Tre grunner til at overvåking av ansattes e-post i et selskap ikke utgjør et brudd på personvernet

Mange selskaper bruker e-post for intern og ekstern kommunikasjon. Hvis selskapet overvåker og undersøker innholdet i ansattes e-poster, vil det da ikke utgjøre et brudd på personvernet?

For bedriftsledere er det sannsynligvis en viktig bekymring å overvåke og undersøke ansattes e-poster på grunn av økt bevissthet om bedriftens etterlevelse.

For å konkludere, basert på de tre grunnene som forklares i denne artikkelen, tolkes det som at det ikke er ulovlig for selskapet å overvåke og undersøke ansattes e-poster. Det er imidlertid viktig å merke seg at ikke all overvåking og undersøkelse er tillatt.

Derfor vil denne artikkelen, rettet mot bedriftsledere, forklare hva slags overvåking og undersøkelse som er tillatt, med henvisning til faktiske rettsavgjørelser.

Relaterte artikler: En grundig forklaring av retten til personvern. Tre krav til brudd[ja]

Grunner til at selskapet kan overvåke og undersøke ansattes e-post

Grunn 1: For å opprettholde bedriftsorden

Selskapet må handle som en organisasjon for å drive virksomheten, og har derfor rett til å opprettholde orden. For å opprettholde orden må selskapet forhindre ansattes “feilsending av e-post” og hindre virusinfeksjoner.

Spesielt hvis en ansatt “feilsender en e-post”, kan det føre til lekkasje av bedriftshemmeligheter. Derfor kan selskapet, som en rettighet for å opprettholde bedriftsorden, sjekke ansattes jobbrelaterte e-post.

Grunn 2: Fordi selskapets utstyr brukes

Datamaskinene og mobiltelefonene som ansatte bruker på jobben, tilhører vanligvis selskapet. Selv om ansatte bruker sine egne bærbare datamaskiner, vil de sannsynligvis sende og motta e-post gjennom selskapets nettverk eller e-postservere.

Med andre ord inkluderer selskapets utstyr datamaskiner, mobiltelefoner og systemer som brukes i jobbsammenheng. Siden dette er selskapets utstyr, kan selskapet ha rett til å sjekke ansattes e-postbruk.

Grunn 3: På grunn av plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver

“Plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver” betyr at “arbeidstakere har plikt til å følge arbeidsgiverens instruksjoner og fokusere på sine arbeidsoppgaver i arbeidstiden.” I de japanske lovene for statlige og lokale tjenestemenn (Kokka Kōmuin Hō og Chihō Kōmuin Hō) er denne plikten spesifisert.

For private arbeidstakere finnes det ingen lov som spesifikt nevner denne plikten. Likevel anses det som en naturlig del av arbeidskontrakten.

Selskapet kan undersøke om arbeidstakere jobber ærlig, det vil si om de overholder plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver, og om de overholder taushetsplikten og ikke lekker informasjon. Å sjekke e-post kan være en del av denne undersøkelsen.

Men kan selskapet eller ledelsen lese ansattes e-post uten deres samtykke og uten begrensninger?

Relaterte artikler: Er offentliggjøring av personlig informasjon på nettet et brudd på personvernet?[ja]

【Rettstilfelle ①】Overvåking av ansattes e-post og seksuell trakassering i selskapet

Vi introduserer en sak der en ansatt krevde erstatning fra selskapet for brudd på personvernet etter å ha fått sine private e-poster overvåket uten tillatelse fra overordnede. Konklusjonen var at dette ikke utgjorde et brudd på personvernet.

Sakens bakgrunn

Kvinnen X1, som var ansatt i selskapet, tolket en e-post fra sin direkte overordnede Y (avdelingsleder) som en invitasjon til å drikke, og rådførte seg med sin ektemann X2. E-posten fra Y inneholdt en forespørsel om å diskutere avdelingens problemer.

X1, som følte sterk motvilje, forsøkte å sende en e-post til X2 via selskapets interne nettverkssystem, der hun uttrykte sin misnøye med Y. E-posten ble imidlertid ved en feil sendt til Y.

Da Y oppdaget at X1 og X2 planla å anklage ham for seksuell trakassering, ba han IT-avdelingen om å overvåke X1s e-poster.

Etter en mislykket samtale mellom partene, saksøkte X1 og X2 Y for seksuell trakassering og brudd på personvernet ved å lese private e-poster uten tillatelse. Y motsøkte for ærekrenkelse.

Hovedspørsmål

Selv om saken også omhandlet hvorvidt Y hadde begått seksuell trakassering og om X1 og X2s anklager utgjorde ærekrenkelse, fokuserer vi her på om Y’s overvåking av X1s e-poster utgjorde et brudd på personvernet.

