Explicarea precauțiilor la utilizarea agenților de aplicare pentru subvenții și a elementelor necesare în contracte

În gestionarea unei companii, este posibil să luați în considerare aplicarea pentru diverse subvenții.

Subvențiile sunt fonduri parțiale acordate de guvern sau de autoritățile locale pentru a sprijini eforturile întreprinderilor care se potrivesc cu obiectivele lor politice, în vederea realizării acestora.

Deoarece subvențiile nu necesită în principiu rambursare, acestea pot fi de mare ajutor pentru gestionarea fondurilor unei companii.

Însă, subvențiile nu sunt disponibile pentru oricine doar prin aplicare. Aplicarea pentru subvenții implică cerințe complexe, iar pe baza acestor cerințe, este necesar să descrieți clar în documentele de aplicare aspecte precum conținutul afacerii pentru care solicitați subvenția.

Deoarece documentele de aplicare pentru subvenții sunt destul de voluminoase, pregătirea aplicației în timp ce compania își desfășoară activitățile obișnuite poate fi o povară semnificativă. Din acest motiv, este destul de comun să se solicite consultanți externi pentru aplicarea la subvenții.

Prin urmare, pentru companiile care externalizează aplicarea pentru subvenții, vom explica aspectele de care trebuie să țineți cont în ceea ce privește contractul de consultanță atunci când delegați activitatea de aplicare pentru subvenții.

Procedura de aplicare pentru subvenții

Subvențiile, așa cum am explicat la început, sunt un sistem prin care o parte din cheltuielile necesare sunt acordate pentru a sprijini eforturile întreprinderilor în conformitate cu obiectivele politice ale guvernului și ale autorităților locale.

În principal, Ministerul Economiei, Comerțului și Industriei din Japonia (Japanese Ministry of Economy, Trade and Industry) se ocupă de multe subvenții.

Când aplicați pentru o subvenție, trebuie să obțineți cele mai recente cerințe de aplicare publică și formularele de cerere desemnate, și să le depuneți la secretariat înainte de termenul limită pentru aplicarea subvenției.

Ulterior, secretariatul va examina cererea de subvenție și va decide dacă aceasta este acceptată sau nu.

Și, implementarea afacerii care este subiectul subvenției trebuie să fie realizată după decizia de acceptare.

De asemenea, subvențiile nu sunt acordate imediat companiei după ce au fost acceptate.

Companiile care au fost acceptate pentru subvenții trebuie să cheltuiască întreaga sumă în avans, și pot primi subvenția numai după ce au raportat conținutul implementării afacerii și altele asemenea.

Subvențiile au de obicei un plafon bugetar fix, deci nu toate cererile sunt acceptate.

De exemplu, se spune că rata de acceptare a subvenției populare “Subvenția pentru fabricație” (Japanese Manufacturing Subsidy) este în general în jur de 50%.

Din acest motiv, multe companii apelează la consultanți profesioniști pentru a completa cererea de subvenție, pentru a trece examinarea cât mai sigur posibil.

De asemenea, există “granturi” care sunt similare cu subvențiile. Granturile sunt, de asemenea, acordate de guvern și autoritățile locale, și nu este necesară restituirea. Diferența dintre subvenții și granturi este că, dacă îndepliniți anumite condiții, puteți primi în principiu un grant. De asemenea, granturile sunt în principal beneficii legate de ocuparea forței de muncă sub jurisdicția Ministerului Sănătății, Muncii și Bunăstării din Japonia (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare).

Cui ar trebui să solicităm pentru aplicarea pentru subvenții?

Dacă doriți să externalizați aplicarea pentru subvenții, cui ar trebui să solicitați? Concluzia este că nu este necesară o calificare specială pentru a reprezenta cererea de subvenții. Din acest motiv, există numeroși agenți care se autodenominează consultanți pentru aplicarea subvențiilor.

Cu toate acestea, se pare că adesea cei care se ocupă de aplicarea pentru subvenții sunt consultanți cu calificare pentru întreprinderi mici și mijlocii.

În plus, există multe exemple de contabili autorizați și contabili publici care oferă consultanță pentru aplicarea subvențiilor.

Se spune că există anumite puncte cheie în ceea ce privește modul de redactare a cererii de subvenții. Prin urmare, atunci când externalizați aplicarea pentru subvenții, ar fi bine să consultați un consultant cu o experiență bogată în aplicarea pentru subvenții.

De asemenea, remunerația pentru aplicarea subvențiilor este, în general, structurată în două etape: un onorariu inițial și o remunerație de succes.

