Hva er vurderingen av gyldigheten av disiplinær oppsigelse basert på privat e-postbruk på jobben?

Det er ikke tillatt å avskjedige en ansatt uten grunn. Hvis det er grunn til disiplinær handling, kan det tas passende disiplinære tiltak basert på alvorlighetsgraden av saken. Dette er den grunnleggende forutsetningen i loven.

Så, i hvilken grad er avskjedigelse basert på bruk av personlig e-post under arbeidstid akseptert? For å konkludere, dette er ikke bare et spørsmål om antall e-poster, men en vurdering basert på en helhetlig vurdering av forskjellige faktorer. For eksempel,

• Hvis det er regler som forbyr bruk av personlig e-post, og disse er brutt, er avskjedigelse gyldig
• Hvis det ikke er slike regler, er avskjedigelse ugyldig

Dette er ikke den eneste vurderingen. Jeg vil introdusere et tilfelle der gyldigheten av avskjedigelse basert på en ansatts bruk av personlig e-post ble utfordret i en tidligere rettssak.

Er overvåking av private e-poster et brudd på personvernet?

Først og fremst, når vi vurderer dette problemet, er det et grunnleggende spørsmål om det er juridisk akseptabelt for arbeidsgivere å overvåke at ansatte sender private e-poster. Overdreven overvåking kan bli et problem i forhold til de ansattes personvern. Vi gir en mer detaljert introduksjon til dette punktet i en annen artikkel.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

I tilfelle med omtrent 1600 utvekslinger over 5 år

Nedenfor vil jeg introdusere en rettssak der gyldigheten av en disiplinær oppsigelse på grunn av privat e-post ble et problem.

Først var det en sak der en lærer ved en yrkesskole ble disiplinært oppsagt for å ha registrert seg på en såkalt datingside ved hjelp av en datamaskin på arbeidsplassen under arbeidstiden, og fortsatte å utveksle et stort antall e-poster.

Saksøkte, som hadde registrert seg på en datingside ved hjelp av en arbeidsdatamaskin og en e-postadresse som var utlånt fra saksøkerens skole, og sendt og mottatt et stort antall e-poster med kvinner han møtte på nettstedet (fra rundt september 1998 (Heisei 10) til rundt september 2003 (Heisei 15), med omtrent 800 sendte og mottatte poster hver, hvorav omtrent halvparten ble sendt og mottatt under arbeidstiden), ble disiplinært oppsagt på grunn av dette, og hevdet at oppsigelsen var misbruk av oppsigelsesretten og derfor ugyldig, og krevde bekreftelse på sin stilling i henhold til arbeidskontrakten, samt betaling av ubetalte lønninger og bonuser fra skolen.

I første instans ble det fastslått at saksøktes handlinger ikke bare var i strid med plikten til å konsentrere seg om jobben og opprettholde disiplinen på arbeidsplassen, men også reiste tvil om hans egnethet som lærer og berørte skolens ære og tillit, og dermed kvalifiserte for disiplinær oppsigelse. Imidlertid, siden han ikke hadde forsømt sine undervisningsoppgaver og ikke hadde forårsaket betydelig forstyrrelse i skolens virksomhet, ble det ansett at det var for strengt å ty til disiplinær oppsigelse, og oppsigelsen ble ansett som misbruk av oppsigelsesretten og derfor ugyldig, og kravet om betaling av ubetalte lønninger og bonuser ble innvilget.

I ankeprosessen som skolen innledet, uttalte retten:

Saksøkte sendte e-poster med innhold som søkte en SM-partner ved hjelp av den aktuelle adressen, som han kunne anta tilhørte saksøkerens skole, og slike e-poster kunne skade skolens ære og lignende bare ved å bli gjort tilgjengelig for tredjeparter å lese. Dette har ingenting å gjøre med om saksøkte faktisk datet noen gjennom disse e-postene, og til tross for at saksøkte, basert på sin arbeidskontrakt med saksøkeren, hadde en plikt til å konsentrere seg om saksøkerens skolearbeid under arbeidstiden, sendte og mottok saksøkte et stort antall private e-poster over en lang periode under arbeidstiden. Hvis tiden og innsatsen som ble brukt på dette hadde blitt brukt på hans faktiske jobb, ville han ha oppnådd enda bedre resultater. Det er ikke mulig å si at han ikke har forsømt sine oppgaver mens han har forsømt sin plikt til å konsentrere seg om jobben sin i en slik grad.

