Organisering og drift av fagforeninger i japansk arbeidsrett

I det japanske forretningsmiljøet spiller fagforeninger en betydelig rolle i bedriftsledelse og arbeidsgiver-arbeidstaker-relasjoner. Den japanske grunnloven sikrer arbeidstakeres rett til å organisere seg, retten til kollektive forhandlinger og retten til kollektive handlinger, og basert på dette er lover som den japanske fagforeningsloven etablert. Derfor er det ikke et spørsmål om valg for bedrifter å engasjere seg med fagforeninger, men snarere en ledelsesmessig utfordring som må håndteres innenfor den juridiske rammeverket. Å forstå fagforeningenes organisasjonsstruktur, driftsprinsipper og de juridiske reguleringene som styrer dem, er avgjørende for å bygge sunne arbeidsgiver-arbeidstaker-relasjoner og håndtere juridiske risikoer. I denne artikkelen vil vi fokusere på tre viktige aspekter av organisering og drift av fagforeninger under japansk arbeidsrett, spesielt ‘fagforeningenes selvstyre og dets juridiske reguleringer’, ‘union shop-avtaler’ og ‘fagforeningens organer’, og forklare dem i detalj fra et juridisk grunnlag og praktisk synspunkt. Gjennom denne analysen sikter vi mot å hjelpe bedriftsledere i Japan med å strategisk bygge relasjoner med fagforeninger, samtidig som de overholder loven.

Autonomien til fagforeninger og deres juridiske krav i Japan

I det japanske rettssystemet er fagforeninger organisasjoner som er gitt høy grad av autonomi. Prinsippet om autonomi sikrer at arbeidstakere kan forhandle på like fot med arbeidsgivere ved å forhindre urettmessig inngripen fra staten eller arbeidsgivere i fagforeningens interne drift. Men for at en fagforening skal nyte beskyttelse under den japanske fagforeningsloven, må den oppfylle strenge krav fastsatt av loven. Å forstå disse kravene er avgjørende for at bedrifter kan avgjøre om en organisasjon de står overfor er en legitim forhandlingspart eller ikke.

Artikkel 28 i den japanske grunnloven garanterer arbeidstakeres rett til å organisere seg, retten til kollektive forhandlinger og retten til å utføre kollektive handlinger. Den japanske fagforeningsloven konkretiserer disse grunnlovsfestede rettighetene. Paragraf 2 i loven definerer en fagforening som “en organisasjon eller en sammenslutning av organisasjoner som hovedsakelig er organisert av arbeidstakere for å opprettholde og forbedre arbeidsforholdene eller for å forbedre deres økonomiske status på en selvstendig måte.” Denne definisjonen inkluderer positive krav for at en fagforening skal bli juridisk anerkjent: at arbeidstakere er hovedaktørene, at det er en selvstendig organisasjon, og at hovedmålet er å opprettholde og forbedre arbeidsforholdene.

På den annen side fastsetter paragraf 2 i den japanske fagforeningsloven negative krav som ekskluderer visse typer organisasjoner fra å være underlagt loven. Hvis en organisasjon oppfyller noen av disse kravene, vil den ikke bli ansett som en fagforening i juridisk forstand og vil ikke kunne motta den sterke beskyttelsen loven gir (for eksempel beskyttelse mot urettferdige arbeidspraksiser). For bedriftsledelse er det spesielt viktig å forstå disse negative kravene.

For det første vil en organisasjon som tillater deltakelse av personer som representerer arbeidsgiverens interesser, ikke bli anerkjent som en fagforening. Dette inkluderer ledere, arbeidstakere i tilsynsstillinger med direkte myndighet over ansettelser eller oppsigelser, forfremmelser, og de som har tilgang til konfidensiell informasjon om arbeidsgiverens arbeidsrelasjoner. Formålet med denne bestemmelsen er å sikre fagforeningens autonomi og eliminere arbeidsgiverens innflytelse.

For det andre vil en organisasjon som mottar økonomisk støtte fra arbeidsgiveren for driftskostnader, som hovedregel ikke bli anerkjent som en fagforening. Dette er for å forhindre at fagforeningen blir økonomisk avhengig av arbeidsgiveren og for å bevare sin uavhengighet. Imidlertid tillater den japanske fagforeningsloven noen unntak. For eksempel er det ikke forbudt for arbeidsgiveren å tillate at arbeidstakere forhandler med arbeidsgiveren uten lønnstap i arbeidstiden, bidrag til velferdsfond, eller å tilby et kontor av minimal størrelse.

