Japans oppholdskvalifikasjonssystem: En forklaring på grunnleggende prinsipper og bedrifters juridiske ansvar

I Japan er det essensielt å ha en nøyaktig forståelse av det japanske inn- og utreisesystemet, spesielt oppholdskvalifikasjonssystemet, når man driver virksomhet og ansetter utenlandske arbeidstakere. Dette systemet etablerer det juridiske grunnlaget for at utenlandske borgere kan oppholde seg og være aktive i Japan, og overholdelse av det er en kjernekomponent i bedrifters compliance og risikostyring. Den japanske “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (heretter kalt “Innreiseloven”) har som mål å sikre rettferdig styring av inn- og utreise for alle personer som kommer til eller forlater Japan, samt oppholdet til alle utlendinger i landet. Under denne loven er utenlandske borgere i Japan, som hovedregel, kun tillatt å oppholde seg og være aktive innenfor rammen av deres tildelte “oppholdskvalifikasjon” og den tilhørende “oppholdsperioden”. Oppholdskvalifikasjonen juridisk kategoriserer innholdet i og statusen for aktiviteter som kan utføres i Japan, og bestemmer direkte muligheten og omfanget av arbeid. Derfor er det av største viktighet at bedrifter forstår strukturen og prinsippene til dette oppholdskvalifikasjonssystemet dyptgående og håndterer de relaterte juridiske prosedyrene på en passende måte for å maksimere utnyttelsen av utenlandske arbeidstakeres kapasiteter. Denne artikkelen vil forklare de grunnleggende konseptene, strukturen og bedrifters juridiske ansvar i å overholde systemet, basert på spesifikke lover og rettsavgjørelser.

Grunnprinsippene for Japans system for oppholdsforvaltning

I Japan er systemet for oppholdsforvaltning basert på prinsippet om “tillatelsesbasert styring”, som innebærer at opphold for personer med utenlandsk statsborgerskap ikke er en rettighet som automatisk er garantert, men heller noe den japanske staten tillater basert på sin suverenitet under visse betingelser. Denne tankegangen er grunnleggende for å forstå hele systemet. I henhold til artikkel 2-2, paragraf 1 i den japanske innvandringsloven (Immigration Control and Refugee Recognition Act), skal utlendinger oppholde seg i Japan med en oppholdsstatus som er bestemt ved landingstillatelse eller lignende. Dette illustrerer prinsippet om “status-sentrert styring”, som betyr at alle utenlandske statsborgere som oppholder seg i Japan, må inneha en form for oppholdsstatus.

Videre har hver oppholdsstatus en “oppholdsperiode” som er fastsatt av Justisdepartementets forordninger. Denne oppholdsperioden er tidsfristen som en person har tillatelse til å oppholde seg i Japan under den gitte oppholdsstatusen, og det er i utgangspunktet ikke tillatt å oppholde seg utover denne perioden. For å fortsette oppholdet, må man søke om fornyelse av oppholdsperioden før den utløper og få denne godkjent.

Det mest kritiske aspektet ved dette systemet er at den tildelte oppholdsstatusen strengt definerer omfanget av aktiviteter som kan utføres i Japan. Spesielt er arbeidsaktiviteter, det vil si aktiviteter som gir inntekt, klart skilt ut basert på oppholdsstatusen, og det er tydelig definert hva som er tillatt og hva som ikke er det. Å engasjere seg i arbeidsaktiviteter utover det som er tillatt, eller å oppholde seg i landet utover oppholdsperioden, regnes som “ulovlig arbeid” eller “ulovlig opphold” og kan føre til brudd på innvandringsloven, noe som igjen kan resultere i tvangsutsendelse og andre strenge tiltak. Dette prinsippet om tillatelsesbasert styring er også gjentatte ganger bekreftet i rettsavgjørelser som vil bli diskutert senere, og tildelingen eller fornyelsen av oppholdsstatus er overlatt til Justisministerens brede skjønn. Derfor kreves det ved søknad at man dokumenterer oppfyllelsen av hver enkelt krav i henhold til lover og retningslinjer, og individuelle omstendigheter blir vurdert under et bredt skjønn.

Strukturen til det japanske visumsystemet

Det japanske visumsystemet kan grovt deles inn i to hovedkategorier basert på grunnlaget for tillatelsen. Den ene er visum basert på spesifikke “aktiviteter” som utføres i Japan, og den andre er visum basert på en persons “status eller posisjon”. Å forstå denne inndelingen er svært viktig når man vurderer aktivitetsomfanget og karriereveien til utenlandske arbeidstakere man ansetter.

