На что стоит обратить внимание при использовании сотрудниками социальных сетей? Объясняем, как разработать руководство по использованию социальных сетей

С распространением социальных сетей, таких как Facebook и Twitter, риски, связанные с использованием SNS сотрудниками, продолжают увеличиваться.

Непринужденные публикации сотрудников могут распространяться и, в зависимости от обстоятельств, могут вызвать скандал. В связи с этим, многие руководители задаются вопросом, как лучше регулировать использование SNS сотрудниками.

В этой статье мы обсудим, на что следует обратить внимание при создании руководства по использованию SNS для сотрудников.

Пункты, которые следует включить в руководство по использованию социальных сетей для сотрудников

Что следует указать в руководстве по использованию социальных сетей для сотрудников? Ниже перечислены основные пункты. Компания, в которой работает сотрудник, обозначается как “наша компания”.

Пункты, которые следует включить в качестве основных

В руководстве по использованию социальных сетей следует указать следующие основные пункты:

Положения об использовании социальных сетей в рабочих целях

• При использовании социальных сетей в рабочих целях необходимо получить предварительное разрешение нашей компании
• В случае проблем с третьими лицами, немедленно сообщить об этом и следовать инструкциям нашей компании
• По отношению к аккаунтам, использованным в рабочих целях, даже после увольнения из нашей компании, следует соблюдать инструкции нашей компании по их использованию и управлению
• Запрещено использовать аккаунты, созданные для рабочих целей, для получения личной прибыли или ведения бизнеса, аналогичного или схожего с бизнесом нашей компании

Корпоративные аккаунты обычно имеют больше подписчиков и больше влияния, чем личные аккаунты. Поэтому важно проверять содержание публикаций заранее, чтобы избежать неподобающих сообщений.

О том, как компания должна реагировать в случае скандала в интернете, подробно описано в следующей статье.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Положения об использовании социальных сетей в личных целях

• Даже при использовании социальных сетей в личных целях, при публикации информации, связанной с работой нашей компании, следует соблюдать содержание этого руководства
• Не публиковать информацию, которая является конфиденциальной для нашей компании, или содержит нарушения общественного порядка и нравственности, клевету и т.д.
• В случае возможной утечки конфиденциальной информации нашей компании или потери доверия к нашей компании из-за использования социальных сетей, немедленно сообщить об этом
• Принимать меры по обеспечению безопасности

Даже если сотрудник использует социальные сети в личных целях, в случае скандала в интернете, его компанию можно легко идентифицировать, что может привести к ущербу для компании.

Кроме того, информация, однажды опубликованная в интернете, может оставаться там надолго, как “цифровая татуировка”.

Поэтому важно четко указать не только правила использования социальных сетей в рабочих целях, но и в личных.

О рисках “цифровой татуировки” можно узнать из следующей статьи.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Положения о штрафных санкциях

Следует указать, что сотрудник может быть подвергнут штрафным санкциям в случае нарушения руководства.

Руководство по использованию социальных сетей не включено в трудовой договор или правила работы, но если оно будет известно, его можно рассматривать как указание или приказ от компании. Поэтому в случае нарушения руководства по использованию социальных сетей, можно наложить штраф за нарушение указаний или приказов.

Дополнительные пункты для повышения эффективности руководства

Для повышения эффективности руководства, можно добавить следующие пункты:

• Создание комитета по использованию социальных сетей, который будет регулярно проводить опросы о способах использования социальных сетей и отвечать на вопросы сотрудников о проблемах в социальных сетях
• Проведение ежегодного обучения для сотрудников по использованию социальных сетей

Однако, принятие таких мер может повлечь за собой дополнительные обязательства со стороны компании, поэтому следует тщательно обдумать их внедрение.

Способы распространения информации о правилах использования социальных сетей для сотрудников

Создание правил использования социальных сетей для сотрудников не имеет смысла, если сотрудники о них не знают.

При создании правил использования социальных сетей, рассылайте их сотрудникам по электронной почте или размещайте на внутреннем информационном стенде компании. Кроме того, эти правила следует разместить в месте, доступном для просмотра всеми сотрудниками, чтобы они могли ознакомиться с ними в любое время.

Заключение

Если сотрудник вызывает проблемы в социальных сетях, это может привести не только к ухудшению имиджа компании, но и к возможности возникновения бойкота, падения цен на акции и других значительных убытков. Чтобы минимизировать эти риски, рекомендуется разработать и тщательно распространить среди сотрудников руководство по использованию социальных сетей.

Если у вас есть вопросы или опасения относительно разработки и применения руководства по социальным сетям, рекомендуется обратиться к адвокату, специализирующемуся на вопросах социальных сетей.