For det tredje er organisasjoner som hovedsakelig har som formål å drive med velferdsarbeid eller som hovedsakelig driver med politisk eller sosial aktivisme, også ekskludert fra å være underlagt fagforeningsloven.

Disse juridiske kravene er mer enn bare definisjoner. Når en bedrift blir bedt om å forhandle med en organisasjon, er det første skrittet i å avgjøre bedriftens juridiske forpliktelser å bekrefte om organisasjonen oppfyller kravene i paragraf 2 i den japanske fagforeningsloven og dermed er en legitim fagforening. Hvis organisasjonen tillater deltakelse av ledere eller mottar upassende økonomisk støtte fra arbeidsgiveren, kan det hende at den ikke har juridisk forhandlingsrett. Derfor er det å undersøke disse kravene en grunnleggende del av bedriftens juridiske due diligence og risikostyring.

Fagforeningens vedtekter: Kjernen i intern styring under japansk lov

For at en fagforening skal fungere som en juridisk gyldig enhet i Japan, er det essensielt med en ‘vedtekt’ som fastsetter de grunnleggende prinsippene for organisasjonens struktur og drift. Vedtekten fungerer som fagforeningens ‘grunnlov’ internt og regulerer medlemmenes rettigheter og plikter samt beslutningsprosesser. Videre krever den japanske fagforeningsloven at vedtekten inkluderer spesifikke demokratiske bestemmelser som en kvalifikasjon for at fagforeningen skal motta beskyttelse under loven. Derfor er forståelsen av vedtektens innhold en viktig indikator for å vurdere legitimiteten og demokratiet i fagforeningens drift.

Artikkel 5, avsnitt 1 i den japanske fagforeningsloven fastsetter at en fagforening må bevise overfor arbeidskommisjonen at dens vedtekter er i samsvar med bestemmelsene i avsnitt 2 for å delta i prosedyrer som er fastsatt i loven, som for eksempel å søke om hjelp mot urettferdige arbeidspraksiser. Selv om fagforeninger med mangelfulle vedtekter (vedtektsmangelfulle fagforeninger) har begrensede muligheter til å delta i prosedyrer under fagforeningsloven, blir ikke beskyttelsen av individuelle arbeidere under artikkel 7, punkt 1 i loven nektet, og de har også rett til beskyttelse under grunnlovens artikkel 28 for legitime kollektive handlinger.

De demokratiske bestemmelsene som artikkel 5, avsnitt 2 i den japanske fagforeningsloven krever at vedtektene må inneholde, er følgende ni punkter:

1. Navn
2. Hovedkontorets beliggenhet
3. Medlemmenes rett til å delta i alle saker i fagforeningen og retten til lik behandling
4. Ingen skal fratas retten til å være medlem på grunn av rase, religion, kjønn, sosial bakgrunn eller status
5. At offiserer velges gjennom direkte og anonym avstemning av medlemmene (i tilfelle av sammenslutninger av fagforeninger, er det også mulig at representanter som er valgt gjennom direkte og anonym avstemning av medlemmene i de enkelte fagforeningene, velger offiserene)
6. At generalforsamlingen avholdes minst en gang i året
7. At regnskapsrapporter publiseres for medlemmene minst en gang i året, sammen med et sertifikat fra en profesjonelt kvalifisert revisor
8. At en alliansestreik (streik) ikke kan startes uten en beslutning ved direkte og anonym avstemning av et flertall av medlemmene
9. At endringer i vedtektene krever støtte fra et flertall av medlemmene gjennom direkte og anonym avstemning

Disse bestemmelsene er ment for å sikre demokrati og åpenhet i fagforeningens drift. For eksempel, ved å kreve direkte og anonym avstemning av medlemmene for viktige beslutninger som valg av offiserer, beslutninger om streik og endringer i vedtektene, forhindres autokratisk styring av en liten gruppe ledere og sikrer aktiviteter basert på medlemmenes samlede vilje. Videre er publisering av regnskapsrapporter en plikt som sikrer finansiell åpenhet og riktig bruk av fagforeningsavgifter.

