Juridisk forklaring av utnevnelse, fratrædelse og avskjedigelse av ledende ansatte og representanter i et japansk LLC (合同会社, Gōdō Kaisha)

Den japanske selskapsformen Godo Kaisha (GK), introdusert i 2006 under Japans selskapsrett, har blitt et attraktivt alternativ for mange bedrifter på grunn av sin driftsfleksibilitet. Denne selskapstypen sammenlignes ofte med det amerikanske Limited Liability Company (LLC), og faktisk har kjente internasjonale selskaper som Google Godo Kaisha, Apple Japan Godo Kaisha og Amazon Japan Godo Kaisha valgt denne formen for sine virksomheter i Japan. En av de største fordelene med Godo Kaisha er at, i motsetning til Kabushiki Kaisha (KK), eierskapet (investeringen) og ledelsen i prinsippet er integrert. Denne strukturen muliggjør rask beslutningstaking og forenklet styring, men på den annen side er reglene rundt de sentrale lederposisjonene, som forretningsførende medlemmer og representativ medlem, detaljert regulert av japansk selskapsrett. Uten en nøyaktig forståelse av de juridiske prosedyrene for utnevnelse, fratrådning og avskjedigelse av disse posisjonene, kan det oppstå risiko for interne konflikter eller juridisk ugyldige beslutninger. I denne artikkelen vil vi omfattende og faglig forklare prosedyrene for utnevnelse, fratrådning og avskjedigelse av forretningsførende medlemmer og representativ medlem i en Godo Kaisha, med henvisning til spesifikke lovartikler og rettsavgjørelser under japansk selskapsrett. Målet er å bistå bedriftsledere og juridiske ansvarlige med å drive en stabil og lovlig organisasjon.

Grunnleggende om forretningsførende medlemmer og representanter i japanske selskaper med delt ansvar (合同会社)

For å forstå styringen av et japansk selskap med delt ansvar (合同会社), er det essensielt å først få et grep om de grunnleggende rollene til forretningsførende medlemmer og representanter. Japansk selskapsrett tillater både grunnleggende regler og tilpasning gjennom vedtektene.

Det grunnleggende prinsippet i japansk selskapsrett er “styring av alle medlemmer”. Hvis det ikke er noen spesielle bestemmelser i vedtektene, som er selskapets grunnleggende regler, blir alle investorer som er medlemmer, forretningsførende medlemmer med autoritet til å utføre selskapets virksomhet (Japansk selskapsrett artikkel 590, paragraf 1). Videre vil forretningsførende medlemmer også ha autoritet til å representere selskapet utad som representanter (Japansk selskapsrett artikkel 599, paragraf 1). I denne standardtilstanden vil alle medlemmer ha både styrings- og representasjonsrettigheter for selskapet.

Imidlertid finnes det i mange selskaper medlemmer som investerer, men ikke direkte deltar i styringen, og de som aktivt tar del i ledelsen. For å imøtekomme denne virkeligheten tillater japansk selskapsrett at vedtektene fleksibelt designer styringsstrukturen. Ved å utpeke bestemte medlemmer som forretningsførende medlemmer i vedtektene, er det mulig å konsentrere styringsrettighetene til bestemte personer (Japansk selskapsrett artikkel 590, paragraf 1). I dette tilfellet vil medlemmer som ikke er utpekt som forretningsførende medlemmer i vedtektene, ikke ha styringsrettigheter.

Herfra kan vi se at det eksisterer et klart hierarki mellom forretningsførende medlemmer og representanter. Representanter må alltid velges blant de forretningsførende medlemmene (Japansk selskapsrett artikkel 599, paragraf 3). Det er juridisk umulig å utnevne et medlem som ikke har forretningsføringsrett til representant. Med andre ord, en representant er en stilling som har en sterkere utadrettet representasjonsrett, bygget på posisjonen som forretningsførende medlem. Selskapets grunnleggere må forstå dette prinsippet og ta en viktig strategisk beslutning om å fastsette den mest passende styringsmodellen for sitt selskap i vedtektene.

