basiscontract voor het uitzenden van werknemers, zie het onderstaande artikel.

Controlepunten voor de basisovereenkomst voor personeelsbemiddeling

Wanneer u gebruik maakt van een personeelsbemiddelingsservice, is het gebruikelijk om een basisovereenkomst voor personeelsbemiddeling aan te gaan. Er zijn echter enkele clausules in de basisovereenkomst voor personeelsbemiddeling die specifiek zijn voor personeelsbemiddeling en waar u op moet letten.

In het volgende zullen we de controlepunten van de basisovereenkomst voor personeelsbemiddeling introduceren, samen met specifieke voorbeelden van clausules.

Let op, om een personeelsbemiddelingsbedrijf te runnen, is in principe een vergunning voor betaalde arbeidsbemiddeling vereist.

Het is daarom belangrijk om te controleren of deze vergunning is verkregen voordat u een verzoek indient bij een personeelsbemiddelingsbedrijf.

Voor meer informatie over de vergunning voor betaalde arbeidsbemiddeling, zie het onderstaande artikel.

Punt 1. Inhoud van de uitbestede taken

Artikel 〇 (Inhoud van de uitbestede taken)
Partij A draagt aan Partij B de taak over om kandidaten voor te stellen aan Partij A die voldoen aan de aanwervingsvoorwaarden die Partij A afzonderlijk zal specificeren (hierna “deze taak” genoemd), en Partij B heeft deze taak aanvaard.

※ ‘Partij A’ verwijst naar het bedrijf dat personeel werft, ‘Partij B’ verwijst naar het wervingsbureau (hierna hetzelfde).

De basisovereenkomst voor werving is een dienstverleningsovereenkomst waarbij een bedrijf dat personeel werft de ‘wervingstaken’ uitbesteedt aan een wervingsbureau.

Daarom is het noodzakelijk om de inhoud van de uitbestede taken altijd in het contract te specificeren. Echter, aangezien de basisovereenkomst voor werving in wezen een ‘basisovereenkomst’ is, is het gebruikelijk dat de inhoud van de taken wordt bepaald door abstracte bewoordingen zoals in het voorbeeld van de clausule.

Daarom zal het bedrijf bij elke aanvraag specifiek aangeven aan het wervingsbureau welk soort personeel het wenst.

De zinsnede ‘die Partij A afzonderlijk zal specificeren’ in het voorbeeld van de clausule verwijst naar deze specifieke individuele specificatie.

Punt 2. Vergoeding voor personeelsbemiddeling

Het is noodzakelijk om in de basisovereenkomst voor personeelsbemiddeling vast te leggen wat de vergoeding is (de tegenprestatie voor het gebruik van de personeelsbemiddelingsdienst) die het bedrijf dat personeel werft moet betalen.

Artikel X (Vergoeding)
1. Indien een door Partij B geïntroduceerde kandidaat een arbeidsovereenkomst aangaat en daadwerkelijk begint te werken bij Partij A, zal Partij A een vergoeding betalen voor deze dienst aan Partij B.
2. De vergoeding zoals bepaald in het vorige lid, zal een bepaald percentage (exclusief BTW) van het theoretische jaarinkomen van de geïntroduceerde kandidaat zijn.
3. Het theoretische jaarinkomen zoals bepaald in het vorige lid, zal het bedrag zijn dat overeenkomt met 12 maanden van het verwachte maandelijkse salaris (inclusief basisloon, bonussen, diverse toelagen, en vaste overwerkvergoeding) dat de geïntroduceerde kandidaat zal ontvangen in het jaar van aanwerving.

De belangrijkste punten in de clausule over de vergoeding voor de opdracht zijn de volgende twee:

• De voorwaarden waaronder de vergoeding verschuldigd is
• De berekeningsmethode voor de vergoeding

De marktprijs voor de vergoeding voor personeelsbemiddeling is “30-35% van het theoretische jaarinkomen overeengekomen tussen het wervende bedrijf en de aangenomen kandidaat”. In het geval van gespecialiseerde beroepen of leidinggevende functies, kan dit worden ingesteld op “40% van het theoretische jaarinkomen”.

We zullen het theoretische jaarinkomen in detail uitleggen in de volgende sectie “Berekeningsmethode voor de vergoeding”.

Voorwaarden voor het ontstaan van de vergoeding

Personeelsbemiddelingsbureaus werken meestal op basis van een succesvergoeding, dus het is gebruikelijk dat er geen initiële kosten zijn.

