Fjernarbeid for oppdragsbaserte tjenester: Nødvendig innhold for å inngå nye kontrakter (memorandum)

På grunn av påvirkningen fra COVID-19-pandemien har “fjernarbeid” fått stor oppmerksomhet. Med økningen av webtjenester og gratisverktøy for hjemmekontor, forventes fjernarbeid å fortsette å ekspandere.

Men når det gjelder forretningsavtaler mellom selskaper, er det nødvendig for det oppdragstakende selskapet å inngå en ny kontrakt (memorandum) når de utfører oppdragsarbeid via fjernarbeid.

I denne artikkelen vil vi derfor forklare detaljene i hver klausul i et memorandum som angår utførelse av oppdragsarbeid via fjernarbeid i forretningsavtaler.

Merk at et memorandum i denne artikkelen refererer til et dokument som inngås når partene allerede har inngått en kontrakt, og ønsker å gjøre delvise endringer eller tillegg til kontraktsvilkårene. I dette tilfellet vil vi introdusere et dokument som legger til bestemmelser om “utførelse av arbeid via fjernarbeid” til den eksisterende kontrakten.

https://monolith-law.jp/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Om innledende opplysninger i en avtaleprotokoll

【Avtaleprotokoll】
株式会社●● (heretter kalt “Part A”) og 株式会社●● (heretter kalt “Part B”) har blitt enige om følgende angående “Oppdragsavtale” datert ●●年●月●日 (Western calendar year: ●●年●月●日) (heretter kalt “Originalavtalen”), og inngår derfor denne avtaleprotokollen (heretter kalt “Denne protokollen”).

Først og fremst, i innledningen av avtaleprotokollen, er det nødvendig å spesifisere hvilken av de allerede inngåtte avtalene mellom partene Denne protokollen er knyttet til. Derfor, som vist i eksempelet, angir vi datoen for inngåelsen av Originalavtalen og navnet på avtalen for å identifisere hvilken Originalavtale Denne protokollen er relatert til.

Bestemmelser om formål

Artikkel 1 (Formål)
Dette memorandumet har som formål å fastsette grunnleggende forhold for utførelsen av oppdraget (heretter kalt “oppdraget”) i henhold til den opprinnelige kontrakten, når den ansvarlige for oppdraget utfører arbeidet fra sitt hjem for å forhindre spredning av den nye koronavirusinfeksjonen. Dette skal sikre en smidig gjennomføring av oppdraget.

Bestemmelsene om formål beskriver hensikten med å inngå memorandumet. Dette memorandumet inngås for å forhindre spredning av den nye koronavirusinfeksjonen, og dette formålet er derfor angitt.

Eksempelet på bestemmelsene i dette memorandumet forutsetter at den ansvarlige for oppdraget utfører arbeidet fra sitt hjem. Avhengig av saken kan det være nødvendig å endre innholdet i beskrivelsen av hvordan oppdraget skal utføres.

Om Klausuler ved Fjernarbeid

Artikkel 2 (Fjernarbeid)
Fjernarbeid refererer til at den ansvarlige for oppdraget utfører arbeidet fra sitt hjem ved hjelp av ulike nettverksforbindelser, og bruker utstyr og enheter som er lånt eller levert for dette arbeidet (heretter kalt “lånt utstyr”), samt eget utstyr og egne enheter.

I kontrakten kan det være tilfeller hvor definisjoner av ulike termer er inkludert, og i eksempelet på klausuler er definisjonen av “fjernarbeid” også inkludert. Innholdet kan endres avhengig av arbeidsoppgavene og utstyret som brukes.

Å inkludere en definisjon er for å tydeliggjøre betydningen av fjernarbeid mellom kontraktspartene, og dermed forhindre konflikter som kan oppstå på grunn av ulike oppfatninger. Fjernarbeid er et sentralt punkt i dette memorandumet, og selv om det er et generelt begrep, er det viktig å inkludere det som en definisjon.

Om Bestemmelser for Gjennomføring av Fjernarbeid

Artikkel 3 (Gjennomføring av Fjernarbeid)
1. Part B skal, basert på forespørsel fra Part A, overholde følgende når fjernarbeid utføres:
1) Arbeidsdager og arbeidstider for denne oppgaven skal i prinsippet være i samsvar med Part A sine fastsatte arbeidsdager og arbeidstider.
2) Som arbeidsrapport skal “arbeidsstart”, “arbeidsslutt”, “pause- og bevegelsesstart og -slutt” rapporteres umiddelbart.
2. Alle kostnader som oppstår i forbindelse med fjernarbeid (inkludert, men ikke begrenset til, strøm- og kommunikasjonskostnader) skal bæres av Part B.
3. Part A skal varsle Part B på forhånd når fjernarbeidsperioden avsluttes.

Denne bestemmelsen spesifiserer detaljene om datoer, tider, rapporteringsinnhold og kostnadsdekning når ansatte i Part B utfører arbeid via fjernarbeid, samt varsling ved avslutning av fjernarbeidsperioden.

Selv om det står “basert på forespørsel fra Part A” i Artikkel 3, punkt 1, kan det også være tilfeller hvor Part B ønsker fjernarbeid. Derfor kan det være hensiktsmessig å fastsette kravene for gjennomføring av fjernarbeid i et annet innhold enn eksempelet ovenfor.

