Juridiske betraktninger rundt ansvar og plikter for ledende ansatte i japanske LLCs (合同会社)

I det japanske selskapsrettslige systemet er Godo Kaisha (GK), eller selskap med begrenset ansvar, blitt et attraktivt foretak for både nasjonale og internasjonale næringsdrivende på grunn av enkelheten i etableringsprosedyrene og den brede tillatelsen til vedtektsautonomi. Mens aksjeselskapet (Kabushiki Kaisha, KK) prinsipielt skiller eierskap (aksjonærer) fra ledelse (styremedlemmer), baserer et selskap med begrenset ansvar seg på at investorene, kjent som “medlemmer”, selv står for driften. Kjernen i denne driften er “utøvende medlemmer” som har omfattende myndighet til å utføre selskapets virksomhet, men med denne myndigheten følger også alvorlige juridiske plikter og ansvar. Å forstå disse pliktene er essensielt for sunn drift og risikostyring i et selskap med begrenset ansvar. Denne artikkelen gir en detaljert juridisk gjennomgang av de sentrale pliktene som påhviler utøvende medlemmer i et selskap med begrenset ansvar under japansk selskapsrett, nemlig plikten til å handle med aktsomhet, lojalitetsplikten, forbudet mot konkurranse, restriksjoner mot interessekonflikter, og ansvaret for forsømmelse ved brudd på disse pliktene. Disse bestemmelsene danner et grunnleggende rammeverk for å regulere handlingene til utøvende medlemmer og beskytte selskapet og dets interessenter.

Grunnleggende plikter for utøvende ansatte i Japan: Plikten til aktsomhet og lojalitetsplikten

De to grunnleggende pliktene som danner grunnlaget for alle handlinger utført av utøvende ansatte i Japan, er “plikten til aktsomhet” og “lojalitetsplikten”. Disse pliktene er kjernen i tillitsforholdet mellom utøvende ansatte og selskapet og er klart definert i den japanske selskapsloven (Companies Act).

Først og fremst har utøvende ansatte en “plikt til aktsomhet som en god forvalter” overfor selskapet, som er basert på artikkel 593, paragraf 1 i den japanske selskapsloven. Plikten til aktsomhet betyr at utøvende ansatte må utføre sine oppgaver med den grad av forsiktighet som objektivt sett er forventet ut fra deres stilling og arbeidsoppgaver. For eksempel, hvis et selskap foretar en stor investering uten tilstrekkelig markedsundersøkelse eller inntjeningsprognose basert på personlig dømmekraft, og dette resulterer i betydelige tap for selskapet, eller hvis man forsømmer kredittsjekk av forretningspartnere og dermed ender opp med uinnkrevbare fordringer, kan dette utgjøre et brudd på plikten til aktsomhet.

For det andre har utøvende ansatte en “lojalitetsplikt” overfor selskapet. Denne plikten er pålagt ved at artikkel 593, paragraf 2 i den japanske selskapsloven anvender bestemmelsene om styremedlemmer i aksjeselskaper (samme lov, artikkel 355) analogt. Lojalitetsplikten innebærer at utøvende ansatte må overholde lover og vedtekter og lojalt utføre sine oppgaver til beste for selskapet som helhet. Dette betyr at utøvende ansatte ikke må prioritere egne eller tredjeparters interesser over selskapets interesser.

Disse pliktene til aktsomhet og lojalitet er blant de mest grunnleggende for utøvende ansatte, og det er ikke mulig å frita eller redusere ansvaret for disse pliktene gjennom vedtekter. De spesifikke pliktene som forbud mot konkurranse og begrensninger i interessekonflikter, som vil bli diskutert senere, kan forstås som konkretiseringer av plikten til aktsomhet og lojalitetsplikten i bestemte situasjoner. Derfor vil handlinger som bryter med disse spesifikke bestemmelsene også nødvendigvis utgjøre et brudd på plikten til aktsomhet eller lojalitetsplikten, og vil danne et juridisk grunnlag for å forfølge ansvar hos utøvende ansatte.

Konkurranseforbud: Beskyttelse av selskapets forretningsmuligheter

For å forhindre at ansatte med ledelsesansvar utnytter sin stilling til å ta selskapets forretningsmuligheter, har japansk selskapsrett strenge bestemmelser om “konkurranseforbud”. Dette er en av de viktige reguleringene som konkretiserer de ansattes lojalitetsplikt.

