Juridische Uitleg over de Benoeming, het Aftreden en Ontslag van Uitvoerende Leden en Vertegenwoordigende Leden in een Japanse LLC (Godo Kaisha)

De in 2006 (Heisei 18) door het Japanse vennootschapsrecht geïntroduceerde Godo Kaisha (GK), ofwel de ‘Samenwerkingsvennootschap’, is vanwege zijn operationele flexibiliteit een aantrekkelijke optie geworden voor veel bedrijven. Deze bedrijfsvorm wordt vaak vergeleken met de Amerikaanse LLC (Limited Liability Company) en is inderdaad door bekende internationale ondernemingen zoals Google Godo Kaisha, Apple Japan Godo Kaisha en Amazon Japan Godo Kaisha gekozen voor hun zakelijke activiteiten in Japan. Het meest kenmerkende aspect van een Godo Kaisha is dat, in tegenstelling tot een Kabushiki Kaisha (KK), ofwel ‘Aandelenvennootschap’, het eigendom (de investering) en het management in principe geïntegreerd zijn. Deze structuur maakt snelle besluitvorming en vereenvoudigd bestuur mogelijk, maar aan de andere kant zijn de regels rondom de kernposities van uitvoerende leden en vertegenwoordigende leden nauwkeurig vastgelegd in het Japanse vennootschapsrecht. Als deze procedures voor de benoeming, het aftreden en het ontslag van deze posities niet correct worden begrepen, kan dit leiden tot interne conflicten of juridisch ongeldige beslissingen. In dit artikel zullen we de procedures voor de benoeming, het aftreden en het ontslag van uitvoerende leden en vertegenwoordigende leden van een Godo Kaisha uitgebreid en deskundig toelichten, met verwijzing naar specifieke wetsartikelen en rechtspraak, onder het Japanse vennootschapsrecht. Het doel is om bedrijfsleiders en juridische medewerkers te helpen bij het realiseren van een stabiele en aan de wetgeving conforme bedrijfsvoering.

De Basis van Uitvoerende Leden en Vertegenwoordigende Leden in een Japanse Gōdō Kaisha (LLC)

Om de governance van een Japanse Gōdō Kaisha (LLC) te begrijpen, is het essentieel om eerst de fundamentele positie van uitvoerende leden en vertegenwoordigende leden te begrijpen. Het Japanse vennootschapsrecht biedt zowel principiële regels als ruimte voor maatwerk via de statuten.

Volgens het Japanse vennootschapsrecht is het basisprincipe ‘management door alle leden’. Als er geen speciale bepalingen in de statuten staan, hebben alle leden, als investeerders, de autoriteit om als ‘uitvoerende leden’ de zaken van de onderneming uit te voeren (Artikel 590, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht). Bovendien hebben uitvoerende leden de autoriteit om als ‘vertegenwoordigende leden’ de onderneming naar buiten toe te vertegenwoordigen (Artikel 599, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht). In deze standaard situatie hebben alle leden zowel de bevoegdheden van het management als die van vertegenwoordiging.

Veel bedrijven hebben echter leden die weliswaar investeren, maar niet direct betrokken zijn bij het management, en leden die actief het management op zich nemen. Om aan deze realiteit tegemoet te komen, staat het Japanse vennootschapsrecht toe dat de governancestructuur flexibel wordt ontworpen via de statuten. Door in de statuten specifieke leden aan te wijzen als uitvoerende leden, is het mogelijk om de managementbevoegdheden te concentreren bij bepaalde personen (Artikel 590, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht). In dit geval hebben de leden die niet als uitvoerende leden zijn aangewezen in de statuten, geen managementbevoegdheden.

Hieruit blijkt dat er een duidelijke hiërarchische relatie bestaat tussen uitvoerende leden en vertegenwoordigende leden. Vertegenwoordigende leden moeten altijd gekozen worden uit de uitvoerende leden (Artikel 599, lid 3 van het Japanse vennootschapsrecht). Het is juridisch onmogelijk om een lid zonder uitvoerende bevoegdheid aan te stellen als vertegenwoordigend lid. Met andere woorden, een vertegenwoordigend lid is een positie met een krachtigere externe vertegenwoordigingsbevoegdheid, gebouwd op de status van uitvoerend lid. Oprichters van een onderneming moeten dit principe begrijpen en een belangrijke strategische beslissing nemen door de meest geschikte governance model voor hun situatie in de statuten vast te leggen.

