Toetreding van Leden in een Japanse Gōdō Kaisha: Een Volledige Uitleg van de Procedures op Basis van het Vennootschapsrecht

De Japanse ‘Gōdō Kaisha’, een bedrijfsvorm in Japan, wint aan populariteit vanwege de eenvoud en flexibiliteit in oprichting en beheer. Deze bedrijfsvorm lijkt op de LLC (Limited Liability Company) zoals bekend in Engelssprekende landen en is daardoor een aantrekkelijke optie voor investeerders en ondernemers uit het buitenland. De flexibiliteit in het beheer van een ‘Gōdō Kaisha’ is gebaseerd op een duidelijk wettelijk kader, vastgesteld door het Japanse vennootschapsrecht. Een nauwkeurig begrip van deze wetgeving is essentieel voor een soepele bedrijfsvoering. Een juridische term gerelateerd aan de ‘Gōdō Kaisha’ die bijzondere aandacht vereist, is ‘shain’, wat niet verwijst naar een algemene werknemer, maar naar een eigenaar die heeft geïnvesteerd in het bedrijf, oftewel de ondernemer zelf, volgens het Japanse vennootschapsrecht. Het begrijpen van deze fundamentele definitie is cruciaal voor het doorgronden van de structuur van een ‘Gōdō Kaisha’. In dit artikel richten we ons op het thema ‘toetreding van nieuwe leden’, wat van groot belang is bij de groei en strategische veranderingen van een ‘Gōdō Kaisha’. We zullen de juridische procedures voor het verwelkomen van nieuwe leden en de procedures voor bestaande leden om extra investeringen te doen, gedetailleerd en uitgebreid bespreken, gebaseerd op de bepalingen van het Japanse vennootschapsrecht. De toetreding van leden is niet slechts een interne beheerstaak, maar een belangrijke handeling die fundamentele veranderingen teweegbrengt in de juridische structuur en kapitaalsamenstelling van het bedrijf, waarbij strikte naleving van de wettelijk vastgestelde procedures vereist is.

De Basisprincipes van Lidmaatschap in een Japanse Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid

Volgens het Japanse vennootschapsrecht (Artikel 604, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht) is het voor een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid toegestaan om nieuwe leden toe te laten. Het toelaten van leden is een cruciale methode om verschillende zakelijke doelstellingen te bereiken, zoals groeistrategieën, het introduceren van nieuwe expertise of het financieren van activiteiten. Er zijn hoofdzakelijk twee manieren waarop leden kunnen toetreden: de eerste is door een nieuwe investering in de vennootschap te doen, en de tweede is door een bestaand lid zijn of haar aandeel (het recht dat overeenkomt met eigendom van de vennootschap) geheel of gedeeltelijk over te dragen. Dit artikel richt zich op de procedure voor het toetreden van leden door middel van nieuwe investeringen, wat leidt tot een toename van de totale activa van de vennootschap. De keuze tussen deze twee methoden heeft een significante impact op de financiële situatie van de vennootschap en de registratieprocedures. Bij het accepteren van nieuwe investeringen nemen zowel de activa als het kapitaal van de vennootschap toe, wat specifieke registratieprocedures wettelijk vereist kan maken. Aan de andere kant, bij de overdracht van aandelen, betreft het een transactie tussen leden en blijft het totale kapitaal van de vennootschap ongewijzigd, wat kan leiden tot verschillende procedures. Het begrijpen van dit fundamentele verschil is de eerste stap in het kiezen van de juiste procedure.

Procedures for Onboarding New Employees in Japan

When welcoming new employees through new capital contributions, Japanese corporate law requires multiple, sequential, and stringent procedures. Adhering to these procedures is essential to ensure the validity of the onboarding and to avoid future legal disputes.