Disse vedtektskravene fungerer som en ‘inngangsbillett’ for at fagforeninger skal oppnå juridisk kraft. Når en fagforening i Japan søker om hjelp fra arbeidskommisjonen mot urettferdige arbeidspraksiser fra arbeidsgiveren (for eksempel urettmessig nektelse av kollektive forhandlinger), vil arbeidskommisjonen først sjekke om fagforeningen er i samsvar med loven, det vil si om vedtektene oppfyller kravene i artikkel 5, avsnitt 2 i fagforeningsloven. Hvis det er mangler i vedtektene, kan søknaden i seg selv bli avvist. Dette betyr at fra et bedriftsperspektiv, når man står overfor juridiske tiltak fra en fagforening, kan det å sjekke om fagforeningens vedtekter oppfyller de juridiske kravene være en juridisk motstrategi. Problemer med intern styring i en fagforening er ikke bare et internt anliggende, men kan også bli et viktig stridspunkt i juridiske konflikter mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Organisasjon og myndighet i japanske fagforeninger

Fagforeninger i Japan etablerer interne organer som beslutnings- og eksekutivorganer for å oppnå sine mål. Å forstå hvordan disse organene er sammensatt og hvilke myndigheter de har, er avgjørende for at bedrifter skal kunne forhandle med fagforeninger og vite hvem som er legitime representanter og hvordan fagforeningens vilje blir bestemt.

Det høyeste beslutningsorganet i en fagforening er vanligvis “generalforsamlingen”. Denne tilsvarer aksjonærmøtet i et aksjeselskap og har myndighet til å bestemme de viktigste sakene knyttet til fagforeningens drift, som aktivitetspolitikk, budsjett, valg av offiserer, endringer i fagforeningens vedtekter og godkjenning av arbeidsavtaler. I henhold til artikkel 5, avsnitt 2, punkt 6 i den japanske fagforeningsloven (Japanese Trade Union Act), er det pålagt å holde generalforsamlingen minst én gang i året.

Organet som utfører de beslutningene som er tatt i generalforsamlingen på en daglig basis, er “eksekutivkomiteen”. Eksekutivkomiteen består av offiserer valgt i generalforsamlingen, som formann, visepresident, sekretær og lignende. Eksekutivkomiteen håndterer forberedelser til konkrete forhandlinger, samler medlemmenes meninger og tar seg av daglige fagforeningsoppgaver, og utgjør kjernen i fagforeningens drift.

Blant disse offiserene har spesielt “formannen” en generell rolle som den høyeste ansvarlige representanten for fagforeningen utad. Artikkel 6 i den japanske fagforeningsloven fastsetter at “en representant for fagforeningen eller en person som har fått fullmakt fra fagforeningen, har myndighet til å forhandle med arbeidsgiveren eller deres organisasjon om inngåelse av arbeidsavtaler og andre saker på vegne av fagforeningen eller dens medlemmer”. Dette sikrer at representanter som formannen har juridisk myndighet til å føre kollektive forhandlinger med arbeidsgiveren.

Når bedrifter forbereder seg på forhandlinger med fagforeninger, er det praktisk viktig å forstå denne organisasjonsstrukturen. De som vanligvis sitter ved forhandlingsbordet, er medlemmer av eksekutivkomiteen. De har legitim forhandlingsmyndighet i henhold til artikkel 6 i den japanske fagforeningsloven. Men den myndigheten de har er kun “forhandlingsmyndighet” og er ikke nødvendigvis det samme som “endelig avgjørelsesmyndighet”.

I mange fagforeninger er det ifølge fagforeningens vedtekter slik at myndigheten til å endelig godkjenne en arbeidsavtale som er forhandlet frem med arbeidsgiveren, er forbeholdt generalforsamlingen, som er det høyeste beslutningsorganet. Dette er en demokratisk kontrollmekanisme for å sikre at forhandlere ikke inngår kompromisser som går imot interessene til hele medlemsmassen. Denne strukturen har stor innvirkning på bedriftens forhandlingsstrategi. Selv om det oppnås en foreløpig enighet med eksekutivkomiteen, er det alltid en risiko for at denne avtalen blir nedstemt av medlemmene i en senere generalforsamling. Derfor er det klokt for bedriftens forhandlere å bekrefte fagforeningens interne godkjenningsprosess under forhandlingene og ta hensyn til denne godkjenningsrisikoen når de utvikler sin forhandlingsstrategi.