De benoeming van uitvoerende werknemers en vertegenwoordigende werknemers onder Japans recht

De benoemingsprocedures voor uitvoerende werknemers en vertegenwoordigende werknemers zijn de eerste stappen in het concretiseren van de governancestructuur van een bedrijf. Deze procedures zijn sterk afhankelijk van de bepalingen in de statuten.

De benoeming van een uitvoerende werknemer gebeurt door directe aanwijzing van de naam in de statuten. De persoon wiens naam als uitvoerende werknemer in de statuten staat, neemt die positie in, terwijl werknemers die niet vermeld zijn, worden uitgesloten van het management.

Aan de andere kant bestaan er, op basis van artikel 599, lid 3, van het Japanse vennootschapsrecht, voornamelijk twee methoden voor de benoeming van vertegenwoordigende werknemers.

De eerste methode is directe aanwijzing in de statuten. Hierbij wordt een specifiek persoon als vertegenwoordigende werknemer aangewezen, zoals ‘De vertegenwoordigende werknemer van ons bedrijf zal XX zijn’. Deze methode is geschikt wanneer duidelijk moet zijn wie de vertegenwoordiger is en wanneer men een stabiel management wil opbouwen.

De tweede methode is de onderlinge verkiezing door uitvoerende werknemers, gebaseerd op de bepalingen in de statuten. In dit geval bevatten de statuten een bepaling zoals ‘De vertegenwoordigende werknemer van ons bedrijf wordt bepaald door onderlinge verkiezing van de uitvoerende werknemers’. Vervolgens kiezen de uitvoerende werknemers op basis van deze statutaire bepalingen de vertegenwoordigende werknemer door middel van discussie of stemming. Het resultaat van deze onderlinge verkiezing wordt vastgelegd in een document zoals een ‘verkiezingsakte’. Deze methode maakt een flexibelere bedrijfsvoering mogelijk, omdat het wijzigen van de vertegenwoordigende werknemer geen ingewikkelde procedure van statutenwijziging vereist.

Wat betreft de procedure is het belangrijk om op te merken of een aanvaardingsbewijs van de benoeming vereist is. Wanneer de vertegenwoordigende werknemer door onderlinge verkiezing is gekozen, moet een ‘aanvaardingsbewijs van de benoeming’ worden ingediend bij de registratieprocedure om te bewijzen dat de persoon de benoeming heeft aanvaard. Aan de andere kant, als iemand direct in de statuten is benoemd, wordt aangenomen dat deze persoon bij het opstellen van de statuten ook heeft ingestemd met de benoeming als vertegenwoordigende werknemer, dus een apart aanvaardingsbewijs is in principe niet nodig.

Er bestaat ook een speciaal geval waarbij de uitvoerende werknemer een rechtspersoon is. Omdat een rechtspersoon niet fysiek taken kan uitvoeren zoals een natuurlijk persoon, moet een ‘uitvoerende functionaris’ worden benoemd die de taken daadwerkelijk uitvoert, en de naam en het adres van deze persoon moeten aan de andere werknemers worden meegedeeld (artikel 598, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht). Als deze rechtspersoon ook de vertegenwoordigende werknemer is, worden de naam en het adres van de uitvoerende functionaris ook opgenomen in het handelsregister van het bedrijf en openbaar gemaakt.

Deze benoemingsmethoden hebben meer betekenis dan alleen procedurele verschillen. Vooral bij de benoeming van vertegenwoordigende werknemers is de keuze tussen directe aanwijzing in de statuten of onderlinge verkiezing een strategische beslissing die direct invloed heeft op de moeilijkheidsgraad van toekomstige ontslagen. Het ontslaan van een direct aangewezen vertegenwoordigende werknemer vereist, zoals later besproken zal worden, een wijziging van de statuten, wat een zeer hoge drempel is. Aan de andere kant kan een door onderlinge verkiezing benoemde vertegenwoordigende werknemer flexibeler worden ontslagen. Daarom moeten oprichters de toekomstige dynamiek van het bedrijf in overweging nemen en zorgvuldig overwegen welke methode het meest geschikt is voor hun bedrijf.

Ontslag van Uitvoerende Werknemers en Vertegenwoordigende Werknemers in Japan

Wanneer uitvoerende werknemers of vertegenwoordigende werknemers hun positie verlaten, bestaan er in de Japanse wetgeving twee verschillende concepten: ‘ontslag’ en ‘uittreding’. Het is uiterst belangrijk om deze nauwkeurig te onderscheiden.