Fukuoka High Court dom 14. september 2005

Og konkluderte med at disiplinær oppsigelse var passende for brudd på plikten til å konsentrere seg om jobben.

Denne skolen hadde ingen regler for bruk av personlige datamaskiner, og andre ansatte brukte dem også til en viss grad for private formål, men i dommen står det: “Det er ikke mulig å variere graden av troskapsbrudd avhengig av om skolen hadde regler for bruk av personlige datamaskiner eller ikke, og det er ingen bevis som ville tillate oss å anta at det blant de andre ansatte ved saksøkerens skole var noen som sendte private e-poster i en grad som var sammenlignbar med saksøkte.”

Det er ikke tillatt å misbruke arbeidsgiverens datamaskin og utveksle et stort antall private e-poster bare fordi det ikke er noen brukerregler. Spesielt i dette tilfellet, innholdet i e-postene kunne skade arbeidsgiverens ære, og det kan sies at en streng respons var uunngåelig.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Tilfellet med omtrent 1700 utvekslinger over en periode på 6 måneder

Det har vært et tilfelle der en ansatt som hadde utvekslet 1700 private e-poster i løpet av arbeidstiden over en periode på seks måneder, saksøkte selskapet for urettmessig oppsigelse. Selskapet, en informasjonsteknologibedrift, hadde vurdert at den saksøkende, som arbeidet som systemingeniør med avdelingslederstatus, ikke bare manglet tilstrekkelig evne som systemingeniør, ledelsesevne i prosjekter og salgsevne, men også hadde liten entusiasme for jobben og tydelig utilstrekkelig evne, noe som resulterte i dårlig arbeidsytelse. Selskapet anbefalte at han skulle slutte, og under denne diskusjonen ble problemet med hans e-poster tatt opp.

Selskapet hevdet at til tross for at han tidligere hadde fått sin datamaskin konfiskert for å ha vært for opptatt med å chatte på datamaskinen i arbeidstiden, hadde han fortsatt å sende private e-poster ved hjelp av NTT Docomos IP Messenger, omtrent 1700 e-poster over en periode på seks måneder. Innholdet varierte fra invitasjoner til å gå ut og drikke, til upassende kommentarer til kvinner, og oppfordringer til avskjedsfester. Selskapet hevdet at denne typen sendinger ikke bare brøt med hans plikt til å konsentrere seg om jobben, men også forstyrret arbeidet til kollegaene som mottok dem, og at det var alvorlige brudd på arbeidsreglene og plikten til å konsentrere seg om jobben.

Retten anerkjente selskapets påstander om antall og innhold, og uttalte at “å ha slike private utvekslinger i arbeidstiden bryter med tjenestereglementet og plikten til å konsentrere seg om jobben. Videre, gitt at datamaskinene og annet utstyr som saksøkeren brukte hos NTT Docomo, var tillatt å brukes begrenset til forretningsbruk fra kunder, er det klart at hans handlinger inneholder alvorlige problemer”. Retten anerkjente brudd på tjenestereglementet og plikten til å konsentrere seg om jobben, men uttalte også at:

“Imidlertid er det klart fra erfaring at det er gunstig å ha en viss grad av privat samtale for å skape et godt arbeidsmiljø. Når det gjelder bruk av datamaskiner og annen informasjonsteknologi, er det vanligvis akseptert å bruke dem privat innenfor visse grenser. Selv om den private bruken av saksøkeren kan anses for å ha overskredet de vanlige grensene noe i frekvens og innhold, burde det, hvis dette var et ekstremt unormalt brudd på plikten til å konsentrere seg om jobben, ha vært rapporter fra mange av de ansatte som mottok det til selskapets ledere, og det burde umiddelbart ha blitt sett på som et problem, og det burde ha blitt gitt en eller annen form for advarsel eller straff til saksøkeren. Imidlertid ble det ikke sett på som et problem og først påpekt av selskapet etter at denne saken ble brakt for retten.

