Administratieve Sancties voor Zorgaanbieders en Reactiestrategieën: Gezonde Bedrijfscontinuïteit door Versterking van Compliance

De vergrijzing in Japan zet door en de vraag naar zorgdiensten voor ouderen neemt jaar na jaar toe. Zorgaanbieders worden, op basis van de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering (Kaigo Hoken-ho), geacht hun bedrijf op een gepaste manier te beheren. Bij overtreding lopen zij het risico op administratieve sancties, wat niet alleen de voortzetting van de zorgonderneming kan bemoeilijken, maar ook een grote impact kan hebben op het leven van de gebruikers en het personeel van zorginstellingen en zorgaanbieders.

In dit artikel bespreken we de verschillende soorten administratieve sancties die opgelegd kunnen worden aan zorgaanbieders in Japan en de inhoud ervan. Daarnaast geven we gedetailleerde uitleg over hoe men zich aan de wetgeving kan houden om dergelijke sancties te vermijden.

Overzicht van Administratieve Sancties in de Japanse Zorgsector

Wanneer er twijfels zijn over de juiste bedrijfsvoering van een zorgonderneming, kan deze administratieve begeleiding of sancties van de overheid ontvangen. We leggen het verschil uit tussen de inhoud van administratieve sancties en administratieve begeleiding.

Wat zijn Administratieve Sancties voor Zorginstellingen?

Administratieve sancties voor zorginstellingen zijn juridische maatregelen die door overheidsinstanties worden opgelegd aan zorgaanbieders op basis van de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering. Deze administratieve sancties zijn bedoeld om de kwaliteit van zorgdiensten te waarborgen en de rechten van gebruikers te beschermen.

Voor zorgaanbieders kunnen maatregelen zoals de intrekking of opschorting van de aanwijzing volgens de Wet op de Langdurige Zorgverzekering als administratieve sancties worden beschouwd.

Het Verschil tussen Administratieve Begeleiding en Administratieve Sancties

Administratieve begeleiding is het advies en de begeleiding die overheidsinstanties geven aan ondernemers wanneer er vermoedens zijn van overtredingen van wetten en regelgeving. Administratieve sancties daarentegen hebben juridische bindende kracht en leggen specifieke verplichtingen op aan ondernemers of beperken hun rechten.

Administratieve begeleiding wordt als volgt gedefinieerd volgens artikel 32 en artikel 32, lid 2, van de Japanse Wet op de Administratieve Procedures:

Bij administratieve begeleiding moeten de betrokken ambtenaren erop letten dat zij niet buiten de grenzen van hun taken of de zaken die onder hun bevoegdheid vallen treden en dat de inhoud van de administratieve begeleiding uitsluitend wordt gerealiseerd door de vrijwillige medewerking van de betrokken partij.
2. Ambtenaren die betrokken zijn bij administratieve begeleiding mogen geen nadelige behandeling geven op basis van het feit dat de betrokken partij de begeleiding niet heeft opgevolgd.

Citaat:e-Gov Wetgeving Zoeken | Wet op de Administratieve Procedures[ja]

Als er geen verbetering wordt gezien na het ontvangen van administratieve begeleiding, kan het zijn dat men juridisch bindende administratieve sancties ontvangt. Het is belangrijk om snel de problemen te herzien en te verbeteren na het ontvangen van administratieve begeleiding, om zo het risico op administratieve sancties te vermijden.

Soorten en inhoud van administratieve sancties in Japan

Met inachtneming van het verschil tussen administratieve begeleiding en administratieve sancties, zullen we hier de specifieke soorten en inhoud van administratieve sancties nader toelichten.

Intrekking van de aanwijzing

De zwaarste administratieve sanctie voor zorgaanbieders is de ‘intrekking van de aanwijzing’. Zorginstellingen opereren onder een aanwijzing van de administratieve autoriteiten volgens de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering. Als deze aanwijzing wordt ingetrokken, kan de zorginstelling geen zorgvergoedingen meer ontvangen en is het voortzetten van de bedrijfsvoering niet meer mogelijk.

