Administrativ sanksjon mot omsorgstjenesteleverandører og mottiltak: Sikre sunn forretningsdrift gjennom styrket compliance

Med en økende aldrende befolkning og færre fødsler, stiger etterspørselen etter omsorgstjenester for eldre år for år i Japan. Omsorgstjenesteleverandører er pålagt å drive sine virksomheter på en passende måte i henhold til den japanske Long-Term Care Insurance Act (介護保険法, Kaigo Hoken-hō). Hvis de ikke overholder disse reglene, risikerer de administrative sanksjoner som ikke bare kan gjøre det vanskelig å fortsette omsorgsvirksomheten, men også ha en betydelig innvirkning på livene til både brukere av omsorgstjenester og ansatte.

I denne artikkelen vil vi forklare de ulike typene og innholdet av administrative sanksjoner som kan pålegges omsorgsleverandører i Japan. Videre vil vi detaljert forklare hvordan man kan overholde lovgivningen for å unngå slike sanksjoner.

Oversikt over administrative sanksjoner i omsorgstjenesten i Japan

Hvis det er mistanke om at en omsorgsvirksomhet ikke drives på en forsvarlig måte, kan virksomheten motta veiledning eller sanksjoner fra myndighetene. Vi vil forklare innholdet i administrative sanksjoner og forskjellen fra administrativ veiledning.

Hva er administrative sanksjoner for omsorgsinstitusjoner i Japan?

Administrative sanksjoner for omsorgsinstitusjoner i Japan er juridiske tiltak som myndighetene kan pålegge omsorgsleverandører basert på bestemmelsene i den japanske omsorgsforsikringsloven. Disse sanksjonene har som mål å sikre kvaliteten på omsorgstjenestene og beskytte brukernes rettigheter.

For omsorgsleverandører kan kansellering eller suspensjon av godkjenning i henhold til omsorgsforsikringsloven regnes som en administrativ sanksjon.

Forskjellen mellom administrativ veiledning og administrative sanksjoner

Administrativ veiledning er råd og veiledning som myndighetene gir til virksomheter når det er mistanke om lovbrudd. På den annen side har administrative sanksjoner juridisk bindende kraft og pålegger virksomheter spesifikke plikter eller begrenser deres rettigheter.

Administrativ veiledning er definert i artikkel 32 og artikkel 32, avsnitt 2, i den japanske loven om administrative prosedyrer som følger:

I administrativ veiledning må de som utfører veiledningen være oppmerksomme på at de ikke må avvike fra omfanget av den aktuelle myndighetens oppgaver eller ansvarsområder, og at innholdet i veiledningen kun kan realiseres gjennom frivillig samarbeid fra den andre parten.
2. De som utfører administrativ veiledning, må ikke behandle den andre parten ufordelaktig på grunn av at de ikke følger veiledningen.

Kilde:e-Gov Lovsøk | Lov om administrative prosedyrer[ja]

Hvis det ikke observeres forbedringer etter å ha mottatt administrativ veiledning, kan det ende med at man mottar administrative sanksjoner med juridisk bindende kraft. Det er viktig å raskt revurdere og forbedre problemområder etter å ha mottatt administrativ veiledning for å unngå administrative sanksjoner.

Typer og innhold av administrative sanksjoner i Japan

Med forståelse for forskjellen mellom administrativ veiledning og administrative sanksjoner, vil vi her forklare mer detaljert om de spesifikke typene og innholdet av administrative sanksjoner.

Opphevelse av godkjenning

Den mest alvorlige administrative sanksjonen for omsorgstjenesteleverandører i Japan er “opphevelse av godkjenning”. Omsorgstjenestesteder opererer under en godkjenning fra administrative myndigheter i henhold til den japanske omsorgsforsikringsloven. Når godkjenningen fra myndighetene oppheves, kan ikke omsorgstjenestestedet lenger motta omsorgsbetaling og vil ikke kunne fortsette sin virksomhet.