Tokyo District Court ruling, June 22, 2007 (2007)

Retten tok hensyn til det faktum at det ikke hadde blitt sett på som et problem tidligere, at det ikke var noen tegn på at disiplinære tiltak hadde blitt tatt på grunn av lignende handlinger, og at det ikke hadde oppstått noen problemer med kunder eller andre i denne saken. Kravet om bekreftelse av stilling ble innvilget, og betaling av ubetalt lønn ble beordret. Fra disse to eksemplene kan vi si at private e-poster ikke bare blir vurdert ut fra antallet alene.

Tilfelle med 32 utvekslinger over 13 måneder

Det har vært et tilfelle der en ansatt ble avskjediget for brudd på arbeidsreglene for å ha sendt 2-3 private e-poster per måned i arbeidstiden, og saksøkte selskapet for misbruk av oppsigelsesretten.

I dette selskapet var det arbeidsregler som:

• Ikke bruk datamaskinen til andre formål enn arbeid i selskapet
• Ikke send eller motta private e-poster i selskapet
• Ikke koble til internett for andre formål enn arbeid i selskapet

Til tross for disse reglene, ble den saksøkende ansatt anklaget for å ha brutt arbeidsreglene ved å gjentatte ganger sende og motta e-poster som ikke var relatert til arbeidet, og som inneholdt ærekrenkelser av andre ansatte, selv under arbeidstiden. Han ble også anklaget for å ha sendt og mottatt mange private e-poster med andre bekjente.

Retten, mens den anerkjente at det var private e-poster blant de saksøktes e-poster sendt i arbeidstiden, uttalte:

“Det er vanlig i samfunnet å ha samtaler som ikke er direkte relatert til arbeidet, som småprat, kritikk av kolleger, rykter, og planlegging av sosiale sammenkomster, under arbeidstiden. Det kan ikke nektes at disse handlingene er nødvendige for å etablere og opprettholde gode arbeidsrelasjoner. Derfor kan ikke alle disse handlingene betraktes som brudd på plikten til å konsentrere seg om jobben. Det er også forstått at hovedformålet med selskapets arbeidsregler som forbyr utveksling av private e-poster, er å forhindre at ansatte forsømmer sine plikter ved å utveksle private e-poster i arbeidstiden. Derfor bør spørsmålet være om utvekslingen av private e-poster av den saksøkende overskred det som er akseptabelt i samfunnet og forårsaket problemer i arbeidet. Bare hvis dette er bekreftet, kan det hevdes at det er et brudd på arbeidsreglene.” (Dom av 18. september 2007)

Samtidig, med en lignende vurdering som tidligere rettsavgjørelser, uttalte retten:

“Mellom 5. april 2004 (Heisei 16) og 21. april 2005 (Heisei 17), sendte saksøkeren 32 private e-poster i løpet av omtrent 13 måneder, noe som tilsvarer 2 til 3 e-poster per måned. Innholdet i disse e-postene inkluderte uunngåelige ting som å svare på småprat fra forretningspartnere, gi karriereråd til juniorer fra hans alma mater, og planlegge sosiale sammenkomster med kolleger. Det er også vanskelig å benekte nødvendigheten av disse. Det er ingen bevis for at det tok lang tid å lage disse e-postene, eller at de forårsaket konkrete problemer i arbeidet.” (Samme som ovenfor)

Retten konkluderte med at “det er vanskelig å anerkjenne at de private e-postene som saksøkeren sendte, overskred det som er akseptabelt i samfunnet, og det er umulig å betrakte dette som et brudd på arbeidsreglene”, og erklærte oppsigelsen ugyldig. Uansett hvilke arbeidsregler som er på plass, er det urimelig å gjøre et problem ut av denne mengden e-post.

