Какова процедура обмена визитными карточками онлайн? Объяснение особенностей 'Японского закона о специфической электронной почте'

В связи с распространением нового коронавируса, телеработа стала все более популярной, и не только внутренние собрания, но и встречи и переговоры между компаниями все больше проходят онлайн.

Однако, в отличие от личных встреч, нет обмена визитными карточками, и особенно когда собеседников несколько, можно пропустить такую информацию как имя, отдел, должность и т.д. Поэтому все больше внимания привлекает “онлайн обмен визитными карточками”, который можно использовать даже во время видеоконференций.

Однако, это система, которая только недавно появилась, и многие люди, возможно, еще не знают о ней.

Поэтому в этот раз мы подробно расскажем о процедуре “онлайн обмена визитными карточками”, его преимуществах и недостатках, а также о рисках, связанных с его использованием.

Что такое обмен визитными карточками онлайн?

Обмен визитными карточками онлайн – это процесс преобразования бумажных “визиток” в цифровые данные для обмена в Интернете.

Если у вас есть доступ к Интернету, вы можете отправить данные с вашего смартфона или компьютера другому человеку, что делает этот метод очень эффективным в эпоху с коронавирусом.

Это все еще новый метод, и стандартные нормы еще не установлены, но использование в связке с инструментами для управления визитками постепенно распространяется.

Преимущества обмена визитными карточками онлайн

Можно передать/записать много информации

В цифровых визитных карточках можно записать ссылки на веб-сайт вашей компании, даты и заметки о переговорах и другую информацию. Это позволяет хранить больше информации, чем на бумажной визитной карточке.

Легко обмениваться визитными карточками с людьми на расстоянии

В онлайн-встречах и переговорах может быть недостаток реалистичности по сравнению с личными встречами. Однако, если использовать обмен визитными карточками онлайн, можно легко представиться даже тем, кого вы встречаете впервые, и обеспечить гладкое общение.

Больше не нужно беспокоиться о том, что визитные карточки закончатся

Для менеджеров по продажам, которые ведут переговоры с большим количеством клиентов, преимуществом является то, что они могут легко отправить данные визитной карточки с мобильного телефона или ноутбука, в отличие от бумажных визитных карточек, поэтому они не должны беспокоиться о том, что визитные карточки закончатся.

Можно эффективно управлять визитными карточками

Кроме того, цифровые визитные карточки, полученные через обмен визитными карточками онлайн, можно организовать в базу данных, что делает ненужными визитницы. Также можно делиться информацией с коллегами и искать необходимую информацию в любом месте с помощью смартфона или ноутбука, что очень эффективно.

Недостатки обмена визитными карточками онлайн

Требуется интернет-соединение

Если вы проводите телеконференции, вам не о чем беспокоиться. Однако, если вы хотите обменяться визитными карточками онлайн вне офиса, вам потребуется устройство для подключения к интернету, такое как смартфон или компьютер.

Тем не менее, для бизнесменов, которые всегда носят с собой смартфон или компьютер, и имеют доступ к интернету в различных местах, это не должно стать большой проблемой.

Возможно увеличение затрат

Если сотрудник использует инструмент для управления визитными карточками бесплатно для личного использования, это одно дело. Однако, если вся компания собирается использовать и делиться данными визитных карточек, вам может потребоваться платный инструмент для управления визитными карточками с большим количеством функций, что может привести к увеличению затрат.

Низкий уровень распространения обмена визитными карточками онлайн

Обмен визитными карточками онлайн зависит от другой стороны, поэтому важно, чтобы он был широко распространен, чтобы использовать его преимущества. Кроме того, недостатком может быть то, что компаний, предоставляющих такие услуги, мало, и выбор ограничен.

Процедура обмена визитными карточками онлайн

Подготовка инструмента для управления визитными карточками

Обмен визитными карточками онлайн возможен даже без инструмента для управления визитными карточками. Однако, если учесть создание собственных визитных карточек и сохранение/использование визитных карточек, полученных от других, использование инструмента для управления визитными карточками будет более предпочтительным.

Создание собственных визитных карточек

Создайте данные своей визитной карточки, сканируя ее или снимая на камеру смартфона с использованием инструмента для управления визитными карточками.

Отправка данных своей визитной карточки

Обычно для отправки данных визитной карточки используются URL или QR-коды, которые позволяют просмотреть данные визитной карточки даже тем, у кого нет инструмента для управления визитными карточками.