Utnevnelse av utøvende ansatte og representativ ansatt i Japan

Prosedyrene for å utnevne utøvende ansatte og representativ ansatt er det første steget i å konkretisere en bedrifts styringsstruktur. Disse prosedyrene er i stor grad avhengige av bestemmelsene i selskapets vedtekter.

Utnevnelsen av utøvende ansatte skjer ved at deres navn direkte angis i vedtektene. De som er oppført i vedtektene som utøvende ansatte, vil innta denne posisjonen, mens de som ikke er oppført, blir ekskludert fra ledelsen.

På den annen side finnes det hovedsakelig to metoder for å utnevne en representativ ansatt, basert på artikkel 599, paragraf 3 i den japanske selskapsloven.

Den første metoden er direkte utnevnelse gjennom vedtektene. Vedtektene kan spesifisere en bestemt persons navn, som i “Den representativ ansatte i vårt selskap skal være NN.” Denne metoden er egnet når det er ønskelig med en klar og stabil ledelsesstruktur.

Den andre metoden er gjensidig valg av utøvende ansatte basert på vedtektene. I dette tilfellet vil vedtektene inneholde en bestemmelse som “Den representativ ansatte i vårt selskap skal bestemmes gjennom gjensidig valg av de utøvende ansatte.” Basert på denne bestemmelsen i vedtektene, vil de utøvende ansatte velge den representativ ansatte gjennom diskusjon eller avstemning. Resultatet av dette gjensidige valget blir registrert i et dokument som “valgprotokoll.” Denne metoden tillater mer fleksibel drift, da den unngår den kompliserte prosessen med å endre vedtektene når den representativ ansatte skal endres.

Et viktig punkt i prosedyren er behovet for et akseptbrev for utnevnelse. Når den representativ ansatte er valgt gjennom gjensidig valg, er det nødvendig å levere et “akseptbrev for utnevnelse” som bevis på at vedkommende har akseptert posisjonen, som en del av registreringsprosessen. På den annen side, når noen er direkte utnevnt gjennom vedtektene, anses det at vedkommende har akseptert posisjonen som representativ ansatt ved å samtykke til opprettelsen av vedtektene, og et separat akseptbrev for utnevnelse er derfor vanligvis ikke nødvendig.

Det finnes også spesielle tilfeller der den utøvende ansatte er en juridisk person. Siden en juridisk person ikke kan utføre fysiske oppgaver som en naturlig person, må den utnevne en “oppgaveutøver” som faktisk vil utføre oppgavene, og navn og adresse til denne personen må meddeles til de andre ansatte (artikkel 598, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). Hvis denne juridiske personen også er den representativ ansatte, vil navn og adresse til oppgaveutøveren også bli registrert i selskapets offisielle register og offentliggjort.

Disse utnevnelsesmetodene har betydning utover bare prosedyremessige forskjeller. Spesielt når det gjelder utnevnelse av en representativ ansatt, er beslutningen om å velge direkte utnevnelse gjennom vedtektene eller gjensidig valg en strategisk beslutning som direkte påvirker vanskelighetsgraden av fremtidig avsettelse. For å avsette en representativ ansatt som er direkte utnevnt, er det nødvendig å endre vedtektene, som beskrevet senere, og denne barrieren er svært høy. På den annen side kan en representativ ansatt valgt gjennom gjensidig valg avsettes gjennom en mer fleksibel prosedyre. Derfor må grunnleggere nøye vurdere bedriftens fremtidige dynamikk og bestemme hvilken metode som er mest passende for deres selskap.

Avgang av utøvende ansatte og representativt ansatte i Japan

Når utøvende ansatte eller representativt ansatte forlater sin stilling, er det to forskjellige juridiske konsepter i Japan, nemlig “avgang” og “utmelding”, og det er svært viktig å skille nøyaktig mellom disse.

