Подробное руководство по визовым процедурам для иностранных сотрудников в Японии в зависимости от формы найма

Для современных японских компаний привлечение глобальных талантов является ключевой стратегией управления для достижения бизнес-роста. Однако процесс найма квалифицированных иностранных специалистов регулируется сложными юридическими процедурами, установленными Законом Японии о контроле за въездом и выездом и убежище (далее – Закон о въезде и выезде). Этот закон является основой для управления всеми действиями иностранцев, въезжающих и проживающих в Японии, и точное понимание и соблюдение его положений являются неотъемлемой юридической обязанностью для компаний. Ошибки в процедуре могут привести не только к задержкам в планах найма, но и к серьезным юридическим рискам. Цель данной статьи – всесторонне рассмотреть процедуры и особенности трех типичных форм набора персонала, с которыми сталкиваются руководители компаний и специалисты по правовым и кадровым вопросам при трудоустройстве иностранцев. В частности, будут рассмотрены следующие три сценария: найм иностранцев с визой «Семейное пребывание» на постоянную работу, найм иностранцев с «визой, основанной на статусе», и предложение работы иностранцам, находящимся в Японии с визой «Краткосрочное пребывание». Точное понимание и выполнение этих процедур – это не просто офисная работа, но и крайне важная задача для создания системы корпоративного соответствия и управления юридическими рисками.

Основные принципы трудоустройства иностранцев и юридическая ответственность компаний в Японии

Когда компании нанимают сотрудников независимо от их национальности, на них возлагаются определенные юридические обязательства. Однако в случае трудоустройства иностранцев существуют особенно строгие требования проверки в соответствии с японским законом об иммиграции. Каждая компания обязана, до заключения трудового договора и начала работы, проверить у соискателя наличие карты пребывания или паспорта, а также удостовериться, что у иностранца есть разрешение на работу и его срок пребывания действителен. Несоблюдение этих обязанностей и найм работника без разрешения на работу может привести к серьезной юридической ответственности для компании.

Статья 73-2 японского закона об иммиграции устанавливает “преступление по содействию нелегальной занятости”. Это положение наказывает лиц, которые позволяют или организуют нелегальную трудовую деятельность в рамках своего бизнеса. В случае нарушения этого закона, на физических лиц может быть наложено наказание в виде лишения свободы на срок до трех лет или штрафа до 3 миллионов иен, или обоих, а на юридических лиц – штраф до 3 миллионов иен. Самым важным аспектом этого закона является то, что утверждение компании о том, что она “не знала” о нарушении, как правило, не принимается во внимание. Даже если компания не выполнила свою обязанность проверки, например, не проверила карту пребывания, она может быть наказана за “небрежность”. Таким образом, закон требует от компаний активного и надежного механизма проверки. Следовательно, выполнение соответствующих процедур в зависимости от каждой формы найма, которые будут описаны далее, является единственным способом избежать риска преступления по содействию нелегальной занятости и доказать, что компания выполняет свои юридические обязательства.

Особенности найма по типу визы №1: Прием на работу иностранцев с визой «Сопровождение семьи» в качестве постоянных сотрудников в Японии

Статус пребывания «Сопровождение семьи» в Японии предоставляется супругам и детям иностранных работников, которые находятся на иждивении, и основная цель этого статуса – проживание в Японии в качестве семьи. Следовательно, этот статус пребывания изначально не предусматривает разрешение на работу. Однако, в соответствии со статьей 19 японского Закона об иммиграции, можно получить разрешение на работу, не соответствующую статусу пребывания, что позволяет исключительно работать. Тем не менее, это разрешение принципиально ограничивается работой до 28 часов в неделю и предполагает занятость на неполный рабочий день или в качестве временного работника. Поэтому найм иностранцев с визой «Сопровождение семьи» в качестве постоянных сотрудников, выходящих за рамки разрешенной деятельности, невозможен без изменения законодательства.

Для трудоустройства в качестве постоянного сотрудника необходимо изменить текущий статус пребывания «Сопровождение семьи» на статус, позволяющий работать в соответствии с характером выполняемой работы, например, на «Инженерные, гуманитарные знания, международные услуги». Эта процедура регулируется статьей 20 японского Закона об иммиграции, которая предусматривает подачу заявления на изменение статуса пребывания. Это заявление не просто обновление типа статуса пребывания, а равносильно строгой проверке при получении совершенно новой рабочей визы. Иммиграционная служба Японии проводит полную проверку соответствия заявителя требованиям нового статуса пребывания. Особенно важным критерием проверки является соответствие образования и профессионального опыта заявителя предполагаемым обязанностям на предприятии. Например, если кандидат с высшим образованием в области инженерии претендует на должность в маркетинге, необходимо убедительно объяснить связь между его специализацией и характером работы, иначе получить разрешение будет сложно. Компаниям следует осознавать, что данная процедура не является формальностью, а представляет собой проверку обоснованности найма, и требует тщательной подготовки.

