Juridische beschouwing over de verantwoordelijkheden en plichten van uitvoerende leden in een Japanse LLC (Godo Kaisha)

In het Japanse vennootschapsrecht wordt de Godo Kaisha (GK), vanwege de eenvoud van de oprichtingsprocedures en de ruime mogelijkheden voor statutaire autonomie, breed ingezet en gewaardeerd door zowel binnenlandse als buitenlandse ondernemers als een aantrekkelijke bedrijfsvorm. In tegenstelling tot de Kabushiki Kaisha (KK), waarbij eigendom (aandeelhouders) en management (directeuren) in principe gescheiden zijn, is het bij een Godo Kaisha gebruikelijk dat de investeerders, de ‘leden’, zelf het management op zich nemen. Een cruciale rol binnen dit management wordt vervuld door de ‘uitvoerende leden’. Deze uitvoerende leden hebben uitgebreide bevoegdheden om de bedrijfsactiviteiten uit te voeren, maar deze bevoegdheden gaan gepaard met aanzienlijke wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden. Het begrijpen van deze verplichtingen is essentieel voor de gezonde bedrijfsvoering en risicobeheer van een Godo Kaisha. Dit artikel biedt een gedetailleerde juridische uitleg over de centrale verplichtingen die uitvoerende leden van een Godo Kaisha onder Japans vennootschapsrecht hebben, namelijk de plicht tot zorgvuldig beheer, de plicht tot loyaliteit, het verbod op concurrentie, de beperkingen op belangenconflicten en de verantwoordelijkheden bij het verzaken van deze plichten. Deze bepalingen vormen een fundamenteel kader om het gedrag van uitvoerende leden te reguleren en de onderneming en haar belanghebbenden te beschermen.

De Basisplichten van Uitvoerende Werknemers in Japan: De Plicht tot Zorgvuldig Beheer en de Plicht tot Trouw

De basis voor alle acties van uitvoerende werknemers in Japan wordt gevormd door twee fundamentele plichten: de ‘plicht tot zorgvuldig beheer’ en de ‘plicht tot trouw’. Deze zijn de kern van de vertrouwensrelatie tussen de uitvoerende werknemers en het bedrijf en zijn duidelijk vastgelegd in het Japanse vennootschapsrecht.

Ten eerste hebben uitvoerende werknemers een ‘plicht tot zorgvuldig beheer’ jegens het bedrijf, oftewel de plicht tot zorgvuldig beheer. De basis voor deze plicht is te vinden in artikel 593, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht. De plicht tot zorgvuldig beheer betekent dat uitvoerende werknemers hun taken moeten uitvoeren met de mate van zorg die objectief gezien normaal gesproken verwacht mag worden, gezien hun positie en de aard van hun werkzaamheden. Bijvoorbeeld, als een bedrijf een grote investering doet zonder voldoende marktonderzoek of winstprognoses en op basis van persoonlijke beslissingen, wat resulteert in aanzienlijke verliezen voor het bedrijf, of als het nalaten van kredietonderzoek bij handelspartners leidt tot oninbare vorderingen, dan kan dit een schending van de plicht tot zorgvuldig beheer inhouden.

Ten tweede hebben uitvoerende werknemers een ‘plicht tot trouw’ jegens het bedrijf. Deze plicht wordt opgelegd door artikel 593, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht, dat de bepalingen met betrekking tot de directeuren van naamloze vennootschappen (artikel 355 van dezelfde wet) van toepassing verklaart. De plicht tot trouw houdt in dat uitvoerende werknemers de wetten en de statuten moeten naleven en hun taken trouw moeten uitvoeren in het belang van het bedrijf als geheel. Dit betekent dat uitvoerende werknemers hun eigen belang of dat van derden niet boven het belang van het bedrijf mogen stellen.

