Wat zijn de bedrijfsarbeidsregels die herzien moeten worden bij het erkennen van het nevenwerk systeem?

Tot nu toe was het in Japanse bedrijven gebruikelijk om nevenactiviteiten te verbieden. Echter, onder invloed van hervormingen zoals ‘Werkstijlverandering’, wordt nevenwerk, inclusief bij grote bedrijven, geleidelijk aan toegestaan. Het was ook nieuws toen in 2018 (Heisei 30) het verbod op nevenwerk werd geschrapt uit de ‘Model Werkregels’ gepubliceerd door het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn. In deze tijd waarin de regelgeving rondom nevenwerk wordt versoepeld, zullen we uitleg geven over de belangrijke punten van de werkregels om problemen te voorkomen wanneer werknemers toestemming krijgen voor nevenwerk.

Verbod op nevenactiviteiten in arbeidsreglementen

Lange tijd na de Tweede Wereldoorlog, hebben Japanse bedrijven, door traditionele gebruiken zoals anciënniteit, levenslange tewerkstelling en verplichte pensionering, geprobeerd de tewerkstelling van hun werknemers te behouden. Tegelijkertijd werd werknemers verboden om nevenactiviteiten uit te voeren buiten hun primaire werkgever.

In het volgende zullen we de bepalingen over het verbod op nevenactiviteiten uitleggen, zoals die traditioneel zijn vastgelegd in arbeidsreglementen.

Wat is een verbod op nevenactiviteiten?

Een verbod op nevenactiviteiten is een bepaling in de arbeidsregels die werknemers verbiedt om nevenactiviteiten te ondernemen.

De inhoud van het verbod op nevenactiviteiten kan variëren, van een volledig verbod op werkzaamheden buiten het bedrijf waar men werkt, tot een systeem waarbij goedkeuring vereist is van de raad van bestuur, waardoor de eisen voor goedkeuring zo hoog zijn dat nevenactiviteiten in feite verboden zijn.

Echter, zolang nevenactiviteiten worden uitgevoerd buiten de werktijden van het bedrijf, zouden ze in principe een kwestie moeten zijn van hoe werknemers hun privétijd besteden en zouden ze vrijelijk moeten kunnen worden uitgevoerd.

Daarom betekent het feit dat er een verbod op nevenactiviteiten is vastgelegd in de arbeidsregels niet dat werknemers volledig verboden kunnen worden om nevenactiviteiten te ondernemen. In feite zijn er meerdere rechtszaken geweest waarin de geldigheid van een verbod op nevenactiviteiten werd ontkend in gevallen waarin er geen redelijke grond was om nevenactiviteiten te verbieden.

Wat is een bijbaan?

Een ‘bijbaan’, die onderworpen kan zijn aan regels die bijbanen verbieden, verwijst naar werk dat wordt gedaan naast het hoofdberoep. Bijvoorbeeld, werken in een supermarkt na de reguliere werktijden van je hoofdberoep, of het regelmatig helpen bij het werk van een vriend’s bedrijf en daarvoor betaald krijgen, wordt over het algemeen beschouwd als een bijbaan.

Daarentegen wordt investeren meestal niet beschouwd als een bijbaan die onderworpen is aan een verbod op bijbanen, omdat het verschilt van een bedrijf. Een bijbaan die onderworpen kan zijn aan een verbod op bijbanen, wordt over het algemeen beperkt tot activiteiten waarbij inkomsten worden verkregen door arbeid. Bijvoorbeeld, aandelenbeleggingen of vastgoedbeleggingen worden beschouwd als niet-arbeidsinkomsten en worden niet beschouwd als onderworpen aan een verbod op bijbanen.

Redenen waarom bedrijven nevenactiviteiten hebben verboden

De voornaamste redenen waarom Japanse bedrijven tot nu toe nevenactiviteiten hebben verboden, zijn als volgt:

• Er is een risico dat werknemers door vermoeidheid van nevenactiviteiten buiten werktijd hun hoofdwerkzaamheden verwaarlozen
• Er is een risico dat bedrijfsgeheimen van de hoofdwerkzaamheden worden gelekt

Zoals eerder vermeld, als er een rechtszaak ontstaat over de geldigheid van een bedrijfsverbod op nevenactiviteiten, is het punt of er een redelijke grond is voor het verbod op nevenactiviteiten. Als de bovengenoemde redenen worden erkend als doel van het verbod op nevenactiviteiten, is het waarschijnlijker dat de rechtbank de redelijkheid van de verbodsbepaling erkent.

Verwaarlozing van hoofdwerkzaamheden door nevenactiviteiten

Bijvoorbeeld, als je tot laat in de nacht een bijbaan hebt na het werk, kun je niet voldoende rust krijgen voor de starttijd van je hoofdwerk. Als gevolg hiervan is het heel goed mogelijk dat je te laat komt voor de starttijd van je hoofdwerk of dat je door slaapgebrek niet optimaal kunt presteren in je hoofdwerk.

