Hva er digital lønnsutbetaling (digital lønn)? Forklaring av implementeringseksempler og prosedyrer

I takt med at den japanske regjeringen har satt et mål om å øke andelen av kontantløse betalinger til 40 % innen Reiwa 7 (2025), nådde andelen av kontantløse betalinger i Reiwa 5 (2023) en rekordhøy 39,3 % (126,7 billioner yen). Som respons på den økende etterspørselen etter kontantløse betalinger de siste årene, legaliserte det japanske helse-, arbeids- og velferdsdepartementet “digital lønnsutbetaling” (digital lønn) i april Reiwa 5 (2023).

Men hvordan kan digital lønnsutbetaling faktisk benyttes i praksis? I denne artikkelen vil vi forklare hva digital lønnsutbetaling (digital lønn) innebærer, dens fordeler og ulemper, samt prosedyrer for implementering.

Hva er digital lønnsutbetaling (digital lønn)?

Digital lønnsutbetaling (digital lønn) er et system der arbeidstakere, med deres samtykke, kan motta sin lønn gjennom elektroniske metoder (som mobilbetaling-apper, forhåndsbetalte kort, eller digital valuta som elektronisk penger) i stedet for tradisjonell kontantutbetaling eller bankoverføring, ved å benytte tjenester fra en fondsoverføringsoperatør.

En fondsoverføringsoperatør er en registrert virksomhet som tilbyr overføringstjenester, men som ikke er en bank. Per august 2024 (Reiwa 6), er det registrert 82 slike selskaper. Blant disse er SoftBank-gruppens “PayPay” og LINEs “LINE Pay” kjent for å tilby betalingsfunksjoner via smarttelefonapper, og brukere kan koble disse appene til sine bankkontoer for å lade opp (innskudd) og bruke pengene til overføringer eller shopping.

For å drive med fondsoverføring må man være registrert hos statsministerens kontor i forkant, i henhold til “Japanese Funds Settlement Act”. Uregistrerte aktører som utfører fondsoverføring (valutahandel) vil være i strid med Banklovens § 4, avsnitt 1, og vil dermed kunne bli straffet i henhold til banklovgivningen.

Referanse: Japan Association of Funds Transfer Service Providers “Overview of Funds Transfer Business”[ja]

Blant de registrerte fondsoverføringsoperatørene er det kun kontoer hos operatører som er utpekt av Ministeren for helse, arbeid og velferd som kan brukes for digital lønnsutbetaling (per tidspunktet for skriving, er PayPay Corporation den eneste operatøren som har mottatt slik godkjenning).

Digital lønnsutbetaling er bare ett av flere alternativer. Arbeidsgivere kan ikke tvinge arbeidstakere som ikke ønsker det til å motta lønn digitalt. I tillegg kan arbeidstakere velge å motta kun en del av lønnen sin på en konto hos en utpekt fondsoverføringsoperatør.

Referanse: Ministry of Health, Labour and Welfare | Om lønnsutbetaling til fondsoverføringsoperatørers kontoer (digital lønnsutbetaling)[ja]

Bakgrunnen for aksept av digital lønn

Bakgrunnen for at det nå er mulig å betale lønn digitalt, ligger i de siste årenes digitalisering og endringene dette har medført for lønnsutbetalinger.

Lønn skal i utgangspunktet betales i kontanter (Japanese Labor Standards Act, Artikkel 24). Men, hvis arbeidstakeren samtykker, er det tillatt som et unntak å betale lønn direkte til 1: en bankkonto og 2: en integrert verdipapirkonto (Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations, Artikkel 7-2).

Artikkel 24: Lønn skal betales i kontanter, direkte til arbeidstakeren, og i sin helhet. Imidlertid, i tilfeller der det er spesifikke bestemmelser i lover eller arbeidsavtaler, eller når det er fastsatt av Ministry of Health, Labour and Welfare i henhold til en sikker betalingsmetode, kan lønn betales i annet enn kontanter. Videre, i tilfeller der det er spesifikke bestemmelser i lover, eller når det er en arbeidsforening som representerer flertallet av arbeidstakerne på arbeidsplassen, eller når det er en skriftlig avtale med representanter for flertallet av arbeidstakerne hvis det ikke finnes en slik forening, kan en del av lønnen trekkes.

