Hvordan skrive og inngå en fratredelsesavtale som ikke blir avvist

Når en ansatt slutter, kan det oppstå ulike risikoer. Blant disse kan det være urimelige krav om betaling, lekkasje eller misbruk av selskapets informasjon og know-how utenfor selskapet, som kan utvikle seg til store problemer som ikke kan ignoreres av selskapet.

For å unngå slike risikoer, er det effektivt å inngå en fratredelsesavtale mellom selskapet og den ansatte.

I denne artikkelen vil vi forklare fordelene med å inngå en fratredelsesavtale, innholdet i en slik avtale, og viktige punkter å være oppmerksom på ved inngåelse.

Hva er en avtale om fratredelse?

Ved en ansatts fratredelse kan det inngås en avtale om fratredelse mellom selskapet og den ansatte.

Formålet med å inngå en avtale om fratredelse er å forhindre at det oppstår problemer mellom selskapet og den fratrådte ansatte etter fratredelsen.

Når en ansatt fratrer, kan selskapet som hovedregel ikke binde den ansatte gjennom en arbeidsavtale. Derfor inngås en avtale om fratredelse for å binde den fratrådte ansatte og dermed unngå problemer.

Forskjellen mellom avtalt fratredelse og oppsigelse

Avtalt fratredelse innebærer at selskapet og den ansatte gjensidig blir enige om å avslutte arbeidsavtalen. Oppsigelse innebærer at selskapet ensidig avslutter arbeidsavtalen uten den ansattes samtykke.

Oppsigelse utføres ensidig av selskapet og har derfor en tendens til å skape motstand fra den ansatte. I motsetning til avtalt fratredelse krever oppsigelse en gyldig grunn i henhold til den japanske arbeidsavtaleloven. Hvis en gyldig grunn ikke anerkjennes, kan oppsigelsen bli kjent ugyldig gjennom rettssaker.

Derfor er det ønskelig å bruke avtalt fratredelse fremfor oppsigelse når man ønsker at en ansatt skal fratre. En avtale om fratredelse utveksles vanligvis ved avtalt fratredelse.

Fordeler ved å inngå en fratredelsesavtale

Fordelene ved å inngå en fratredelsesavtale gjelder både for selskapet og den ansatte som fratrer.

Fordeler for selskapet

Det er to hovedfordeler for selskapet.

For det første kan selskapet forhindre at den fratrådte ansatte krever urettmessige utbetalinger under påskudd av ubetalt lønn eller overtid.

Den fratrådte ansatte kan kreve penger som selskapet ikke er forpliktet til å betale. I slike tilfeller må selskapet bruke tid og ressurser på å håndtere kravet. Hvis saken går til rettssak, kan det også påløpe advokatutgifter og andre kostnader. Derfor er det en fordel for selskapet å kunne forhindre slike krav på forhånd.

For det andre kan selskapet forhindre at deres know-how lekker ut til tredjeparter ved å inkludere klausuler om taushetsplikt og konkurranseforbud i fratredelsesavtalen.

Beskyttelse av selskapets know-how er viktig, og det er en fordel for selskapet å kunne forhindre lekkasje av denne informasjonen.

Fordeler for den ansatte

Det er to hovedfordeler for den ansatte.

For det første kan den ansatte klargjøre forholdene rundt utbetaling av ubetalt lønn ved å inkludere relevante klausuler i fratredelsesavtalen.

Ved å spesifisere tidspunkt og beløp for utbetalinger i fratredelsesavtalen, kan den ansatte fjerne usikkerheten rundt om ubetalt lønn, overtid og sluttvederlag vil bli utbetalt.

For det andre vil fratredelsesavtalen inneholde årsaken til fratredelsen.

Om det er en frivillig fratredelse eller en fratredelse på grunn av selskapets forhold, vil påvirke når den ansatte kan motta arbeidsledighetstrygd. Derfor er det en fordel for den ansatte at årsaken til fratredelsen er spesifisert.

Innhold i en Avtale om Fratredelse

Innholdet i en avtale om fratredelse bestemmes av forholdet mellom selskapet og den ansatte som fratrer. Derfor varierer det fra sak til sak, men generelt inneholder den ofte følgende punkter:

1. Bestemmelser om betaling av utestående lønn, ubetalt overtid, sluttvederlag, etc.
2. Bestemmelser om årsaken til fratredelsen
3. Bestemmelser om juridisk ansvar
4. Bestemmelser om taushetsplikt
5. Bestemmelser om konkurranseklausul

Bestemmelser om betaling av ubetalt lønn, ubetalt overtid og sluttvederlag

Bestemmelser om betaling av ubetalt lønn, ubetalt overtid og sluttvederlag kan regulere om selskapet har en betalingsplikt, og hvis det er tilfelle, hvor mye som skal betales og innen hvilken frist. For eksempel kan følgende bestemmelser vurderes for betaling av ubetalt lønn, ubetalt overtid og sluttvederlag:

Artikkel ○
Part B skal betale Part A, innen den ○.○. i Reiwa-året ○ (○), lønn for perioden fra den ○.○. til den ○.○. som siste lønnsutbetaling, samt sluttvederlag på ○○○○ yen ved å overføre beløpet til følgende konto:
○○ Bank ○○ Filial
Ordinær bankkonto nummer ○○○○○○○
Kontonavn ○○○○○○○

Om klausuler vedrørende årsaker til fratredelse

Når det gjelder klausuler vedrørende årsaker til fratredelse, er det vanlig å spesifisere om det er en oppsigelse på grunn av selskapets forhold eller om det er en oppsigelse på grunn av den ansattes egne forhold. Eksempler på slike klausuler kan være som følger:

Artikkel ○
Ved avslutning av ansettelseskontrakten i forrige artikkel, bekrefter begge parter at det er en gjensidig avtalt fratredelse.