Risico op lekken van bedrijfsgeheimen van de hoofdwerkzaamheden

Het lekken van bedrijfsgeheimen van de hoofdwerkzaamheden is een zeer ernstig probleem voor het bedrijf. Als de nevenactiviteit een bijbaan is bij een supermarkt, wordt er niet echt verwacht dat bedrijfsgeheimen worden gelekt.

Daarentegen, in gevallen waarin je bijvoorbeeld een vriend’s bedrijf helpt en dat bedrijf concurreert met je hoofdwerkzaamheden, zijn er risico’s zoals het meenemen van klantenlijsten en het lekken van informatie over nieuwe projecten.

Voor meer informatie over het meenemen van bedrijfsgeheimen, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Voor meer informatie over het veranderen van banen naar andere bedrijven in dezelfde branche na het verlaten van het bedrijf, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Voordelen van het toestaan van nevenactiviteiten

Tot nu toe hebben Japanse bedrijven nevenactiviteiten verboden vanwege de nadelen die hieraan verbonden zijn. Echter, het feit dat dit soort werknemersbeheer werd toegestaan, was ook een omkering van het feit dat het bedrijf zelf levenslange werkgelegenheid garandeerde en ervoor zorgde dat werknemers niet in financiële problemen zouden komen tot aan hun pensioen, zelfs als ze geen nevenactiviteiten zouden ondernemen.

Maar de laatste jaren is de arbeidsmobiliteit toegenomen en traditionele arbeidspraktijken zoals levenslange werkgelegenheid zijn aan het afbrokkelen.

Tegen deze achtergrond heeft de overheid het roer omgegooid om nevenactiviteiten te bevorderen als onderdeel van de ‘hervorming van de manier van werken’, en er is een beweging begonnen om nevenactiviteiten toe te staan, voornamelijk in vooruitstrevende bedrijven zoals IT-bedrijven.

Een van de redenen waarom er steeds meer bedrijven zijn die nevenactiviteiten toestaan, is dat de voordelen van het toestaan van nevenactiviteiten steeds meer aandacht krijgen, zoals hieronder wordt uitgelegd.

• Door nevenactiviteiten kunnen vaardigheden worden opgedaan die niet in de hoofdactiviteit kunnen worden verkregen
• Het kan de uitstroom van uitstekend personeel voorkomen

Door nevenactiviteiten kunnen vaardigheden worden opgedaan die niet in de hoofdactiviteit kunnen worden verkregen

De inhoud van de hoofdactiviteit is meestal tot op zekere hoogte beperkt, dus er zijn altijd taken die niet kunnen worden ervaren in het bedrijf van de hoofdactiviteit. Tot nu toe was de enige optie voor werknemers die vaardigheden wilden leren, om zelfstudie te doen.

Echter, IT-gerelateerde vaardigheden zijn bijvoorbeeld wenselijker om te leren door daadwerkelijke werkervaring dan door zelfstudie met boeken of het internet.

In dergelijke gevallen kan het toestaan van nevenactiviteiten van werknemers hen in staat stellen om kennis en vaardigheden op te doen die ze niet in hun hoofdactiviteit kunnen krijgen, wat niet alleen bijdraagt aan de tevredenheid van ambitieuze werknemers, maar ook het bedrijf van de hoofdactiviteit in staat stelt om de vaardigheden die ze in hun nevenactiviteit hebben opgedaan, te benutten.

Bovendien kan het feit dat werknemers in aanraking komen met de cultuur van een ander bedrijf dan hun hoofdactiviteit, hen stimuleren en leiden tot innovatie in hun hoofdactiviteit.

Het kan de uitstroom van uitstekend personeel voorkomen

In IT-bedrijven is het zeer belangrijk om uitstekend personeel te behouden. Zoals hierboven uitgelegd, hebben uitstekende werknemers de neiging om ambitieus te zijn en nieuwe vaardigheden te willen leren. In dit geval, als nevenactiviteiten zijn toegestaan, kunnen uitstekende werknemers ervoor kiezen om ook bij andere bedrijven te werken om hun vaardigheden te verbeteren, zonder hun bedrijf te hoeven verlaten.

Daarom kan het toestaan van nevenactiviteiten helpen om situaties te voorkomen waarin uitstekend personeel gedwongen wordt om ontslag te nemen.

Punten om te overwegen bij het toestaan van nevenactiviteiten in arbeidsreglementen

Zelfs als nevenactiviteiten worden toegestaan, is het noodzakelijk om bepaalde regels vast te stellen in de arbeidsreglementen. Hieronder leggen we uit wat de belangrijke punten zijn bij het toestaan van nevenactiviteiten in arbeidsreglementen.