Videre kan det være hensiktsmessig å legge til “arbeidsinnhold” som en del av “arbeidsrapporten” i Artikkel 3, punkt 1, nummer 2 i eksempelet ovenfor. Siden arbeidsinnholdet til oppdragstakeren kan være vanskelig å se ved fjernarbeid, kan det oppstå tvister om hvorvidt arbeidet er utført eller ikke. For å unngå slike problemer, er det viktig å spesifisere rapportering av arbeidsinnhold som en del av “arbeidsrapporten”. For å unngå fremtidige konflikter mellom partene, er det nødvendig å diskutere grundig hvilke elementer som skal inkluderes i rapporteringen.

Om håndtering av utstyr til utlån

Artikkel 4 (Håndtering av utstyr til utlån)
1. Part B skal bruke utstyr til utlån etter å ha gjennomført nødvendige inspeksjoner og oppbevare og administrere det med forsiktighet som en god forvalter. Hvis part A fastsetter spesifikke retningslinjer for utstyr til utlån, skal part B følge disse retningslinjene for oppbevaring og administrasjon.
2. Part B skal ikke overføre, underleie, flytte besittelsen av, tilby som sikkerhet eller bruke utstyr til utlån til andre formål.
3. Når part B fullfører oppdraget eller på forespørsel fra part A, skal part B umiddelbart returnere alt materiale (inkludert kopier og reproduksjoner) som er lånt eller levert av part A.
4. Hvis utstyr til utlån blir ødelagt eller skadet på grunn av part B’s forsett eller uaktsomhet, eller hvis det blir umulig å returnere det (inkludert tyveri og tap), skal part B umiddelbart rapportere dette til part A via telefon eller andre midler, og deretter gi en skriftlig rapport med detaljer og følge instruksjonene fra part A. I slike tilfeller kan part A kreve erstatning fra part B, og metoden og beløpet for erstatning skal fastsettes gjennom forhandlinger mellom partene.

Denne artikkelen fastsetter hvordan utstyr til utlån skal administreres og graden av forsiktighet som kreves når part B bruker utstyr til utlån i forbindelse med oppdraget. Den beskriver også hvordan man skal håndtere situasjoner der utstyr til utlån blir ødelagt eller skadet, samt erstatningsansvar.

Avhengig av innholdet i utstyret til utlån, kan det for eksempel oppstå skade for part A hvis part B mister materialer som er lånt fra part A, og innholdet lekker ut til eksterne parter. Siden part B’s ansatte utfører arbeidet hjemmefra, som er et privat sted, kreves det en høyere grad av forsiktighet i administrasjonen av utstyr til utlån sammenlignet med når arbeidet utføres på part B’s kontor eller et spesifisert sted. Derfor er det opprettet en egen artikkel for å regulere håndteringen av utstyr til utlån.

Om klausuler vedrørende sikkerhetssikring

Artikkel 5 (Sikkerhetssikring)
1. Part B skal bestrebe seg på å sikre tilkoblingsmiljøet og utstyr som er lånt ut, samt forhindre uautorisert tilgang til området der arbeidet utføres, tap av lånt utstyr, og skade forårsaket av datavirus.
2. Part B skal umiddelbart rapportere til Part A i tilfelle en ulykke oppstår.

Denne klausulen regulerer plikten til å forhindre skade og rapporteringsplikten ved skade forårsaket av sikkerhetsproblemer i maskinvare- og nettverksmiljøet når oppdragstakeren utfører arbeidet. Dette er fordi sikkerhetsnivået ved fjernarbeid kan være lavere sammenlignet med når arbeidet utføres på oppdragstakerens kontor eller et spesifisert sted. For eksempel kan det hende at sikkerhetsprogramvare ikke er installert på datamaskinen som oppdragstakerens ansatte bruker til arbeidet, og det er generelt lettere å få tilgang til oppdragstakerens ansattes private hjem enn til oppdragstakerens kontor. Om nødvendig kan man vurdere å øke oppdragstakerens sikkerhetsforpliktelser utover en plikt til å bestrebe seg, eller å spesifisere konkrete sikkerhetskrav fra oppdragsgiverens side.

Oppsummering

Denne gangen har vi forklart et memorandum om en forretningsavtale som tillater fjernarbeid. Veien til slutten av COVID-19-pandemien er fortsatt uklar, men bedrifter må fortsette å være oppmerksomme på de ansattes helse og overvinne denne utfordringen.

For de som vurderer å innføre fjernarbeid og har bekymringer eller usikkerhet om arbeidsmetoder knyttet til fjernarbeid eller hvordan man skal utforme kontraktsdokumenter for individuelle saker, anbefaler vi å konsultere en advokat med omfattende ekspertise.

Informasjon om kontraktsutforming og -gjennomgang fra vårt firma

Hos Monolith Advokatfirma, som er et advokatfirma med sterk kompetanse innen IT, internett og forretningsjus, tilbyr vi tjenester som utforming og gjennomgang av ulike kontrakter, ikke bare for oppdragsbaserte tjenester, men også for våre rådgivningskunder og klientbedrifter.

Hvis du er interessert, vennligst se detaljene nedenfor.