I tillegg, hvis man mottar en administrativ sanksjon for opphevelse av godkjenning, kan man ikke motta en ny godkjenning i fem år fra datoen for opphevelsen. (Omsorgsforsikringsloven Artikkel 70, paragraf 6[ja]) Videre, hvis det er et selskap, kan ikke selskapets styremedlemmer eller ledere av omsorgstjenestestedet motta en godkjenning heller. (Samme artikkel, paragraf 6-2[ja])

Suspensjon av godkjenningens virkning

Lik opphevelse av godkjenning, har suspensjon av godkjenningens virkning også tvangskraft i drift av omsorgstjenester i Japan. Imidlertid er restriksjonene ved en suspensjon kun for en bestemt periode, og sanksjonens innhold kan inkludere stans av opptak av nye brukere eller reduksjon av omsorgsbetaling. Selv under perioden med suspensjon, kan omsorgstjenestevirksomheten fortsette.

Forbedringspålegg

Et forbedringspålegg er en administrativ sanksjon hvor en administrativ myndighet i Japan pålegger et omsorgstjenestested å gjøre forbedringer basert på lovgivningen. Når man mottar et forbedringspålegg, blir omsorgstjenestestedet pålagt av den administrative myndigheten å levere en forbedringsrapport innen en fastsatt frist og å iverksette forbedringstiltak.

Forbedringspålegg er den letteste formen for administrativ sanksjon, men siden det er en administrativ sanksjon med juridisk bindende kraft, kan det føre til strengere sanksjoner som suspensjon av godkjenningens virkning eller opphevelse hvis det ikke etterfølges.

Forbedringsanbefaling er en tiltak som ligner på forbedringspålegg, men siden det er administrativ veiledning, har det ingen juridisk bindende kraft. Likevel, kravet om å levere en forbedringsrapport er det samme som for et forbedringspålegg, og hvis anbefalingen ikke følges, kan det resultere i at man mottar et forbedringspålegg, som er en administrativ sanksjon.

Hovedtyper av overtredelser som kan føre til administrative sanksjoner i Japan

De hovedtyper av administrative sanksjoner med juridisk bindende kraft i Japan er opphevelse av godkjenning, suspensjon av godkjenningens virkning og pålegg om forbedring. Vi vil forklare i detalj de primære overtredelsene som kan føre til disse tre typene administrative sanksjoner.

Brudd på personellstandarder

I omsorgstjenestesektoren i Japan er det fastsatt standarder for nødvendig personell for hver type tjeneste. Dersom en omsorgsinstitusjon eller virksomhet ikke sikrer og plasserer det foreskrevne antall personell, anses dette som et brudd på personellstandardene og kan føre til administrative sanksjoner.

For eksempel, i lokalt forankrede dagomsorgstjenester (dagservice) med en kapasitet på ti eller færre personer, må det alltid være minst én sykepleier eller omsorgsarbeider til stede. I tillegg må hjemmebaserte omsorgstjenester ha minst 2,5 heltidsansatte omsorgsarbeidere som oppfyller kvalifikasjonskravene.

Å drive virksomhet med færre ansatte enn det som kreves av personellstandardene, eller å ansette personell som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, er handlinger som utgjør brudd på personellstandardene og som kan føre til administrative sanksjoner.

Brudd på driftsstandarder

Driftsstandardbrudd i Japan refererer til handlinger som bryter med driftsstandardene fastsatt i de respektive virksomhetenes godkjenningsstandarder, som dokumentasjon, oppbevaring av papirarbeid og driftsmetoder.

For eksempel kan mangler ved dokumenter som tjenesteplaner, eller utilstrekkelig forklaring og forståelse for brukere om antall og frekvens av hjemmebesøk i hjemmebaserte omsorgstjenester, utgjøre brudd på driftsstandardene.

Ulovlig fakturering av omsorgsvederlag

Å ulovlig kreve omsorgsvederlag i omsorgstjenestesektoren er også en overtredelse som kan føre til administrative sanksjoner i Japan. Når ulovlig fakturering av omsorgsvederlag oppdages, krever Long-Term Care Insurance Act Article 22, Paragraph 3[ja] at det feilaktig fakturerte beløpet returneres, i tillegg til at 40 prosent av tilbakebetalingsbeløpet blir innkrevd som et tilleggsgebyr.

