Wat zijn meerfasencontracten in systeemontwikkeling? Een uitleg met inbegrip van de aanbevolen redenen

In systeemontwikkelingsprojecten is het vaak zo dat contractpraktijken worden uitgevoerd met behulp van een methode die bekend staat als meerfasencontracten. In dit artikel zullen we meerfasencontracten in systeemontwikkeling bespreken, inclusief de redenen waarom ze worden aanbevolen.

Wat is een meerfasencontract?

Over het algemeen wordt de praktijk van het aangaan van contracten uitgevoerd via een contract. Dat wil zeggen, de partij die de vergoeding betaalt (de gebruiker in het geval van systeemontwikkeling) neemt de verplichting op zich om de vergoeding te betalen, en de partij die het werk aanneemt (de leverancier in het geval van systeemontwikkeling) belooft schriftelijk de bijbehorende dienst te leveren. Op deze manier beloven beide partijen de verplichtingen die zij op zich nemen, wat de essentie van een contract is.

Sluit contracten af op basis van de aard van elk proces en voltooi het werk

Echter, in het geval van systeemontwikkelingsprojecten, gaat de inhoud van het project zelf ook door verschillende processen en wordt het vaak complex. Gezien de aard van dit soort werk, kan het ook passend zijn om het contract in meerdere fasen uit te voeren. Met andere woorden, het is beter om het contract dat het hele project beheert, structureel te creëren door ideeën samen te voegen. Bijvoorbeeld, het is zeer wenselijk in de praktijk om bij elke stap een nieuw contract af te sluiten. Deze manier van contracteren wordt ook wel een meerfasencontract genoemd. Het modelcontract dat door het Japanse Ministerie van Economie, Handel en Industrie (METI) wordt aangeboden, is ook gebaseerd op dit soort meerfasencontracten.

Soorten contracten die worden afgesloten voor elk project

In systeemontwikkeling worden vaak twee soorten contracten gebruikt: aannemingsovereenkomsten en quasi-mandaatovereenkomsten. Afhankelijk van de aard van elke fase, worden deze twee soorten contracten afwisselend gebruikt om het gehele project te beheren. Bijvoorbeeld, in de verschillende fasen van systeemontwikkeling, zoals gedetailleerd ontwerp, implementatie van programma’s en unit tests, worden aannemingsovereenkomsten meestal gebruikt. De reden waarom deze fasen goed passen bij aannemingsovereenkomsten is dat aannemingsovereenkomsten de “voltooiing van het werk” als een vereiste voor de uitvoering van de verplichting benadrukken, en het is gemakkelijk om de vereisten voor “voltooiing” te concretiseren in de aard van de fasen. Voor meer details over de “voltooiing van het werk” in aannemingsovereenkomsten, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/completion-of-work-in-system-development[ja]

Aan de andere kant, in de vroege stadia van systeemontwikkeling, zoals planning en eisen specificatie, worden quasi-mandaatovereenkomsten vaak gebruikt. De kenmerken van deze fasen zijn dat het vaak niet gemakkelijk is om de vereisten voor “voltooiing van het werk” te specificeren, en dat de vertrouwensrelatie tussen de partijen vaak de basis vormt voor het contract. In fasen zoals basisontwerp en integratietests, kunnen zowel quasi-mandaat als aannemingsovereenkomsten worden gebruikt, afhankelijk van de aard van het project. Een punt om te overwegen bij het kiezen van welk contract te gebruiken in deze fasen is hoeveel samenwerking van de gebruiker nodig zal zijn.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Als het werk waarvan de “voltooiing” eenzijdig wordt geëist door de leverancier, is het eenvoudiger om een aannemingsovereenkomst te kiezen. Echter, als het in de praktijk onvermijdelijk is dat de gebruiker en de leverancier samenwerken, is het belangrijk te begrijpen dat het soms realistischer is om juridische bescherming te bieden aan de relatie gebaseerd op het vertrouwen tussen de partijen. Voor meer details over het verschil tussen aannemingsovereenkomsten en quasi-mandaatovereenkomsten, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

In dit artikel wordt uitgelegd dat aannemingsovereenkomsten vaak worden gebruikt voor zaken zoals de implementatie van programma’s, waarbij het gemakkelijk is om het eindproduct concreet te specificeren, en dat hoe minder deze trend is, hoe sterker de neiging is om quasi-mandaatovereenkomsten te gebruiken. Op deze manier wordt het gehele project bekeken als een geheel van aannemingsovereenkomsten en quasi-mandaatovereenkomsten die op meerdere niveaus worden afgesloten, wat de praktijk van contracten op basis van meerfasencontracten is. Bovendien, om te voorkomen dat dezelfde zaken herhaaldelijk worden vermeld, kan een “basiscontract” worden gezegd dat het een extractie is van gemeenschappelijke zaken. Dit is vergelijkbaar met het groeperen van gemeenschappelijke elementen in klassen of functies bij de implementatie van programma’s.