De eerste paragraaf van het voorbeeld van de clausule bepaalt de voorwaarden waaronder de vergoeding verschuldigd is. In het voorbeeld van de clausule zijn niet alleen het sluiten van een arbeidsovereenkomst met de kandidaat, maar ook het daadwerkelijk beginnen met werken voorwaarden voor het ontstaan van de vergoeding.

Dit komt omdat er situaties kunnen ontstaan waarin een kandidaat die aanvankelijk heeft aangegeven dat hij wil toetreden, uiteindelijk besluit om niet van baan te veranderen als gevolg van sterke druk om te blijven bij het bedrijf waar hij momenteel werkt, in de periode tussen het sluiten van de arbeidsovereenkomst en het begin van het werk.

Als er een vergoeding moet worden betaald op het moment dat een arbeidsovereenkomst met een kandidaat wordt gesloten, kan de betaling van de vergoeding nutteloos worden als gevolg van post-factum omstandigheden waarvan het aanwervende bedrijf zich niet bewust was, waardoor het bedrijf in een zeer onstabiele positie wordt geplaatst. Dit is een zeer belangrijke clausule.

Berekeningsmethode voor de vergoeding

De berekeningsmethode voor de vergoeding is vastgelegd in de tweede en derde paragraaf van het voorbeeld van de clausule.

In contracten met betrekking tot personeelsbemiddeling wordt vaak het concept van “theoretisch jaarinkomen” gebruikt als methode voor het berekenen van de vergoeding. Het theoretische jaarinkomen is het verwachte jaarinkomen dat een aangenomen kandidaat zou ontvangen als hij van het begin tot het einde van het jaar bij het wervende bedrijf zou werken.

Het theoretische jaarinkomen omvat meestal het basisloon, diverse toelagen en bonussen.

Wat betreft overwerkvergoeding, zijn er meningen dat “gemiddelde overwerkvergoeding moet worden opgenomen” en “alleen vaste overwerkvergoeding moet worden opgenomen”. Het is dus belangrijk om dit van tevoren goed te controleren.

Daarnaast wordt het jaarinkomen voor het eerste jaar na indiensttreding als basis genomen, en als er veel variabele beloningen zijn die veranderen afhankelijk van de inhoud en hoeveelheid van het werk, zoals nachtdienst- en overwerktoelagen, wordt het gemiddelde jaarinkomen van het bedrijf gebruikt voor de berekening.

Bijvoorbeeld, in het geval van een maandelijks salaris van 300.000 yen plus een bonus van 2 maanden, zou het theoretische jaarinkomen “maandelijks salaris van 300.000 yen x 14 maanden = jaarinkomen van 4,2 miljoen yen” zijn, maar in het werkelijke jaarinkomen varieert het afhankelijk van de indiensttredingsdatum, omdat bedrijven bonusbeoordelingsperioden en dienstverbandvereisten voor betalingsdagen hebben.

Echter, aangezien het theoretische jaarinkomen geen wettelijk gedefinieerd concept is, is het belangrijk om altijd de berekeningsmethode voor het theoretische jaarinkomen specifiek te bepalen, zoals in de derde paragraaf van het voorbeeld van de clausule, als het theoretische jaarinkomen wordt gebruikt als basis voor de berekening van de vergoeding.

Daarnaast kunnen sommige personeelsbemiddelingsbureaus ook kosten vaststellen voor optionele diensten buiten de personeelsbemiddelingsdiensten.

Hoe dan ook, aangezien de vergoeding voor personeelsbemiddeling vaak hoog is, is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over of de vergoeding en de kosten betaalbaar zijn, rekening houdend met de financiële situatie van uw bedrijf.

Punt 3. Terugbetaling van vergoedingen bij ontslag binnen een bepaalde periode

Artikel X (Terugbetaling van vergoedingen)
Indien het door B geïntroduceerde personeel na indiensttreding bij A binnen de hieronder bepaalde periode ontslag neemt, ongeacht de verantwoordelijkheid van A, zal B een deel van de reeds ontvangen vergoeding aan A terugbetalen zoals bepaald in de volgende punten.
1. Als het personeel binnen een maand na indiensttreding ontslag neemt, zal B 70% van de ontvangen vergoeding terugbetalen
2. Als het personeel na meer dan een maand, maar binnen drie maanden ontslag neemt, zal B 30% van de ontvangen vergoeding terugbetalen

In de basisovereenkomst voor personeelsbemiddeling wordt vaak bepaald dat een deel van de vergoeding wordt terugbetaald als het aangenomen personeel binnen een bepaalde periode na indiensttreding ontslag neemt.

