Essentiële controlepunten om problemen te voorkomen in basiscontracten voor advertentietransacties

Met de opkomst van het internet zijn de methoden van adverteren gediversifieerd en moet de inhoud van contracten met betrekking tot advertentietransacties nu worden opgesteld in overeenstemming met de kenmerken van elk medium, zoals ‘tijdschriftadvertenties’, ‘internetadvertenties’ en ‘tv-advertenties’.

Echter, het blijft een contract waarbij de persoon die de opdracht heeft gekregen de advertentiewerkzaamheden uitvoert en de opdrachtgever daarvoor een vergoeding betaalt.

Wanneer er continu opdrachten worden gegeven, is het gebruikelijk dat dit gebeurt door middel van een tweestapscontract, bestaande uit een basiscontract waarin de basisvoorwaarden van de transactie zijn vastgelegd en een individueel contract waarin de inhoud van de individuele transactie is vastgelegd. Echter, als er lacunes zijn in het basiscontract of als het onvolledig is, kan dit leiden tot problemen.

In dit artikel zullen we daarom in detail uitleggen wat de belangrijkste punten zijn om onnodige problemen te voorkomen met betrekking tot het ‘Basiscontract voor Advertentietransacties’, dat het belangrijkste is bij voortdurende advertentietransacties.

De rol van basiscontracten

Een basiscontract is een overeenkomst die vooraf wordt besproken en afgesloten met een specifieke tegenpartij, voor het geval er in de toekomst vergelijkbare transacties worden herhaald. Het behandelt basiszaken die gemeenschappelijk zijn voor alle transacties, zoals ‘de reikwijdte van het contract’, ‘betalingsvoorwaarden’ en ‘schadevergoeding’.

Voor elke individuele transactie wordt een eenvoudig individueel contract afgesloten dat zaken regelt die niet in het basiscontract zijn vastgelegd, zoals ‘de inhoud van het werk’, ‘extra vergoedingen’ en ‘leveringstermijnen’.

Door zaken in een basiscontract vast te leggen, kunnen individuele transacties soepel verlopen, omdat alleen de zakelijke aspecten hoeven te worden besproken. Dit is het voordeel van het hebben van een basiscontract.

In het volgende gedeelte zullen we de belangrijke controlepunten van een basiscontract voor advertentietransacties uitleggen, met behulp van algemene clausules.

Bepalingen met betrekking tot de opdracht

Artikel ◯ (Definitie)
In deze overeenkomst verwijst de term ‘advertentie- en promotietransactie’ naar de situatie waarin partij A partij B opdracht geeft voor werkzaamheden (hierna ‘deze werkzaamheden’ genoemd) die betrekking hebben op de promotie en advertentie van de producten en diensten van partij A, zoals gedefinieerd in een van de volgende punten, en de vergoeding hiervoor aan partij B betaalt.

1. Het plannen en opstellen van advertentie- en promotiemethoden
2. Het selecteren van advertentiemedia (internetadvertenties en andere elektronische media, etc.)
3. Het beheer van advertentieplaatsingen
4. Alle werkzaamheden die partij A aan partij B opdraagt in verband met de voorgaande punten

Hier wordt de inhoud van de ‘advertentie- en promotietransactie’, die de basis vormt voor de basisovereenkomst, gedefinieerd.

Echter, als ‘ontwerp’ en ‘productie’ zijn inbegrepen in de aanvullende werkzaamheden zoals gedefinieerd in punt 4, is het noodzakelijk om ‘ontwerp en productie van advertenties’ afzonderlijk te vermelden in deze werkzaamheden.

De reden hiervoor is dat er vaak verschillende rechten ontstaan met betrekking tot de gemaakte producten, en dat er bepalingen nodig zijn met betrekking tot de toewijzing van ‘intellectuele eigendomsrechten’, zoals patentrechten, ontwerprechten en auteursrechten, samen met de behandeling van de ‘resultaten’ die tijdens het productieproces zijn gecreëerd.

Tegelijkertijd is er ook een aparte bepaling nodig met betrekking tot de ‘acceptatie’ van de gemaakte producten.