Deze plichten tot zorgvuldig beheer en trouw zijn de meest fundamentele verplichtingen van uitvoerende werknemers en kunnen niet worden opgeheven of verminderd door bepalingen in de statuten. De specifieke verplichtingen die later worden besproken, zoals het verbod op concurrentie en de beperkingen op belangenconflicten, kunnen worden gezien als de concretisering van de plicht tot zorgvuldig beheer en trouw in specifieke situaties. Daarom vormt elke handeling die in strijd is met deze specifieke bepalingen ook noodzakelijkerwijs een schending van de plicht tot zorgvuldig beheer of trouw en dient als juridische basis voor het ter verantwoording roepen van uitvoerende werknemers.

Concurrentieverbod: Bescherming van zakelijke kansen van een bedrijf onder Japans recht

Om te voorkomen dat uitvoerende werknemers hun positie gebruiken om zakelijke kansen van het bedrijf te ontnemen, heeft het Japanse vennootschapsrecht strikte bepalingen ingesteld met betrekking tot het ‘concurrentieverbod’. Dit is een van de belangrijke regelgevingen die de plicht tot trouw van uitvoerende werknemers concretiseert.

Volgens artikel 594, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht mogen uitvoerende werknemers in principe geen specifieke concurrerende handelingen verrichten zonder de goedkeuring van alle andere werknemers . Er zijn twee typen ‘concurrerende transacties’ die onder deze regelgeving vallen. De eerste is ‘het verrichten van transacties die behoren tot de categorie van de bedrijfsactiviteiten van de vennootschap, voor zichzelf of voor een derde’ . Dit verbiedt uitvoerende werknemers om transacties uit te voeren die in wezen concurreren met de bedrijfsactiviteiten van de vennootschap, voor eigen rekening of voor rekening van een ander. Het tweede type is ‘het worden van een directeur, uitvoerend functionaris of werknemer die bedrijfsactiviteiten uitvoert voor een vennootschap met een soortgelijk bedrijfsdoel als dat van de vennootschap’ . Dit beperkt de betrokkenheid bij het management van concurrerende bedrijven.

Het meest belangrijke kenmerk van deze bepaling is dat de goedkeuringsvereiste in principe ‘de unanieme instemming van alle andere werknemers’ is . Dit is een veel strengere eis dan de meerderheidsstemming van de raad van bestuur of de algemene vergadering van aandeelhouders die voor een naamloze vennootschap geldt. Deze strenge eis weerspiegelt het feit dat een vennootschap onder firma een associatief karakter heeft en gebaseerd is op een sterk vertrouwen tussen de leden. Als zelfs maar één werknemer tegen is, wordt de concurrerende activiteit niet toegestaan.

Hoewel het Japanse vennootschapsrecht een hoge mate van flexibiliteit toestaat voor vennootschappen onder firma, kan dit strikte principe worden gewijzigd door een specifieke bepaling in de statuten . Zo kan bijvoorbeeld in de statuten worden bepaald dat ‘goedkeuring van de meerderheid van de andere werknemers’ voldoende is . Daarom is het, om de specifieke regels met betrekking tot concurrentie door uitvoerende werknemers te begrijpen, noodzakelijk niet alleen de artikelen van het vennootschapsrecht te raadplegen, maar ook altijd de statuten van de betreffende vennootschap te controleren.

Wanneer een uitvoerende werknemer deze bepaling overtreedt en toch een concurrerende transactie uitvoert, blijft de transactie zelf geldig om de veiligheid van de transactie te waarborgen . Echter, de overtredende uitvoerende werknemer is aansprakelijk voor schadevergoeding aan de vennootschap. In dit verband heeft artikel 594, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht een belangrijke bepaling die de bewijslast voor de vennootschap verlicht. Namelijk, het bedrag van de winst die de uitvoerende werknemer of een derde heeft verkregen door de concurrerende transactie, wordt verondersteld het bedrag van de schade te zijn die de vennootschap heeft geleden . Hierdoor kan de vennootschap compensatie eisen op basis van de winst die de overtreder heeft behaald, zonder de schade concreet te hoeven bewijzen.

