Czego należy uważać przy korzystaniu z SNS przez pracowników? Wyjaśnienie tworzenia wytycznych SNS

Wraz z rozpowszechnieniem się mediów społecznościowych takich jak Facebook czy Twitter, ryzyko związane z korzystaniem z SNS przez pracowników stale rośnie.

Niewinny post pracownika może się rozprzestrzenić, a w niektórych przypadkach może nawet doprowadzić do eskalacji konfliktu. W związku z tym, wielu menedżerów zastanawia się, jak najlepiej regulować korzystanie z SNS przez pracowników.

W tym artykule omówimy, na co należy zwrócić uwagę podczas tworzenia wytycznych dotyczących korzystania z SNS dla pracowników.

Elementy, które powinny znaleźć się w wytycznych dotyczących SNS dla pracowników

Jakie treści powinny znaleźć się w wytycznych dotyczących SNS dla pracowników? Poniżej wymieniamy te treści. Firma, do której należą pracownicy, jest oznaczona jako “nasza firma”.

Elementy, które zasadniczo powinny być zawarte

Podstawowe elementy, które powinny znaleźć się w wytycznych dotyczących SNS, to:

Regulacje dotyczące korzystania z SNS w celach biznesowych

• W przypadku korzystania z SNS w celach biznesowych, należy uzyskać uprzednią zgodę naszej firmy
• W przypadku problemów z osobą trzecią, należy natychmiast zgłosić to i postępować zgodnie z instrukcjami naszej firmy
• W przypadku konta używanego w celach biznesowych, nawet po odejściu z naszej firmy, należy postępować zgodnie z instrukcjami naszej firmy w zakresie jego użytkowania i zarządzania
• Zakazane jest korzystanie z konta używanego w celach biznesowych do uzyskiwania dochodów osobistych lub prowadzenia działalności identycznej lub podobnej do naszej firmy

Konta firmowe mają tendencję do posiadania większej liczby obserwujących i większego wpływu niż konta osobiste. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić z góry, czy nie ma nieodpowiednich postów.

Więcej informacji na temat tego, jak firmy powinny reagować na sytuacje kryzysowe w internecie, można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Regulacje dotyczące korzystania z SNS w celach prywatnych

• Nawet w przypadku korzystania z SNS w celach prywatnych, należy przestrzegać treści tych wytycznych podczas publikowania treści związanych z naszą firmą
• Nie publikować postów zawierających informacje poufne naszej firmy, naruszające porządek publiczny i dobre obyczaje, czy też zawierające zniesławienia
• W przypadku możliwości wycieku poufnych informacji naszej firmy lub utraty jej wiarygodności z powodu korzystania z SNS, należy natychmiast zgłosić to
• Podjąć środki związane z bezpieczeństwem

Nie jest rzadkością, że nawet SNS używane prywatnie przez pracowników, mogą spowodować kryzys, który zostanie powiązany z firmą, do której należą, powodując szkody dla firmy.

Ponadto, informacje, które raz zostały opublikowane w internecie, często pozostają i trudno je usunąć, co jest nazywane “cyfrowym tatuażem”.

Dlatego ważne jest, aby dokładnie opisać nie tylko SNS używane w celach biznesowych, ale także te używane prywatnie.

Więcej informacji na temat ryzyka związanego z “cyfrowym tatuażem” można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Regulacje dotyczące kar

Należy wskazać, że pracownik może zostać ukarany, jeśli naruszy te wytyczne.

Chociaż wytyczne dotyczące SNS nie są zawarte w umowie o pracę ani w regulaminie pracy, jeśli są one powszechnie znane, mogą być traktowane jako instrukcje lub polecenia od firmy. Dlatego możliwe jest nałożenie kary za naruszenie wytycznych dotyczących SNS jako naruszenie instrukcji lub polecenia.

Dodatkowe elementy, które zwiększają skuteczność wytycznych

Dodatkowo, dodanie poniższych elementów może zwiększyć skuteczność wytycznych.

• Utworzenie Komitetu ds. SNS, który regularnie przeprowadza ankiety dotyczące korzystania z SNS i odpowiada na problemy pracowników związane z SNS
• Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników na temat korzystania z SNS raz w roku

Jednakże, wprowadzenie takich środków może zwiększyć obciążenie dla firmy, dlatego należy je dokładnie rozważyć przed dodaniem.

Metody rozpowszechniania wytycznych dotyczących SNS dla pracowników

Nawet jeśli stworzymy wytyczne dotyczące SNS dla pracowników, nie mają one sensu, jeśli nie są dobrze znane pracownikom.

Podczas tworzenia wytycznych dotyczących SNS, powinniśmy je rozpowszechniać, wysyłając je do pracowników przez e-mail, umieszczając na tablicy ogłoszeń w firmie. Ponadto, wytyczne dotyczące SNS powinny być umieszczone w miejscu, które jest dostępne dla wszystkich pracowników, aby mogli je zobaczyć w dowolnym momencie.

Podsumowanie

Jeśli pracownik powoduje problem na portalach społecznościowych, może to prowadzić nie tylko do pogorszenia wizerunku firmy, ale także do potencjalnych dużych strat, takich jak bojkoty czy spadek wartości akcji. Aby zminimalizować te ryzyka, warto ustalić i szeroko propagować wytyczne dotyczące korzystania z mediów społecznościowych dla pracowników.

Jeśli masz jakiekolwiek obawy dotyczące tworzenia i stosowania wytycznych dotyczących mediów społecznościowych, zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w strategiach dotyczących mediów społecznościowych.