Veel voorkomende zaken die vaak worden opgenomen in het basiscontract zijn bijvoorbeeld:

• Definities van termen die herhaaldelijk worden gebruikt
• De manier van procederen bij het sluiten van individuele contracten
• De methode voor het wijzigen van de specificaties die moeten worden gerealiseerd na het feit
• De manier van levering en acceptatie van de resultaten van elke fase
• De manier van geheimhouding

Dit zijn kenmerken die, zelfs als de contracten per fase afzonderlijk zijn verdeeld, normaal gesproken niet hoeven te worden onderscheiden per fase, aangezien ze consistent zijn in het gehele project. Op deze manier worden algemene en veelzijdige afspraken geëxtraheerd als basiscontracten, en worden specifieke afspraken die per fase moeten worden onderscheiden geplaatst als individuele contracten onder het basiscontract. Dit is een kenmerk van meerfasencontracten. Meerfasencontracten worden niet alleen gebruikt in systeemontwikkeling, maar ook in commerciële transacties die worden gekenmerkt door hun omvang en complexiteit. Het tegenovergestelde concept van meerfasencontracten met deze complexe structuur is eenmalige contracten. Als het onderwerp niet systeemontwikkeling is, maar het bestellen van een op maat gemaakt pak, zou een eenmalig contract normaal gesproken voldoende zijn.

De voordelen van meerfasige contracten

Wat zijn de voordelen van het kiezen voor een meerfasig contract? Als we dit wat concreter gaan organiseren, kunnen we de volgende voordelen noemen:

Voordelen van meerfasige contracten 1: Gemakkelijker omgaan met de vloeibaarheid van ontwikkelingsprojecten

Een van de voordelen van meerfasige contracten is dat het relatief gemakkelijk is om te reageren op de vloeibaarheid van ontwikkelingsprojecten. Normaal gesproken gaat een reeks systeemontwikkelingsprojecten in principe verder volgens vooraf gedefinieerde vereisten, zoals ontwerp en implementatie van programma’s, zonder voor- of achteruitgang of terugval. Echter, vanwege de complexiteit van het product, is het gebruikelijk dat de bouwperiode over een bepaalde periode loopt, en het is niet ongewoon dat de inhoud van de specificaties die moeten worden gerealiseerd, achteraf verandert. Over hoe je veranderingsbeheer correct kunt uitvoeren in reactie op dergelijke verzoeken om specificatiewijzigingen na het feit, wordt in detail uitgelegd in het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Met andere woorden, op het moment dat het project begint, is het einddoel niet noodzakelijkerwijs duidelijk. In dergelijke projecten met onzekere elementen is het vaak moeilijk om alle verplichtingen in één keer aan elkaar te beloven op het moment van contractsluiting. Het is gemakkelijker om onnodige risico’s te vermijden en zakelijke transacties soepel te laten verlopen door ze op te splitsen in verschillende fasen.

Voordelen van meerfasige contracten 2: Gemakkelijker om nauwkeurige schattingen te maken

Bovendien leidt het voordeel dat je niet per se hoeft te beloven over onduidelijke zaken, tot het vermogen om nauwkeurige schattingen te maken. Als er achteraf specificatiewijzigingen zijn gemaakt, is het heel goed mogelijk dat de schatting ook achteraf moet worden gewijzigd. Hoe je de herberekening van dergelijke schattingen moet aanpakken, wordt in detail uitgelegd in het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Hoewel de manier van denken over veranderingen in schattingen als gevolg van specificatiewijzigingen na het feit zoals hierboven beschreven is, is het omgaan met dergelijke veranderingen na het feit niet echt wenselijk voor zowel gebruikers als leveranciers. Het is het beste om geen schattingen te maken die correcties nodig hebben, maar om ze in één keer correct te maken. Met meerfasige contracten kun je verwachten dat het gemakkelijker is om nauwkeurige schattingen te maken voor elke fase, en dat het minder waarschijnlijk is dat er veranderingen in de schattingen na het feit optreden.

Voordelen van meerfasige contracten 3: Het is gemakkelijker voor de betalende partij om de redelijkheid van het bedrag te begrijpen

Bovendien, door het maken van schattingen voor elke fase, is het gemakkelijker voor de gebruiker, die de vergoeding betaalt, om de redelijkheid van het bedrag voor het hele project te begrijpen. Zoals eerder vermeld, is het niet eenvoudig om een perfecte planning te hebben voor een reeks projecten. Daarom is het vaak zo dat er verschillende veranderingen worden doorgevoerd en dat er zelfs veranderingen worden aangebracht in de oorspronkelijke schatting. In het geval van een eenmalig contract, wordt verwacht dat de enige kans om de schatting uit te leggen bij het sluiten van het contract is. Voor de gebruiker is het moeilijk te begrijpen waarom er een verschil is tussen de oorspronkelijke schatting en het daadwerkelijke betalingsbedrag op het moment van betaling. Gezien deze punten, kunnen we zeggen dat meerfasige contracten ook bepaalde voordelen hebben voor gebruikers.

Samenvatting

Meerfasige contracten zijn geschikt voor het vormen van een eerlijke en duidelijke overeenkomst tussen beide partijen en zijn ook effectief in het voorkomen van toekomstige problemen. Echter, sommigen van u vragen zich misschien af: “Zijn er nadelen aan meerfasige contracten en zijn er gevallen waarin individuele contracten beter zijn?” In dit opzicht, als we gedwongen worden om iets te zeggen, zou het argument kunnen worden gemaakt dat als het een klein project is dat duidelijk snel zal worden afgerond, een enkelvoudig contract voldoende zou zijn vanwege de extra moeite van het herhaaldelijk sluiten van contracten. Echter, in plaats van je bewust te zijn van de zeer beperkte nadelen van meerfasige contracten, is het belangrijker om de voordelen van deze nauwkeurige en veranderingsbestendige methode volledig te begrijpen. Voor projecten van een bepaalde omvang zou het vanzelfsprekend moeten zijn om deze methode te gebruiken.