‘Ontslag’ verwijst naar het terugtreden uit een functie zoals uitvoerende werknemer of vertegenwoordigende werknemer, maar de status als aandeelhouder blijft behouden. Dit betekent dat men het managementrecht of vertegenwoordigingsrecht verliest, maar als eigenaar van het bedrijf blijft men de aandelen behouden.

Daarentegen betekent ‘uittreding’ dat men de status als aandeelhouder volledig opgeeft. Hierdoor verliest men alle eigendomsrechten (aandelen) van het bedrijf en als gevolg daarvan verliest men automatisch de functie van uitvoerende werknemer of vertegenwoordigende werknemer. Een werknemer die uittreedt, heeft in principe het recht om de uitbetaling van zijn aandelen te ontvangen.

Wanneer een uitvoerende werknemer die specifiek in de statuten is benoemd ‘ontslag’ neemt, is de procedure niet eenvoudig. Artikel 591, lid 4, van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat er een ‘rechtvaardige reden’ nodig is voor een uitvoerende werknemer om ontslag te nemen. Dit is een bepaling om te voorkomen dat belangrijke personen die verantwoordelijk zijn voor het management van het bedrijf hun verantwoordelijkheden gemakkelijk opgeven en zo de bedrijfsvoering verstoren.

Voor de ‘uittreding’ van een werknemer uit het bedrijf heeft het Japanse vennootschapsrecht verschillende methoden vastgesteld. Een daarvan is ‘vrijwillige uittreding’, waarbij een werknemer het bedrijf kan verlaten aan het einde van het fiscale jaar door het bedrijf zes maanden voor het einde van het fiscale jaar op de hoogte te stellen (Artikel 606, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht). Een andere methode is in het geval van ‘onvermijdelijke redenen’. In dit geval kan een werknemer op elk moment uittreden (Artikel 606, lid 3, van het Japanse vennootschapsrecht). ‘Onvermijdelijke redenen’ verwijzen naar situaties waarin het objectief gezien moeilijk is om als werknemer aan te blijven, zoals ernstige ziekte of een fundamentele verandering in het bedrijfsdoel van het bedrijf, en worden niet erkend bij louter meningsverschillen.

De ‘ontslag’-procedure voor een vertegenwoordigende werknemer varieert afhankelijk van de methode van benoeming. Als een vertegenwoordigende werknemer die direct bij naam in de statuten is aangewezen ontslag neemt, moet zijn naam uit de statuten worden verwijderd, wat betekent dat een wijziging van de statuten noodzakelijk is. Voor een statutenwijziging is in principe de instemming van alle aandeelhouders vereist en de procedure is zeer strikt. Aan de andere kant, in het geval van een vertegenwoordigende werknemer die is gekozen door wederzijdse selectie van uitvoerende werknemers, is de positie gebaseerd op de overeenkomst tussen de werknemers, waardoor het mogelijk is om eenvoudiger ontslag te nemen door de intentie tot ontslag aan het bedrijf kenbaar te maken.

Om deze verschillen te verduidelijken, vergelijken we ‘ontslag’ en ‘uittreding’ in de onderstaande tabel.

Ontslag van Uitvoerende Werknemers en Vertegenwoordigende Werknemers Onder Japans Vennootschapsrecht

Het ontslaan van uitvoerende werknemers of vertegenwoordigende werknemers tegen hun wil, bekend als ‘ontslag’, is onderworpen aan zeer strikte vereisten door het Japanse vennootschapsrecht om de stabiliteit van de onderneming te waarborgen.

Om een door de statuten aangewezen uitvoerende werknemer te ontslaan, moeten twee voorwaarden tegelijkertijd worden vervuld. Ten eerste moet er een ‘rechtvaardige reden’ zijn en ten tweede moet er eenstemmigheid zijn van ‘alle andere werknemers’ met uitzondering van de persoon die ontslagen wordt (Artikel 591, lid 5 van het Japanse Vennootschapsrecht). Deze dubbele vereiste beschermt de positie van de uitvoerende werknemer krachtig tegen gemakkelijke uitsluiting door de meerderheid. Echter, Artikel 591, lid 6 van het Japanse Vennootschapsrecht staat toe dat de statuten anders bepalen (bijvoorbeeld, de vereisten voor ontslag versoepelen).

De procedure voor het ontslag van een vertegenwoordigende werknemer is afhankelijk van de methode van benoeming, net als bij ontslag. Om een direct in de statuten benoemde vertegenwoordigende werknemer te ontslaan, is een statutenwijziging nodig. Aangezien een statutenwijziging de instemming van alle werknemers vereist, is een eenzijdig ontslag in feite onmogelijk zonder de instemming van de betrokkene. Daarentegen kan een door coöptatie gekozen vertegenwoordigende werknemer worden ontslagen met dezelfde methode als bij de benoeming, zoals een meerderheidsbesluit van de uitvoerende werknemers, wat een meer realistische procedure is.

