Hva er viktige punkter for ansattes bruk av sosiale medier? En forklaring på utarbeidelse av retningslinjer for sosiale medier

Etter hvert som sosiale medier som Facebook og Twitter blir mer utbredt, øker risikoen knyttet til ansattes bruk av sosiale medier stadig.

Ansattes uformelle innlegg kan spre seg og i noen tilfeller føre til en storm av negativ oppmerksomhet. Derfor er det mange ansvarlige som bekymrer seg for hvordan de best kan regulere ansattes bruk av sosiale medier.

I denne artikkelen vil vi forklare hvilke punkter man bør være oppmerksom på når man utarbeider retningslinjer for ansattes bruk av sosiale medier.

Elementer som bør inkluderes i retningslinjer for ansatte på sosiale medier

Hva bør inkluderes i retningslinjer for ansatte på sosiale medier? Nedenfor lister vi opp innholdet. Selskapet vil bli referert til som “vårt selskap”.

Elementer som bør inkluderes som en generell regel

Elementer som generelt bør inkluderes i retningslinjer for sosiale medier er som følger:

Regler for bruk av sosiale medier til arbeidsformål

• Få forhåndsgodkjenning fra vårt selskap når sosiale medier brukes til arbeidsformål
• Rapporter umiddelbart og følg instruksjonene fra vårt selskap hvis det oppstår en konflikt med en tredjepart
• Følg instruksjonene fra vårt selskap om bruk og administrasjon av kontoer brukt til arbeidsformål, selv etter at du har sluttet i selskapet
• Det er forbudt å bruke kontoer opprettet for arbeidsformål til å tjene personlig inntekt eller drive virksomhet som er identisk eller lik vår virksomhet

Bedriftskontoer har ofte flere følgere og større innflytelse enn personlige kontoer. Derfor er det viktig å sjekke innlegg på forhånd for å unngå upassende innlegg.

For mer informasjon om hvordan bedrifter bør håndtere nettkriser, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Regler for privat bruk av sosiale medier

• Selv ved privat bruk av sosiale medier, følg disse retningslinjene når du poster om saker relatert til vårt selskap
• Ikke post innhold som inneholder konfidensiell informasjon om vårt selskap, eller som bryter med offentlig orden og moral, eller som er ærekrenkende
• Rapporter umiddelbart hvis det er en mulighet for at konfidensiell informasjon om vårt selskap har blitt lekket eller hvis selskapets omdømme kan bli skadet på grunn av bruk av sosiale medier
• Ta nødvendige sikkerhetstiltak

Selv ved privat bruk av sosiale medier kan ansatte bli sporet tilbake til selskapet, noe som kan skade selskapets omdømme.

Informasjon som en gang er publisert på nettet kan være vanskelig å fjerne, og kan bli sittende igjen som en “digital tatovering”.

Derfor bør retningslinjene dekke både arbeidsrelatert og privat bruk av sosiale medier.

For mer informasjon om farene ved digitale tatoveringer, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/digitaltattoo[ja]

Regler om straffetiltak

Inkluder informasjon om at ansatte kan bli straffet hvis de bryter retningslinjene.

Selv om retningslinjene for sosiale medier ikke er en del av arbeidskontrakten eller arbeidsreglementet, kan de behandles som instruksjoner fra selskapet hvis de er godt kjent. Derfor kan brudd på retningslinjene straffes som brudd på instruksjoner.

Tilleggslementer for å øke retningslinjenes effektivitet

For å øke retningslinjenes effektivitet, kan følgende elementer legges til:

• Opprett en komité for bruk av sosiale medier som regelmessig gjennomfører spørreundersøkelser om bruk av sosiale medier og gir råd til ansatte om sosiale medier-relaterte problemer
• Hold årlige opplæringsøkter om bruk av sosiale medier for ansatte

Vær imidlertid oppmerksom på at slike tiltak kan være en byrde for selskapet, så vurder dem nøye før du legger dem til.

Hvordan informere ansatte om retningslinjer for sosiale medier

Selv om man har laget retningslinjer for sosiale medier for ansatte, har det ingen betydning hvis de ansatte ikke er godt kjent med dem.

Når retningslinjene for sosiale medier er utarbeidet, bør de sendes til de ansatte via e-post eller legges ut på interne oppslagstavler for å sikre at alle er informert. I tillegg bør retningslinjene plasseres et sted hvor alle ansatte kan se dem, slik at de alltid er tilgjengelige.

Oppsummering

Når ansatte skaper problemer på sosiale medier, kan det ikke bare skade bedriftens omdømme, men også føre til boikott, fall i aksjekursen og andre betydelige tap. For å redusere slike risikoer, bør bedriften etablere og grundig informere om retningslinjer for ansattes bruk av sosiale medier.

Hvis du har bekymringer rundt utarbeidelse eller implementering av slike retningslinjer, anbefales det å konsultere en advokat med ekspertise i sosiale medier.