Japanese Labor Standards Act

Artikkel 7-2: Arbeidsgiveren kan, med arbeidstakerens samtykke, betale lønn på følgende måter. Men, når det gjelder metoden nevnt i nummer tre, må arbeidstakeren kunne velge å bli betalt på måtene nevnt i nummer en eller to, og arbeidsgiveren må forklare betingelsene nevnt fra (i) til (viii) i nummer tre til arbeidstakeren og få dennes samtykke før betaling.
1: Overføring til en bankkonto eller sparekonto som arbeidstakeren har spesifisert hos en bank eller annen finansinstitusjon
2: Innskudd til en konto hos en finansmegler som arbeidstakeren har spesifisert (begrenset til de som oppfyller følgende krav)

Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations, Artikkel 7-2[ja]

Men, med utbredelsen av internettbank og mobilbank, samt utviklingen av blokkjedeteknologi, har digital valuta blitt en uunnværlig del av våre liv.

Derfor ble det vurdert å digitalisere lønnsutbetalinger som et nytt alternativ for lønnsbetaling, ved å tillate lønnsbetaling til kontoer hos finansoverføringsoperatører som håndterer digital valuta, noe som nødvendiggjorde en revisjon av Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations.

Reguleringer knyttet til digital lønnsutbetaling

Reguleringer knyttet til digital lønnsutbetaling kan hovedsakelig deles inn i to kategorier: «reguleringer for arbeidsgivere» og «reguleringer for betalingstjenesteleverandører».

Reguleringer for arbeidsgivere

Som nevnt tidligere, når en arbeidsgiver ønsker å betale lønn digitalt, er det nødvendig å innhente samtykke fra arbeidstakerne.

I denne sammenhengen er arbeidsgiveren pålagt å forklare følgende for arbeidstakerne:

• At kontoens maksimale saldo er satt til 1 million yen eller mindre, eller at det er truffet tiltak for raskt å redusere saldoen til under 1 million yen dersom den overstiger dette beløpet.
• At det finnes et system som raskt garanterer for arbeidstakerens krav i tilfelle betalingstjenesteleverandøren ikke kan oppfylle sine forpliktelser på grunn av konkurs eller lignende.
• At det finnes et system for å kompensere for tap som arbeidstakeren lider på grunn av uautoriserte valutatransaksjoner eller andre årsaker som ikke kan tilskrives arbeidstakeren.
• At kontoens saldo er gyldig i minst 10 år fra den siste dagen saldoen endret seg.
• At det er mulig å motta pengeoverføringer til kontoen ned til en enkelt yen ved bruk av en minibank (ATM), og at det minst en gang i måneden kan gjøres uten å pådra seg gebyrer. Videre at pengeoverføringer til kontoen kan gjøres ned til en enkelt yen.
• At det finnes et system for å rapportere om status for lønnsutbetalingsarbeidet og den finansielle situasjonen til Ministeren for helse, arbeid og velferd i tide.

Reguleringer for betalingstjenesteleverandører

Som et utgangspunkt er betalingstjenesteleverandører underlagt nødvendige reguleringer som «deponering av ytelsesgaranti» og «systemrisikostyring» i henhold til den japanske loven om betalingstjenester og lignende, håndhevet av Financial Services Agency.

Men, leverandører som utfører lønnsutbetalinger er underlagt strengere krav fra Ministeriet for helse, arbeid og velferd på grunn av arbeidsrelaterte problemer, og innholdet i arbeidsgiverens forklaringsplikt som nevnt ovenfor er pålagt som spesifikke krav i henhold til reglene for gjennomføring av den japanske arbeidsstandardloven.

I tillegg til det ovennevnte,

• må leverandører som utfører lønnsutbetalinger ha teknisk kapasitet til å utføre arbeidet på en korrekt og sikker måte, og ha tilstrekkelig sosial tillit.

Dette kravet må oppfylles for at betalingstjenesteleverandører, basert på deres søknad, skal kunne bli utpekt av Ministeren for helse, arbeid og velferd.

Fordelene med digital lønn

Fordelene med å betale lønn digitalt inkluderer følgende.

Fordeler for arbeidstakere

Først og fremst kan arbeidstakere motta lønnen direkte uten å gå gjennom en bankkonto.