“Avgang” refererer til å trekke seg fra en stilling som utøvende ansatt eller representativt ansatt, men man opprettholder sin status som aksjonær (investor). Det betyr at man mister sin styringsrett og representasjonsrett, men fortsatt beholder sin eierandel i selskapet.

Derimot betyr “utmelding” å forlate sin status som aksjonær helt. Dette fører til at man gir fra seg all eierskap (eierandel) i selskapet, og som et resultat mister man automatisk sin stilling som utøvende ansatt eller representativt ansatt. En utmeldt ansatt har i prinsippet rett til å få utbetalt sin eierandel.

Når en utøvende ansatt som er spesielt utnevnt i vedtektene “avgår”, er prosessen ikke enkel. Artikkel 591, paragraf 4 i den japanske selskapsloven krever at det må være en “gyldig grunn” for at en utøvende ansatt skal kunne avgå. Dette er en bestemmelse for å forhindre at viktige personer som bærer ansvaret for selskapets ledelse, lett kan fraskrive seg sitt ansvar og forstyrre selskapets drift.

Når det gjelder “utmelding” fra et selskap, har den japanske selskapsloven fastsatt flere metoder. En metode er “frivillig utmelding”, hvor en ansatt kan varsle selskapet seks måneder før regnskapsårets slutt, og dermed kan forlate selskapet ved slutten av det regnskapsåret (Artikkel 606, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). En annen metode er i tilfeller av “uunngåelige grunner”. I slike tilfeller kan en ansatt forlate selskapet når som helst (Artikkel 606, paragraf 3 i den japanske selskapsloven). “Uunngåelige grunner” refererer til situasjoner hvor det objektivt sett er vanskelig å forbli som aksjonær, som alvorlig sykdom eller en fundamental endring i selskapets forretningsmål, og anerkjennes ikke for bare meningsforskjeller.

Prosedyren for “avgang” av en representativt ansatt varierer avhengig av utnevnelsesmetoden. Når en representativt ansatt som er direkte navngitt i vedtektene avgår, er det nødvendig å fjerne personens navn fra vedtektene, noe som krever en endring av vedtektene. En endring av vedtektene krever i prinsippet samtykke fra alle aksjonærene, og prosedyren er svært streng. På den annen side, for en representativt ansatt valgt gjennom gjensidig valg blant de utøvende ansatte, er stillingen basert på enighet blant aksjonærene, og det er derfor mulig å avgå mer enkelt ved å uttrykke ønske om avgang til selskapet.

For å klargjøre disse forskjellene, sammenligner vi “avgang” og “utmelding” i tabellen nedenfor.

Avsettelse av utøvende ansatte og representanter i Japan

Avsettelse, som innebærer å fjerne en utøvende ansatt eller representant fra sin stilling mot deres vilje, er underlagt svært strenge krav i henhold til japansk selskapsrett for å beskytte selskapets stabilitet.

For å avsette en utøvende ansatt som er utnevnt i vedtektene, må to betingelser oppfylles samtidig. For det første må det finnes en “berettiget grunn”, og for det andre må det være enighet blant “alle andre ansatte” unntatt den som skal avsettes (japansk selskapsrett artikkel 591, paragraf 5). Disse doble kravene er ment for å forhindre at flertallet enkelt kan ekskludere mindretallet og gir en kraftig beskyttelse av de utøvende ansattes stilling. Imidlertid tillater japansk selskapsrett artikkel 591, paragraf 6, at vedtektene kan ha andre bestemmelser (for eksempel regler som letter kravene til avsettelse).

Prosedyren for å avsette en representant avhenger av metoden for deres utnevnelse. For å avsette en representant som er direkte utnevnt i vedtektene, er det nødvendig med en endring av vedtektene. Siden en endring av vedtektene krever samtykke fra alle ansatte, er det i praksis umulig å avsette vedkommende ensidig uten deres samtykke. På den annen side kan en representant som er valgt gjennom gjensidig valg, avsettes på samme måte som de ble utnevnt, for eksempel ved en beslutning fra flertallet av de utøvende ansatte, noe som er en mer realistisk prosedyre.