Bovendien, als een zorgaanbieder de administratieve sanctie van intrekking van de aanwijzing ontvangt, kan deze gedurende vijf jaar vanaf de dag van intrekking geen nieuwe aanwijzing ontvangen. (Artikel 70, lid 6, van de Wet op de Langdurige Zorgverzekering[ja]) Verder, als het een rechtspersoon betreft, kunnen ook de bestuurders of de beheerders van de instelling geen aanwijzing ontvangen. (Idem, lid 6-2[ja])

Opschorting van de aanwijzing

Net als de intrekking van de aanwijzing, heeft de opschorting van de aanwijzing ook dwingende kracht op de bedrijfsvoering van de zorgaanbieder. Echter, in tegenstelling tot de intrekking, is de opschorting van de aanwijzing slechts voor een bepaalde periode en omvat de sanctie maatregelen zoals het stopzetten van de acceptatie van nieuwe cliënten of de vermindering van zorgvergoedingen. De zorgactiviteiten zelf kunnen tijdens de periode van opschorting wel worden voortgezet.

Verbeteringsbevel

Een verbeteringsbevel is een administratieve sanctie waarbij de administratieve autoriteiten een zorginstelling opdragen verbeteringen door te voeren op basis van de wetgeving. Bij ontvangst van een verbeteringsbevel wordt de zorginstelling door de administratieve autoriteiten verplicht om binnen een gestelde termijn een verbeteringsrapport in te dienen en verbeteringsmaatregelen te nemen.

Hoewel een verbeteringsbevel de lichtste vorm van administratieve sanctie is, heeft het wel juridische bindende kracht omdat het een administratieve sanctie is. Als men niet voldoet aan het bevel, kan men te maken krijgen met zwaardere sancties zoals de opschorting of intrekking van de aanwijzing.

Verbeteringsaanbevelingen lijken op verbeteringsbevelen, maar omdat het administratieve begeleiding betreft, hebben ze geen juridische bindende kracht. Echter, het verzoek om een verbeteringsrapport in te dienen is hetzelfde als bij een verbeteringsbevel, en als men de aanbeveling niet opvolgt, kan men alsnog een verbeteringsbevel krijgen, wat wel een administratieve sanctie is.

Belangrijkste overtredingen die leiden tot administratieve sancties onder Japans recht

De soorten administratieve sancties met juridische bindende kracht zijn intrekking van de aanwijzing, opschorting van de werking van de aanwijzing en verbeteringsbevelen. We zullen in detail de belangrijkste overtredingen bespreken die onderhevig zijn aan deze drie soorten administratieve sancties.

Overtreding van personeelsnormen

In de zorgsector zijn de benodigde aantallen personeel voor elk type dienst gespecificeerd in de aangewezen normen. Als een zorginstelling of bedrijf niet in staat is om het voorgeschreven aantal personeelsleden te waarborgen en te plaatsen, is dit een overtreding van de personeelsnormen en een doelwit voor administratieve sancties.

Bijvoorbeeld, als de capaciteit van een lokale dagopvang (dagdienst) tien of minder personen is, moet er ten minste één verpleegkundige of verzorgende worden geplaatst. Bovendien moet in de thuiszorg een bezoekende verzorger die aan de kwalificatie-eisen voldoet, voor ten minste 2,5 voltijdsequivalenten worden geplaatst.

Bedrijfsvoering met minder personeel dan de personeelsnormen vereisen of het plaatsen van personeel dat niet aan de kwalificatie-eisen voldoet, zijn handelingen die een overtreding van de personeelsnormen vormen en onderhevig zijn aan administratieve sancties.

Overtreding van operationele normen

Een overtreding van operationele normen betreft handelingen die in strijd zijn met de operationele normen die zijn vastgesteld in de aangewezen normen van elk bedrijf, zoals documentatie, opslag van records en bedrijfsvoering.

Bijvoorbeeld, tekortkomingen in documenten zoals zorgplannen of onvoldoende uitleg en begrip bij de gebruiker over het aantal en de frequentie van thuiszorgbezoeken zijn voorbeelden van overtredingen van operationele normen.

Frauduleuze claims voor zorgvergoedingen

Acties die frauduleus zorgvergoedingen claimen in de zorgsector zijn ook overtredingen en onderhevig aan administratieve sancties. Wanneer frauduleuze claims voor zorgvergoedingen aan het licht komen, wordt volgens artikel 22, lid 3 van de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering[ja] het bedrag van de frauduleuze claim teruggevorderd, plus een toeslag van 40 procent van het terug te vorderen bedrag.