I henhold til artikkel 594, paragraf 1 i japansk selskapsrett, kan ikke ansatte med ledelsesansvar som hovedregel utføre bestemte konkurrerende handlinger uten godkjenning fra alle andre ansatte. Det finnes to typer “konkurrerende transaksjoner” som er gjenstand for denne reguleringen. Den første typen er “å utføre transaksjoner som tilhører samme kategori som selskapets virksomhet, enten for seg selv eller en tredjepart”. Dette forbyr ansatte med ledelsesansvar fra å utføre transaksjoner som står i reell konkurranse med selskapets virksomhet, enten på egen regning eller for andre. Den andre typen er “å bli direktør, utøvende offiser eller ansatt som utfører arbeid for et selskap som har samme type virksomhet som selskapet”. Dette begrenser deltakelse i ledelsen av konkurrerende selskaper.

Det mest betydningsfulle trekket ved denne bestemmelsen er at godkjenningskravet som hovedregel er “enstemmighet blant alle andre ansatte”. Dette kravet er mye strengere sammenlignet med at en aksjeselskaps direktør kan få godkjenning gjennom flertallsbeslutning i styret eller generalforsamlingen. Denne strengheten reflekterer det faktum at et selskap med delt ansvar har en sammensatt natur og er basert på et sterkt tillitsforhold mellom medlemmene. Hvis selv én ansatt motsier seg, vil ikke konkurrerende handlinger bli tillatt.

Imidlertid tillater japansk selskapsrett stor fleksibilitet for selskaper med delt ansvar, og dette strenge prinsippet kan endres ved å sette en annen bestemmelse i vedtektene. For eksempel kan vedtektene fastsette “godkjenning fra flertallet av de andre ansatte” som et lempet godkjenningskrav. Derfor er det nødvendig å sjekke selskapets vedtekter for å forstå de spesifikke reglene om ansattes konkurranse, ikke bare selskapsrettens artikler.

Hvis en ansatt med ledelsesansvar bryter denne bestemmelsen og utfører en konkurrerende transaksjon, vil transaksjonen selv være gyldig for å beskytte transaksjonens sikkerhet. Men den ansatte som har brutt reglene vil være ansvarlig for å betale erstatning til selskapet. I denne forbindelse har artikkel 594, paragraf 2 i japansk selskapsrett en viktig bestemmelse som reduserer selskapets bevisbyrde. Det vil si at beløpet av fortjenesten som den ansatte med ledelsesansvar eller en tredjepart har oppnådd fra den konkurrerende transaksjonen, antas å være beløpet av skaden som selskapet har lidt. Dette gjør det mulig for selskapet å kreve erstatning basert på den urettmessige fortjenesten, uten å måtte bevise det spesifikke beløpet av tapet.

Begrensninger ved interessekonflikter i transaksjoner: Sammenstøt mellom selskapets og ansattes interesser i Japan

For å regulere transaksjoner der det er en mulighet for at en ansatt som utfører arbeidsoppgaver prioriterer egne interesser på bekostning av selskapets, har japansk selskapsrett etablert “begrensninger ved interessekonflikter i transaksjoner”. Dette er enda et viktig system for å sikre lojalitetsplikten som en ansatt som utfører arbeidsoppgaver har overfor selskapet.

Artikkel 595, paragraf 1 i japansk selskapsrett (Heisei (1989)) fastsetter at når en ansatt som utfører arbeidsoppgaver inngår en transaksjon med interessekonflikt, må vedkommende i prinsippet få godkjennelse fra et flertall av de andre ansatte som ikke er involvert i transaksjonen. Dette kravet er mer lempelig enn kravet om “enstemmighet” for godkjennelse av konkurrerende transaksjoner, da det kun krever et “flertall”. Dette antyder at loven anser konkurrerende transaksjoner som en alvorlig og vedvarende trussel mot selve selskapets virksomhet, mens interessekonflikter i transaksjoner hovedsakelig dreier seg om rettferdigheten i pris og vilkår for individuelle transaksjoner, og dermed har en relativt annen risikonatur.

Transaksjoner som er underlagt denne reguleringen kan hovedsakelig klassifiseres i to kategorier. Den ene er “direkte transaksjoner”. Dette er tilfeller der en ansatt som utfører arbeidsoppgaver inngår en direkte kontrakt med et selskap på egne eller en tredjeparts vegne. For eksempel, når en ansatt som utfører arbeidsoppgaver selger eiendom de personlig eier til selskapet, eller låner penger fra selskapet.