Instemming van Alle Vennoten en Wijziging van de Statuten

Het toelaten van nieuwe vennoten is een belangrijke beslissing die de kern van het bedrijf raakt. Daarom is het eerst noodzakelijk om de statuten, de basisregels van het bedrijf, te wijzigen. Volgens artikel 576, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht (会社法) moeten de statuten van een vennootschap onder firma de namen of benamingen en adressen van alle vennoten bevatten, evenals de waarde van de inbreng van elke vennoot. Daarom is het essentieel om deze informatie in de statuten bij te werken wanneer een nieuwe vennoot toetreedt.

Voor het wijzigen van de statuten is in principe de instemming van alle bestaande vennoten (instemming van alle vennoten) vereist. Dit is vastgelegd in artikel 637 van het Japanse Vennootschapsrecht, wat weerspiegelt dat een vennootschap onder firma gebaseerd is op persoonlijke vertrouwensrelaties. Echter, door een specifieke bepaling in de statuten op te nemen, kan deze vereiste worden versoepeld. Zo kan bijvoorbeeld door vooraf een bepaling in de statuten op te nemen dat ‘de instemming van de meerderheid van alle vennoten’ vereist is, het besluitvormingsproces worden versneld. Maar zonder zo’n bepaling, zal de toetreding van een nieuwe vennoot niet doorgaan als zelfs maar één vennoot tegen is.

De Uitvoering van Kapitaalinbreng en het Moment van Rechtskracht in Japan

Enkel het wijzigen van de statuten met de instemming van alle vennoten volstaat niet om een nieuwe vennoot te laten toetreden. Het Japanse vennootschapsrecht stelt zeer belangrijke bepalingen vast over het moment waarop de toetreding rechtskracht krijgt. Artikel 604, lid 3, van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat een persoon die voornemens is toe te treden als vennoot, pas als zodanig wordt beschouwd op het moment dat hij de betaling of levering met betrekking tot de kapitaalinbreng, die vereist was op het moment van de statutenwijziging, heeft voltooid.

Deze bepaling betekent dat het ontstaan van de juridische status als vennoot gekoppeld is aan de volledige uitvoering van de beloofde kapitaalinbreng. Zelfs als er instemming is van alle vennoten en er een contract is ondertekend, wordt de persoon niet juridisch behandeld als vennoot totdat de kapitaalinbreng daadwerkelijk aan de vennootschap is betaald. Dit mechanisme is ingesteld om zowel de vennootschap als haar schuldeisers te beschermen. De vennoten van een besloten vennootschap hebben een beperkte aansprakelijkheid en zijn slechts verantwoordelijk binnen de grenzen van hun inbreng voor de schulden van de vennootschap. Daarom vormt het kapitaal van de vennootschap de enige zekerheid voor de schuldeisers. Als rechten van een vennoot (zoals stemrecht met betrekking tot de uitvoering van bedrijfsactiviteiten) worden verleend voordat de kapitaalinbreng is voltooid, zou een persoon die nog geen vermogen aan de vennootschap heeft verschaft, invloed kunnen uitoefenen op het beheer van de vennootschap en daarmee de financiële basis van de vennootschap in gevaar kunnen brengen. De wet koppelt daarom strikt de ontstaansdatum van de vennootschapskwalificatie aan de uitvoering van de kapitaalinbreng om dergelijke situaties te voorkomen.

Verantwoordelijkheid van Nieuwe Leden in een Japanse Vennootschap

Een van de belangrijkste punten om op te letten bij het overwegen om lid te worden van een Japanse ‘Gōdō Kaisha’ (合同会社), een soort vennootschap, is de reikwijdte van de verantwoordelijkheid na toetreding. Artikel 605 van de Japanse Vennootschapswet stelt dat leden die na de oprichting toetreden, ook verantwoordelijk zijn voor de schulden die de vennootschap heeft opgelopen vóór hun toetreding. Echter, de aansprakelijkheid van de leden van een ‘Gōdō Kaisha’ is beperkt (artikel 580, lid 2), en beperkt tot de waarde van hun inbreng. De schulden worden eerst verrekend met de activa van de vennootschap, en de verantwoordelijkheid van de leden is aanvullend (artikel 580).