Om klausuler vedrørende juridisk ansvar

I en fratredelsesavtale kan det være bestemmelser om juridisk ansvar ved brudd på avtalen. Følgende klausuler kan vurderes når det gjelder juridisk ansvar:

Artikkel ○
1. Part A kan trekke tilbake avtalen om fratredelse dersom Part B unnlater å betale den endelige lønnen og sluttvederlaget som fastsatt i Artikkel ○. I dette tilfellet skal Part A anses som ikke fratrådt, og Part B skal tilbakekalle lønnsordren datert ○○.○○.Reiwa ○ (○○.○○.20○○) og betale en månedslønn på ○○ yen. Denne lønnen kan ikke reduseres i løpet av de neste to årene.
2. Hvis avtalen om fratredelse trekkes tilbake i henhold til forrige punkt, kan Part B trekke tilbake fritaket for tilbakebetaling som fastsatt i Artikkel ○.
3. Hvis Part A bryter bestemmelsene i Artikkel ○, kan Part B kreve tilbakebetaling av sluttvederlaget som fastsatt i Artikkel ○.

Artikkel ○
Part A og Part B bekrefter gjensidig at det ikke eksisterer noen gjeldsforhold utover det som er fastsatt i denne avtalen, etter betaling av den endelige lønnen og sluttvederlaget i forrige artikkel.

Om klausuler vedrørende taushetsplikt

Generelt sett er klausuler vedrørende taushetsplikt ofte regulert i arbeidskontrakter som inngås ved ansettelse. Imidlertid kan det også være tilfeller der klausuler vedrørende taushetsplikt blir spesifisert på nytt i en fratredelsesavtale. Følgende klausuler kan vurderes vedrørende taushetsplikt:

Artikkel ○
Partene bekrefter gjensidig at de, med mindre det foreligger en gyldig grunn, ikke vil røpe noen opplysninger om denne fratredelsen. Videre skal Part A ikke avsløre informasjon som kan være til skade for Part B til tredjeparter, og partene skal avstå fra å baktale hverandre i fremtiden.

Om klausuler vedrørende konkurranseforbud

Konkurranseforbud refererer til forpliktelsen om ikke å utføre konkurrerende handlinger, som å bytte jobb til en konkurrerende bedrift eller drive en konkurrerende virksomhet selv.

Klausuler vedrørende konkurranseforbud er ofte inkludert i arbeidskontrakter, på samme måte som klausuler om taushetsplikt. Det finnes imidlertid også tilfeller der konkurranseforbudsklausuler spesifiseres på nytt i en fratredelsesavtale. Følgende er eksempler på slike klausuler:

Artikkel ○
1. I henhold til arbeidskontrakten, arbeidsreglementet og andre bestemmelser, skal Part A være underlagt konkurranseforbud overfor Part B i en periode på ○ år.
2. Part A skal i en periode på ○ år ikke kunne bytte jobb til en konkurrerende bedrift, drive en konkurrerende virksomhet selv, eller bli styremedlem i et selskap som driver en konkurrerende virksomhet uten tillatelse fra Part B.
3. Part A skal i en periode på ○ år ikke utføre noen form for salgsaktiviteter overfor Part B’s eksisterende kunder som er oppført i vedlegget.

For å inngå en fratredelsesavtale med en ansatt

En fratredelsesavtale er en “avtale”, og det er derfor nødvendig at selskapet og den ansatte blir enige om innholdet i fratredelsesavtalen. Det er derfor en mulighet for at den ansatte kan nekte å godta avtalen, noe som kan føre til at avtalen ikke blir inngått.

For å inngå en fratredelsesavtale er det viktig at den ansatte som skal fratre, forstår innholdet i avtalen.

Det er lettere å inngå en fratredelsesavtale hvis man ikke presenterer avtalen direkte for den ansatte som skal fratre, men først sørger for at vedkommende forstår innholdet i avtalen, og deretter utarbeider og presenterer avtalen.

Derfor bør man først arrangere et møte med den ansatte som skal fratre, for å sikre at vedkommende forstår innholdet i avtalen.

Det er også viktig å forklare innholdet i fratredelsesavtalen på en forståelig måte når man presenterer den, slik at den ansatte forstår den. Spesielt hvis den ansatte ikke er kjent med juridiske termer, er det nødvendig å forklare betydningen av de juridiske termene som brukes i avtalen.

Metoder for å få forhåndssamtykke

For å være forberedt på tilfeller der det ikke er mulig å inngå en fratredelsesavtale, kan man vurdere å inkludere bestemmelser om konfidensialitetsplikt og konkurranseklausuler i ansettelseskontrakten på forhånd.

https://monolith-law.jp/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Oppsummering: Utarbeid en fratredelsesavtale for å unngå fremtidige risikoer

Ovenfor har vi forklart hvordan man utarbeider en fratredelsesavtale som ikke blir avvist, samt viktige punkter for å inngå en slik avtale.

Arbeidskonflikter kan, med spredningen av sosiale medier, uventet utvikle seg til store problemer. Likevel er det fullt mulig å håndtere slike risikoer på forhånd. Ved å inngå en fratredelsesavtale øker sannsynligheten for å unngå arbeidskonflikter. Derfor bør man, så langt det er mulig, inngå en fratredelsesavtale.

Når det gjelder fratredelsesavtaler, er det nødvendig å vurdere dem individuelt i forhold til spesifikke omstendigheter. Derfor er det ønskelig å få råd fra en advokat.