Bepalingen betreffende de relatie tussen basiscontracten en individuele contracten

Artikel ◯ (Dit contract en individuele contracten)
⒈ De bepalingen van dit contract zijn van toepassing op alle individuele contracten (hierna “individuele contracten” genoemd) die tussen partij A en B worden gesloten voor elke bestelling met betrekking tot reclame- en promotietransacties.
2. Niettegenstaande de bepalingen van het vorige lid, indien een individueel contract met verschillende bepalingen van dit contract tussen partij A en B wordt gesloten, zal het betreffende individuele contract voorrang hebben.

Deze clausule is bedoeld om de relatie tussen het “basiscontract” en de “individuele contracten” te verduidelijken en om de prioriteit te bepalen in geval van tegenstrijdige of conflicterende bepalingen tussen de twee contracten.

Hier wordt bepaald dat individuele contracten voorrang hebben, maar er is ook een standpunt dat het veiliger is om prioriteit te geven aan het basiscontract, dat zorgvuldig is overwogen en opgesteld na controle door een advocaat, in plaats van het basiscontract te wijzigen met individuele contracten die vaak op operationeel niveau worden uitgewisseld.

Als er geen prioriteitsclausule is, kan men ook van mening zijn dat het later gesloten individuele contract voorrang heeft, maar zolang er geen duidelijke bepaling is over prioriteit, kan men niet zeggen welke prioriteit heeft.

Daarom kan het vergeten van deze clausule leiden tot problemen tussen de partijen, dus voorzichtigheid is geboden.

Bepalingen met betrekking tot individuele contracten

Artikel ◯ (Totstandkoming van individuele contracten)
⒈ Een individueel contract wordt gesloten wanneer partij A een bestelformulier naar partij B stuurt met de noodzakelijke details zoals de besteldatum, de naam van de opdracht, de inhoud van de opdracht, het aantal, de prijs, en de uitvoeringsdatum, en wanneer partij B een bestelbevestiging naar partij A stuurt en partij A deze ontvangt.
⒉ De bestelformulieren en bestelbevestigingen genoemd in het vorige lid kunnen worden vervangen door verzending via e-mail of fax.

In individuele contracten moet duidelijk worden gemaakt wat de inhoud van de opdracht is en wanneer het individuele contract wordt gesloten. Om dit te bereiken, is het goed om vooraf een format voor bestelformulieren en bestelbevestigingen te bepalen tussen partij A en B, zodat er geen informatie ontbreekt die nodig is voor het uitbesteden of aannemen van de opdracht.

Er is één probleem met het bovenstaande voorbeeld. Dat is dat er geen deadline is gesteld voor het reageren op de bestelling. Als dit niet wordt vastgesteld, wordt de verantwoordelijkheid onduidelijk als de uitvoering niet op tijd is voltooid volgens de deadline die door partij A, de besteller, is gesteld.

Daarom kan overwogen worden om de volgende clausule toe te voegen aan het einde van het eerste lid, om de deadline voor het antwoord duidelijk te maken.

“Echter, als er geen reactie is van partij B naar partij A binnen ○○ werkdagen na het verzenden van de bestelling, wordt aangenomen dat het individuele contract met betrekking tot de betreffende bestelling is gesloten.”

Bepalingen met betrekking tot heruitbesteding van werk

Artikel ◯ (Heruitbesteding)
⒈ De partij B mag, zonder voorafgaande toestemming van partij A, het geheel of een deel van de werkzaamheden op basis van deze overeenkomst of de individuele overeenkomst heruitbesteden aan een derde partij.
⒉ Wanneer partij B heruitbesteding uitvoert zoals in het vorige lid, zal partij B ervoor zorgen dat de heruitbestede partij dezelfde verplichtingen nakomt als in deze overeenkomst en de individuele overeenkomst. Echter, zelfs als partij B heruitbesteding uitvoert, kan partij B niet ontsnappen aan de verantwoordelijkheid die het heeft onder deze overeenkomst en de individuele overeenkomst.