Bepalingen in arbeidsreglementen met betrekking tot nevenactiviteiten

Zoals eerder vermeld, als er geen bepaling is in de arbeidsreglementen die nevenactiviteiten verbiedt, betekent dit dat nevenactiviteiten zijn toegestaan. Echter, zoals we eerder hebben gezien, brengen nevenactiviteiten van werknemers bepaalde risico’s met zich mee voor het bedrijf, zoals het lekken van bedrijfsgeheimen.

Daarom is het wenselijk om regels vast te leggen in de arbeidsreglementen voor het uitvoeren van nevenactiviteiten, om risico’s voor het bedrijf te vermijden en tegelijkertijd nevenactiviteiten voor werknemers toe te staan.

Een voorbeeld van een bepaling in arbeidsreglementen met betrekking tot nevenactiviteiten is de volgende modelclausule die is gepubliceerd door het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn:

Artikel 68 (Nevenactiviteiten)

1. Werknemers mogen buiten werktijd werkzaamheden verrichten voor andere bedrijven, enz.

2. Werknemers moeten, alvorens de werkzaamheden genoemd in het vorige lid te verrichten, vooraf een melding doen bij het bedrijf.

3. Het bedrijf kan de werkzaamheden genoemd in lid 1 verbieden of beperken in de volgende gevallen:

① Als er belemmeringen zijn voor het leveren van arbeid

② Als bedrijfsgeheimen worden gelekt

③ Als er handelingen zijn die de eer of het vertrouwen van het bedrijf schaden, of de vertrouwensrelatie verbreken

④ Als de belangen van het bedrijf worden geschaad door concurrentie

Zoals vermeld in de tweede paragraaf van de modelclausule, is het gebruikelijk om een systeem van voorafgaande melding te hanteren bij het toestaan van nevenactiviteiten.

Als een dergelijk meldingssysteem wordt aangenomen, kunnen werknemers nevenactiviteiten uitvoeren zolang ze een melding doen, en kan het bedrijf niet naar eigen inzicht beslissen over de toelaatbaarheid van nevenactiviteiten, tenzij er sprake is van bepaalde vooraf vastgestelde omstandigheden zoals vermeld in de derde paragraaf van de modelclausule.

Dit meldingssysteem verschilt sterk van een vergunningssysteem waarbij het bedrijf naar eigen inzicht kan beslissen over de toelaatbaarheid van nevenactiviteiten, en het kan worden gezegd dat het meldingssysteem beter aansluit bij het doel van het toestaan van nevenactiviteiten.

Daarom, als een meldingssysteem wordt aangenomen, is het noodzakelijk om vooraf duidelijk te bepalen in welke gevallen nevenactiviteiten niet zijn toegestaan, zoals in de derde paragraaf van de modelclausule. Als dergelijke clausules niet bestaan, zal het niet gemakkelijk zijn om werknemers te laten stoppen met nevenactiviteiten als er een melding van nevenactiviteiten wordt gedaan.

Beheer van arbeidstijd

Een uitdaging bij het toestaan van nevenactiviteiten is het beheer van de arbeidstijd van werknemers. Volgens de Japanse Arbeidsnormenwet (Labour Standards Act) moet overwerk worden betaald als de totale tijd van de hoofd- en nevenactiviteiten de wettelijke arbeidstijd overschrijdt.

De betaling van overwerk komt meestal voor rekening van de werkgever die later een arbeidsovereenkomst of dergelijke met de werknemer sluit, dus het is waarschijnlijk dat het bedrijf waar de nevenactiviteiten worden uitgevoerd, de kosten zal dragen. Echter, als het bedrijf waar de hoofdactiviteiten worden uitgevoerd, overwerk beveelt terwijl het zich bewust is van het feit dat overwerk wordt gegenereerd door de optelling van de arbeidstijd van de hoofd- en nevenactiviteiten, zal het bedrijf waar de hoofdactiviteiten worden uitgevoerd, de kosten van het overwerk dragen.

Hoe dan ook, het bedrijf waar de hoofdactiviteiten worden uitgevoerd, wordt gevraagd om de arbeidstijd van de nevenactiviteiten te beheren en te controleren.

Samenvatting

Met het beleid van de regering om nevenactiviteiten toe te staan, wordt verwacht dat het aantal bedrijven dat nevenactiviteiten toestaat zal toenemen. Echter, aangezien de huidige arbeidswetgeving vaak is opgesteld met de veronderstelling dat er geen nevenactiviteiten worden uitgevoerd, is er aanzienlijke inspanning nodig op het gebied van arbeidsmanagement, inclusief het beheer van arbeidstijden, wanneer nevenactiviteiten daadwerkelijk worden toegestaan.

Daarom is het noodzakelijk om niet alleen de bepalingen van de arbeidsreglementen, maar ook het systeem van arbeidsmanagement goed in te richten bij het overwegen van het toestaan van nevenactiviteiten.