Dit betekent dat een lid dat toetreedt, verantwoordelijk is voor alle schulden die de vennootschap heeft opgelopen vóór hun betrokkenheid, net als de andere leden. Deze ‘retroactieve verantwoordelijkheid’ kan een onverwachte en significante risico vormen, vooral voor investeerders die gewend zijn aan het vennootschapsrecht van andere rechtsgebieden. Door deze bepaling wordt het toetreden tot de vennootschap niet alleen een investering in de toekomst, maar ook een overname van het gehele verleden van de vennootschap. Daarom is het van cruciaal belang om een grondige due diligence (activa-evaluatie) uit te voeren voordat men besluit toe te treden. Het is noodzakelijk om de financiële overzichten, contractuele relaties, procesrisico’s en de aanwezigheid van eventuele contingente verplichtingen die niet in de boeken staan, gedetailleerd te onderzoeken en alle potentiële risico’s volledig te begrijpen alvorens een beslissing te nemen.

De grenzen van statutaire autonomie bekeken vanuit Japanse rechtspraak

In Japan wordt aangenomen dat een ‘Godo Kaisha’ (合同会社), een soort van Japanse vennootschap, een brede mate van flexibiliteit heeft om interne regels te ontwerpen door middel van haar statuten, bekend als ‘statutaire autonomie’. Echter, er zijn juridische grenzen aan deze autonomie. Een belangrijk rechtsgeval dat deze grenzen illustreert, is de uitspraak van de Tokyo District Court op 13 oktober 1996 (Heisei 8). Hoewel deze zaak betrekking had op een ‘Goshi Kaisha’ (合資会社), een ander type vennootschap, en het geschilpunt de ‘terugtreding’ van een vennoot was, zijn de onderliggende juridische principes ook van toepassing op de toetreding van leden tot een Godo Kaisha.

In deze rechtszaak werd de geldigheid van een statutaire bepaling betwist, waarin stond dat een vennoot kon terugtreden door een besluit van de meerderheid van de andere vennoten. De rechtbank oordeelde dat deze bepaling ongeldig was omdat het een poging was om de strikte wettelijke procedures voor het uitsluiten van een vennoot (die de betrokkenheid van een rechtbank vereisen) te omzeilen. De rechtbank gaf aan dat de wettelijke bepalingen bedoeld zijn als dwingend recht om de autonomie van de vennootschap en de bescherming van de rechten van de vennoten in evenwicht te brengen, en dat vereenvoudiging van procedures die tegen deze bedoeling ingaan door middel van de statuten niet is toegestaan.

De principes die uit deze rechtszaak naar voren komen, namelijk dat ‘statutaire autonomie niet de dwingende wettelijke bepalingen kan overrulen’, zijn ook van toepassing op de procedures voor het toetreden van leden. Bijvoorbeeld, zelfs als de statuten bepalen dat ‘nieuwe leden enkel kunnen toetreden met de beslissing van de uitvoerende leden’, terwijl de Japanse Vennootschapswet (Kaisha-ho) in artikel 637 vereist dat een statutenwijziging de instemming van alle leden nodig heeft, is het waarschijnlijk dat de geldigheid van zo’n statutaire bepaling wordt afgewezen. Bij het wijzigen van de basis van de vennootschap, zoals de toetreding van leden, krijgen de door de wet voorgeschreven procedures voorrang boven de bepalingen in de statuten.

Aanvullende investeringen door bestaande werknemers

Een andere methode om het kapitaal van een bedrijf te versterken, is wanneer bestaande werknemers aanvullende investeringen doen. Ook deze procedure moet volgens de stappen die zijn vastgelegd in het Japanse vennootschapsrecht (日本の会社法) worden uitgevoerd.

Overzicht van de procedure

Zelfs wanneer bestaande werknemers aanvullende investeringen doen, is de kern van de procedure hetzelfde als die voor de toetreding van nieuwe werknemers. Aanvullende investeringen betekenen een wijziging van het investeringsbedrag van de betreffende werknemer, wat vereist dat de ‘investeringssom van de werknemer’, een item in de statuten, wordt bijgewerkt. Daarom is een wijziging van de statuten ook in dit geval essentieel en is in principe de instemming van alle werknemers vereist. Nadat toestemming is verkregen, wordt een gewijzigde versie van de statuten opgesteld en door de werknemer de aanvullende investering te laten uitvoeren, wordt de procedure voltooid.

