Nødvendige tiltak for regler om sidevirksomhet: Forklaring av viktige punkter ved utarbeidelse av arbeidsreglement

Tidligere var det nesten ingen selskaper som tillot sidejobber eller deltidsarbeid. Men i 2018 endret det japanske Arbeids- og velferdsdepartementet situasjonen betydelig ved å revidere “Modellarbeidsreglementet” i tråd med “Handlingsplanen for arbeidsreform”.

I det nye modellarbeidsreglementet ble bestemmelsen om at “arbeidstakere ikke skal engasjere seg i arbeid for andre selskaper uten tillatelse” avskaffet. I stedet ble det tydelig angitt at “arbeidstakere kan engasjere seg i arbeid for andre selskaper utenom arbeidstiden”.

På grunn av økonomisk nedgang og spredningen av COVID-19, er det mange ansatte som er bekymret for inntektene sine, og flere selskaper innfører derfor ordninger for sidejobber.

Imidlertid er det nødvendig å revidere arbeidsreglementet når man innfører sidejobber. Denne gangen vil vi forklare på en lettfattelig måte de viktige punktene for å utarbeide arbeidsreglementet når et selskap tillater sidejobber.

Hva er Biarbeid?

Biarbeid innebærer å utføre arbeid i tillegg til ens hovedjobb, noe som gir ansatte muligheten til å utnytte sine ferdigheter bredere og dermed øke inntekten eller forbedre sine ferdigheter.

Biarbeid kan ha mange former. Man kan være ansatt i en bedrift som fast ansatt, deltidsansatt eller midlertidig ansatt, starte sin egen virksomhet og bli selvstendig næringsdrivende, eller utføre arbeid som en profesjonell gjennom oppdrag eller kontrakter. Stilen og metodene varierer.

Hvis hovedjobben og biarbeidet er likestilt, eller hvis man starter en virksomhet mens man fortsatt er ansatt i en bedrift, kalles det strengt tatt “kombinasjonsarbeid”, men det er ingen klar juridisk forskjell. I denne artikkelen refererer vi til både biarbeid og kombinasjonsarbeid som “biarbeid”.

Fordeler med Biarbeid

・Fordeler for Ansatte

1. 1. Man kan utføre en annen jobb mens man opprettholder hovedjobben, noe som gir mulighet for ferdighetsutvikling og nye erfaringer med lav risiko.

1. 1. Man kan bruke inntekten fra hovedjobben til å utfordre seg selv med det man ønsker å gjøre.

1. 1. Man kan øke sin inntekt.

・Fordeler for Bedrifter

1. 1. Ansatte kan tilegne seg kunnskap og ferdigheter som ikke er tilgjengelige internt.

1. 1. Man kan øke ansattes selvstendighet og initiativ.

1. 1. Man kan forvente å tiltrekke seg og beholde dyktige medarbeidere.

Ulemper med Biarbeid

・Ulemper for Ansatte

1. 1. Man må selv håndtere tidsstyring og helse.

1. 1. Man må alltid være bevisst på taushetsplikt og konkurranseforbud.

1. 1. Det kan være tilfeller hvor man ikke er dekket av arbeidsledighetsforsikring.

・Ulemper for Bedrifter

Det er bekymringer knyttet til å holde oversikt over ansattes arbeidstid, helse, og risikoen for lekkasje av konfidensiell informasjon.

Justering av arbeidsreglementet for bistillinger

Bistillinger innebærer at ansatte utfører arbeid for andre enn sin nåværende arbeidsgiver. Dette kan føre til uforutsette problemer siden selskapet ikke kan kontrollere alle aspekter av slik aktivitet.

Derfor, når et selskap tillater ansatte å ha bistillinger, er det nødvendig å på forhånd fastsette prosedyrer for å utføre bistillinger og hvordan håndtere eventuelle problemer i arbeidsreglementet. Dette er for å unngå konflikter mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Spesielt er det viktig å sørge for at bistillinger ikke påvirker ansattes helse negativt eller urettferdig skader selskapets interesser.

Viktige punkter for å utarbeide arbeidsreglement for innføring av sidejobber

① Selskapets ansvar for problemer med sykdom og overarbeid på grunn av sidejobber

Artikkel 5 i den japanske arbeidsmiljøloven (労働基準法) pålegger arbeidsgivere å ta nødvendige hensyn for å sikre arbeidstakernes liv og helse (sikkerhetsomsorgsplikt).

Hvis en arbeidsgiver er klar over at den totale arbeidsmengden og arbeidstiden til en ansatt er for stor på grunn av en sidejobb, men ikke tar noen hensyn, kan arbeidsgiveren holdes ansvarlig for å ha forsømt sin sikkerhetsomsorgsplikt dersom den ansattes helse blir skadet.

＜Viktige punkter ved utarbeidelse av arbeidsreglement＞
For å sikre at ansatte ikke skader helsen sin på grunn av overarbeid, kan det være hensiktsmessig å fastsette i arbeidsreglementet at “sidejobber kan forbys eller begrenses dersom det er hindringer for arbeidsytelsen på grunn av lange arbeidstider eller lignende”.

② Forebygging av “hemmelighetslekkasje” fra ansatte gjennom sidejobber

Ansatte har en plikt til å beskytte selskapets forretningshemmeligheter, men det er en risiko for at ansatte kan lekke disse hemmelighetene til andre arbeidsgivere gjennom sidejobber.

＜Viktige punkter ved utarbeidelse av arbeidsreglement＞
Selskapet bør vurdere å fastsette i arbeidsreglementet at “dersom forretningshemmeligheter lekker ut, kan sidejobber forbys eller begrenses” for å sikre at selskapets interesser ikke blir urimelig skadet av ansattes sidejobber.