În acest caz, onorariul inițial este de aproximativ 100.000 – 150.000 de yeni, iar remunerația de succes este de aproximativ 10% din suma acordată. Prin urmare, dacă remunerația este semnificativ mai mare decât aceasta, ar trebui să vă gândiți cu atenție dacă să solicitați sau nu.

Contract de consultanță pentru cererea de subvenții

Când solicitați o subvenție printr-un terț, veți crea și încheia un contract de consultanță cu acesta. În acest context, vom explica în detaliu punctele cheie de verificat în contractul de consultanță.

În modelul de contract prezentat mai jos, “partea A” se referă la compania care delegă cererea de subvenție, iar “partea B” se referă la consultantul care se ocupă de cererea de subvenție.

De asemenea, atunci când creați un contract, vă rugăm să nu utilizați exemplele de clauze prezentate mai jos ca șablon, ci să le ajustați în funcție de situația reală a părților implicate.

De asemenea, detalii despre conținutul unui contract de prestări servicii tipic pot fi găsite în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Clauze privind conținutul serviciilor delegate

Articolul ○ (Conținutul serviciilor)
Partea A îi încredințează Partei B următoarele servicii (denumite în continuare “serviciile principale”), iar Partea B acceptă această delegare.
(1) Elaborarea cererii de subvenții pentru anul fiscal Reiwa ○ (anul 20XX în calendarul gregorian) și a altor documente necesare
(2) Serviciile conexe care apar în cursul executării serviciilor menționate în paragraful anterior

În contractul de consultanță, clauza centrală se referă la conținutul serviciilor de consultanță delegate. Aici, verificăm dacă conținutul și domeniul de aplicare al serviciilor sunt clar descrise. În mod specific, este important să se precizeze clar ce cerere de subvenție este delegată.

Subvențiile sunt de obicei identificate prin anul fiscal în care sunt solicitate și numele subvenției. Prin urmare, comparând cu anunțurile publice de solicitare de subvenții ale guvernului sau ale autorităților locale care solicită subvenții, verificați dacă există erori în numele subvenției etc.

Clauze privind remunerația

Articolul ○ (Remunerație etc.)
Prețul pentru acest serviciu este stabilit după cum urmează:
(1) Onorariu inițial
Partea A va plăti Partei B un onorariu inițial de ○○ yen (inclusiv TVA).
(2) Remunerație pentru succes
Dacă subvenția aplicată prin acest serviciu este adoptată, Partea A va plăti Partei B ○○% din suma adoptată (inclusiv TVA).

O clauză importantă, alături de conținutul serviciului delegat, este clauza privind prețul serviciului (remunerația). După cum s-a menționat anterior, este obișnuit ca remunerația pentru aplicarea pentru subvenții să fie structurată în două etape: onorariul inițial și remunerația pentru succes.

Prin urmare, ca o companie care delegă aplicarea pentru subvenții, este necesar să verificați dacă metoda de calcul și suma remunerației sunt clar definite în contractul de consultanță.

De asemenea, dacă există taxe sau costuri pe care compania trebuie să le suporte în afara onorariului inițial și a remunerației, este bine să verificați în prealabil conținutul acestor costuri pentru a evita problemele.

De asemenea, recent, datorită creșterii numărului de consultanți care se ocupă de aplicările pentru subvenții, se pare că există și consultanți care adoptă un sistem de remunerație pentru succes, fără niciun onorariu inițial.

Clausa privind subcontractarea

Articolul ○ (Subcontractarea)
(1) În cazul în care Partea B subcontractează serviciile către o terță parte, aceasta trebuie să obțină în prealabil consimțământul scris de la Partea A.
(2) Dacă Partea B subcontractează serviciile către o terță parte în conformitate cu prevederile anterioare, Partea B trebuie să impună aceleiași terțe părți obligații cel puțin egale cu cele pe care le are în conformitate cu acest contract.

Depunerea cererilor de subvenții are termene limită stabilite la fiecare câteva luni, ceea ce înseamnă că pentru consultanții care se ocupă cu depunerea acestor cereri, volumul de muncă tinde să se concentreze în anumite perioade.

Din acest motiv, este posibil să subcontractăm crearea cererilor de subvenții către colaboratori externi.

Chiar și în acest caz, este necesar ca partea care solicită să fie conștientă dacă serviciile au fost subcontractate sau nu. Prin urmare, în exemplul de clauză de mai sus, consimțământul scris este condiționat în paragraful 1.