I tillegg kan den mottatte lønnen tas ut i kontanter minst én gang i måneden fra en minibank uten gebyrer, ned til siste yen. Kontoen som lønnen mottas på har en øvre grense på 1 million yen, og beløp som overstiger dette overføres automatisk til en bankkonto som arbeidstakeren har registrert på forhånd.

Hvis arbeidstakeren ønsker det, kan en del av lønnen mottas på en konto hos en pengeoverføringsoperatør, mens resten overføres til en bankkonto. For eksempel, hvis det er et ønske om å motta 200 000 yen av en nettolønn på 300 000 yen i bankkontoen, og de resterende 100 000 yen som digital lønn, er det mulig å betale lønnen på denne måten.

Fordeler for arbeidsgivere

Arbeidsgivere trenger ikke lenger å gå gjennom bankkontoer og slipper dermed å bære kostnadene for gebyrer, noe som økonomisk sett er en fordel.

Videre kan arbeidsgivere ved å innføre digital lønnsutbetaling vise at de er engasjerte i å forbedre arbeidsmiljøet. Ved å ta i bruk nye velferdsordninger som samfunnet og ansatte har stor interesse for, og ved å jobbe proaktivt med arbeidsreformer og ansattetilfredshet, kan bedriften skape et bilde av seg selv som en attraktiv arbeidsplass, noe som kan bidra til å løse problemer med mangel på arbeidskraft.

Ulemper med digital lønn

På den annen side kan følgende ulemper oppstå ved å betale lønn digitalt.

Ulemper for arbeidstakere

Å motta lønn digitalt er et valg for arbeidstakere, men for de som er uvant med elektronisk penger og lignende, kan implementeringen være utfordrende. Dette gjelder spesielt eldre, som ofte har lavere bruk av elektronisk penger, og som kan måtte opprette nye kontoer for å motta digital lønn, noe som kan føre til problemer.

I tillegg, som nevnt tidligere, er det bestemt at kontoens øvre grense skal settes til under 1 million yen. Derfor, med digital lønn, hvis beløpet overstiger kontoens øvre grense på 1 million yen, vil overskuddet automatisk bli overført til en forhåndsbestemt bankkonto.

Det er også en risiko for forsinket eller mislykket lønnsutbetaling på grunn av systemfeil eller cyberangrep.

Ulemper for arbeidsgivere

For globale selskaper er det nødvendig å være oppmerksom på og tilpasse seg forskjellige reguleringer og lover i ulike land og regioner.

Det er også en risiko for hacking eller lekkasje av lønnsinformasjon, ettersom den kan kobles til ansattes ansettelsesinformasjon, noe som krever robuste sikkerhetstiltak uavhengig av hvilken digital valuta som brukes.

For å tilpasse seg digital lønn kan det også være nødvendig med en initial investering i bedriftens interne systemer og infrastruktur.

Eksempler på implementering av digital lønn

I Japan kunngjorde SoftBank Group og 10 andre selskaper i august 2024 (Reiwa 6) at de ville starte å bruke “PayPay lønnsmottak” for digital lønnsutbetaling.

Referanse: SoftBank Group og 10 andre selskaper starter å bruke ‘PayPay lønnsmottak’ for digital lønnsutbetaling[ja]

De selskapene som har besluttet å implementere “PayPay lønnsmottak” inkluderer SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corp., PayPay Corp., SB C&S Corp., SB At Work Corp., SB Technology Corp., SB Payment Service Corp., PayPay Card Corp., og PayPay Securities Corp.

Ansatte i disse gruppene vil motta digital lønnsutbetaling gjennom PayPay Corp. Siden PayPay Corp. er det eneste selskapet som for øyeblikket har lisens som pengeoverføringsagent i Japan, tiltrekker denne førstegangs hendelsen i landet seg stor oppmerksomhet.

Referanse: PayPay Corp. “Mottar utnevnelse fra Ministeren for helse, arbeid og velferd for digital lønnsutbetaling”

Referanse: Det japanske helse-, arbeids- og velferdsdepartementet “Oversikt over PayPay Corp. sine tjenester”

Prosedyrer for implementering av digital lønn

Hva slags prosedyrer kreves fra arbeidsgiverens side når man faktisk skal innføre digital lønnsbetaling? Her forklarer vi prosessflyten og viktige punkter.