Den andre kategorien er “indirekte transaksjoner”. Dette refererer til transaksjoner mellom selskapet og en tredjepart som ikke er den ansatte som utfører arbeidsoppgaver, men der transaksjonen reelt sett innebærer en interessekonflikt mellom selskapet og den ansatte. Et typisk eksempel er når et selskap garanterer for en ansatt som utfører arbeidsoppgavers personlige gjeld, eller når selskapet stiller sine eiendeler som sikkerhet for den ansattes gjeld.

Likt med reguleringen av konkurrerende transaksjoner, kan også kravene til godkjennelse av interessekonflikter i transaksjoner endres ved å sette spesielle bestemmelser i vedtektene. For eksempel kan man øke godkjenningskravene for mer betydningsfulle transaksjoner, eller frita mindre transaksjoner fra godkjenningskravet, alt etter selskapets faktiske situasjon.

Hvis en transaksjon med interessekonflikt gjennomføres uten nødvendig godkjennelse, kan gyldigheten av transaksjonen variere avhengig av om motparten er en tredjepart eller ikke, men transaksjonen tolkes vanligvis som gyldig for å ivareta transaksjonssikkerheten. Imidlertid kan den ansatte som utfører arbeidsoppgaver og som forsømte å innhente godkjennelse, bli holdt ansvarlig for tjenesteforsømmelse dersom selskapet lider skade. Videre klargjør artikkel 595, paragraf 2 i japansk selskapsrett at forbudet mot selvkontraktering og dobbeltagentur, som er fastsatt i artikkel 108 i japansk sivilrett, ikke gjelder for interessekonflikter i transaksjoner som har fått riktig godkjennelse. Dette gjør det mulig for en ansatt som utfører arbeidsoppgaver å inngå kontrakter på vegne av selskapet, selv om de selv er part i transaksjonen, så lenge de har gått gjennom godkjenningsprosedyren.

Sammenligning av forpliktelser i japanske LLCs og aksjeselskaper

For å forstå de spesifikke forpliktelsene som påhviler en administrerende partner i et japansk LLC (Godo Kaisha) på en dypere måte, er det nyttig å sammenligne dem med forpliktelsene til styremedlemmer i aksjeselskaper (Kabushiki Kaisha), som er den mest vanlige selskapsformen i Japan. Selv om forpliktelsene er liknende, fører forskjeller i den underliggende organisasjonsstrukturen til viktige forskjeller i godkjenningsprosedyrer og lignende.

Den grunnleggende forskjellen ligger i forholdet mellom selskapet og dets ledere. I et aksjeselskap er eierne, aksjonærene, og lederne, styremedlemmene, prinsipielt adskilt, og forholdet mellom styremedlemmene og selskapet er juridisk sett en “delegasjon”. På den annen side, i et LLC, er det vanlig at investorene, som er medlemmene, selv styrer selskapet, og eierskap og ledelse er integrert. Forholdet mellom den administrerende partneren og selskapet er ikke regulert av en delegasjonskontrakt, men av selskapets vedtekter, som er en kontrakt mellom medlemmene.

Denne strukturelle forskjellen har direkte innvirkning på kravene til godkjenning av konkurrerende transaksjoner og interessekonflikter. Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene i godkjenningskravene mellom administrerende partnere i LLCs og styremedlemmer i aksjeselskaper.

Som tabellen viser, ligger LLCs største særtrekk i muligheten for “endringer i vedtektene”. I aksjeselskaper er godkjenningsorganet for konkurrerende og interessekonflikter fastsatt ved lov, og kan ikke endres gjennom vedtektene. Men i et LLC kan disse svært viktige styringsspørsmålene fritt utformes gjennom vedtektene for å passe til selskapets faktiske situasjon. For eksempel, i et lite selskap med en svært sterk tillit mellom medlemmene, kan man opprettholde strenge regler i tråd med lovens prinsipper, mens i et selskap med mange medlemmer hvor rask beslutningstaking er nødvendig, kan man myke opp godkjenningskravene. Denne fleksibiliteten er ikke bare en av LLCs attraksjoner, men også grunnen til at det er avgjørende å nøye gjennomgå vedtektene når man vurderer selskapets styring.