Visum basert på aktiviteter er definert i Schedule 1 av den japanske innvandringsloven og kan videre deles inn i de som tillater arbeid og de som ikke gjør det. Eksempler på visum som tillater arbeid inkluderer “Teknologi, humaniora/kunnskap, internasjonale tjenester”, “Forretningsledelse” og “Spesifikke ferdigheter”. Innehavere av disse visumene har tillatelse til kun å engasjere seg i spesialiserte oppgaver og aktiviteter som er definert av deres visum. For eksempel kan en ingeniør med visum for “Teknologi, humaniora/kunnskap, internasjonale tjenester” engasjere seg i spesialisert utviklingsarbeid, men kan i utgangspunktet ikke utføre enkel arbeidskraft som ikke er relatert til deres spesialitet. Dette er kjennetegnet ved strenge begrensninger på aktivitetsområdet.

På den annen side er visum basert på status eller posisjon definert i Schedule 2 av den japanske innvandringsloven og inkluderer “Permanent bosatt”, “Ektefelle til en japansk person, etc.” og “Langtidsbosatt”. Disse visumene er gitt basert på en spesifikk status eller en sterk tilknytning til Japan, og har derfor i utgangspunktet ingen begrensninger på aktivitetsinnholdet. Derfor kan innehavere av disse visumene, på samme måte som japanske borgere, fritt engasjere seg i alle lovlige arbeidsaktiviteter, uavhengig av jobbtype eller bransje.

Forskjellen mellom disse to kategoriene har en direkte innvirkning på en bedrifts strategi for menneskelig ressursforvaltning. Ansatte med visum basert på aktiviteter forventes å bidra innenfor sitt spesialfelt, men kan kreve en søknad om endring av visum ved omorganisering eller endring av jobbfunksjoner. På den annen side kan ansatte med visum basert på status eller posisjon fleksibelt plasseres i forskjellige avdelinger og jobbfunksjoner innenfor selskapet, og kan være mål for langsiktig talentutvikling og karriereutvikling.

Forlengelse av oppholdstid og endring av oppholdsstatus i Japan

Utlendinger som ønsker å oppholde seg i Japan utover den tillatte oppholdstiden, eller som ønsker å utføre aktiviteter som er forskjellige fra de som er tillatt under deres nåværende status, må gjennomgå nødvendige juridiske prosedyrer. Dette innebærer spesifikt å søke om “forlengelse av oppholdstiden” og “endring av oppholdsstatus”. Disse prosedyrene er ikke automatisk godkjente, men er underlagt skjønnsmessige vurderinger av Justisministeren.

Forlengelse av oppholdstiden er regulert av artikkel 21 i den japanske innvandringsloven. Ifølge denne artikkelen kan Justisministeren tillate forlengelse av oppholdstiden for en utlending som har søkt om dette “bare når det finnes tilstrekkelige grunner som anses passende for forlengelse”. Når man vurderer om det finnes “tilstrekkelige grunner”, vil søkerens aktiviteter under oppholdet, oppfyllelse av skatte- og offentlige forpliktelser, og generell oppførsel bli omfattende vurdert. For eksempel, hvis det finnes en historie med lovbrudd eller kriminalitet, kan det øke sannsynligheten for at forlengelsen av oppholdstiden ikke blir godkjent.

På den annen side er endring av oppholdsstatus basert på artikkel 20 i den japanske innvandringsloven. Dette er nødvendig for prosedyrer som for eksempel når en person som har oppholdt seg i Japan med en “student”-status, etter endt utdanning ønsker å jobbe for et japansk selskap og trenger en “teknologi, humaniora, internasjonale tjenester”-status for å kunne arbeide. Også her kan Justisministeren tillate endring av oppholdsstatus “bare når det finnes tilstrekkelige grunner som anses passende for endringen”, og det er tillatt med en bred skjønnsmessig vurdering, lik den for forlengelsesprosedyren.

Det er viktig å merke seg at avgjørelsen om disse søknadene blir godkjent eller ikke, er basert på en vurdering av de individuelle omstendighetene av administrativ myndighet. Søkeren må ikke bare demonstrere at de formelle kravene er oppfylt, men også overbevisende bevise hvorfor fortsettelse av opphold eller endring av aktivitet er nødvendig, og at det er akseptabelt for det japanske samfunnet, ved hjelp av objektive dokumenter.

Oppholdstillatelse og rettspraksis i Japan: Betydningen av MacLean-saken

I det japanske systemet for oppholdstillatelser, som er kjennetegnet av myndighetenes omfattende skjønn, står Høyesteretts plenumsdom fra 4. oktober 1978 (1978), kjent som “MacLean-saken”, som et av de mest betydningsfulle juridiske avgjørelsene. Denne rettsavgjørelsen danner fremdeles grunnlaget for den grunnleggende tenkningen bak Japans inn- og utreiseforvaltning, og gir en juridisk bakgrunn som bedrifter må forstå når de håndterer oppholdstillatelser for utenlandske arbeidstakere.