Keuze tussen aandelenkapitaal en kapitaalreserve

Bij aanvullende investeringen staat een bedrijf voor een zeer belangrijke strategische beslissing: of het geïnvesteerde geld als ‘aandelenkapitaal’ wordt geregistreerd of als ‘kapitaalreserve’. Volgens het Japanse vennootschapsrecht is het toegestaan om niet het volledige bedrag van de investering als aandelenkapitaal te registreren, maar een deel of het geheel als kapitaalreserve te behandelen. Deze keuze heeft directe gevolgen voor de registratieprocedures, kosten en toekomstige financiële strategieën.

Wanneer het investeringsgeld als ‘aandelenkapitaal’ wordt geregistreerd, wordt het bedrag van het aandelenkapitaal een openbare informatie die in het handelsregistercertificaat (het register) wordt vermeld, waardoor een wijzigingsregistratie wettelijk verplicht is om de toename weer te geven. Voor deze registratieaanvraag wordt een belasting genaamd registratie- en licentierecht geheven, die 7 per 1000 van het verhoogde aandelenkapitaal bedraagt (als dit berekende bedrag minder is dan 30.000 yen, dan is het 30.000 yen).

Aan de andere kant, als het volledige bedrag van de investering als ‘kapitaalreserve’ wordt geregistreerd, verandert het bedrag van het aandelenkapitaal niet. Omdat kapitaalreserve geen registratie-item is, is een wijzigingsregistratie van het bedrag van het aandelenkapitaal niet nodig als deze optie wordt gekozen. Als gevolg hiervan wordt er ook geen registratie- en licentierecht geheven.

Dit mechanisme is een belangrijk financieel strategisch hulpmiddel voor bedrijven. Het vergroten van het bedrag van het aandelenkapitaal kan de externe kredietwaardigheid van een bedrijf verhogen, maar de procedure is ingewikkeld en kostbaar. In tegenstelling, het registreren als kapitaalreserve vereenvoudigt de procedure en vermindert de kosten, en biedt meer flexibiliteit voor toekomstig gebruik van de fondsen, zoals voor dividenduitkeringen.

Handelsregistratie bij Toetreding van een Vennoot

Na afronding van de interne procedures gerelateerd aan de toetreding van een vennoot of aanvullende kapitaalstortingen, kan het nodig zijn om deze wijzigingen wettelijk te publiceren door middel van een handelsregistratie. Echter, in het geval van een Japanse vennootschap onder firma (Gōdō Kaisha), is het niet altijd noodzakelijk dat elke toetreding van een vennoot leidt tot een registratie.

Wanneer registratie noodzakelijk is

Handelsregistratie is wettelijk verplicht alleen wanneer er wijzigingen zijn in de informatie die is opgenomen in het certificaat van geregistreerde zaken. Onder Japans vennootschapsrecht moet, wanneer er wijzigingen optreden in de geregistreerde zaken, binnen in principe twee weken na de wijzigingsdatum een aanvraag voor wijzigingsregistratie worden ingediend bij het juridisch bureau dat jurisdictie heeft over de locatie van de hoofdvestiging (Artikel 915, lid 1 voor aandelenvennootschappen en Artikel 919, lid 1 voor vennootschappen onder firma en andere vennootschappen met variabel kapitaal).

