Løsningsmetoder for arbeidsgiver-arbeidstaker-konflikter i japansk arbeidsrett: En oversikt over systemet og strategisk bruk

I bedriftsledelse er dessverre arbeidskonflikter mellom ansatte og arbeidsgivere, det vil si arbeidstvister, en av de ledelsesrisikoene som er vanskelige å unngå. Disse tvistene kan variere fra spørsmål om individuelle rettigheter og forpliktelser, som ubetalte lønninger og gyldigheten av oppsigelser, til problemer knyttet til fremtidige relasjoner, som endringer i arbeidsvilkår. Hvis en tvist utvikler seg til en rettssak, kan det ikke bare kreve mye tid og penger fra et selskap, men siden rettssaker i prinsippet er offentlige, kan det også føre til alvorlig skade på selskapets omdømme og merkevarebilde. For å håndtere slike risikoer og oppnå raskere og mer fleksible løsninger, fremmer det japanske rettssystemet aktivt bruk av alternative tvisteløsningsprosedyrer (Alternative Dispute Resolution, ADR), som er utenfor rettssalen. ADR er en prosedyre der en rettferdig og nøytral tredjepart går inn mellom partene for å fremme forsoning gjennom diskusjon. Denne prosessen er konfidensiell, rask, kostnadseffektiv og tilbyr fleksible løsninger, noe som gir mange strategiske fordeler for bedrifter. ADR-systemet i Japan innen arbeidsfeltet tilbys hovedsakelig av offentlige etater, og kjernen i disse tjenestene er “prefekturale arbeidsbyråer” og “arbeidskommisjoner”. Tjenestene som disse etatene tilbyr, kan betraktes som en svært viktig infrastruktur for bedrifter å håndtere utfordringen med arbeidstvister effektivt. I denne artikkelen vil vi forklare det spesifikke innholdet og prosessflyten i disse offentlige ADR-systemene og detaljert beskrive hvordan bedrifter kan bruke disse systemene strategisk fra et ledelsesperspektiv.

Arbeidskonflikter og deres løsningssystemer i Japan

Arbeidskonflikter i Japan kan grovt deles inn i “individuelle arbeidsforholdskonflikter” og “kollektive arbeidskonflikter”. Førstnevnte refererer til konflikter mellom enkelte arbeidstakere og arbeidsgivere, mens sistnevnte omhandler konflikter mellom fagforeninger og arbeidsgivere. Videre kan innholdet i konflikter klassifiseres som “rettighetskonflikter”, som dreier seg om eksistensen eller fraværet av rettigheter under gjeldende lover eller arbeidskontrakter, og “interessekonflikter”, som søker etablering eller endring av fremtidige rettighetsforhold, som for eksempel lønnsøkninger eller endringer i arbeidsvilkår.

I det japanske bedriftssamfunnet dannes arbeidsforholdene innenfor rammen av langvarig ansettelse og kontinuerlige menneskelige relasjoner, noe som betyr at når en konflikt oppstår, kan forholdet raskt bli komplisert. I slike situasjoner kan rettssaker, selv om bedriften vinner, etterlate dype og vanskelig reparerbare sprekker i arbeidsmiljøet. Derimot kan ADR (Alternative Dispute Resolution), som har som mål å skape enighet mellom partene, ofte være et bedre alternativ enn rettssaker for å oppnå en grunnleggende løsning på konflikten og for å gjenoppbygge et sunt arbeidsgiver-arbeidstaker-forhold.

Faktisk mottar de omfattende arbeidskonsultasjonshjørnene, som er etablert av det japanske arbeids- og velferdsdepartementet over hele landet, over 1,2 millioner henvendelser årlig, noe som viser hvor mange potensielle konflikter som finnes mellom arbeidsgivere og arbeidstakere. Denne virkeligheten antyder viktigheten for bedrifter i Japan å forstå og forberede seg på effektive konfliktløsningsmetoder på forhånd. Selv i typiske “rettighetskonflikter”, som for eksempel tvister om gyldigheten av oppsigelser, kan det ofte ende opp som en “interessekonflikt” som i realiteten dreier seg om forhandlinger om størrelsen på en oppgjørssum. Denne virkeligheten av konflikter fremhever ytterligere nytten av ADR, som tillater en fleksibel økonomisk løsning tilpasset partenes faktiske situasjon, fremfor en streng juridisk tolkning som en rettssak ville kreve. Ved å benytte ADR kan bedrifter omforme juridisk usikre risikoer til forutsigbare og håndterbare forretningskostnader.