Voorbeelden van frauduleuze claims zijn onder andere:

• Fictieve claims waarbij diensten die niet daadwerkelijk zijn verleend, worden geclaimd alsof ze wel zijn geleverd
• Opgeblazen claims waarbij de duur van de geleverde diensten wordt overdreven
• Claims voor toeslagen waarbij ten onrechte wordt beweerd dat aan de personeelsvereisten is voldaan

Valse aanvragen

Handelingen waarbij valse verklaringen of rapporten worden gedaan aan de administratieve autoriteiten tijdens het aanvraagproces voor aanwijzing of bij de vernieuwingsaudit, worden beschouwd als valse aanvragen en zijn onderhevig aan administratieve sancties. Valse aanvragen omvatten vaak het verbergen van feiten zoals overtredingen van personeels- of operationele normen, terwijl men zich bewust is van deze feiten.

De impact van administratieve sancties op zorginstellingen in Japan

Wanneer een zorginstelling een administratieve sanctie ontvangt vanwege overtredingen, heeft dit niet alleen gevolgen voor de onderneming zelf, maar ook voor het personeel en de cliënten. Hier lichten we de gevolgen toe die optreden wanneer een zorginstelling een administratieve sanctie ondergaat.

Invloed op de continuïteit van de onderneming

Als een zorginstelling een administratieve sanctie krijgt, kan het voortzetten van de zorgactiviteiten zelf moeilijk worden. Vooral de intrekking van de aanwijzing betekent dat de instelling niet langer kan opereren onder de Japanse Wet Langdurige Zorg en ook geen zorgvergoedingen meer kan ontvangen. Bovendien kan de instelling gedurende vijf jaar na de annulering geen nieuwe aanwijzing ontvangen.

In het geval van een schorsing van de aanwijzing kan de instelling voor een bepaalde periode geen diensten verlenen, wat een grote impact heeft op de onderneming. Zelfs als het een verbeteringsbevel betreft, kan de publicatie van de naam van de instelling een negatieve invloed hebben op de onderneming, een risico dat niet kan worden ontkend.

Impact op het personeel

Een zorginstelling die een administratieve sanctie heeft ontvangen, kan door de impact op de bedrijfscontinuïteit moeite hebben met het voortzetten van de werkgelegenheid voor het personeel. Ook voor de beheerders kan de publicatie van de sanctie invloed hebben op de mogelijkheden om in andere zorginstellingen te werken.

Impact op de cliënten

Naast de impact op de zorgonderneming en het personeel, zijn de gevolgen voor de cliënten van de instelling groot. Als de instelling een annulering van de aanwijzing ontvangt als gevolg van een administratieve sanctie, vervalt de verzekeringsdekking en moeten de cliënten het volledige bedrag van de zorgkosten zelf betalen, wat betalingsmoeilijkheden kan veroorzaken.

Als cliënten de betalingen niet kunnen voldoen en de zorgdiensten niet langer geleverd kunnen worden, kan dit ertoe leiden dat cliënten niet de nodige zorg ontvangen en hun leven ingrijpend verandert.

Maatregelen om Administratieve Sancties in Japanse Zorginstellingen te Voorkomen

Om een zorgonderneming stabiel te beheren, is het van essentieel belang om administratieve sancties zoveel mogelijk te vermijden. Hier bespreken we belangrijke punten om dergelijke sancties te voorkomen.

Opzetten van een Compliancestructuur

Om administratieve sancties te voorkomen, is het cruciaal om een duidelijk compliancebeleid vast te stellen binnen de zorginstelling en een organisatiebreed systeem te ontwikkelen dat compliance benadrukt. Compliance betekent dat een onderneming de wetten en sociale regels naleeft en op een gepaste manier wordt beheerd.

Door regels en voorschriften te centraliseren en de inhoud ervan te verduidelijken op basis van compliance, kunnen medewerkers gepast handelen.

Grondige Opleiding van Medewerkers

Om administratieve sancties te vermijden, is het verhogen van het bewustzijn van compliance onder alle medewerkers essentieel. Door regelmatig compliance trainingen te organiseren, kunnen medewerkers hun bewustzijn van wettelijke naleving en ethiek verhogen en de juiste kennis en vaardigheden opdoen.

Adequaat Beheer van Documentatie

Bij het continu beheren van een zorgonderneming is het belangrijk om de verslagen van geleverde zorgdiensten en de documenten die de basis vormen voor het aanvragen van zorgvergoedingen adequaat te beheren en altijd in een controleerbare staat te houden. Door een grondig beheer van documentatie te handhaven, kunnen tekortkomingen in documenten en daarmee overtredingen door nalatigheid worden voorkomen.