Wat betreft de specifieke inhoud van ‘rechtvaardige redenen’, is er geen duidelijke definitie in het Japanse vennootschapsrecht. Ook zijn er niet veel rechtszaken geweest met betrekking tot het ontslag van uitvoerende werknemers van een Limited Liability Company. In dergelijke gevallen neigt de rechtbank naar het raadplegen van vergelijkbare bepalingen. Rechtspraak over ‘rechtvaardige redenen’ voor het ontslag van bestuurders van een naamloze vennootschap (Artikel 339, lid 2 van het Japanse Vennootschapsrecht) dient als een belangrijke richtlijn.

Volgens jurisprudentie van naamloze vennootschappen worden ‘rechtvaardige redenen’ erkend in gevallen waarin het objectief moeilijk is om de taken als bestuurder voort te zetten, zoals ernstige schendingen van wetten of statuten, handelingen van verraad die schade toebrengen aan de onderneming, onvermogen om taken uit te voeren door langdurige ziekte, of een opvallend gebrek aan managementvaardigheden. Bijvoorbeeld, in een uitspraak van de Hiroshima District Court op 29 november 1994 (1994), werd geoordeeld dat substantiële verliezen veroorzaakt door speculatieve transacties uitgevoerd door een vertegenwoordigend directeur een rechtvaardige reden voor ontslag vormden. Aan de andere kant worden subjectieve redenen zoals een meningsverschil over het managementbeleid of een verslechterde relatie met andere bestuurders in principe niet beschouwd als ‘rechtvaardige redenen’. Een representatief voorbeeld is de uitspraak van de Tokyo District Court op 23 december 1982, waarin werd besloten dat slechte verhoudingen met de vertegenwoordiger alleen geen rechtvaardige reden voor ontslag vormen.

Verder, in gevallen waarin de wangedrag van een uitvoerende werknemer uiterst kwaadaardig is en ernstige schade toebrengt aan de onderneming, bestaat er een laatste redmiddel genaamd ‘uitsluiting’. Dit is een systeem waarbij, op basis van een meerderheidsbesluit van de andere werknemers, een rechtszaak wordt aangespannen om de betreffende werknemer gedwongen uit de onderneming te verwijderen (Artikel 859 van het Japanse Vennootschapsrecht). Uitsluiting is een laatste redmiddel wanneer een oplossing tussen de werknemers niet mogelijk is en vereist een gerechtelijke beslissing van de rechtbank, een zeer krachtige maatregel. Het ontslagsysteem van een Limited Liability Company, dat is ontworpen met een filosofie die de nadruk legt op consensusvorming en stabiliteit, gebaseerd op een partnerschapsachtige vertrouwensrelatie en niet op gemakkelijke uitsluiting door meerderheidsbesluit, wordt weerspiegeld in deze bepalingen.

Samenvatting

Zoals in detail besproken in dit artikel, worden de regels met betrekking tot de positie van uitvoerende leden en vertegenwoordigende leden van een Japanse ‘Godo Kaisha’ (Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid) strikt gedefinieerd door het Japanse vennootschapsrecht, achter de flexibele organisatiestructuur. Het belang van de statuten, die de kern van de governance vormen, de wijze van benoeming van vertegenwoordigende leden (directe aanwijzing of onderlinge verkiezing) en de strategische impact die dit heeft op toekomstige ontslagprocedures, evenals de juridische verschillen tussen ‘ontslag’ en ‘uit dienst treden’, en de hoge drempels zoals ‘rechtvaardige reden’ en ‘unanieme instemming van alle leden’, zijn essentiële punten die men moet begrijpen bij het beheren van een ‘Godo Kaisha’. Om deze complexe juridische vereisten adequaat te beheren en toekomstige geschillen te voorkomen, is gespecialiseerde juridische kennis onmisbaar. Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het adviseren van zowel binnenlandse als internationale cliënten in Japan over de oprichting van ‘Godo Kaisha’s’, het opstellen van statuten, en de benoeming en wijziging van bestuurders in het kader van corporate governance. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, die een diep begrip hebben van de internationale zakelijke context en in staat zijn om nauwkeurige juridische ondersteuning te bieden. Maak gebruik van onze expertise om ervoor te zorgen dat uw governancestructuur zowel aan de wetgeving voldoet als in lijn is met uw bedrijfsstrategie.