Rettens vurdering

Retten vurderte først om privat bruk av ansattes e-post var tillatt, og uttalte følgende:

Så lenge det ikke hindrer utførelsen av arbeidsoppgaver eller medfører betydelige økonomiske kostnader for selskapet, bør det anses som akseptabelt at ansatte bruker selskapets telefonutstyr til nødvendige og rimelige private formål. Dette prinsippet gjelder også for bruk av selskapets nettverkssystem til private e-poster.

Tokyo tingrett, dom av 3. desember Heisei 13 (2001)

Med andre ord, ansatte kan bruke selskapets e-postsystem til private formål innenfor nødvendige og rimelige grenser.

Retten konkluderte imidlertid med at overvåkingen i denne saken ikke utgjorde et brudd på personvernet:

Ansatte må akseptere at forventningen om personvern ved bruk av selskapets nettverkssystem til private e-poster er betydelig lavere enn ved bruk av telefonutstyr. Overvåking utgjør kun et brudd på personvernet hvis den utføres av personer uten ansvar for slik overvåking, eller hvis den utføres uten rimelig grunn og utelukkende av personlig nysgjerrighet, eller hvis overvåkingen holdes skjult for andre i selskapet og utføres på en vilkårlig måte. Overvåking som går utover det som anses rimelig i samfunnet, utgjør et brudd på personvernet.

Samme dom

Retten mente at “overvåkingen utført av Y ikke gikk utover det som anses rimelig i samfunnet, og at X1 måtte akseptere denne graden av overvåking.”

Viktige punkter i dommen: Overvåking av ledelsen er tillatt

Dommen fastslår at følgende typer overvåking utgjør et brudd på personvernet:

1. Overvåking utført av personer som ikke har ansvar for å overvåke ansattes private bruk av e-post (ikke ledelsen)
2. Overvåking utført av ansvarlige personer uten rimelig grunn (av personlig nysgjerrighet)
3. Overvåking utført på en vilkårlig måte og holdt skjult for andre i selskapet

I denne saken var Y avdelingsleder og hadde bedt den ansvarlige avdelingen om å fortsette overvåkingen, noe som betyr at overvåkingen ikke ble utført utelukkende på personlig grunnlag.

Videre hadde selskapet på det tidspunktet ikke forbudt privat bruk av e-post, og ansatte var ikke informert om at selskapet kunne lese e-postene deres.

Selv i slike tilfeller er overvåking av ansattes e-poster tillatt så lenge den ikke går utover det som anses rimelig i samfunnet.

【Rettstilfelle②】Undersøkelse av e-poster til en ansatt mistenkt for ærekrenkelse i selskapet

Vi skal forklare et tilfelle der selskapet gjennomførte en undersøkelse av private e-poster oppdaget under etterforskningen av en sak der en ansatt ble mistenkt for å sende ærekrenkende e-poster internt.

I dette tilfellet ble det ikke anerkjent noen krenkelse av personlige rettigheter som ære eller personvern i forbindelse med undersøkelsen. Videre ble de tidligere nevnte “opprettholdelse av bedriftsorden” og “plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver” også problematisert.

Sakens bakgrunn

Flere ærekrenkende e-poster rettet mot ansatt A ble sendt til administrasjonssjefen, og etter en klage fra A, oppdaget selskapet at e-postene ble sendt til A’s interne e-postadresse fra en delt PC i salgsavdelingen ved bruk av en gratis e-posttjeneste.

Fordi kun et begrenset antall personer kjente til forholdene beskrevet i e-postene, ble saksøker X, som hadde motiv for å hindre A i å bli nær med kvinnelig ansatt B, mistenkt, og den første høringen ble gjennomført.

Da saksøker benektet å ha sendt e-postene, undersøkte selskapet omtrent ett års e-postkommunikasjon relatert til saksøker på selskapets filserver, men fant ingen bevis som knyttet saksøker til de ærekrenkende e-postene.

Imidlertid ble det under undersøkelsen avdekket at X hadde sendt et stort antall private e-poster utenom arbeidsoppgaver.

Deretter gjennomførte selskapet to høringer med X om de ærekrenkende e-postene og de private e-postene, og på grunn av brudd på arbeidsreglementet ved å sende private e-poster, ble X ilagt en irettesettelse (innlevering av en skriftlig advarsel).

Som et resultat krevde X erstatning fra selskapet, og hevdet at høringsmetodene krenket hans personlige rettigheter som ære, og at undersøkelsen av e-postene, visningen av disse til andre involverte, og manglende retur av e-postene til X, krenket hans eiendomsrett og personvern i privatlivet.

Hovedspørsmål

I denne saken var det et spørsmål om høringene utgjorde en krenkelse av personlige rettigheter, men her vil vi fokusere på om undersøkelsen av e-postene for å løse interne problemer utgjorde et brudd på personvernet, og se på rettens vurdering.