Beperkingen op belangenconflicten: de botsing tussen de belangen van de onderneming en die van de werknemers

Om transacties te reguleren waarbij uitvoerende werknemers hun eigen belang voorop kunnen stellen ten koste van het belang van de onderneming, heeft het Japanse vennootschapsrecht beperkingen op belangenconflicten vastgesteld. Dit is een ander belangrijk systeem om de plicht van trouw te waarborgen die uitvoerende werknemers aan de onderneming verschuldigd zijn.

Artikel 595, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat uitvoerende werknemers, wanneer zij transacties met belangenconflicten aangaan, in principe de goedkeuring moeten verkrijgen van een meerderheid van de andere werknemers die geen deel uitmaken van de transactie . Deze regelgeving vereist ‘een meerderheid’ in plaats van ‘unanimiteit’, zoals bij de goedkeuringsvereisten voor concurrerende transacties, wat aangeeft dat de wetgever de eisen heeft versoepeld. Dit suggereert dat, terwijl concurrerende transacties een ernstige en constante bedreiging vormen voor de bedrijfsvoering zelf, belangenconflicten bij individuele transacties voornamelijk betrekking hebben op de eerlijkheid van prijzen en voorwaarden, en dat het risico van een andere aard is.

Transacties die onderworpen zijn aan de regelgeving van belangenconflicten kunnen voornamelijk in twee categorieën worden ingedeeld. De eerste is ‘directe transacties’. Dit betreft gevallen waarin uitvoerende werknemers direct contracten sluiten met de vennootschap, hetzij voor zichzelf of voor een derde partij . Voorbeelden hiervan zijn gevallen waarin uitvoerende werknemers onroerend goed dat zij persoonlijk bezitten aan de onderneming verkopen, of geld lenen van de onderneming .

De tweede categorie is ‘indirecte transacties’. Dit verwijst naar transacties tussen de onderneming en een derde partij die geen uitvoerende werknemer is, maar waarbij de belangen van de onderneming en de uitvoerende werknemer in werkelijkheid tegenstrijdig zijn . Typische voorbeelden zijn gevallen waarin de onderneming een persoonlijke schuld van een uitvoerende werknemer garandeert of zekerheidsrechten vestigt op activa van de onderneming om de schulden van een uitvoerende werknemer te waarborgen .

Net als bij de regelgeving voor concurrerende transacties, kan de goedkeuringsvereiste voor belangenconflicten worden gewijzigd door een specifieke bepaling in de statuten . Zo kan men voor belangrijkere transacties strengere goedkeuringsvereisten stellen, of goedkeuring voor minder belangrijke transacties onnodig maken, afhankelijk van de specifieke situatie van de onderneming.

Indien een transactie met belangenconflicten wordt uitgevoerd zonder goedkeuring, kan de geldigheid van de transactie verschillen afhankelijk van of de tegenpartij een derde partij is of niet, maar wordt in principe als geldig beschouwd met het oog op de veiligheid van de transactie . Echter, uitvoerende werknemers die goedkeuring verzuimen, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor nalatigheid als de onderneming schade lijdt. Artikel 595, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht maakt duidelijk dat de verbodsbepalingen op zelfcontractering en dubbele vertegenwoordiging, zoals vastgelegd in artikel 108 van het Japanse burgerlijk wetboek, niet van toepassing zijn op belangenconflicten die rechtmatig zijn goedgekeurd . Hierdoor is het mogelijk dat uitvoerende werknemers, zelf partij bij de transactie, namens de onderneming contracten sluiten na het doorlopen van de goedkeuringsprocedure.