Dacă se știe de la început că serviciile vor fi subcontractate, se poate considera și includerea unei formulări precum “Partea B poate subcontracta serviciile către ○○, iar Partea A acceptă acest lucru” în paragraful 1 al exemplului de clauză.

Din perspectiva părții care subcontractează, ar fi bine să solicitați divulgarea numelui furnizorului de servicii subcontractate, în măsura posibilului.

În plus, documentele legate de cererile de subvenții conțin informații confidențiale de management pentru companie. Prin urmare, chiar și atunci când subcontractați către un furnizor extern, ar trebui să verificați dacă acesta este obligat să respecte cel puțin obligațiile de confidențialitate.

Acesta este scopul paragrafului 2 din exemplul de clauză de mai sus.

Claue privind rezilierea contractului

Articolul ○ (Rezilierea contractului)
1. Partea A sau B poate rezilia acest contract prin notificare scrisă către cealaltă parte, în cazul în care aceasta din urmă îndeplinește una dintre următoarele condiții:
(1) Când încalcă oricare dintre clauzele acestui contract
(2) Când starea sa de credit se deteriorează
(3) Când există un motiv pentru care nu se poate atinge scopul acestui contract
2. Dacă Partea A refuză să primească subvenția după ce a fost selectată sau dacă Partea A nu a implementat proiectul, rezultând în incapacitatea de a primi subvenția, rezilierea acestui contract nu va fi posibilă.

Primul paragraf al exemplului de clauză este un text standard privind rezilierea contractului. În ceea ce privește delegarea serviciilor de aplicare pentru subvenții, cel de-al doilea paragraf al exemplului de clauză este cel care poate cauza probleme în mod special. În mod normal, remunerația pentru succesul serviciilor de aplicare pentru subvenții este generată atunci când subvenția aplicată este selectată.

Totuși, compania client poate primi efectiv subvenția numai după implementarea proiectului selectat. Conform celui de-al doilea paragraf al exemplului de clauză, remunerația pentru succes se generează chiar dacă clientul nu a putut primi efectiv subvenția din cauza circumstanțelor sale, după ce a fost selectat pentru subvenție.

Întrucât nu este responsabilitatea consultantului dacă clientul nu a luat măsurile necesare pentru a primi subvenția după ce a fost selectat, este inevitabil ca o astfel de clauză să fie inclusă.

Clauses generale

Pe lângă exemplele de clauze menționate mai sus, există și clauze generale care sunt în mod obișnuit stabilite în contracte.

Ca clauze generale, de exemplu, există clauze referitoare la responsabilitatea pentru daune, clauze referitoare la instanța de jurisdicție în caz de probleme cu partea adversă, clauze referitoare la obligația de confidențialitate, etc.

Dintre acestea, în cazul aplicării pentru subvenții, se furnizează consultantului informații cu un grad ridicat de confidențialitate, cum ar fi planul de afaceri al companiei și informațiile financiare, astfel încât clauza referitoare la obligația de confidențialitate este foarte importantă. Acest lucru se datorează riscului ca compania să sufere daune în cazul în care informațiile sunt scurse către concurenți.

În ceea ce privește obligația de confidențialitate, aceasta poate fi stabilită în contractul de consultanță, dar având în vedere importanța sa, se poate crea și un contract de confidențialitate separat, cunoscut sub numele de NDA.

Pentru mai multe detalii despre contractul de confidențialitate (NDA), consultați articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Rezumat

Dacă utilizați eficient un consultant extern pentru a fi selectat pentru subvenții, există avantaje semnificative pentru compania dumneavoastră.

Când externalizați activitățile legate de cererea de subvenții, asigurați-vă că încheiați întotdeauna un contract.

În ceea ce privește conținutul activității și remunerația, acestea sunt în special susceptibile de a cauza probleme, deci este necesar să verificați cu atenție contractul. Dacă aveți îndoieli cu privire la conținutul contractului, puteți consulta și primi sfaturi de la un avocat expert în afaceri corporative.

Prezentarea măsurilor noastre de către firma noastră

Ca și cum am menționat mai sus, este necesar să se creeze un contract pentru utilizarea în siguranță a serviciilor de subvenții.

Firma noastră de avocatură, Monolith, are o înaltă specializare în IT, în special în domeniul internetului și al legii. La firma noastră, ne ocupăm de crearea și revizuirea contractelor pentru o varietate de cazuri, de la companiile listate pe Tokyo Stock Exchange Prime (Bursa de Valori Tokyo Prime) până la startup-uri.

Dacă aveți probleme cu contractul, vă rugăm să consultați articolul de mai jos.

https://monolith.law/contractcreation[ja]