Het belangrijke punt bij heruitbesteding is of voorafgaande toestemming van partij A vereist is. In het bovenstaande voorbeeld is voorafgaande toestemming niet nodig, maar afhankelijk van de aard van het werk kan het nodig zijn om voorafgaande toestemming te vereisen.

Een ander belangrijk punt is dat het voorschrijft dat partij B dezelfde verplichtingen moet naleven als bepaald in deze overeenkomst en de individuele overeenkomst ten opzichte van derden, maar dit is strikt genomen een overeenkomst tussen partij A en partij B, en partij A kan geen schadevergoeding eisen van een derde partij die geen partij is bij deze overeenkomst op grond van contractbreuk.

Om dergelijke risico’s te vermijden, kan men

“Partij B zal alle verantwoordelijkheid dragen voor de acties van de heruitbestede partij”

toevoegen aan het einde van paragraaf 1.

Bepalingen met betrekking tot geheimhouding

Artikel ◯ (Geheimhouding)
⒈ Partij A en Partij B mogen de informatie die expliciet als vertrouwelijk is aangeduid en aan hen is onthuld op basis van deze overeenkomst en de individuele overeenkomst (hierna “vertrouwelijke informatie” genoemd) niet gebruiken voor doeleinden buiten deze overeenkomst en de individuele overeenkomst, en mogen deze niet onthullen of lekken aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.

Het belangrijkste aspect van een geheimhoudingsclausule is het specificeren van “wat als vertrouwelijk wordt beschouwd”. In het bovenstaande wordt dit gedefinieerd als “informatie die expliciet als vertrouwelijk is aangeduid”. Echter, informatie die mondeling of op een computerscherm wordt onthuld, laat geen bewijs achter, waardoor het moeilijk wordt om te beweren dat er een schending van de geheimhoudingsplicht is als dergelijke vertrouwelijke informatie lekt.

Daarom, om vertrouwelijke informatie die geen spoor achterlaat, zoals mondelinge informatie, te specificeren, is het goed om de volgende zin toe te voegen als aanvulling op de vertrouwelijke informatie:

“Informatie die mondeling of op een computerscherm wordt onthuld, wordt aangekondigd als vertrouwelijk op het moment van onthulling, en de informatie en de inhoud ervan worden binnen ○ dagen schriftelijk aan de andere partij meegedeeld.”

Overigens, voor meer details over de geheimhoudingsclausule, zie het volgende artikel:

Bepalingen betreffende de geldigheidsduur en vernieuwing

Artikel ◯ (Geldigheidsduur)
⒈ De geldigheidsduur van deze overeenkomst loopt van ○○ jaar ○○ maand ○○ dag tot ○○ jaar ○○ maand ○○ dag. Echter, indien er geen mededeling is van beide partijen om deze overeenkomst niet te vernieuwen tot 3 maanden voor het einde van de termijn, wordt deze met nog een jaar verlengd, en dit blijft zo.
⒉ Zelfs als deze overeenkomst is beëindigd, blijven de bepalingen van deze overeenkomst van toepassing op individuele overeenkomsten die tijdens de geldigheidsduur van deze overeenkomst zijn gesloten, zolang deze individuele overeenkomsten blijven bestaan.

De belangrijkste punten van de bepalingen over de geldigheidsduur zijn of het contract automatisch wordt vernieuwd of niet, en of er duidelijke regels zijn over hoe het te beëindigen als het automatisch wordt vernieuwd.

In het bovenstaande geval kan het een probleem zijn dat er geen specifieke methode is aangegeven voor het “melden dat het niet wordt vernieuwd”.

Daarom kan het, omdat er geen bewijs achterblijft als je mondeling een melding maakt, tot problemen leiden over of er al dan niet een melding is gedaan tot 3 maanden voor het einde van de termijn. Het is dus goed om ook de methode van melden te specificeren, zoals “melden per brief of e-mail”.

Daarnaast kan het in sommige gevallen beter zijn om bepalingen met betrekking tot geheimhoudingsplicht en schadevergoeding ook na het einde van de contractperiode te laten voortbestaan.