Det er ingen klar definisjon i japansk selskapsrett av hva som utgjør en “berettiget grunn”. Det er heller ikke mange rettsavgjørelser om avsettelse av utøvende ansatte i et selskap med begrenset ansvar. I slike tilfeller har domstolene en tendens til å henvise til lignende bestemmelser. Rettsavgjørelser om avsettelse av styremedlemmer i aksjeselskaper for “berettiget grunn” (japansk selskapsrett artikkel 339, paragraf 2) blir en viktig retningslinje.

Ifølge rettsavgjørelser for aksjeselskaper, er “berettiget grunn” begrenset til tilfeller hvor det objektivt sett er vanskelig å fortsette å betro vedkommende med styremedlemsoppgaver, som alvorlige brudd på lover og vedtekter, handlinger som skader selskapet, langvarig sykdom som gjør det umulig å utføre arbeidsoppgaver, eller en markant mangel på ledelsesevner. For eksempel, i en dom fra Hiroshima distriktsrett den 29. november 1994 (1994), ble det ansett som en berettiget grunn for avsettelse at en representativ direktør hadde forårsaket store tap for selskapet gjennom spekulative transaksjoner utført på egen hånd. På den annen side anses subjektive grunner som en ren konflikt om forretningsstrategi eller dårlige personlige forhold til andre styremedlemmer, i prinsippet ikke som “berettiget grunn”. En dom fra Tokyo distriktsrett den 23. desember 1982 (1982) er et typisk eksempel på at dårlig forhold til en representant alene ikke er en berettiget grunn for avsettelse.

I tillegg, hvis en utøvende ansatt har begått svært alvorlig urettferdig oppførsel som har forårsaket betydelig skade på selskapet, finnes det en siste utvei kalt “eksklusjon”. Dette er et system hvor man, basert på en beslutning fra flertallet av de ansatte, kan reise søksmål i retten for å tvangsutvise den aktuelle ansatte fra selskapet (japansk selskapsrett artikkel 859). Eksklusjon er en siste utvei når det ikke er mulig å løse saken gjennom forhandlinger mellom ansatte, og det krever en rettslig avgjørelse fra domstolen, noe som er en svært kraftig tiltak. At avsettelsessystemet for et selskap med begrenset ansvar er designet med en filosofi som vektlegger partnerskapsbasert tillit, konsensusdannelse og stabilitet fremfor enkel eksklusjon basert på flertallsbeslutninger, kan sees fra disse bestemmelsene.

Oppsummering

Som beskrevet i denne artikkelen, er reglene knyttet til stillingen som forretningsførende medlem og representativt medlem i et japansk selskap med delt ansvar (合同会社, Gōdō Kaisha) strengt definert av den japanske selskapsloven (会社法, Kaisha-hō). Viktigheten av vedtektene som utgjør kjernen i styringen, den strategiske effekten som metoden for utnevnelse av representativt medlem (direkte utnevning eller gjensidig valg) har på fremtidige avsettelsesprosedyrer, samt de juridiske forskjellene mellom “fratrådelse” og “avgang”, og de høye kravene som stilles til “gyldig grunn” og “enstemmighet blant medlemmene” for avsettelse, er alle essensielle punkter som må forstås i driften av et selskap med delt ansvar. For å håndtere disse komplekse juridiske kravene på en passende måte og forhindre fremtidige konflikter, er spesialisert juridisk kunnskap uunnværlig. Monolith Law Office har en omfattende track record i å bistå både japanske og internasjonale klienter med etablering av selskaper med delt ansvar, utforming av vedtekter, og utnevnelse og endring av styremedlemmer innenfor corporate governance. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandsk juridisk kvalifikasjon, som kan tilby detaljert juridisk støtte med en dyp forståelse av den internasjonale forretningskonteksten. La vår ekspertise hjelpe din bedrifts styringssystem til å være i samsvar med lovgivningen og samtidig være tilpasset din forretningsstrategi.