Использование URL

В случае текстовых переговоров или встреч, таких как электронная почта или чат, вы можете отправить URL данных визитной карточки, созданных с помощью инструмента для управления визитными карточками, и другая сторона сможет просмотреть данные визитной карточки по этому URL.

Использование QR-кода

Если доступно видео, как в случае с телевизионной конференцией, вы можете встроить QR-код в виртуальный фон, и другая сторона сможет прочитать QR-код на своем смартфоне и просмотреть данные визитной карточки.

Использование функции обмена визитными карточками инструмента для управления визитными карточками

Если другая сторона также использует инструмент для управления визитными карточками, вы можете легко обменяться визитными карточками, используя функцию обмена визитными карточками этого инструмента.

Юридические вопросы при отправке специфических электронных писем

Является ли законным отправка рекламных писем о своих услугах и товарах на адреса электронной почты, полученные при обмене визитными карточками в Интернете? Здесь возникает проблема взаимодействия с Японским законом о специфической электронной почте.

Что такое специфическая электронная почта?

Специфическая электронная почта – это электронные письма, отправляемые для рекламы и продвижения, включая случаи, когда одной из целей отправки является привлечение на рекламный веб-сайт услуг или товаров.

Например, это может быть случай, когда в благодарственное письмо после онлайн-конференции вставляется URL рекламного веб-сайта вашего товара. Использование деловой электронной почты для рекламы и продвижения не является необычным и широко применяется.

Ограничения на отправку по Японскому закону о специфической электронной почте (регулирование подтверждения подписки)

Согласно Японскому закону о специфической электронной почте, в принципе, запрещено отправлять специфическую электронную почту, если получатель не выразил “согласия” на ее отправку.

Однако, в соответствии со статьей 3, пункт 2 этого закона, исключение делается для случаев, когда “свой адрес электронной почты был сообщен”, поскольку считается, что есть определенная вероятность получения электронной почты от другой стороны, даже без согласия.

Если вы хотите узнать больше о регулировании подтверждения подписки, пожалуйста, ознакомьтесь с подробным описанием ниже вместе с этой статьей.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Является ли незаконной отправка специфической электронной почты контактам, полученным при обмене визитными карточками в Интернете?

При обмене визитными карточками в Интернете, данные визитной карточки, включая адрес электронной почты, сообщаются другой стороне, что соответствует случаю, когда “свой адрес электронной почты был сообщен”, и, похоже, отправка специфической электронной почты не является незаконной.

Однако, согласно статье 2, параграф 1 Правил применения Японского закона о специфической электронной почте, “метод сообщения своего адреса электронной почты должен быть письменным”, и цифровые данные визитной карточки не включены.

Согласно мнению Министерства внутренних дел и связи Японии, на данный момент электронная визитная карточка не может быть включена в “письменную форму”, и кажется, что четкое решение по новому методу обмена визитными карточками в Интернете еще не принято.

Заключение

При отправке специфической электронной почты на адреса электронной почты, полученные при обмене визитными карточками в Интернете, поскольку это не письменное согласие, строго говоря, это может нарушать статью 3 Японского закона о специфической электронной почте.

Однако, даже если это уведомление в Интернете, поскольку цель исключения в Японском законе о специфической электронной почте заключается в том, что “когда свой адрес электронной почты был сообщен, считается, что есть определенная вероятность получения электронной почты от другой стороны”, незаконность не является серьезной.

Кроме того, даже если это будет признано нарушением, сначала будет выдан “приказ о мерах” по улучшению метода отправки электронной почты, и если вы примете меры на этом этапе, вы сможете избежать наказания.

Вывод: обмен визитными карточками онлайн и Японский закон о специфической электронной почте

В этот раз мы обсудили “обмен визитными карточками онлайн”, включая ① преимущества и недостатки, ② необходимые процедуры, ③ юридические вопросы, основываясь на соответствующих законах и регулированиях.

“Обмен визитными карточками онлайн” – это еще новый метод, и некоторые аспекты законодательства еще не успели его догнать. Поэтому, если вы планируете отправлять специфические электронные письма тем, с кем вы обменивались визитными карточками онлайн, мы рекомендуем вам не принимать решения самостоятельно, а заранее проконсультироваться и получить совет у адвоката с богатыми профессиональными знаниями и опытом.

Информация о мерах, предпринимаемых нашей юридической фирмой

Юридическая фирма “Монолит” обладает высокой специализацией в области IT, особенно в сочетании интернета и права. В последнее время обмен визитными карточками онлайн привлекает все больше внимания, однако перед его внедрением необходима юридическая проверка. Наша фирма проводит такую проверку для многих компаний. Подробности указаны в статье ниже.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]