Behandling av individuelle arbeidskonflikter ved de japanske prefekturale arbeidsbyråene

I hele Japan tilbyr de prefekturale arbeidsbyråene, etablert i hver prefektur, gratis tjenester for å løse konflikter mellom individuelle arbeidstakere og arbeidsgivere. Disse tjenestene er basert på “Loven om fremme av løsning av individuelle arbeidsrelaterte konflikter” og består hovedsakelig av tre trinnvise tjenester.

Først er det “omfattende arbeidskonsultasjoner”. Dette er et informasjonstilbud for å forebygge konflikter, hvor spesialiserte konsulenter gir informasjon om lover og rettspraksis i forbindelse med alle typer arbeidsrelaterte spørsmål fra arbeidstakere og arbeidsgivere.

For det andre er det “rådgivning og veiledning”. Når det er vanskelig for partene å løse konflikten på egen hånd, kan lederen av den prefekturale arbeidsbyråen peke ut problemene for partene og vise retning for løsningen. Dette systemet har imidlertid ingen juridisk tvangskraft og er ment å fremme en frivillig løsning fra partenes side.

For det tredje, og som spiller en sentral rolle, er “megling”. Dette er en prosedyre hvor en “konfliktjusteringskomité” bestående av eksperter på arbeidskonflikter, som advokater og universitetsprofessorer, fremmer dialog mellom partene for å løse problemet.

Den konkrete prosessen for megling er som følger. Først initieres prosedyren ved at en arbeidstaker eller arbeidsgiver sender inn en søknad om megling til den prefekturale arbeidsbyråen de hører til. Det er ingen kostnader involvert. Når søknaden er akseptert, oppfordrer arbeidsbyråen den andre parten til å delta i meglingen. Deltakelse i denne prosedyren er frivillig, og det er ikke mulig å tvinge den andre parten til å delta. Hvis den andre parten samtykker i å delta, blir en meglingstime fastsatt, og meglerne fra konfliktjusteringskomiteen vil vanligvis høre partene separat. Denne prosedyren er helt konfidensiell, slik at bedriftens interne informasjon eller enkeltpersoners privatliv ikke lekker ut. Meglerne vil organisere partenes argumenter og oppmuntre til kompromiss. I noen tilfeller kan de også presentere et konkret forslag til løsning. Hvis begge parter er enige om forslaget, vil innholdet i avtalen ha juridisk kraft som en forlikningskontrakt etter sivilretten og vil juridisk binde partene. Hvis det ikke oppnås enighet, avsluttes meglingen som “avbrutt”.

Ifølge statistikk fra det japanske arbeids- og velferdsdepartementet har “mobbing og trakassering” i mange år vært det mest vanlige temaet for konsultasjoner om sivile individuelle arbeidskonflikter, etterfulgt av “oppsigelser” og “reduksjon av arbeidsvilkår”. Disse dataene indikerer at problemer med menneskelige relasjoner på japanske arbeidsplasser er en hovedårsak til konflikter, og antyder at bedrifter ikke bare må overholde lovgivningen, men også må føre en aktiv personalpolitikk for å bygge et godt arbeidsmiljø.

Det er også verdt å merke seg at blant grunnene til at megling avsluttes, er det bare omtrent 30% som ender med enighet, mens omtrent 65% ender uten enighet og blir “avbrutt”. Denne høye avbruddsraten kan ved første øyekast virke som en indikasjon på systemets begrensninger. Men fra et forretningsstrategisk perspektiv er det mulig med en annen tolkning. Verdien for et selskap av å delta i megling ligger ikke nødvendigvis bare i å oppnå enighet. Selv om det ikke oppnås enighet, kan selve deltakelsen tjene som et godt bevis på at selskapet har en oppriktig holdning til å løse konflikten gjennom dialog, noe som kan være nyttig i senere arbeidsrettssaker eller rettssaker. Videre gir denne konfidensielle prosessen en mulighet til å forstå motpartens argumenter og bevis uten kostnad, noe som kan være svært verdifullt for å utvikle en strategi for fremtidig konflikthåndtering. Derfor kan en avvisning av å delta i megling når en arbeidstaker har foreslått det, selv om det kan virke som en umiddelbar konfliktunngåelse, på lang sikt føre til at den andre parten går videre til mer offentlige og konfronterende prosedyrer, noe som potensielt kan være til ulempe for selskapet. Deltakelse i megling bør sees på både som et middel til å løse konflikter og som en strategisk prosess for å vurdere og håndtere risiko.