Ansvar for tjenesteforsømmelse: Juridiske konsekvenser av pliktforsømmelse under japansk lov

Når en bedriftsleder bryter med sine plikter til forsvarlig forvaltning, lojalitet, konkurranseforbud eller begrensninger i interessekonflikter, som tidligere diskutert, kan de bli juridisk ansvarlige. Dette ansvaret kalles “ansvar for tjenesteforsømmelse”, og japansk selskapsrett definerer to typer ansvar: ansvar overfor selskapet og ansvar overfor tredjeparter.

Først og fremst er ansvaret overfor selskapet regulert i artikkel 596 i den japanske selskapsloven . Ifølge denne artikkelen har bedriftsledere et ansvar for å kompensere selskapet for skader som oppstår når de forsømmer sine plikter. Når flere bedriftsledere er involvert i en tjenesteforsømmelse sammen, vil de være solidarisk ansvarlige. “Forsømmelse av plikter” inkluderer alle handlinger som bryter med plikten til forsvarlig forvaltning og lojalitet, som for eksempel når skade påføres selskapet som et resultat av konkurransehandlinger eller interessekonflikter uten godkjenning .

Deretter kommer ansvaret overfor tredjeparter, som er fastsatt i artikkel 597 i den japanske selskapsloven . Dette ansvaret oppstår når bedriftsledere forårsaker skade på tredjeparter (for eksempel forretningspartnere, kreditorer) i utførelsen av sine oppgaver. Imidlertid er kravene for å pådra seg ansvar strengere enn for ansvar overfor selskapet. Loven fastsetter at bedriftsledere kun er ansvarlige for å kompensere tredjeparter for skader når det foreligger “ondskapsfull hensikt eller grov uaktsomhet” . Enkel uaktsomhet (lett uaktsomhet) fører ikke til at bedriftsledere personlig blir ansvarlige overfor tredjeparter.

Forskjellen i disse ansvarskravene reflekterer lovens intensjon. Innenfor selskapets indre forhold bør bedriftsledere bære en høy grad av forsiktighet, og selv mindre forsømmelser kan føre til ansvar. Dette opprettholder intern disiplin. På den annen side, i forholdet til eksterne tredjeparter, er det nødvendig å beskytte bedriftsledere slik at de kan ta raske og dristige beslutninger uten å frykte for risikoen forbundet med vanlige forretningsavgjørelser. Hvis selv lett uaktsomhet kunne utsette dem for risiko for søksmål fra tredjeparter, kunne det føre til at ledelsen ble hemmet. Derfor begrenser loven personlig ansvar overfor tredjeparter til ekstremt ondsinnede tilfeller, som når skade er påført med vilje (ondskapsfull hensikt) eller når det er en grov mangel på forsiktighet som en normal person ville unngått (grov uaktsomhet). Dette balanserte systemet er en viktig juridisk grunnstein for å fremme sunn bedriftsledelse.

Oppsummering

Som beskrevet i denne artikkelen, spiller forretningsførende medlemmer av et japansk LLC (合同会社, Gōdō Kaisha) en viktig rolle i ledelsen av selskapet, samtidig som de ifølge japansk selskapsrett har omfattende plikter som omsorgsplikt og lojalitetsplikt. I tillegg er det spesifikke restriksjoner som krever godkjenning fra andre medlemmer for å beskytte selskapets interesser, som for eksempel i tilfeller av konkurransehandlinger eller interessekonflikter. Dersom disse pliktene brytes og skade påføres selskapet eller tredjeparter, kan det medføre at den enkelte kan bli holdt ansvarlig for skadeerstatning som følge av forsømmelse av sine oppgaver. Spesielt for LLC-er, hvor vedtektene tillater omfattende selvstyre, er det essensielt å alltid sjekke selskapets vedtekter for å forstå de spesifikke reglene som gjelder, i tillegg til lovens bestemmelser.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å tilby juridiske tjenester relatert til styringen av LLC-er og ansvar for styremedlemmer til et bredt spekter av klienter i Japan. Vårt firma har eksperter som ikke bare er kvalifiserte japanske advokater, men også engelsktalende fagfolk med juridiske kvalifikasjoner fra andre land, noe som gjør oss i stand til å forklare de komplekse bestemmelsene i japansk selskapsrett i en internasjonal forretningskontekst og tilby praktiske råd. Fra etablering av et LLC, utforming av vedtekter, bygging av compliance-strukturer for forretningsføring, til håndtering av eventuelle tvister, står vi klare til å støtte din virksomhet fra et juridisk perspektiv med styrke.