Saken dreide seg om en amerikansk statsborger, Mr. MacLean, som hadde fått avslag på sin søknad om fornyelse av oppholdstillatelsen fra justisministeren i Japan. En av grunnene til avslaget var at Mr. MacLean hadde deltatt i politisk aktivitet mot Vietnamkrigen og den japansk-amerikanske sikkerhetstraktaten mens han oppholdt seg i Japan.

Høyesterett kom med flere viktige avgjørelser i denne saken. For det første fastslo de at den japanske grunnloven ikke garanterer utenlandske statsborgere retten til å innreise eller fortsette å oppholde seg i Japan. For det andre, at avgjørelsen om å tillate en utenlandsk statsborgers opphold, eller å godkjenne fornyelse av oppholdstillatelsen, tilhører statens suverenitet og er overlatt til justisministerens omfattende skjønn.

For det tredje, og mest betydningsfullt, fastslo de at selv om utenlandske statsborgere har rett til grunnleggende menneskerettigheter som ytringsfrihet mens de oppholder seg i Japan, er disse rettighetene kun gitt “innenfor rammen av det japanske oppholdssystemet”. Med andre ord, når man vurderer fornyelse av oppholdstillatelsen, kan selv lovlige politiske aktiviteter tas i betraktning, og det kan avgjøres at det er upassende å fortsette oppholdet, innenfor rammen av justisministerens skjønn.

Dommen indikerer at tillatelse til opphold for utenlandske statsborgere ikke bare vurderes på grunnlag av om loven overholdes, men også om personens aktiviteter generelt er gunstige for det japanske samfunnet og nasjonale interesser. For bedrifter betyr dette at for å opprettholde oppholdstillatelsen for utenlandske ansatte, må man ikke bare vurdere deres evne til å utføre arbeid og overholde compliance, men også at deres generelle sosiale oppførsel kan tas i betraktning under vurderingen av fornyelse av oppholdstillatelsen, noe som indikerer en viktig risikofaktor.

Overholdelse av oppholdsrettighetssystemet og bedrifters juridiske ansvar i Japan

Når bedrifter ansetter utenlandske arbeidstakere, innebærer overholdelse av oppholdsrettighetssystemet ikke bare en administrativ prosedyre, men også et betydelig juridisk ansvar. Japans innvandringskontrollovgivning (Immigration Control and Refugee Recognition Act) forhindrer ulovlig arbeid ved å pålegge arbeidsgivere strenge kontrollforpliktelser og ansvar, og manglende overholdelse kan føre til strenge straffer.

“Ulovlig arbeid” kan hovedsakelig klassifiseres i tre kategorier. For det første, når en person uten oppholdsrettighet eller som har oppholdt seg ulovlig etter oppholdstiden, arbeider. For det andre, når en person med oppholdsrettighet som “korttidsopphold” eller “studieopphold”, som i utgangspunktet ikke tillater arbeid, arbeider uten tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjonene. Og for det tredje, selv om en person har en oppholdsrettighet som tillater arbeid, arbeider vedkommende utenfor de aktivitetene som er tillatt for den kvalifikasjonen.

Bedrifter har en juridisk forpliktelse til å bekrefte at utenlandske arbeidstakere har de nødvendige kvalifikasjonene for lovlig arbeid ved ansettelse. Denne bekreftelsen skjer hovedsakelig gjennom “oppholdskortet”. Det er nødvendig å nøye sjekke feltet “Arbeidsrestriksjoner” på forsiden av oppholdskortet, utløpsdatoen for oppholdstiden, og innholdet i “Tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjonene” på baksiden.

Det er spesielt viktig å være oppmerksom på “forbrytelsen for å fremme ulovlig arbeid” som er definert i artikkel 73-2 i Japans innvandringskontrollovgivning. Denne bestemmelsen pålegger straff på opptil tre års fengsel eller en bot på opptil 3 millioner yen, eller begge deler, for de som har tillatt eller formidlet ulovlig arbeidsaktivitet. Et viktig punkt med denne forbrytelsen er at selv om en arbeidsgiver ikke klart er klar over at den utenlandske arbeidstakeren er en ulovlig arbeidstaker, kan arbeidsgiveren bli straffet hvis det er uaktsomhet, som å unnlate å sjekke oppholdskortet. Med andre ord, en unnskyldning som “jeg visste ikke” er ikke gyldig hvis man har forsømt kontrollforpliktelsen.

Dette lovsystemet kan i praksis sies å pålegge bedrifter en rolle i å overvåke og kontrollere innvandringsstyringen på frontlinjen. Derfor er det avgjørende for bedrifter å ikke bare sjekke oppholdskortet ved ansettelse, men også å kontinuerlig overvåke statusen for oppholdsrettigheter og utløpsdatoer for oppholdstiden under ansettelsesperioden, samt å støtte passende fornyelsesprosedyrer, for å bygge et vedvarende compliance-system som er essensielt for å unngå alvorlige forretningsrisikoer, inkludert straffesanksjoner.