Vergelijking van verplichtingen tussen Japanse Gōdō Kaisha en Kabushiki Kaisha

Om de specifieke verplichtingen die rusten op de uitvoerende leden van een Japanse Gōdō Kaisha (vergelijkbaar met een vennootschap onder firma) beter te begrijpen, is het nuttig deze te vergelijken met de verplichtingen van bestuurders van een Kabushiki Kaisha (besloten vennootschap), de meest voorkomende bedrijfsvorm in Japan. Hoewel de verplichtingen van beide soorten bedrijven op elkaar lijken, zijn er belangrijke verschillen als gevolg van de onderliggende organisatiestructuren, met name in goedkeuringsprocedures.

Een fundamenteel verschil ligt in de relatie tussen het bedrijf en de managers. In een Kabushiki Kaisha zijn de eigenaren, de aandeelhouders, en de managers, de bestuurders, in principe gescheiden, en de relatie tussen de bestuurders en het bedrijf wordt wettelijk gezien als een ‘mandaat’. Aan de andere kant, in een Gōdō Kaisha, is het gebruikelijk dat de investeerders die leden zijn zelf het management uitvoeren, waardoor eigendom en management geïntegreerd zijn. De relatie tussen de uitvoerende leden en het bedrijf wordt niet geregeld door een mandaatcontract, maar door de statuten, een contract tussen de leden.

Deze structurele verschillen hebben directe gevolgen voor de vereisten voor goedkeuring van concurrerende transacties en belangenconflicten. De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen samen in de goedkeuringsvereisten tussen de uitvoerende leden van een Gōdō Kaisha en de bestuurders van een Kabushiki Kaisha.

Zoals uit de tabel blijkt, ligt het grootste kenmerk van een Gōdō Kaisha in de mogelijkheid tot ‘wijzigingen door statuten’. Bij een Kabushiki Kaisha zijn de organen voor goedkeuring van concurrerende en belangenconflicterende transacties wettelijk vastgelegd en kunnen niet via de statuten worden gewijzigd. Echter, bij een Gōdō Kaisha kunnen deze zeer belangrijke governancekwesties vrij worden ontworpen om aan te sluiten bij de eigen bedrijfsomstandigheden via de statuten. Bijvoorbeeld, in een klein bedrijf waar een sterk vertrouwen heerst tussen de leden, kan men ervoor kiezen om strikte regels te handhaven zoals wettelijk voorgeschreven, terwijl in een bedrijf met veel leden waar snellere besluitvorming vereist is, de goedkeuringsvereisten versoepeld kunnen worden. Deze flexibiliteit is niet alleen de charme van een Gōdō Kaisha, maar ook de reden waarom het essentieel is om de statuten zorgvuldig te onderzoeken bij het beoordelen van de governance van het bedrijf.

Verantwoordelijkheid voor Verzuim van Taken: Juridische Gevolgen van Plichtsverzuim onder Japans Recht

Wanneer uitvoerende werknemers hun plicht tot zorgvuldig beheer, loyaliteit, het vermijden van concurrentie of het beperken van belangenconflicten schenden, kunnen zij juridisch verantwoordelijk worden gehouden. Deze verantwoordelijkheid staat bekend als ‘verantwoordelijkheid voor verzuim van taken’ en het Japanse vennootschapsrecht onderscheidt tussen verantwoordelijkheden jegens de vennootschap en jegens derden.

Allereerst is de verantwoordelijkheid jegens de vennootschap vastgelegd in artikel 596 van het Japanse vennootschapsrecht. Volgens dit artikel zijn uitvoerende werknemers verplicht om schade die ontstaat door het verzuimen van hun taken te vergoeden aan de vennootschap. Als meerdere uitvoerende werknemers gezamenlijk betrokken zijn bij het verzuim van taken, dragen zij gezamenlijk de verantwoordelijkheid. ‘Het verzuimen van taken’ omvat alle handelingen die in strijd zijn met de plicht tot zorgvuldig beheer en loyaliteit, zoals het veroorzaken van schade aan de vennootschap door het uitvoeren van concurrerende transacties of belangenconflicten zonder goedkeuring.