Den juridiske strukturen og praksisen for Union Shop-avtaler i Japan

Union Shop-avtaler er et system som er bredt adoptert i japanske arbeidsforhold for å styrke organisasjonskraften til fagforeninger. Disse avtalene pålegger i praksis bedriftens ansatte å bli medlemmer av en bestemt fagforening, og det er svært viktig å forstå deres juridiske effekt og begrensninger for personal- og arbeidsforvaltning i bedrifter.

Artikkel 7, punkt 1 i den japanske arbeidsforeningsloven forbyr generelt ufordelaktig behandling, som oppsigelse, av arbeidstakere på grunnlag av ikke å bli med i eller forlate en fagforening, og definerer dette som en “urettferdig arbeidspraksis”. Imidlertid tillater en unntaksklausul i samme punkt en viktig unntakelse. Det sier at “det er ikke en hindring for å inngå en arbeidsavtale som gjør det til en ansettelsesbetingelse at arbeidstakeren er medlem av en fagforening som representerer flertallet av arbeidstakerne ansatt ved en bestemt fabrikk eller arbeidsplass”. Dette er det juridiske grunnlaget for Union Shop-avtaler.

Det viktigste gyldighetskravet for disse avtalene er “flertallsrepresentasjonskravet”. Union Shop-avtaler kan kun inngås av fagforeninger som organiserer flertallet av arbeidstakerne på arbeidsplassen (flertallsforeninger). Selv om en fagforening representerer flertallet ved tidspunktet for avtaleinngåelsen, vil Union Shop-avtalen automatisk miste sin effekt hvis antallet medlemmer faller under flertallet senere, for eksempel på grunn av utmeldinger. I dette tilfellet opphører bedriftens plikt til å si opp ansatte som ikke er medlemmer av fagforeningen.

Bedrifter er ikke nødvendigvis forpliktet til å inngå den strengeste formen for Union Shop-avtale når de blir forespurt av en fagforening. Avhengig av forhandlingene, er det mulig å inngå en avtale som beholder mer skjønn for bedriften. To vanlige typer som ofte ses i praksis er:

Den ene kalles “bakdør Union Shop”. Dette er en form hvor avtalen fastsetter at ansatte som forlater eller blir ekskludert fra fagforeningen “i prinsippet” skal sies opp, men den endelige beslutningen om oppsigelse overlates til konsultasjon mellom selskapet og fagforeningen, og reserverer dermed bedriftens skjønnsrett.

Den andre er “erklæringsbasert Union Shop”. Dette er den svakeste formen, hvor avtalen bare erklærer at “ansatte må være medlemmer av fagforeningen”, uten å fastsette noen forpliktelse til å si opp ansatte som ikke er medlemmer.

For å klargjøre forskjellene mellom Union Shop-avtaler og andre relaterte systemer, organiserer vi dem i tabellen nedenfor. Selv om disse systemene også brukes internasjonalt, varierer deres gyldighet i henhold til japansk lov.

Som det fremgår av denne sammenligningen, er det sterke Closed Shop-systemet, som krever fagforeningsmedlemskap på ansettelsestidspunktet, generelt ikke tillatt i Japan. På den annen side er Union Shop-systemet gyldig under strenge krav som flertallsrepresentasjon. Når bedrifter vurderer å inngå en Union Shop-avtale, må de forstå disse juridiske kravene og de praktiske alternativene grundig, og ta en veloverveid beslutning som passer til virkeligheten i deres arbeidsforhold.

Viktige rettsavgjørelser om union shop-avtaler i Japan

Union shop-avtaler gir arbeidstakerorganisasjoner en solid organisatorisk base, men har også en kraftig effekt som kan påvirke den enkelte arbeidstakers ansettelse. I Japan har det oppstått mange juridiske tvister rundt bruken av disse avtalene. Japans høyesterett har gjennom en rekke dommer klargjort at det finnes juridiske grenser for effekten av union shop-avtaler. Disse rettsavgjørelsene er essensielle for å forstå de juridiske risikoene bedrifter står overfor når de oppfyller oppsigelsesplikter basert på slike avtaler.