Løsning av arbeidskonflikter ved Arbeidskommisjonen i Japan

Mens de regionale arbeidsbyråene i Japan hovedsakelig håndterer individuelle arbeidskonflikter, er Arbeidskommisjonen, som er etablert i hver prefektur og på nasjonalt nivå (Sentralarbeidskommisjonen), en administrativ myndighet med bredere fullmakter. Den behandler kollektive arbeidskonflikter som involverer fagforeninger, i tillegg til individuelle arbeidskonflikter. Arbeidskommisjonen tilbyr tre typer konfliktløsningsprosedyrer: “megling”, “forsoning” og “voldgift”.

“Megling” er en prosedyre som ligner på meglingen utført av de regionale arbeidsbyråene, men en stor forskjell ligger i sammensetningen av medlemmene. Meglerne i Arbeidskommisjonen består vanligvis av medlemmer som representerer offentlig interesse, arbeidstakere og arbeidsgivere. Denne trepartsstrukturen betyr at representanter som taler på vegne av hver parts interesser deltar i diskusjonene, noe som spesielt med arbeidsgiverrepresentantene til stede, gjør det lettere å søke mer praktiske løsninger som tar hensyn til virkeligheten i bedriftens drift og bransjepraksis. Prosedyren starter med en søknad fra partene, og meglerne lytter til begge parters argumenter og gir råd for å løse konflikten, og i noen tilfeller presenterer de et meglingstilbud. Imidlertid er aksept av dette tilbudet frivillig.

“Forsoning” er en noe mer formell prosedyre enn megling. En treparts forsoningskommisjon organiseres på samme måte som i megling, og lytter til partenes argumenter, men utfører også faktumundersøkelser etter behov. Deretter utarbeider kommisjonen et offisielt forsoningsforslag og anbefaler partene å akseptere det. Selv om dette forsoningsforslaget ikke har tvangskraft, har det en viss tyngde for partene siden det er basert på en detaljert faktumundersøkelse utført av en offentlig myndighet. Hvis begge parter aksepterer, vil innholdet ha kraft som en kontrakt.

Den mest særegne og kraftfulle prosedyren er “voldgift”. Voldgift kan kun startes hvis begge parter er enige om å starte prosedyren, eller hvis det er en bestemmelse om dette i en arbeidsavtale. Voldgiftskommisjonen består vanligvis kun av medlemmer som representerer offentlig interesse, og etter å ha vurdert argumentene fra begge sider, gir de en endelig avgjørelse i form av en “voldgiftsdom”. Det mest fremtredende trekket ved denne voldgiftsdommen er dens juridiske bindende kraft. Voldgiftsdommen har samme effekt som en arbeidsavtale, og partene er juridisk bundet av innholdet. Det er ikke mulig å anke denne avgjørelsen.

Voldgiftsprosedyren kan være et tveegget sverd for bedrifter, på grunn av dens endelighet og bindende kraft. Det kan være et effektivt alternativ når konfliktens langvarighet har en alvorlig innvirkning på bedriftens drift, eller når et selskap har absolutt tillit til sin egen sak og ønsker en rask endelig avgjørelse. Men når en sak først er henvist til voldgift, mister bedriften fullstendig kontroll over utfallet av konflikten. Risikoen for en uforutsigbar eller uakseptabel avgjørelse innebærer at bruken av voldgift bør være en avansert ledelsesbeslutning, tatt etter nøye vurdering av juridiske perspektiver samt forretningsmessige fordeler og ulemper.