Prosedyreflyt for implementering

Arbeidsgivere som skal innføre digital lønnsbetaling må gjennom følgende seks trinn:

1. Kontroll av pengeoverføringsoperatører godkjent av den japanske ministeren for helse, arbeid og velferd
2. Vurdering av tjenestene til den valgte godkjente pengeoverføringsoperatøren
3. Inngåelse av arbeidsgiver- og arbeidstakeravtaler, etc.
4. Informasjon til arbeidstakere
5. Innhenting av individuelt samtykke fra arbeidstakere
6. Kontroll og gjennomføring av administrativ behandling av lønnsutbetalinger

Viktige punkter ved valg av godkjent pengeoverføringsoperatør

Velg en godkjent pengeoverføringsoperatør med følgende punkter i tankene:

• Fastsettelse av maksimal kontobalanse
• Fastsettelse av maksimal utbetaling per dag
• Om det er gebyrer og beløpets størrelse
• Behovet for å inngå en kontrakt med pengeoverføringsoperatøren

Det er også mulig å velge flere godkjente pengeoverføringsoperatører.

Imidlertid, på tidspunktet for skriving, er PayPay Corporation den eneste godkjente pengeoverføringsoperatøren.

Referanse: Det japanske ministeriet for helse, arbeid og velferd | Prosedyrer nødvendig for å innføre digital lønnsbetaling[ja]

Inngåelse av arbeidsgiver- og arbeidstakeravtaler

Når man innfører digital lønnsbetaling, er det nødvendig å inngå en arbeidsgiver- og arbeidstakeravtale med en arbeidstakerorganisasjon som representerer flertallet av arbeidstakerne, eller, hvis en slik ikke finnes, med representanter for flertallet av arbeidstakerne.

Arbeidsgiver- og arbeidstakeravtalen skal inneholde følgende:

• Omfanget av arbeidstakere som er omfattet
• Omfanget og beløpet av lønnen som er omfattet
• Omfanget av godkjente pengeoverføringsoperatører som håndteres
• Tidspunkt for implementering

Det finnes eksempler på arbeidsgiver- og arbeidstakeravtaler på Nettstedet til det japanske ministeriet for helse, arbeid og velferd[ja].

Informasjon til arbeidstakere og innhenting av individuelt samtykke

Arbeidsgiveren er forpliktet til å informere arbeidstakerne om innholdet nevnt ovenfor. Denne informasjonen kan også delegeres til den godkjente pengeoverføringsoperatøren.

Individuelt samtykke fra arbeidstakere kan innhentes ikke bare skriftlig, men også gjennom elektroniske poster. Eksempler på samtykkeskjemaer finnes på Nettstedet til det japanske ministeriet for helse, arbeid og velferd[ja].

Oppsummering: Fremtidsutsiktene for digital lønn

Som vi har forklart så langt, tilbyr digital lønn arbeidstakere nye alternativer for mottak av lønn, samtidig som det fungerer som et middel for bedriftens velferdsordninger.

Systemet for digital lønnsutbetaling er fortsatt i sin spede begynnelse, men etterspørselen etter kontantløse betalinger forventes å øke ytterligere. Per september 2024, er PayPay Corporation den eneste pengeneoverføringsoperatøren som har blitt utpekt av det japanske Ministeriet for Helse, Arbeid og Velferd, men for øyeblikket er tre andre pengeneoverføringsoperatører under vurdering for godkjenning.

Hvis disse operatørene blir godkjent av det japanske Ministeriet for Helse, Arbeid og Velferd, vil det bli mulig å bruke andre digitale valutaer enn PayPay for digital lønnsutbetaling, noe som antyder at antallet bedrifter som tilbyr digital lønnsbetaling sannsynligvis vil øke i fremtiden.

Veiledning i tiltak fra vår advokatfirma

Monolith Advokatfirma har høy spesialisering innen IT, spesielt internett og juss. Vårt firma tilbyr juridisk støtte for å møte de komplekse ledelsesutfordringene som er unike for IT- og oppstartsbedrifter, fra børsnoterte selskaper til ventureforetak. Detaljer er beskrevet i artikkelen nedenfor.

Monolith Advokatfirmas tjenesteområder: IT og oppstartsbedrifters selskapsrett[ja]