Rettens vurdering

Retten uttalte følgende om undersøkelsen av e-postene, og konkluderte med at undersøkelsen i denne saken ikke utgjorde et brudd på personvernet.

Det var rimelig grunn til å mistenke saksøker for å være avsenderen av de ærekrenkende e-postene, og etter høringen, selv om saksøker benektet å være avsenderen, kunne mistanken ikke avkreftes. Derfor var det nødvendig med ytterligere undersøkelser, og siden hendelsen involverte bruk av e-post internt, var det mulig at informasjon som kunne identifisere gjerningspersonen var skrevet i saksøkers e-postfiler, og det var nødvendig å inspisere innholdet. Videre, siden det ble avdekket et stort antall private e-poster utenom arbeidsoppgaver, var det nødvendig å undersøke dette nærmere. Om en e-post er privat eller ikke, kan ikke avgjøres kun ut fra tittelen, men må vurderes ut fra innholdet. Ingen av undersøkelsene kan sies å ha overskredet sosialt akseptable grenser og utgjort en ulovlig handling som krenket saksøkers mentale frihet.

Tokyo District Court, 26. februar Heisei 14 (2002)

Selv om det er små forskjeller i ordlyden, kan det sies at denne rettsavgjørelsen også vurderer om handlingene overskrider sosialt akseptable grenser (om de avviker fra det som er rimelig i henhold til samfunnsnormer).

Viktige punkter i dommen: Plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver og opprettholdelse av bedriftsorden

Videre uttalte retten følgende om plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver og opprettholdelse av bedriftsorden.

Private e-poster innebærer at avsenderen bryter plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver ved å tenke ut, skrive og sende e-posten, og ved å bruke selskapets fasiliteter til private formål, noe som også utgjør et brudd på bedriftsorden. Videre, ved å få mottakeren til å lese private e-poster, forstyrrer dette også mottakerens arbeid. I denne saken var det også et betydelig antall e-poster som krevde svar fra mottakeren, og som faktisk ble besvart med private e-poster. Dette innebærer ikke bare at avsenderen bryter plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver, men også at mottakeren bryter denne plikten ved å tenke ut, skrive og sende svarene, og ved å bruke selskapets fasiliteter til private formål, noe som utgjør et brudd på bedriftsorden.

Samme som ovenfor

Med andre ord, når det er rimelig grunn til å mistenke brudd på plikten til å fokusere på arbeidsoppgaver, kan det sies at nødvendigheten og rimeligheten av å gjennomføre en e-postundersøkelse som i denne saken for å opprettholde bedriftsorden, blir anerkjent.

På den annen side, selv om det ikke utgjør et brudd på personvernet, kan metodene som brukes fortsatt krenke andre personlige rettigheter som ære, så det er viktig å være oppmerksom på dette.

Relaterte artikler: Hvor mye er erstatningen for brudd på personvernet? En advokat forklarer de praktiske standardene[ja]

Klare retningslinjer for ansattes e-post i arbeidsreglementet

For å gjennomføre e-postkontroll på en hensiktsmessig måte, er det viktig at selskapet på forhånd klargjør reglene for ansattes e-post og deler disse med de ansatte.

Videre, siden reglene for ansattes e-post bør gjelde for alle ansatte, er det best å fastsette dem i form av arbeidsreglement.

Hvis reglene for ansattes e-post er klart definert i arbeidsreglementet, vil det være mindre sannsynlig at det oppstår konflikter med de ansatte når e-post undersøkes for å se om de bryter arbeidsreglementet.

Oppsummering: Rådfør deg med en advokat hvis du har problemer med overvåking av ansattes e-post

Det kan være selskaper hvor en viss grad av private e-poster er tillatt i jobbsammenheng. Imidlertid må dette ikke overskride visse grenser.

Videre kan ikke selskapet overvåke eller undersøke e-poster uten betingelser. Dette er kun tillatt for å opprettholde bedriftsorden, oppfylle arbeidsplikter, og på grunn av selskapets utstyr.

Det kreves høyt spesialisert kunnskap for å vurdere om overvåking av ansattes e-post utgjør et brudd på personvernsrettigheter, samt for å utarbeide arbeidsreglement. Hvis du er usikker på situasjonsvurdering eller utarbeidelse og revisjon av arbeidsreglement, rådfør deg med en advokat.

Veiledning om tiltak fra vårt firma

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høy ekspertise innen IT, spesielt internett og jus. Vi utarbeider manualer for ansatte i vid forstand, som deltidsansatte og kontraktsansatte, samt retningslinjer for ansattes bruk av internett og sosiale medier, og tilbyr støtte i denne forbindelse. Vi anser det som en viktig faktor å unngå juridiske problemer og å redusere belastningen på deres kjernepersonell så mye som mulig. Detaljene er beskrevet nedenfor.