Eksempler på ulovlig fakturering inkluderer:

• Fiktive krav der tjenester som faktisk ikke er levert, blir fakturert som om de har blitt levert
• Oppblåste krav der tjenestetiden blir fakturert som mer enn det som faktisk er levert
• Krav om tillegg der kravene til personell ikke er oppfylt, men det blir feilaktig fakturert som om de er det

Falske søknader

Å gi falske forklaringer eller rapporter til administrative tjenestemenn ved søknad om godkjenning eller under revisjon for fornyelse, utgjør falske søknader og kan føre til administrative sanksjoner i Japan. Falske søknader involverer ofte skjuling av faktiske forhold, som brudd på personell- eller driftsstandarder, selv om man er klar over dem.

Konsekvensene av administrative sanksjoner for omsorgsinstitusjoner i Japan

Når en omsorgsinstitusjon i Japan blir påpekt for brudd på regelverket og mottar administrative sanksjoner, påvirker det ikke bare virksomheten, men også de ansatte og brukerne. Her vil vi forklare i detalj om konsekvensene som oppstår når man mottar administrative sanksjoner.

Påvirkning på forretningskontinuitet

Hvis en omsorgsinstitusjon i Japan mottar administrative sanksjoner, kan det bli vanskelig å fortsette omsorgsvirksomheten. Spesielt vil en annullering av godkjenning bety at man ikke lenger kan operere under omsorgsforsikringsloven, og man vil ikke kunne motta omsorgsbetaling. I tillegg vil det ikke være mulig å motta en ny godkjenning i fem år fra datoen for annulleringen.

I tilfeller av suspensjon av godkjenning, vil institusjonen være ute av stand til å tilby tjenester for en bestemt periode, noe som har stor innvirkning på virksomheten. Selv om det kun er et pålegg om forbedring, kan publiseringen av institusjonens navn ha en negativ effekt på virksomheten.

Påvirkning på ansatte

En omsorgsinstitusjon i Japan som mottar administrative sanksjoner kan finne det vanskelig å opprettholde ansettelsen av ansatte på grunn av påvirkningen på forretningskontinuiteten. For ledere kan også det faktum at sanksjonene blir offentliggjort påvirke mulighetene for ansettelse i andre omsorgsinstitusjoner.

Påvirkning på brukere

I tillegg til effekten på omsorgsvirksomheten og de ansatte, er påvirkningen på brukerne av tjenestene betydelig. Hvis institusjonen mottar en annullering av godkjenning som følge av administrative sanksjoner, vil forsikringsdekningen opphøre, og brukerne må dekke hele kostnaden selv, noe som kan gjøre betaling vanskelig.

Hvis brukernes betalingsevne blir vanskelig og omsorgstjenestene ikke kan leveres, kan det føre til at brukerne ikke mottar tilstrekkelige tjenester, og deres liv kan endres drastisk.

Tiltak for å unngå administrative sanksjoner i japanske omsorgsinstitusjoner

For å drive en omsorgsvirksomhet stabilt i Japan, er det avgjørende å unngå administrative sanksjoner så langt det er mulig. Her vil vi forklare viktige punkter for å unngå slike sanksjoner.

Etablering av et compliance-system

For å unngå administrative sanksjoner er det viktig å fastsette klare retningslinjer for compliance i omsorgsinstitusjonen og sørge for at hele organisasjonen prioriterer compliance. Compliance betyr at en virksomhet overholder lover og samfunnsmessige regler og opererer på en korrekt måte.

Ved å sentralisere regler og forskrifter basert på compliance, og klargjøre innholdet, kan ansatte handle på en passende måte.

Grundig opplæring av ansatte

For å unngå administrative sanksjoner er det viktig å øke compliance-bevisstheten blant alle ansatte. Ved å regelmessig holde compliance-opplæringer, kan ansatte øke sin bevissthet om lovlydighet og etikk, samt tilegne seg korrekt kunnskap og ferdigheter for å håndtere ulike situasjoner.

Riktig dokumenthåndtering

I den kontinuerlige driften av en omsorgsvirksomhet i Japan, er det viktig å håndtere dokumentasjonen av omsorgstjenester og dokumentene som danner grunnlaget for å kreve omsorgsbetaling på en passende måte, og å sørge for at de alltid er tilgjengelige for gjennomgang. Ved å sørge for grundig dokumenthåndtering, kan man forhindre mangler i dokumentasjonen og dermed også forhindre overtredelser forårsaket av uaktsomhet.

Tiltak for å håndtere administrative sanksjoner ved omsorgsinstitusjoner i Japan

Å unngå administrative sanksjoner er essensielt, men selv med de tiltakene som er nevnt så langt, er risikoen for uforutsette feil eller uforutsette hendelser aldri null. Hvis det er mistanke om at en omsorgsinstitusjon har begått en overtredelse som kan føre til administrative sanksjoner, er det nødvendig å raskt iverksette passende tiltak.

Å treffe de riktige tiltakene til rett tid er avgjørende for driften av omsorgstjenester. Her vil vi forklare hvilke tiltak en omsorgsinstitusjon bør ta hvis det er mistanke om overtredelser som kan føre til administrative sanksjoner i Japan.

Konsultasjon med en advokat

Hvis en omsorgsinstitusjon mistenkes for overtredelser, bør du raskt vurdere å konsultere en advokat som er godt kjent med den japanske omsorgsforsikringsloven. Grunnlaget for administrative sanksjoner kan være komplekst og vanskelig å forstå, og det er tilfeller der prosedyrer går videre uten at grunnene for sanksjonene er klart forstått.

En advokat er en juridisk ekspert som kan identifisere årsaken til de påpekte administrative sanksjonene og gi råd om passende tiltak. Det er viktig å iverksette nødvendige tiltak og prosedyrer på riktig tidspunkt, så det anbefales å konsultere en advokat så tidlig som mulig.

Utarbeidelse og implementering av en forbedringsplan

Når innholdet og årsakene til overtredelsene som kan føre til administrative sanksjoner er klare, er det nødvendig å utarbeide og implementere en forbedringsplan. Ved å lage en konkret forbedringsplan og rapportere til de administrative myndighetene, og sørge for at den blir gjennomført, kan du eliminere uventede ulemper.

Ved å konsultere en advokat kan du få profesjonell rådgivning om format og formuleringer når du lager dokumenter for forbedringsplanen, og det blir lettere å håndtere prosedyrer som innsending til administrative myndigheter.

Etablering av tiltak for å forhindre gjentakelse

Samtidig som du utarbeider og implementerer en forbedringsplan, må du også jobbe for å løse problemets rot og forhindre gjentakelse. For å forhindre gjentakelse av overtredelser, er det svært viktig å etablere et compliance-system og forbedre hele personalets bevissthet og etikk.

Ved å konsultere en advokat kan du motta profesjonell rådgivning om etablering av compliance-systemer og strukturer. For å sikre forebygging av gjentakelse, er ekspertenes meninger og råd nyttige.

Oppsummering: Driv en sunn omsorgsvirksomhet med støtte fra advokater

Omsorgsvirksomheter i Japan bør drives i henhold til den japanske omsorgsforsikringsloven, og det er viktig å opprettholde en sunn drift uten å motta administrative sanksjoner. Når man tilbyr omsorgstjenester, er det avgjørende å kontinuerlig forbedre organisasjonens compliance-struktur og etiske standarder.

Ved å ha en god forståelse av typer og innhold av administrative sanksjoner, og ved å forberede compliance-strukturer og tiltak for å håndtere administrativ veiledning på forhånd, kan man unngå administrative sanksjoner og fortsette å drive en sunn omsorgsvirksomhet. Videre, hvis det skulle oppstå mistanke om overtredelser, vil man være i stand til å handle raskt og hensiktsmessig.

Veiledning om tiltak fra vår advokatfirma

Omsorgstjenestesektoren i Japan er et felt som er regulert av en rekke japanske lover, inkludert Long-Term Care Insurance Act (介護保険法), Elderly Welfare Act (老人福祉法), og Companies Act (会社法). Monolith Law Office har en omfattende kunnskap om lovgivningen knyttet til omsorgstjenester, ettersom vi fungerer som rådgivende advokater for National Association of Long-Term Care Service Providers (一般社団法人 全国介護事業者連盟) og for omsorgstjenesteleverandører i hver prefektur over hele landet.

Monolith Law Offices tjenesteområder: Juridisk virksomhet for IT og oppstartsbedrifter[ja]