③ Forebygging av brudd på ansattes “konkurranseklausul” ved sidearbeid

Generelt er det forstått at ansatte har en plikt til ikke å utføre arbeid som konkurrerer med selskapet mens de er ansatt, men det er en mulighet for at arbeid utført av ansatte under en annen arbeidsgiver kan utgjøre et brudd på konkurranseklausulen.

＜Viktige punkter ved utarbeidelse av arbeidsreglement＞
Selskapet kan vurdere å fastsette i arbeidsreglementet at “sidearbeid kan forbys eller begrenses dersom det skader selskapets legitime interesser gjennom konkurranse” for å sikre at selskapets interesser ikke blir urimelig krenket av ansattes sidearbeid.

For de som ønsker å vite mer om konkurranseklausulen, vennligst se detaljene nedenfor sammen med denne artikkelen.

④ Forebygging av brudd på ansattes “lojalitetsplikt” ved sidearbeid

Ansatte er forpliktet til å handle lojalt, inkludert å opprettholde taushetsplikt og unngå konkurrerende virksomhet, samt å handle på en måte som ikke skader selskapets ære og omdømme.

＜Viktige punkter ved utarbeidelse av arbeidsreglement＞
Selskapet kan vurdere å fastsette i arbeidsreglementet at det er mulig å forby eller begrense sidearbeid dersom det finnes handlinger som skader selskapets ære eller omdømme, eller som ødelegger tillitsforholdet.

Bestemmelser om sidevirksomhet i “Modellarbeidsreglementet”

Som et eksempel på arbeidsreglement som inkluderer de ovennevnte punktene ① til ④, introduserer vi “Modellarbeidsreglementet” utarbeidet av det japanske Arbeids- og velferdsdepartementet. Vennligst bruk dette som referanse når du utarbeider ditt eget arbeidsreglement.

Artikkel 67 (Sidevirksomhet og dobbeltarbeid)

1. 1. Arbeidstakere kan engasjere seg i arbeid for andre selskaper eller lignende utenom arbeidstiden.

1. 1. Selskapet kan, basert på en melding fra arbeidstakeren om engasjement i slikt arbeid, forby eller begrense dette dersom det oppfyller ett av følgende kriterier:
      (a) Dersom det forstyrrer arbeidsytelsen
      (b) Dersom bedriftshemmeligheter kan lekke
      (c) Dersom det skader selskapets ære eller omdømme, eller ødelegger tillitsforholdet
      (d) Dersom konkurranse skader selskapets interesser

Denne bestemmelsen fastsetter at ① arbeidstakere i prinsippet kan ha sidevirksomhet, ② det kreves melding ved engasjement i sidevirksomhet, og ③ tilfeller der sidevirksomhet kan forbys eller begrenses er spesifisert.

Hvordan beregne arbeidstid ved sidejobber

I henhold til den japanske arbeidsmiljøloven (労働基準法, Roudou Kijun Hou, 1947) skal arbeidstiden for arbeidstakere som jobber for flere forskjellige arbeidsgivere, og som omfattes av arbeidstidsreguleringene, summeres.

Derfor vil arbeidstiden ikke summeres i følgende tilfeller:

＜Eksempler der den japanske arbeidsmiljøloven ikke gjelder＞
Frilansere, selvstendig næringsdrivende, gründere, rådgivere, konsulenter, rådgivende styremedlemmer, styremedlemmer, revisorer, etc.

＜Tilfeller der den japanske arbeidsmiljøloven gjelder, men arbeidstidsreguleringene ikke gjelder＞
Landbruk, husdyrhold, silkeproduksjon, fiskeindustri, ledere og tilsynspersonell, konfidensielle kontoransatte, overvåkings- og intermitterende arbeidere, personer som omfattes av det avanserte profesjonelle systemet

Når den summerte arbeidstiden overstiger lovbestemt arbeidstid

Arbeidstiden hos selskapet som først inngikk arbeidskontrakten, prioriteres, noe som betyr at overtid vil oppstå hos selskapet som inngikk arbeidskontrakten senere.

For eksempel, hvis den lovbestemte arbeidstiden er 8 timer per dag, og en ansatt jobber 5 timer hos selskap A, som først inngikk arbeidskontrakten, og 4 timer hos selskap B, som inngikk arbeidskontrakten senere, vil det oppstå 1 time overtid hos selskap B.

Med andre ord, arbeidstiden hos selskapet der man jobber som hovedjobb, vil bli prioritert.

Oppsummering

Innføring av sidejobber kan være fordelaktig både for selskapet og de ansatte. Imidlertid er det en risiko for at selskapets interesser kan bli urettmessig krenket av ansattes sidejobber, eller at ansatte kan pådra seg helseproblemer på grunn av overarbeid, noe som kan føre til arbeidsgiveransvar.

For å unngå slike situasjoner, er det viktig å tydelig regulere håndteringen av sidejobber i arbeidsreglementet. Det er også nødvendig å ha grundige samtaler med ansatte som melder fra om sine sidejobber, for å diskutere innholdet, sikkerheten og helseaspektene ved disse jobbene.

Det finnes ulike måter å innføre sidejobber som passer til selskapets virksomhet. Derfor anbefales det å konsultere en advokat med spesialisert kunnskap og erfaring på forhånd, i stedet for å utarbeide regler for sidejobber på egen hånd.

Informasjon om tiltak fra vårt firma

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høy ekspertise innen IT, spesielt internett og jus. Når det gjelder sidejobber, kan man forhindre problemer på forhånd ved å utarbeide arbeidsreglement mellom ansatte og selskapet. Vårt firma utarbeider og gjennomgår kontrakter for en rekke saker, fra selskaper notert på Tokyo-børsens Prime Market til oppstartsbedrifter. Hvis du har problemer med kontrakter, vennligst se artikkelen nedenfor.