Nylige eksempler på medvirkning til ulovlig arbeid under japansk lov

Den juridiske risikoen for bedrifter knyttet til medvirkning til ulovlig arbeid er ikke bare teoretisk. I de senere årene har det vært tilfeller der selv kjente selskaper har blitt anklaget for denne forbrytelsen, noe som viser den realistiske trusselen bedrifter står overfor.

Et spesielt bemerkelsesverdig tilfelle er fra 2021, da den store matprodusenten Nakamuraya Co., Ltd. ble sendt til påtalemyndighetene for mistanke om medvirkning til ulovlig arbeid. Problemet i denne saken var ikke bare at de ansatte ulovlige innvandrere. Selskapet hadde tatt imot ansatte med nepalsk statsborgerskap gjennom et bemanningsbyrå, som hadde oppholdstillatelse for “tekniske ferdigheter, human kunnskap og internasjonale tjenester”, men de ble satt til å arbeide med enkel produksjon av tradisjonelle japanske søtsaker, noe som var utenfor det fagfeltet deres oppholdstillatelse tillot.

Dette tilfellet inneholder flere viktige lærdommer for bedrifter. For det første kan risikoen for ulovlig arbeid oppstå ikke bare ved ansettelse av personer uten oppholdstillatelse, men også ved å la ansatte med gyldig oppholdstillatelse arbeide utenfor det tillatte området, kjent som “aktiviteter utenfor kvalifikasjoner”. Dette er en risiko som kan oppstå utilsiktet, spesielt i store selskaper med varierte arbeidsoppgaver, når arbeidsfordelingen endres lett på bakgrunn av beslutninger på stedet.

For det andre, ifølge rapporter, fortsatte selskapets ansvarlige å ansette arbeidere til tross for å være klar over ulovligheten, med begrunnelsen om mangel på arbeidskraft. Dette understreker tydelig at forretningsmessige behov ikke kan rettferdiggjøre brudd på loven.

For det tredje viser denne hendelsen at bedrifter som tar imot utleide arbeidstakere (klientbedrifter) også kan bli holdt ansvarlige for medvirkning til ulovlig arbeid. Det er ikke akseptabelt for klientbedrifter å forsømme sin kontrollplikt ved å anta at “bemanningsbyrået burde ha sjekket dette”. Lignende tilfeller er rapportert i ulike bransjer, inkludert bemanningsbyråer, byggefirmaer og japanske språkskoler, noe som viser at dette ikke er et problem begrenset til en spesifikk sektor. Fra disse tilfellene kan vi si at en av de mest potensielle compliance-risikoene for moderne bedrifter ikke bare er mangler ved ansettelseskontrollen, men også misforholdet mellom oppholdstillatelse og faktisk arbeid under ansettelsesforholdet.

Oppsummering

Som vi har sett i denne artikkelen, utgjør Japans visumsystem en streng og systematisk ramme som danner det juridiske grunnlaget for opphold og aktiviteter for utenlandske statsborgere i Japan. I bunnen av dette systemet ligger det grunnleggende prinsippet om at oppholdstillatelse ikke er en rettighet, men en tillatelse som gis etter skjønn av staten. For bedrifter som ansetter utenlandsk arbeidskraft og driver forretningsvirksomhet, er en nøyaktig forståelse og overholdelse av dette systemet en absolutt forutsetning. Spesielt er det avgjørende å bygge et internkontrollsystem som korrekt anerkjenner begrensningene i aktivitetsomfanget som er fastsatt av visumkategorien, for å unngå alvorlige juridiske risikoer som medvirkning til ulovlig arbeid. Compliance er ikke en engangsprosedyre ved ansettelse, men en ledelsesoppgave som kontinuerlig må håndteres gjennom hele ansettelsesperioden.

Monolith Law Office har en rik historie med å tilby juridiske tjenester til et bredt spekter av klienter, både nasjonalt og internasjonalt, i saker som involverer Japans innvandringslov. Vårt firma har flere eksperter med internasjonal juridisk kompetanse, inkludert engelsktalende advokater med utenlandske juridiske kvalifikasjoner. Vi kan tilby omfattende juridisk støtte, fra å assistere med oppnåelse, fornyelse og endring av visum for utenlandsk arbeidskraft, til å bygge compliance-systemer for å unngå risiko for ulovlig arbeid, og til å håndtere administrative saker i tilfelle noe uforutsett skulle skje. I en verden hvor håndtering av internasjonale menneskelige ressurser blir stadig mer kompleks, vil vi kraftfullt støtte din virksomhet fra et juridisk perspektiv.