I tilfelle med 28 utvekslinger over 7 måneder

Det har vært en sak der X1 og X2, som er ansatte i en helseforsikringsforening, hevdet at disiplinære tiltak mot X1, inkludert degradering og lønnsreduksjon, og lønnsreduksjon mot X2, var ugyldige fordi grunnlaget for tiltakene ikke eksisterte eller var misbruk av disiplinærmyndighet. De søkte bekreftelse på ugyldigheten av hver disiplinær handling, betaling av lønnsreduksjonen, bekreftelse på at X1 fortsatt har stillingen som seksjonsleder før disiplinær handling, og betaling av forskjellen i godtgjørelser før og etter disiplinær handling.

Handlingene som førte til disiplinær handling mot X1 var som følger:

• Han rapporterte ikke til sin overordnede og advarte ikke en ansatt som han visste sendte private e-poster i arbeidstiden.
• Han sendte også private e-poster med en ansatt, og handlingene som førte til disiplinær handling mot X2 var at han installerte Yahoo Messenger på en datamaskin uten tillatelse og oppfordret andre ansatte til å delta i samtaler ved hjelp av dette.
• Han brukte chat til å ha private samtaler og kontakte personer utenfor arbeidsplassen i arbeidstiden.
• Han sendte private e-poster mellom ansatte ved hjelp av en datamaskin i arbeidstiden.

Det ble hovedsakelig diskutert om disse handlingene brøt reglene i foreningens ansattes tjenestereglement som sier “Ansatte skal ikke sløse med eller bruke eiendeler for private formål” og “Ansatte skal ikke forlate arbeidsplassen uten grunn i arbeidstiden”, og om disiplinær handling, selv om det var et brudd, var misbruk av disiplinærmyndighet.

Med hensyn til disiplinær handling rundt privat bruk av datamaskiner (første disiplinær handling), ble det argumentert at den private e-postutvekslingen som X utførte var et brudd på reglene (forbud mot privat bruk av eiendeler) fordi de brukte en datamaskin, som er foreningens eiendel, for private formål. Det ble også diskutert om dette var misbruk av disiplinærmyndighet. Det ble påpekt at selv om X’s private e-postutveksling ikke var hyppig, var det ingen regler for håndtering av arbeidsdatamaskiner i foreningen, og det var ingen advarsler eller advarsler om privat bruk av datamaskiner av ansatte. I tillegg ble det påpekt at det var tvil om rettferdigheten i undersøkelsesmetoden for kommunikasjonsregistre, og at lønnsreduksjonen brøt artikkel 91 i den japanske arbeidsstandardsloven (“Lønnsreduksjonen skal ikke overstige halvparten av gjennomsnittlig daglig lønn per gang”), og at lønnsreduksjonen mot X var for streng i henhold til samfunnets generelle oppfatning, manglet rimelighet, og var ugyldig som misbruk av disiplinærmyndighet. (Sapporo District Court, 26. mai 2005 (2005 i den gregorianske kalenderen))

Med hensyn til frekvens, for eksempel i X1s tilfelle, var det bare 28 ganger i løpet av omtrent 7 måneder, men foreningen hevdet at det kunne antas at det var mange tilfeller av privat bruk fordi saksøkerne slettet kommunikasjonsregistrene. Retten bemerket imidlertid at “disiplinær handling er en form for straff, og handlinger basert på ren spekulasjon og gjetning uten bevis bør ikke tillates”.

Oppsummering

I begynnelsen av denne artikkelen spurte vi hvor mange private e-poster som kan bli sett på som et problem. Men det er ikke bare antallet private e-poster som kan bli et problem. Det er også viktig å vurdere under hvilke forhold, i hvilket miljø, med hvilken frekvens, og hvilken type private e-poster som blir utvekslet. Hvis private e-poster blir et problem på arbeidsplassen eller lignende, er det lurt å konsultere en erfaren advokat før situasjonen blir for komplisert.