Først og fremst finnes det en rettsavgjørelse om effekten av oppsigelser når en utestengelse fra en fagforening er ugyldig. I saken om Japan Salt Manufacturing (dom av Japans høyesterett 25. april 1975), fastslo høyesterett at hvis en arbeidstakerorganisasjon urettmessig utestenger et medlem, er det ugyldig for arbeidsgiveren å si opp arbeidstakeren basert på denne ugyldige utestengelsen, da dette vil være et misbruk av oppsigelsesretten og dermed ugyldig. Denne dommen gir en viktig advarsel til bedrifter: Selv om en bedrift blir bedt om å si opp et medlem av en fagforening basert på en union shop-avtale, kan den ikke bare være en “utførende organ” som følger fagforeningens krav. Før oppsigelse må bedriften utføre en viss undersøkelse og bekreftelse for å sikre at fagforeningens utestengelsesprosedyrer er gjennomført i samsvar med foreningens regler og at grunnene for utestengelsen er rimelige. Dersom bedriften forsømmer dette og sier opp en arbeidstaker basert på en urettmessig utestengelse, vil oppsigelsen bli ansett som ugyldig, og bedriften vil kunne bli holdt juridisk ansvarlig overfor den ansatte.

For det andre finnes det en viktig rettsavgjørelse om effekten av oppsigelser når en arbeidstaker blir med i en annen fagforening. I saken om Mitsui Warehouse and Port Transport (dom av Japans høyesterett 14. desember 1989), fastslo høyesterett at en arbeidsgiver ikke er forpliktet til å si opp en arbeidstaker som forlater en majoritetsfagforening og umiddelbart blir med i en minoritetsfagforening eller danner en ny fagforening. Høyesterett uttalte at formålet med en union shop-avtale er å opprettholde og styrke fagforeningens samhold, men dette skal ikke anerkjennes på bekostning av arbeidstakernes mer grunnleggende rett til å velge fagforening. Derfor er en oppsigelsesforespørsel for en arbeidstaker som opprettholder sin solidaritet som arbeidstaker ved å bli med i en annen fagforening, i strid med offentlig orden og moral som definert i Japans sivillov artikkel 90, og dermed ugyldig.

Denne rettsavgjørelsen er svært viktig for å klargjøre grensene for effekten av union shop-avtaler. Mens avtalen kan oppfordre arbeidstakere som ikke er medlem av noen fagforening til å bli med i majoritetsfagforeningen, har den ikke makt til å hindre friheten til å bytte fra en fagforening til en annen. Spesielt i tilfeller der det eksisterer flere fagforeninger innenfor en bedrift, spiller denne avgjørelsen en rolle i å juridisk beskytte eksistensen av minoritetsfagforeninger.

Det som er felles for disse to høyesterettsdommene er at retten nøye veier union shop-avtalens kontraktsmessige effekt mot arbeidstakernes grunnleggende rettigheter (rett til rettferdig prosess, rett til solidaritet og frihet til å velge fagforening). Denne rettslige holdningen antyder til bedriftsledere at en union shop-avtale ikke er en automatisk oppsigelsesmekanisme. Oppsigelser basert på avtalen kan alltid bli gjenstand for etterfølgende rettslig gjennomgang og representerer en høy juridisk risiko. Derfor er det avgjørende å søke råd fra en spesialisert jurist før man vurderer slike oppsigelser.

Oppsummering

Organiseringen og driften av fagforeninger under japansk arbeidslovgivning er regulert av en detaljert juridisk rammeverk som respekterer fagforeningenes autonomi, samtidig som det sikrer at deres aktiviteter utføres demokratisk og rettferdig. Fra et bedriftsledelsesperspektiv er det grunnleggende å forstå de juridiske kvalifikasjonskravene som fagforeninger må oppfylle for å motta juridisk beskyttelse, prinsippene om demokratisk drift som skal fastsettes i fagforeningens vedtekter, og den kraftige effekten og de juridiske grensene for systemer som union shop-avtaler. Denne juridiske kunnskapen vil tjene som et kompass for å unngå juridiske risikoer og ta passende forretningsbeslutninger når det gjelder å håndtere kollektive forhandlinger, inngåelse av arbeidsavtaler og beslutningstaking relatert til personalarbeid.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å tilby juridiske tjenester til et bredt spekter av klienter, både nasjonalt og internasjonalt, på komplekse spørsmål relatert til japansk arbeidsrett. Vårt firma har flere advokater som, i tillegg til å være kvalifiserte i Japan, også har kvalifikasjoner som advokater i andre land og er engelsktalende, noe som gjør oss i stand til å håndtere en rekke arbeidsrelaterte problemer som oppstår i et internasjonalt forretningsmiljø. Vi tilbyr all juridisk støtte relatert til temaet for organisering og drift av fagforeninger, inkludert rådgivning om fagforeningsorganisering, håndtering av kollektive forhandlinger og gjennomgang av arbeidsavtaler.