De verantwoordelijkheid jegens derden is vastgelegd in artikel 597 van het Japanse vennootschapsrecht. Deze verantwoordelijkheid ontstaat wanneer uitvoerende werknemers schade toebrengen aan derden (zoals klanten of schuldeisers) bij het uitvoeren van hun taken. Echter, in tegenstelling tot de verantwoordelijkheid jegens de vennootschap, zijn de vereisten voor het erkennen van verantwoordelijkheid strenger. De wet bepaalt dat uitvoerende werknemers alleen verantwoordelijk zijn voor schadevergoeding aan derden als er sprake is van ‘kwaadwilligheid of ernstige nalatigheid’. Bij gewone nalatigheid (lichte nalatigheid) is er geen directe persoonlijke verantwoordelijkheid van de uitvoerende werknemers jegens derden.

Het verschil in deze verantwoordelijkheidsvereisten weerspiegelt de intentie van de wet. Binnen de vennootschap moeten uitvoerende werknemers een hoge mate van zorgvuldigheid betrachten en worden zij verantwoordelijk gehouden voor zelfs kleine tekortkomingen in aandacht, wat de interne discipline handhaaft. Aan de andere kant, in relaties met externe derden, is het noodzakelijk om uitvoerende werknemers te beschermen zodat zij snel en gedurfd beslissingen kunnen nemen zonder de normale risico’s van bedrijfsvoering te vrezen. Als zelfs lichte nalatigheid zou leiden tot het risico van rechtszaken door derden, zou dit het management kunnen doen krimpen. Daarom erkent de wet persoonlijke verantwoordelijkheid jegens derden alleen in uiterst kwaadaardige gevallen, zoals het opzettelijk toebrengen van schade (kwaadwilligheid) of het ernstig ontbreken van de aandacht die een normaal persoon zou hebben (ernstige nalatigheid). Dit evenwichtige systeemontwerp is een belangrijke juridische basis voor het bevorderen van gezond bedrijfsbeheer.

Samenvatting

Zoals gedetailleerd beschreven in dit artikel, vervullen uitvoerende werknemers van een Japanse ‘Godo Kaisha’ (LLC) een cruciale rol in het beheer van het bedrijf, terwijl zij ook omvattende verplichtingen hebben onder het Japanse vennootschapsrecht, zoals de plicht tot zorgvuldig beheer en de plicht tot loyaliteit. Daarnaast zijn er specifieke beperkingen opgelegd om de belangen van het bedrijf te beschermen, zoals het vereisen van goedkeuring van andere werknemers voor concurrerende activiteiten en transacties met belangenconflicten. Indien deze verplichtingen worden geschonden en schade wordt toegebracht aan het bedrijf of derden, kan de persoon in kwestie aansprakelijk worden gesteld voor schadevergoeding wegens nalatigheid in de uitvoering van zijn taken. Vooral omdat een ‘Godo Kaisha’ een brede autonomie heeft in haar statuten, is het essentieel om de statuten van het specifieke bedrijf te raadplegen om de toepasselijke regels te begrijpen, in aanvulling op de wettelijke bepalingen.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het leveren van juridische diensten met betrekking tot de governance van ‘Godo Kaisha’ en de verantwoordelijkheden van bestuurders aan een groot aantal cliënten in Japan. Ons kantoor heeft niet alleen experts met een Japanse advocaatkwalificatie, maar ook Engelssprekende professionals met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, die in staat zijn om de complexe bepalingen van het Japanse vennootschapsrecht binnen een internationale zakelijke context nauwkeurig uit te leggen en praktisch advies te geven. Van de oprichting van een ‘Godo Kaisha’, het ontwerpen van statuten, het opbouwen van een compliance systeem voor bedrijfsvoering, tot het omgaan met eventuele geschillen, wij bieden krachtige ondersteuning voor uw bedrijf vanuit een juridisch perspectief.