De belangrijkste gevallen waarin registratie noodzakelijk wordt door de toetreding van een vennoot zijn de volgende twee:

1. Wanneer het bedrag van het kapitaal toeneemt: Als het nieuw gestorte geld als ‘kapitaal’ wordt opgenomen en er een fluctuatie optreedt in het ‘bedrag van het kapitaal’, dat een geregistreerd item is, dan is wijzigingsregistratie vereist.
2. Wanneer er wijzigingen zijn in de uitvoerende vennoten of de vertegenwoordigende vennoten: In de geregistreerde zaken van een vennootschap onder firma zijn de namen en adressen opgenomen van de ‘uitvoerende vennoten’ die de bevoegdheid hebben om de zaken van de vennootschap uit te voeren, en de ‘vertegenwoordigende vennoten’ die de bevoegdheid hebben om de vennootschap te vertegenwoordigen. Wanneer een nieuw toegetreden vennoot deze posities inneemt, is wijzigingsregistratie nodig om hun namen en dergelijke in het register op te nemen.

Een belangrijk punt dat uit deze regel voortvloeit, is dat er situaties zijn waarin, onder bepaalde voorwaarden, geen enkele registratieprocedure nodig is, zelfs niet wanneer een vennoot toetreedt. Specifiek, wanneer (1) de nieuw toegetreden vennoot geen uitvoerende of vertegenwoordigende vennoot wordt en blijft als een algemene vennoot zonder uitvoerende bevoegdheden, en (2) het volledige bedrag van hun kapitaalstorting wordt opgenomen als ‘kapitaalreserve’ zonder enige fluctuatie in het bedrag van het kapitaal. In dit scenario, omdat er geen wijzigingen optreden in de geregistreerde zaken, ontstaat er geen verplichting tot het indienen van een registratieaanvraag. Dit begrijpen is zeer voordelig voor het aanzienlijk vereenvoudigen van procedures en het verminderen van kosten.

Overzicht van de registratieprocedure

Wanneer registratie noodzakelijk is, moet binnen twee weken na de dag van de wijziging een aanvraag worden ingediend bij het juridisch bureau dat jurisdictie heeft over de locatie van de hoofdvestiging. Als deze termijn niet wordt nageleefd, kan er een administratieve boete van maximaal 1 miljoen yen worden opgelegd aan de vertegenwoordigende vennoot persoonlijk (dit is een administratieve sanctie en geen strafrechtelijke sanctie).

Bij de aanvraag zijn doorgaans verschillende bijlagen nodig, zoals het wijzigingsregistratieformulier, een akkoordverklaring van alle vennoten die de wijziging van de statuten goedkeuren, en een document dat de storting van het kapitaal bewijst (een betalingsbewijs). De formats en voorbeelden van deze documenten zijn beschikbaar op de website van het juridisch bureau. Omdat de procedures complex kunnen zijn, kan het raadplegen van een expert een effectieve optie zijn.

Samenvatting

In dit artikel hebben we de procedure voor het toetreden van nieuwe leden tot een Japanse ‘Godo Kaisha’ (Japanse vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) uitgebreid besproken, gebaseerd op het Japanse vennootschapsrecht. Het proces om nieuwe leden te verwelkomen vereist strikte juridische stappen, waaronder een statutenwijziging met de instemming van alle leden, volledige nakoming van de inbreng door de toetredende leden en, indien nodig, een commerciële registratie. Vooral de bepaling dat nieuwe leden ook verantwoordelijk zijn voor de bestaande schulden van de vennootschap en de strategische keuze of de inbreng wordt geregistreerd als kapitaal of als kapitaalreserve, zijn belangrijke elementen die een grote impact kunnen hebben op de toekomst van de onderneming. Een nauwkeurig begrip van deze juridische vereisten en strategische opties, en het planmatig doorlopen van de procedures, zijn essentieel voor de gezonde groei en stabiele bedrijfsvoering van een ‘Godo Kaisha’.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het verlenen van juridische diensten met betrekking tot de toetreding van leden tot een ‘Godo Kaisha’, zoals behandeld in dit artikel, en bedient een groot aantal cliënten binnen Japan. Ons kantoor heeft meerdere specialisten in dienst, waaronder Engelssprekende professionals met buitenlandse juridische kwalificaties, die in staat zijn om een uitgebreide ondersteuning te bieden voor de diverse behoeften van onze klanten in de Japanse zakelijke omgeving. Als u gespecialiseerd advies wenst dat is afgestemd op uw situatie, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor.