Forklaring av viktige reguleringer knyttet til lønn, arbeidstid og ferie i japansk arbeidsrett

I drift av virksomhet i Japan er en dyp forståelse av arbeidsrett, spesielt reguleringer knyttet til lønnsutbetaling, arbeidstid og ferie, ikke bare en utfordring innen personal- og arbeidsforvaltning, men også et sentralt element i bedrifters juridiske risikostyring. Disse reguleringene er designet for å beskytte arbeidstakernes livsstabilitet og helse, og å overholde dem er en juridisk forpliktelse pålagt bedrifter. Den japanske arbeidsstandardloven (Japanese Labor Standards Act) fastsetter detaljerte regler som spenner fra strenge prinsipper for lønnsutbetaling til komplekse regler for grenser på overtid, plikter for arbeidsgivere for å sikre at årlig betalt ferie blir tatt, samt spesielle bestemmelser for å beskytte spesifikke arbeidstakere som kvinner og mindreårige. Disse reglene har direkte innvirkning på bedrifters daglige drift, utforming av lønnssystemer og innholdet i arbeidskontrakter. I denne artikkelen vil vi forklare disse viktige temaene fra et faglig og praktisk perspektiv, basert på japanske lover og viktige rettsavgjørelser.

Grunnleggende prinsipper for lønnsutbetaling under japansk lov

Artikkel 24 i den japanske arbeidsstandardloven (Japanese Labor Standards Act) etablerer fem grunnleggende prinsipper for lønnsutbetaling med mål om å sikre stabiliteten i arbeidstakernes liv. Disse prinsippene er kjent som “de fem prinsippene for lønnsutbetaling” og danner grunnlaget for praksisen med lønnsutbetaling i Japan. Selv om disse prinsippene er strenge juridiske krav, finnes det unntaksbestemmelser for å imøtekomme moderne forretningspraksis. Men for å anvende disse unntakene, er det avgjørende å følge de strenge prosedyrene som loven krever, ikke bare muntlige avtaler.

Prinsippet om betaling i valuta

Først og fremst må lønn betales i japansk lovlige betalingsmiddel, det vil si kontanter. Dette forbyr betaling i naturalia (for eksempel bedriftens egne produkter) som kan ha ustabil verdi eller være vanskelige å veksle, for å sikre at arbeidstakere mottar en stabil og sikker kompensasjon.

Det finnes viktige unntak fra dette prinsippet. Det mest vanlige er overføring til en bankkonto eller lignende med arbeidstakerens individuelle samtykke. Når denne metoden benyttes, må arbeidsgiveren sørge for at arbeidstakeren kan ta ut kontanter på den angitte betalingsdagen. I tillegg har nylige lovendringer, forutsatt arbeidstakerens samtykke, gjort det mulig å betale lønn til kontoer hos finansoverføringsoperatører godkjent av Ministeren for helse, arbeid og velferd, kjent som “digital betaling”. Uansett hvilket unntak som brukes, er det avgjørende med arbeidstakerens klare samtykke, og arbeidsgiveren kan ikke ensidig bestemme betalingsmetoden.

Prinsippet om direkte betaling

For det andre må lønn betales direkte til arbeidstakeren uten mellommenn. Dette prinsippet har som mål å forhindre at tredjeparter tar en del av lønnen. Derfor er det som hovedregel ikke tillatt for arbeidstakerens foresatte eller lovlige representanter å motta lønn på vegne av dem. Imidlertid, hvis arbeidstakeren på grunn av sykdom eller andre årsaker ikke kan motta lønnen selv, kan familiemedlemmer eller andre motta den som “budbringere” som formidler arbeidstakerens vilje, noe som er forskjellig fra å handle som en representant og kan tillates i visse tilfeller.

Prinsippet om full betaling

For det tredje må hele lønnsbeløpet betales ut. Det er forbudt for arbeidsgivere å ensidig trekke fra skadererstatninger eller lignende fra lønnen (motregning) i henhold til dette prinsippet.

Det finnes imidlertid unntak fra dette prinsippet også. Inntektsskatt, kommunale skatter, sosialforsikringsavgifter og andre fradrag som er fastsatt av andre lover, kan lovlig trekkes fra lønnen. Når det gjelder fradrag for elementer som ikke er basert på lovgivning, som leie for bedriftsbolig eller fagforeningsavgifter, er det nødvendig å inngå en skriftlig avtale (såkalt arbeidsgiver-arbeidstaker-avtale) med en fagforening som representerer flertallet av arbeidstakerne eller en representant for flertallet av arbeidstakerne. Nylige rettsavgjørelser har også vist at i tillegg til en slik arbeidsgiver-arbeidstaker-avtale, er det nødvendig med en bestemmelse i arbeidsreglementet om fradrag, noe som understreker behovet for strenge prosedyrer.

Prinsippene om betaling minst én gang i måneden og på en fastsatt dato

Det fjerde og femte prinsippet sier at lønn må betales “minst én gang i måneden” og “på en fastsatt dato”. Disse to prinsippene sikter mot å gi arbeidstakere en regelmessig og forutsigbar inntekt for å sikre stabilitet i deres liv. “En fastsatt dato” må være spesifikt identifisert, som “den 25. hver måned”, og det er ikke tillatt med en dato som varierer betydelig fra måned til måned, som “mellom den 20. og 25. hver måned” eller “den tredje fredagen i måneden”.

Disse prinsippene gjelder ikke for lønn som betales ut sporadisk, som bonuser eller sluttpakker.

Overtidsarbeid, arbeid på fridager og nattarbeid samt tilleggslønn under japansk lov

Den japanske arbeidsstandardloven (Japanese Labor Standards Act) beskytter arbeidstakernes helse ved å sette strenge grenser for arbeidstid. Prinsippet er at arbeidstiden ikke skal overstige 8 timer per dag og 40 timer per uke (Artikkel 32 i den japanske arbeidsstandardloven). Å pålegge arbeid utover disse lovfestede arbeidstimene eller på lovfestede fridager anses juridisk som et unntakstiltak.

Grunnlaget for overtid: ‘Artikkel 36-avtalen’ under japansk arbeidsrett

For at arbeidsgivere skal kunne pålegge arbeidstakere overtid utover de lovfestede arbeidstidene, eller for å få dem til å arbeide på lovfestede fridager i Japan, må de inngå en skriftlig avtale med arbeidstakerorganisasjonen som representerer flertallet av arbeidstakerne på arbeidsplassen, eller, hvis en slik ikke finnes, med en representant for flertallet av arbeidstakerne. Deretter må de rapportere denne avtalen til den lokale arbeidstilsynsmyndigheten. Denne avtalen er kjent som ‘Artikkel 36-avtalen’ (サブロクきょうてい), oppkalt etter artikkel 36 i den japanske arbeidsstandardloven. I de senere årene har det blitt anbefalt å sende inn denne rapporten via den japanske regjeringens elektroniske søknadssystem ‘e-Gov’, og det er nå mulig for hovedkontoret å rapportere for flere arbeidssteder samlet.

Regulering av øvre grense for overtid i Japan

Etter lovendringen i 2019 (Reiwa 1), ble det innført strenge øvre grenser for overtid som kan utvides gjennom 36-avtalen, med tilhørende straffebestemmelser. Denne reguleringen er et viktig tiltak for å forhindre alvorlige problemer som dødsfall på grunn av overarbeid. Reguleringen har en totrinnsstruktur. Først og fremst er det som hovedregel satt en øvre grense for overtid på 45 timer per måned og 360 timer per år.

Deretter, kun i tilfeller av midlertidige spesielle omstendigheter, som en plutselig økning i arbeidsmengden, kan det opprettes en “spesialklausul” i 36-avtalen som tillater overskridelse av denne hovedregelen. Selv når spesialklausulen anvendes, er det imidlertid fastsatt absolutte øvre grenser i loven som ikke kan overskrides:

• Overtidsarbeid må ikke overstige 720 timer per år.
• Totalt antall timer for overtid og arbeid på fridager må ikke overstige 100 timer per måned.
• Gjennomsnittet av totalt antall timer for overtid og arbeid på fridager over en sammenhengende periode på 2, 3, 4, 5 eller 6 måneder må ikke overstige 80 timer per måned.
• Overtid som overstiger 45 timer per måned er tillatt maksimalt 6 ganger i året.

Disse øvre grensene gjelder for alle virksomheter, uavhengig av om de er store eller små. Videre vil byggebransjen, yrkessjåfører og leger, som tidligere har hatt en utsettelse i anvendelsen, også være underlagt disse øvre grensene fra april 2024 (Reiwa 6), selv om det gjelder noe forskjellige standarder.

Tilleggslønnssatser

I henhold til artikkel 37 i den japanske arbeidsstandardloven (Labor Standards Act), er arbeidsgivere forpliktet til å betale tilleggslønn for overtid, arbeid på fridager og nattarbeid, i tillegg til den vanlige lønnen. De lovfestede minimumstilleggssatsene er som følger:

• Overtidsarbeid (arbeid utover de lovfestede arbeidstimene): 25% eller mer
• Arbeid på fridager (arbeid på lovfestede fridager): 35% eller mer
• Nattarbeid (som hovedregel arbeid fra kl. 22:00 til 05:00): 25% eller mer
• Overtidsarbeid som overstiger 60 timer i måneden: 50% eller mer

Den høyere tilleggssatsen for overtid som overstiger 60 timer i måneden fungerer som en økonomisk insentiv for å begrense lange overtidstimer. Disse reguleringene bør ikke forstås som en enkel samling av individuelle tall, men som et systematisk system designet for å flerdimensjonalt begrense overdreven lange arbeidstimer. Tidsbegrensninger setter en fysisk grense for arbeidstimer, mens tilleggslønnssatser pålegger en økonomisk byrde, som samlet sett fremmer en reduksjon i arbeidstimer.

Juridiske krav til fast overtidskompensasjonssystemer i Japan

Mange bedrifter i Japan innfører et system der en forhåndsbestemt mengde overtid er inkludert i lønnen som en fast overtidskompensasjon. For at dette systemet skal være juridisk gyldig, må det imidlertid oppfylle svært strenge krav. Domstolene krever konsekvent at det må være et krav om “klar distinksjon”. Dette betyr at det må være mulig å skille klart mellom den delen av lønnen som er betaling for vanlig arbeidstid og den delen som er tilleggslønn for overtid og lignende.

En ledende sak i denne sammenhengen er International Automobile-saken (Høyesterettsdom av 30. mars 2020 (2020)). I denne saken klargjorde Høyesterett at det ikke er tilstrekkelig at lønnsslippen bare skiller navnene på komponentene; det er nødvendig å vurdere om betalingen faktisk har karakter av tilleggslønn. I det omstridte lønnssystemet ble provisjonslønn beregnet ved å trekke fra beløpet av tilleggslønn (tilsvarende fast overtidskompensasjon) som allerede var betalt. Høyesterett konkluderte med at et slikt system i realiteten bare endret navnet på en del av provisjonslønnen som skulle ha vært betalt, og manglet substansen av tilleggslønn. Som et resultat ble systemet ansett for ikke å oppfylle kravet om klar distinksjon og ble dermed erklært ugyldig.

Denne dommen viser rettsvesenets sterke vilje til ikke å tillate arbeidsgivere å designe formelle og kunstige lønnssystemer for å unngå å betale tilleggslønn. For at et fast overtidskompensasjonssystem skal fungere gyldig, er det avgjørende at denne kompensasjonen er uavhengig av andre lønnskomponenter og fungerer rent som betaling for overtid og lignende.

Den juridiske rammen for årlig betalt ferie i Japan

I Japan er årlig betalt ferie et ferieprogram som er fastsatt av den japanske arbeidsstandardloven (Arbeidsstandardloven § 39), designet for å gjenopprette arbeidstakernes fysiske og mentale tretthet og sikre et liv med tilstrekkelig fritid, hvor lønn utbetales.

Kriterier og antall dager for tildeling av ferie

Retten til årlig betalt ferie oppstår for alle arbeidstakere som oppfyller følgende to kriterier:

1. Har arbeidet kontinuerlig i 6 måneder fra ansettelsesdatoen.
2. Har vært til stede minst 80% av alle arbeidsdager i løpet av disse 6 månedene.

Når disse kriteriene er oppfylt, blir arbeidstakeren tildelt 10 arbeidsdager med årlig betalt ferie. Deretter øker antall tildelte dager i henhold til antall år med kontinuerlig tjeneste, og når opp til maksimalt 20 dager etter mer enn 6 år og 6 måneders tjeneste. Rettighetene til tildelt ferie er gyldige i 2 år.

Obligatorisk tidsbestemt tildeling av årlig betalt ferie

Etter lovendringen i 2019 (Reiwa 1), ble arbeidsgivere pålagt en ny plikt i Japan. Denne plikten innebærer at for arbeidstakere som blir tildelt mer enn 10 dager med årlig betalt ferie, må arbeidsgiveren sørge for at de tar minst 5 dager av denne ferien innen ett år fra tildelingsdatoen. Hvis en arbeidstaker allerede har tatt mer enn 5 dager frivillig, er det ingen problemer, men for arbeidstakere som ikke har tatt minst 5 dager, må arbeidsgiveren etter å ha hørt arbeidstakerens mening, bestemme tidspunktet for ferien. Dette er et kraftfullt tiltak for å eliminere nøling med å ta ferie og for å fremme ferieopptak.

Arbeidstakers rett til å bestemme tidspunkt for ferie og arbeidsgivers rett til å endre tidspunktet

I driften av årlig betalt ferie ligger det juridiske kjernen i forholdet mellom to rettigheter: “arbeidstakers rett til å bestemme tidspunkt for ferie” og “arbeidsgivers rett til å endre tidspunktet”. Prinsippet er at arbeidstakeren har rett til å bestemme tidspunktet for ferien sin. Når en arbeidstaker sier “jeg vil ha fri denne dagen”, blir ferien juridisk etablert.

Derimot kan arbeidsgiveren kun utøve “rett til å endre tidspunktet” under svært begrensede omstendigheter. Dette er retten til å be om at ferien flyttes til et annet tidspunkt, kun hvis det å gi ferie på det tidspunktet arbeidstakeren har bestemt “forstyrrer den normale driften av virksomheten”.

Det som definerer naturen til denne retten er Hvitstein Skogbruk Kontor-saken (Høyesteretts dom fra 2. mars 1973 (1973)). I denne dommen fastslo Høyesterett at årlig betalt ferie ikke er en “forespørsel” som krever arbeidsgiverens “godkjenning”, men en “konstituerende rettighet” som etableres ved arbeidstakerens ensidige viljeserklæring (å bestemme tidspunktet). Derfor, med mindre arbeidsgiveren utøver sin rett til å endre tidspunktet, blir ferien bekreftet på den dagen arbeidstakeren har bestemt. Dommen etablerte også et viktig prinsipp om at formålet med ferien er arbeidstakerens frihet, og at det ikke er tillatt for arbeidsgiveren å nekte ferie eller utøve retten til å endre tidspunktet basert på formålet med ferien.

Dette juridiske maktforholdet er bevisst designet for å være asymmetrisk. Arbeidstakeren gis en sterk rettighet, mens arbeidsgiveren kun har en begrenset forsvarsrett. Derfor er praksisen med å kreve “godkjenning” fra en overordnet for ferie eller å spørre om “grunnen” til ferien juridisk sett upassende og innebærer en risiko for compliance. I bedriftsledelse er det nødvendig å ikke lete etter grunner til å nekte ferie, men å planlegge arbeidsstrukturen, som å sikre vikarer, slik at arbeidstakere kan ta ferie uten problemer.

Arbeidsgivers begrunnede permittering og permitteringslønn under japansk lov

Når en bedrift må permittere arbeidstakere av forretningsmessige årsaker, finnes det et system for å beskytte arbeidstakernes levekår. Japans arbeidsstandardlov (Japanese Labor Standards Act) artikkel 26 krever at arbeidsgiveren betaler en permitteringslønn på minst 60% av gjennomsnittslønnen når permitteringen skyldes arbeidsgiverens forhold.

Det mest kritiske punktet i vurderingen av om denne forpliktelsen oppstår, er tolkningen av uttrykket “årsaker som kan tilskrives arbeidsgiveren”. Dette konseptet tolkes svært bredt i arbeidsretten. Det inkluderer ikke bare arbeidsgiverens forsett eller uaktsomhet, men også permitteringer som skyldes hindringer i arbeidsgiverens drift eller administrasjon. For eksempel anses mangel på råvarer, nedgang i bestillinger på grunn av morselskapets økonomiske vanskeligheter, eller maskinfeil, selv om det ikke er direkte feil hos arbeidsgiveren selv, som årsaker som kan tilskrives arbeidsgiveren.

En viktig rettsavgjørelse som støtter denne brede tolkningen er Northwest Airlines-saken (Høyesterettsdom av 17. juli 1987). I denne dommen, som omhandlet permittering i forbindelse med streik, ble det uttalt at formålet med artikkel 26 i arbeidsstandardloven er bredere enn de årsakene som kan tilskrives arbeidsgiveren i henhold til sivilretten, og at det inkluderer alle typer driftshindringer hos arbeidsgiveren. Juridisk fritakelse fra betalingsforpliktelsen er begrenset til ekte force majeure-situasjoner som oppstår utenfor virksomheten og som arbeidsgiveren ikke kan unngå selv med største forsiktighet, som jordskjelv eller tyfoner.

Bakgrunnen for denne juridiske tolkningen er en tankegang om fordeling av risiko forbundet med forretningsdrift. Risikoer som er iboende i bedriftsledelse, som markedsfluktuasjoner eller forretningspartnernes omstendigheter, bør i utgangspunktet bæres av arbeidsgiveren. Dette er en sosialpolitisk vurdering. Derfor, så lenge årsaken til permitteringen oppstår innenfor arbeidsgiverens “kontrollområde”, selv om den er forårsaket av eksterne faktorer, pålegges arbeidsgiveren en forpliktelse til å betale en minimums permitteringslønn for å sikre arbeidstakernes levekår.

Beskyttelsesbestemmelser for kvinner og mindreårige i Japan

Den japanske arbeidsstandardloven (Japanese Labor Standards Act) tar hensyn til historisk bakgrunn og fysiske egenskaper og har derfor spesielle beskyttelsesbestemmelser for kvinnelige arbeidstakere og mindreårige arbeidstakere, som anses for å trenge særlig beskyttelse.

Beskyttelse av kvinnelige arbeidstakeres morskap

For å beskytte helsen til kvinnelige arbeidstakere under graviditet og etter fødsel (juridisk referert til som “gravide og fødende kvinner”), er følgende bestemmelser etablert. Først og fremst er permisjon før og etter fødsel (etter artikkel 65 i den japanske arbeidsstandardloven) garantert. Permisjon før fødsel kan tas fra seks uker før forventet fødselsdato (14 uker i tilfelle av flerfødsler), hvis arbeidstakeren ber om det. På den annen side er permisjon etter fødsel en periode på åtte uker etter fødselen, hvor arbeidsgiveren ikke kan tillate arbeid, uavhengig av arbeidstakerens forespørsel. Spesielt de første seks ukene etter fødsel er en absolutt permisjonsperiode for å sikre morens restitusjon, og arbeidstakeren kan ikke jobbe selv om hun ønsker det. Imidlertid, etter at de første seks ukene er over, kan hun returnere til arbeidet hvis hun ber om det og en lege bekrefter at det ikke er noen hindringer.

I tillegg er det ulike restriksjoner på arbeid utført av gravide og fødende kvinner. Arbeidsgivere kan ikke sette dem til å håndtere tunge gjenstander eller arbeide på steder hvor skadelige gasser er til stede (etter artikkel 64, paragraf 3 i den japanske arbeidsstandardloven). Videre, hvis en gravid eller fødende kvinne ber om det, kan hun ikke pålegges overtid, arbeid på fridager eller nattarbeid (etter artikkel 66 i den japanske arbeidsstandardloven). Disse beskyttelsesbestemmelsene deles inn i de som krever en forespørsel fra arbeidstakeren for å tre i kraft (som fritak fra overtid) og de som arbeidsgiveren må overholde uavhengig av forespørsel (som permisjon de første seks ukene etter fødsel). Bedrifter må forstå denne forskjellen nøyaktig og etablere et passende arbeidsstyringssystem for å håndtere dem.

Beskyttelse av mindreårige arbeidstakere i Japan

Arbeidstakere under 18 år (juridisk referert til som “mindreårige”) er underlagt spesielt strenge reguleringer for å beskytte deres sunne fysiske og mentale utvikling.

Som en generell regel kan ikke mindreårige pålegges overtid eller arbeid på fridager, og det er forbudt å la dem arbeide om natten (fra kl. 22.00 til kl. 05.00) (etter artikkel 60 og 61 i den japanske arbeidsstandardloven). Videre er det fullstendig forbudt for dem å utføre farlig eller skadelig arbeid, som å operere kraner eller arbeide i høyden, samt arbeid i gruver (etter artikkel 62 og 63 i den japanske arbeidsstandardloven).

Det er også spesielle regler når det gjelder kontrakter. Foreldre eller verger kan ikke inngå arbeidskontrakter på vegne av mindreårige; kontrakten må alltid inngås direkte med den mindreårige selv (etter artikkel 58 i den japanske arbeidsstandardloven). Videre må lønnen betales direkte og i sin helhet til den mindreårige, og det er forbudt for foreldre eller andre å motta den på deres vegne (etter artikkel 59 i den japanske arbeidsstandardloven). Disse bestemmelsene er viktige beskyttelsestiltak for å forhindre at mindreårige blir økonomisk utnyttet eller tvunget til uønsket arbeid.

Oppsummering

Som vi har sett i denne artikkelen, er reguleringene knyttet til lønn, arbeidstid, ferie og beskyttelse av visse arbeidstakere under japansk arbeidsrett svært detaljerte og flerlagde. Disse reglene er ikke bare retningslinjer, men strenge juridiske forpliktelser som medfører straff og sivilrettslig ansvar ved overtredelse. Spesielt krever nylige lovendringer, som regulering av overtidsgrenser og obligatorisk tildeling av betalt årsferie, at arbeidsgivere nå må håndtere arbeidsforhold mer aktivt enn før. I tillegg indikerer retningstrendene i rettsavgjørelser om fast overtidsgodtgjørelse og lønn under permittering at en formell tilnærming alene er utilstrekkelig, og at det er substansen i systemet som blir utfordret. Å forstå og overholde disse komplekse reguleringene nøyaktig er en essensiell grunnstein for å bygge sunne arbeidsgiver-arbeidstaker-relasjoner og sikre bedrifters bærekraftige vekst.

Monolith Law Office har en lang historie med å tilby rikholdig rådgivning og støtte innen japansk arbeidsrett, inkludert temaene behandlet i denne artikkelen, til et bredt spekter av klienter både nasjonalt og internasjonalt. Vårt firma har flere advokater som snakker engelsk og som har juridiske kvalifikasjoner fra andre land, noe som gjør det mulig for oss å tette gapet mellom internasjonale forretningspraksiser og japanske juridiske reguleringer, og tilby presise og praktiske løsninger på de konkrete utfordringene våre klienter står overfor. Vi tilbyr spesialisert juridisk støtte for å navigere gjennom dette komplekse regulatoriske landskapet.