Заявление на изменение статуса пребывания подается в местное отделение иммиграционной службы, в соответствии с местом жительства заявителя. Процедура обычно занимает от одного до двух месяцев. При одобрении заявления необходимо уплатить сбор в размере 6,000 иен при подаче через окно или 5,500 иен при онлайн-подаче.

Необходимые документы для процедуры подготавливаются как заявителем, так и принимающей стороной. Основные документы следующие:

• Документы, подготавливаемые заявителем
  • Формуляр заявления на изменение статуса пребывания
  • Фотография (вертикально 4 см × горизонтально 3 см)
  • Паспорт и карта пребывания (для предъявления)
  • Документы, подтверждающие образование и трудовую историю (свидетельство о выпуске, справка с места работы и т.д.)
• Документы, подготавливаемые компанией
  • Свидетельство о регистрации компании и юридического лица
  • Копия финансового отчета за последний год
  • Сводная таблица источников удержания подоходного налога сотрудников за предыдущий год
  • Копия трудового договора (с указанием должностных обязанностей, зарплаты, срока действия и т.д.)
  • Обоснование найма (документ, объясняющий необходимость приема на работу)

В зависимости от размера компании (публичная компания, малый или средний бизнес и т.д.) существует система категорий, которая упрощает список предоставляемых документов, поэтому важно определить, к какой категории относится ваша компания. Формы заявлений и детали необходимых документов можно проверить на веб-сайте иммиграционной службы Японии.

Ссылка: Заявление на изменение статуса пребывания | Иммиграционная служба Японии[ja]

Ссылка: Статус пребывания «Инженерные, гуманитарные знания, международные услуги» | Иммиграционная служба Японии[ja]

Ключевые моменты при найме иностранцев с видом на жительство в Японии

Виды на жительство, такие как «постоянный житель», «супруг(а) гражданина(ки) Японии и т.д.», «супруг(а) постоянного жителя и т.д.», «постоянно проживающий», предоставляются не на основе конкретного вида деятельности, а в соответствии с личным статусом или положением человека, поэтому они называются «виды на жительство, основанные на статусе» или «виды на жительство статусной категории». Иностранцы, имеющие такие виды на жительство, не имеют никаких законодательных ограничений на трудовую деятельность, как и японцы. Следовательно, компании могут нанимать их на тех же условиях, что и японских сотрудников, без учета должности и рабочего времени. Процедуры изменения статуса пребывания в Управлении иммиграции не требуются, что делает процесс найма очень простым.

Однако простота этой процедуры может привести к упущению юридических обязательств, поэтому необходимо быть внимательными. Даже при найме иностранцев со статусной категорией визы, компании обязаны в соответствии со статьей 28 Закона Японии о комплексном продвижении трудовой политики, стабильности занятости и улучшении профессиональной жизни работников, сообщать в Хэллоуорк (публичный центр занятости) о найме. Это уведомление называется “Уведомление о состоянии занятости иностранцев” и является обязательным для всех работодателей. Несоблюдение этого требования или подача ложного уведомления может привести к штрафу до 300 тысяч иен.

Поскольку заявление в Управление иммиграции не требуется, существует риск пропуска этого уведомления в стандартном процессе найма в компании. Для предотвращения нарушений в области соблюдения законодательства, эффективно включить в процесс ориентации при найме механизм проверки, который автоматически инициирует процесс уведомления Хэллоуорк при обнаружении иностранного гражданства (за исключением специальных постоянных жителей).

Метод уведомления зависит от того, становится ли иностранец застрахованным лицом по системе занятости или нет.

1. Если иностранец становится застрахованным лицом по системе занятости
   • Процедура: При подаче обычного “Уведомления о приобретении статуса застрахованного лица по системе занятости” (Форма №2), необходимо добавить информацию о виде на жительство, сроке пребывания, национальности и другие данные о иностранце.
   • Куда подавать: В Хэллоуорк, который находится в юрисдикции местоположения предприятия.
   • Срок подачи: До 10-го числа месяца, следующего за месяцем найма.
2. Если иностранец не становится застрахованным лицом по системе занятости
   • Процедура: Необходимо отдельно подать “Уведомление о состоянии занятости иностранцев” (Форма №3).
   • Куда подавать: В Хэллоуорк, который находится в юрисдикции местоположения предприятия, где работает иностранец.
   • Срок подачи: До последнего дня месяца, следующего за месяцем найма.

При увольнении также требуется подача уведомления о потере статуса застрахованного лица по системе занятости или уведомления о состоянии занятости иностранцев (при увольнении). Формы уведомлений можно скачать с веб-сайта Министерства здравоохранения, труда и социального обеспечения.