Strategisk sammenligning av ulike konfliktløsningsprosedyrer

Som vi har sett, tilbyr japansk arbeidsrett gjennom de offentlige institusjonene Prefekturale Arbeidsbyråer og Arbeidskommisjonen et mangfold av ADR-alternativer (Alternative Dispute Resolution). Å velge riktig prosedyre basert på arten og omstendighetene til konflikten en bedrift står overfor, eller hvordan man skal svare på en prosedyre som er initiert av den andre parten, blir en viktig strategisk beslutning i konfliktløsningen.

Først, hvis vi skiller etter type konflikt, er meklingen tilbudt av de Prefekturale Arbeidsbyråene spesialisert på individuelle arbeidskonflikter, mens Arbeidskommisjonen dekker et bredere spekter fra kollektive arbeidskonflikter til individuelle tvister.

Når det gjelder tvangsaspektet av prosedyrene, er det en klar hierarki. Deltakelse i mekling og forlik ved både Prefekturale Arbeidsbyråer og Arbeidskommisjonen, samt aksept av foreslåtte løsninger, er helt frivillig. Disse prosedyrene er ment å støtte frivillig enighet mellom partene. I motsetning til dette krever voldgift ved Arbeidskommisjonen enighet for å starte, men når den er i gang, er både prosessen og resultatet (voldgiftsavgjørelsen) juridisk bindende for partene, og det er ingen mulighet for å anke. Dette kjennetegnet ved voldgift, at den starter frivillig og avsluttes tvangsmessig, er dens mest distinkte egenskap.

En annen viktig forskjell er sammensetningen av de nøytrale tredjepartsorganene. Mens konfliktjusteringskomiteene i de Prefekturale Arbeidsbyråene hovedsakelig består av juridiske eksperter, er mekling og forlik ved Arbeidskommisjonen sammensatt av representanter fra offentlig interesse, arbeidstakere og arbeidsgivere. Denne trepartsstrukturen muliggjør vurdering fra et mangfold av perspektiver og kan spesielt reflektere arbeidsgiversiden, noe som kan føre til en løsning som er mer tilfredsstillende for bedrifter.

Alle disse prosedyrene har den felles fordelen at de er kostnadsfrie og konfidensielle. Dette er en betydelig fordel for ADR generelt sammenlignet med rettssaker, som er tidkrevende, kostbare og offentlige.

Tabellen nedenfor sammenligner hovedtrekkene ved disse prosedyrene.

Oppsummering

Som vi har sett i denne artikkelen, har det japanske arbeidsrettsystemet etablert en mangfoldig og flerlags struktur for utenrettslig tvisteløsning (ADR) gjennom prefekturale arbeidsbyråer og arbeidskommisjoner. Disse systemene tilbyr felles fordeler som konfidensialitet, hurtighet og lave kostnader, og de kan være kraftige verktøy for bedrifter til å håndtere den uunngåelige forretningsrisikoen som arbeidskonflikter representerer, uten å måtte stole på offentlige og stive rettslige prosedyrer. Fra konsensusbaserte prosedyrer som mekling og forlik, til voldgift som gir en endelig og bindende avgjørelse, er det mulig å velge det mest passende virkemidlet avhengig av den spesifikke situasjonen i tvisten og bedriftens strategiske mål. Å forstå disse systemene korrekt og bruke dem hensiktsmessig er ikke bare avgjørende for å løse individuelle konflikter, men også for å beskytte bedriftens omdømme og opprettholde og bygge sunne arbeidsforhold.

For å navigere disse prosedyrene vellykket, er det imidlertid ikke nok med bare juridisk kunnskap. En dyp forståelse av hver institusjons operative praksis, dynamikken i forhandlinger, og noen ganger også uformelle skikker som ikke er dokumentert, er nødvendig. Monolith Law Office har representert et stort antall klientbedrifter i Japan og har omfattende erfaring med de temaene som er diskutert i denne artikkelen, fra mekling ved de prefekturale arbeidsbyråene til justeringsprosedyrer ved arbeidskommisjonene. Vårt firma har flere advokater som også er kvalifiserte i utlandet og som snakker engelsk, noe som gjør det mulig å tilby juridisk støtte basert på smidig kommunikasjon og inngående innsikt for bedrifter som driver internasjonal virksomhet og står overfor unike utfordringer. Hvis du har utfordringer knyttet til arbeidskonflikter, vennligst ta kontakt med vårt kontor for en konsultasjon.