In dat geval kan je, net als in het voorbeeld, een methode overwegen om dit in individuele clausules te bepalen, maar je kan ook een bepaling over de “voortzetting clausule” instellen, los van de geldigheidsduur, en de betreffende clausules samen vermelden.

Bepalingen met betrekking tot schadevergoeding

Artikel ◯ (Schadevergoeding)
Partij B zal, in geval van niet-nakoming van de verplichtingen onder dit contract en het specifieke contract, of als gevolg van de uitvoering ervan, Partij A schadeloos stellen voor de daadwerkelijk geleden normale en directe schade. Echter, het bedrag van de schadevergoeding zal niet hoger zijn dan het bedrag dat Partij A aan Partij B heeft betaald voor de betreffende diensten.

Het is essentieel om een clausule over schadevergoeding op te nemen, maar als er een mogelijkheid is dat beide partijen schade lijden afhankelijk van de inhoud van het contract, is het noodzakelijk om de verplichting tot schadevergoeding van beide partijen vast te stellen.

In het bovenstaande voorbeeld wordt alleen de verplichting van Partij B tot schadevergoeding aan Partij A vastgesteld, maar net als bij de eerder genoemde ‘verplichting tot geheimhouding’, kan er ook schade ontstaan voor Partij B als gevolg van een schending van dit contract.

Een mogelijke aanpak is om in het eerste lid de verplichting tot schadevergoeding vast te stellen in geval van een schending van dit contract en het specifieke contract door Partij A of Partij B, en in het tweede lid de verplichting van Partij B tot schadevergoeding aan Partij A vast te stellen, zoals in het voorbeeld. Echter, zoals het nu is, is het bereik van de aansprakelijkheid voor schadevergoeding die Partij B draagt te breed, dus het kan worden overwogen om een aanvullende clausule toe te voegen die uitzonderingen op de toepassing uitsluit.

“Echter, dit is niet van toepassing in geval van opzet of grove nalatigheid van Partij B.”

Fiscale behandeling van basis- en individuele contracten

Let op, de fiscale behandeling van basiscontracten en individuele contracten verschilt volgens de Japanse zegelbelastingwet.

Voor een basiscontract dat een voortdurende transactie met een specifieke partner over een periode van meer dan drie maanden regelt, is het noodzakelijk om een inkomstenzegel van 4.000 yen per document te hebben, omdat dit overeenkomt met document nummer 7 onder de Japanse zegelbelastingwet.

Daarnaast is een individueel contract een contract met betrekking tot contractwerk, dus het valt onder document nummer 2, waardoor de betaling van zegelbelasting vereist is, afhankelijk van het contractbedrag.

Als u geen inkomstenzegel op het contract plakt, wordt een nalatigheidsbelasting van het dubbele bedrag opgelegd. Hetzelfde bedrag aan nalatigheidsbelasting wordt ook opgelegd als u geen poststempel aanbrengt. Daarom kan het ook overwogen worden om de last van de zegelbelasting in het basiscontract te bepalen.

Samenvatting

We hebben de basisfuncties van de Japanse Standaard Reclame Transactie Overeenkomst en de relatie met individuele contracten uitgelegd, evenals belangrijke controlepunten om problemen met de andere partij te voorkomen.

Hoewel het gebruik van nieuwe media zoals het internet als reclamemiddel grote mogelijkheden biedt, kan de inhoud van het contract ook grote risico’s met zich meebrengen.

Voor een succesvolle reclametransactie in verschillende vormen, raden we aan om advies in te winnen bij een juridisch kantoor met gespecialiseerde juridische kennis en ruime ervaring.

Overigens, voor meer informatie over het contract van een internetreclamebureau, zie het onderstaande artikel.

https://monolith.law/corporate/uitleg-van-het-internet-reclamebureau-contract[ja]

Informatie over contractcreatie en -beoordeling door ons kantoor

Monolis Law Firm, als een advocatenkantoor met expertise in IT, internet en zaken, biedt diensten zoals het opstellen en beoordelen van verschillende contracten, niet alleen basiscontracten voor advertentietransacties, aan onze klanten en cliënten. Details zijn te vinden op de onderstaande pagina.

https://monolith.law/contractcreation[ja]