Ссылка: О уведомлении о состоянии занятости иностранцев | Министерство здравоохранения, труда и социального обеспечения Японии[ja]

Особенности найма иностранцев для краткосрочного пребывания в Японии

Статус пребывания «краткосрочное пребывание» в Японии предназначен для временных визитов, таких как туризм, посещение родственников или краткосрочные деловые поездки (конференции, переговоры и т.д.), которые не предполагают получение вознаграждения. Поэтому иностранцам с таким статусом пребывания строго запрещено работать в Японии. Даже если компания провела собеседование с талантливым кандидатом, прибывшим в Японию по краткосрочной визе, и предложила ему работу, немедленное трудоустройство и изменение статуса пребывания на рабочую визу, как правило, не разрешается.

Согласно статье 20, пункт 3 Закона о иммиграционном контроле Японии, изменение статуса пребывания с «краткосрочного пребывания» разрешается только в случае «неотложных особых обстоятельств». Под такими обстоятельствами понимаются случаи, требующие гуманного рассмотрения (например, заключение брака с гражданином Японии, серьезное заболевание, делающее невозможным возвращение на родину), и простое получение предложения о работе от японской компании не соответствует этим критериям. Такая строгая практика предназначена для предотвращения подрыва основ системы путем получения права на работу в стране после въезда по упрощенной процедуре, минуя строгую визовую проверку, которая должна проводиться в японских посольствах и консульствах за рубежом.

Таким образом, при найме иностранца для краткосрочного пребывания, компания должна следовать двухэтапной официальной процедуре. Эта процедура строго регламентирована законом, и начало работы без ее соблюдения является серьезным нарушением закона.

Первый этап: Заявление на получение Сертификата подтверждения статуса пребывания

Прежде всего, принимающая компания подает заявление от имени иностранца на получение «Сертификата подтверждения статуса пребывания (COE)» внутри Японии. Это процедура, основанная на статье 7-2 Закона о иммиграционном контроле Японии, которая предусматривает предварительную проверку министром юстиции планируемой деятельности иностранца на соответствие критериям статуса пребывания до его въезда в Японию. Наличие этого сертификата ускоряет последующую выдачу визы. Заявление подается в местное управление иммиграционного контроля, которое находится в юрисдикции местоположения компании. Обычно рассмотрение заявления занимает от одного до трех месяцев, поэтому компания должна учитывать этот срок при планировании найма.

Второй этап: Заявление на визу и въезд в Японию

После получения Сертификата подтверждения статуса пребывания, компания отправляет его кандидату, который находится за границей. В это время кандидат, как правило, должен покинуть Японию. Затем кандидат представляет этот сертификат в японское посольство или консульство в своей стране для получения официальной рабочей визы (визы). После въезда в Японию с новой визой, иностранец получает карту пребывания в аэропорту и с этого момента может начать работать легально. Реалистично ожидать, что весь процесс от предложения работы до фактического начала трудовой деятельности займет как минимум от трех до четырех месяцев.

Документы, необходимые для заявления на Сертификат подтверждения статуса пребывания, аналогичны тем, которые требуются для заявления на изменение статуса пребывания, и включают строгую проверку содержания и стабильности бизнеса компании, а также соответствие образования и опыта работы кандидата предполагаемым обязанностям.

Ссылка: Заявление на получение Сертификата подтверждения статуса пребывания | Управление иммиграционного контроля[ja]

Сравнение различных процедур

Три формы набора персонала, описанные ранее, являются законными путями для трудоустройства иностранцев, однако юридический подход, субъекты процедур, необходимое время и важные моменты, на которые должны обратить внимание компании, существенно различаются. Ключом к успешному найму и соблюдению нормативных требований является первоначальное точное определение типа визы кандидата и выбор соответствующей правовой процедуры. Ниже представлена таблица, в которой собраны основные различия процедур в трех сценариях.

Заключение

Для японских компаний, стремящихся привлечь иностранные таланты, абсолютно необходимо, чтобы их процесс найма соответствовал законодательству. Как подробно описано в данной статье, в зависимости от типа визы, которой обладает кандидат, юридические процедуры, которые должна провести компания, кардинально отличаются. Точное определение правового статуса кандидата и строгое следование установленным процедурам – единственный путь для компаний к управлению юридическими рисками и успешному привлечению персонала. Ошибки в выборе процедур могут привести не только к задержкам в планах найма, но и к серьезным нарушениям в области соблюдения требований законодательства, таким как поощрение нелегальной занятости.

Юридическая фирма “Монолит” обладает значительным опытом в предоставлении юридических услуг по вопросам оформления рабочих виз и сложных процедур иммиграционного контроля для множества клиентов в Японии. В нашей фирме работают специалисты, имеющие квалификацию иностранных адвокатов и владеющие английским языком, что позволяет нам предоставлять поддержку в решении юридических задач через четкую и эффективную коммуникацию как для международных руководителей, так и для зарубежных заинтересованных сторон. Если у вас возникли трудности с юридическими процедурами, связанными с трудоустройством иностранных специалистов, пожалуйста, обращайтесь за консультацией в нашу фирму.