De vergoeding voor personeelsbemiddeling is vaak hoog, dus als het aangenomen personeel ontslag neemt voordat het zijn capaciteiten in het bedrijf kan tonen, ondanks dat de vergoeding is betaald, leidt dit tot een groot economisch verlies voor het bedrijf dat het personeel heeft aangenomen.

Daarom is het voor bedrijven die personeel werven essentieel om een clausule over de terugbetaling van vergoedingen bij ontslag binnen een bepaalde periode in het contract op te nemen.

Het is belangrijk om goed te controleren welke periode in aanmerking komt voor terugbetaling en welk percentage van de vergoeding wordt terugbetaald, aangezien dit enigszins kan variëren afhankelijk van het personeelsbemiddelingsbureau.

Punt 4. Verbod op directe transacties

Artikel X (Verbod op directe transacties)
1. Partij A zal geen direct contact opnemen met de door Partij B geïntroduceerde kandidaten zonder voorafgaande toestemming van Partij B. Echter, dit is niet van toepassing als er een jaar is verstreken sinds Partij B de kandidaat aan Partij A heeft voorgesteld.
2. Als Partij A in strijd handelt met de bepalingen van het vorige lid, zal Partij B, naast de vergoeding die Partij B had moeten ontvangen als Partij A de betreffende kandidaat in dienst had genomen, 10% van die vergoeding als boete eisen.

Werving en selectie is een dienst die bedrijven die op zoek zijn naar personeel en werkzoekenden matcht.

Voor een werving- en selectiebureau is het een groot probleem dat de kern van hun bedrijf ondermijnt als ze geen vergoeding ontvangen omdat het bedrijf direct zaken doet met de kandidaat die zij hebben geïntroduceerd.

Om dergelijke situaties te voorkomen, is het gebruikelijk dat in een werving- en selectieovereenkomst wordt bepaald dat het bedrijf en de werkzoekende pas direct contact kunnen hebben nadat ze een arbeidsovereenkomst hebben gesloten. Er kunnen ook bepalingen zijn die ‘voorafgaande toestemming’ vereisen, zoals in het voorbeeld van de clausule.

Het is gebruikelijk om een boete vast te stellen, zoals bepaald in lid 2 van het voorbeeld van de clausule, om effectiviteit te geven aan het verbod op directe transacties.

Als de inhoud van de boete alleen de verplichting inhoudt om de vergoeding te betalen die het werving- en selectiebureau oorspronkelijk had moeten ontvangen, kan het bedrijf dat op zoek is naar personeel denken: “Als de directe transactie wordt ontdekt, hoef ik alleen maar de vergoeding te betalen”, wat niet erg afschrikwekkend is.

Daarom is het gebruikelijk om in de boete voor directe transacties, naast het bedrag dat gelijk is aan de vergoeding van het werving- en selectiebureau, ook een boete toe te voegen, zoals in het voorbeeld van de clausule.

Samenvatting: Vraag een advocaat om een juridische controle van het contract voor werving en selectie

Als je een werving- en selectiedienst goed gebruikt, kun je efficiënt hooggekwalificeerd personeel aannemen.

Het aantrekken van goed personeel is belangrijk voor de groei van een bedrijf, dus het is te verwachten dat de werving- en selectiebranche in de toekomst steeds populairder zal worden.

Het is belangrijk voor zowel de aanbieder als de ontvanger van werving- en selectiediensten om vooraf een juridische controle van het contract uit te voeren om problemen te voorkomen.

We raden aan om een advocaat te raadplegen die bekend is met bedrijfsrecht voor de inhoud van het contract en onderhandelingsmethoden.

Informatie over contractcreatie en -beoordeling door ons kantoor

Monolith Law Office, als een advocatenkantoor met expertise in IT, internet en bedrijfsleven, biedt diensten zoals het opstellen en beoordelen van verschillende contracten, niet alleen basiscontracten voor personeelsbemiddeling, aan onze klanten en cliënten.

Zie hieronder voor meer details.

https://monolith.law/contractcreation[ja]