Reactiestrategieën op Administratieve Sancties in Japanse Zorginstellingen

Het vermijden van administratieve sancties is essentieel, maar zelfs met de juiste voorzorgsmaatregelen kan het risico op onvoorziene nalatigheden of situaties nooit volledig worden uitgesloten. Als er een vermoeden van overtreding wordt geconstateerd dat kan leiden tot een administratieve sanctie, is het noodzakelijk om snel en adequaat te reageren.

Het nemen van de juiste maatregelen op het juiste moment is cruciaal voor het beheer van een zorgonderneming. In dit artikel bespreken we de reactiestrategieën voor zorginstellingen in Japan wanneer er een vermoeden van overtreding wordt geconstateerd dat kan leiden tot een administratieve sanctie.

Consultatie met een advocaat

Wanneer een overtreding in een zorginstelling wordt geconstateerd, overweeg dan snel een consultatie met een advocaat die gespecialiseerd is in de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering. De wetgeving die ten grondslag ligt aan administratieve sancties kan complex en moeilijk te begrijpen zijn, waardoor procedures soms voortgaan zonder dat de redenen voor de sancties duidelijk zijn.

Een advocaat is een juridisch professional die de oorzaak van de aangegeven administratieve sanctie nauwkeurig kan identificeren en passend advies kan geven over de te nemen maatregelen. Het is belangrijk om de noodzakelijke stappen en procedures op het juiste moment te nemen, dus het wordt aanbevolen om zo snel mogelijk een advocaat te raadplegen.

Opstellen en implementeren van een verbeterplan

Zodra de inhoud en oorzaak van de overtreding die tot een administratieve sanctie kan leiden duidelijk zijn, is het noodzakelijk om een verbeterplan op te stellen en uit te voeren. Door een concreet verbeterplan te maken en dit te rapporteren aan de administratieve autoriteiten, en door de uitvoering ervan te verzekeren, kunnen onverwachte nadelige sancties worden voorkomen.

Door een advocaat te raadplegen, kunt u professioneel advies krijgen over de vorm en inhoud van de documenten voor het verbeterplan en kan de indiening bij de administratieve autoriteiten soepeler verlopen.

Vaststellen van maatregelen ter voorkoming van herhaling

Tegelijkertijd met het opstellen en uitvoeren van een verbeterplan, is het noodzakelijk om de kern van het probleem op te lossen en te werken aan het voorkomen van herhaling. Om herhaling van overtredingen te voorkomen, is het van groot belang om een compliancestructuur en -systeem te vestigen, zoals het verder verhogen van het bewustzijn en de ethische normen van alle medewerkers.

Door een advocaat te raadplegen, kunt u gespecialiseerd advies krijgen over het vestigen van een compliancestructuur en -systeem. Voor het voorkomen van herhaling zijn de meningen en adviezen van experts zeer waardevol.

Samenvatting: Gezonde Zorgonderneming met Ondersteuning van een Advocaat

Zorgondernemingen dienen volgens de Japanse Zorgverzekeringswet (介護保険法) te worden beheerd, en het is van cruciaal belang om zonder administratieve sancties een gezonde bedrijfsvoering voort te zetten. Bij het leveren van zorgdiensten is het essentieel om voortdurend te werken aan een organisatiebrede compliancestructuur en ethisch bewustzijn.

Door goed op de hoogte te zijn van de soorten en inhoud van administratieve sancties, en door vooraf maatregelen te treffen zoals een compliancestructuur en het omgaan met administratieve begeleiding, kunt u administratieve sancties vermijden en een gezonde zorgonderneming blijven voeren. Bovendien, als er een vermoeden van overtreding wordt geuit, kunt u snel en adequaat handelen.

Maatregelen van ons kantoor

De zorgsector in Japan is een industrie die wordt gereguleerd door diverse wetten, zoals de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering, de Wet op de Welzijn van Ouderen en de Vennootschapswet. Monolith Law Office treedt op als juridisch adviseur voor de National Association of Nursing Care Business Federations en voor zorgverleners in alle prefecturen van Japan, en beschikt over uitgebreide kennis en ervaring met betrekking tot wetgeving in de zorgsector.

Expertisegebieden van Monolith Law Office: Juridische zaken voor IT en startups[ja]