Стратегическое использование гибких систем рабочего времени в японском трудовом праве и юридические риски

Современная бизнес-среда характеризуется постоянными изменениями и непредсказуемостью. Для того чтобы компании могли сохранять конкурентоспособность и расти в таких условиях, необходима организационная гибкость, позволяющая быстро и эффективно реагировать на колебания объема работы. Однако, японское трудовое законодательство, основываясь на принципе защиты работников, предписывает строгую и унифицированную дисциплину в отношении рабочего времени. Этот принцип играет крайне важную роль в обеспечении здоровья работников, но также может ограничивать гибкость использования персонала и стремление компаний к повышению производительности. Статья 32 Японского закона о трудовых стандартах ограничивает рабочее время в принципе восемью часами в день и сорока часами в неделю, а труд сверх этих норм регулируется как «сверхурочная работа», с обязательной выплатой дополнительного вознаграждения.

Для преодоления разрыва между этими принципиальными рамками и реальными требованиями бизнес-операций, японское трудовое законодательство предусматривает несколько исключительных систем. Среди них – «система изменяемого рабочего времени» и представленные системой флекситайм и системой дискреционного труда «гибкие системы рабочего времени». Эти системы не просто альтернативы управления, они могут стать мощными стратегическими инструментами для оптимизации производительности компании, затрат на персонал и баланса между работой и личной жизнью сотрудников. Система изменяемого рабочего времени позволяет планировать рабочее время в соответствии с загруженностью работы, система флекситайм предоставляет работникам право самостоятельно определять время начала и окончания работы, а система дискреционного труда переводит управление с количества отработанных часов на управление результатами для определенных специалистов. Каждая из этих систем имеет свои цели и особенности. Однако стратегические преимущества, которые они предоставляют, неразрывно связаны с строгими юридическими и управленческими обязательствами, требуемыми для их внедрения и эксплуатации. Если не выполнить хотя бы одно из требований системы, ее применение может быть признано юридически недействительным, что в свою очередь может привести к возникновению обязательств по выплате значительных сумм невыплаченного дополнительного вознаграждения с обратной силой, что может нанести катастрофический финансовый ущерб компании. В данной статье мы подробно рассмотрим юридическую структуру этих систем рабочего времени, требования к их внедрению и потенциальные риски с точки зрения управления.

Принципы регулирования рабочего времени в Японии

Основой управления рабочим временем в системе японского трудового права является “принцип законной продолжительности рабочего времени”. Он определен в статье 32 Японского закона о трудовых стандартах, согласно которому работодатель не должен заставлять работника работать сверх установленного предела в 40 часов в неделю и 8 часов в день, исключая время на перерывы. Этот законный предел рабочего времени служит минимальным стандартом для предотвращения чрезмерной трудовой нагрузки и защиты здоровья работников. Работа сверх этого предела определяется как “сверхурочная работа” (работа сверх установленного законом времени) и юридически считается исключительной мерой.

Для того чтобы работодатель мог поручить работнику сверхурочную работу, необходимо выполнить два важных юридических требования. Во-первых, необходимо заключить письменное соглашение о сверхурочной работе с профсоюзом, представляющим большинство работников, или, в отсутствие такового, с лицом, представляющим большинство работников. Это соглашение, основанное на статье 36 Японского закона о трудовых стандартах, обычно называется “соглашением 36”. Во-вторых, после заключения соглашения 36 и фактического выполнения сверхурочной работы работодатель обязан выплатить работнику дополнительную оплату за сверхурочные часы, рассчитанную по законной надбавке (как правило, не менее 25%).

Здесь важно понимать различие между двумя крайне важными понятиями в практической и юридической сферах: “законное рабочее время” и “установленное рабочее время”. В то время как законное рабочее время является абсолютным пределом, установленным законом, “установленное рабочее время” относится к рабочему времени, которое каждая компания определяет самостоятельно в своих правилах трудоустройства или трудовых договорах. Например, если компания установила начало рабочего дня в 9 утра, окончание в 17 часов и один час на перерыв, то установленное рабочее время этой компании составит 7 часов. Установленное рабочее время всегда должно соответствовать законному рабочему времени, то есть не превышать 8 часов в день и 40 часов в неделю. Это различие имеет решающее значение при расчете дополнительной оплаты. Работа сверх установленного рабочего времени (например, 7 часов), но не достигающая законного рабочего времени (в данном случае 8 часов), называется “работой в рамках установленного законом времени” и не влечет за собой обязательства по выплате дополнительной оплаты по закону (хотя в правилах трудоустройства может быть предусмотрена отдельная оплата). В то же время, работа сверх законного рабочего времени считается “работой сверх установленного законом времени”, и требуется соблюдение вышеупомянутого соглашения 36 и выплата дополнительной оплаты.

Понимание строгости этих принципиальных правил является отправной точкой при рассмотрении системы изменчивого рабочего времени и других гибких механизмов. Описанные далее системы являются “исключениями”, которые закон особо разрешает в отношении принципа “8 часов в день, 40 часов в неделю”. С точки зрения юридической теории, для применения исключения необходимо полностью соответствовать всем требованиям, установленным этим положением. Если по результатам процедурной проверки или из-за ошибок в применении выяснится, что требования не были выполнены, применение исключения не будет признано, и рабочее время будет рассчитываться согласно основному принципу. Это может включать в себя значительные риски для управления компанией. Например, если компания считает, что внедрила систему изменчивого рабочего времени, но спустя несколько лет обнаруживается, что процедура внедрения была неполной, вся система может быть признана недействительной, и все рабочее время, превышающее 8 часов в день и 40 часов в неделю за весь предыдущий период, будет пересчитано как сверхурочное. В результате компания может столкнуться с неожиданными обязательствами по выплате значительных сумм невыплаченной дополнительной оплаты. Поэтому важно понимать, что эти гибкие системы не просто удобные инструменты, но и юридические рамки с высоким уровнем риска, требующие строгого соблюдения правил.

Измененная система рабочего времени: рамки для адаптации к колебаниям рабочей нагрузки

Измененная система рабочего времени в Японии представляет собой механизм, позволяющий планомерно реагировать на сезонные и месячные колебания объема работы, целью которого является эффективное распределение рабочей силы и сокращение общего рабочего времени. Суть этой системы заключается в том, что если среднее количество рабочих часов в течение определенного периода (рассматриваемого интервала) не превышает 40 часов в неделю, которые являются законодательно установленным рабочим временем, то работодатель может, согласно трудовому соглашению или правилам труда, разрешить работу сверх 8 часов в определенный день или сверх 40 часов в определенную неделю, не считая это сверхурочной работой. Благодаря этому компании могут устанавливать более длительное рабочее время в периоды повышенной занятости и сокращать его в периоды затишья, синхронизируя рабочее время с колебаниями рабочей нагрузки. В результате это позволяет сократить неэффективное время ожидания в периоды затишья и уменьшить сверхурочную работу в периоды пиковой занятости, что ведет к оптимизации затрат на оплату труда и повышению производительности.

Японский Закон о трудовых стандартах предусматривает два основных типа измененной системы рабочего времени в зависимости от продолжительности рассматриваемого периода.

Месячный переменный рабочий график под японским законодательством

Месячный переменный рабочий график предназначен для бизнесов, где рабочая нагрузка циклически меняется в течение месяца, и охватывает определенный период в пределах одного месяца. Типичными примерами являются бухгалтерские отделы, где работа концентрируется в конце месяца, или сфера услуг, где мероприятия проводятся в определенные недели. Для внедрения этой системы необходимо заключить соглашение между работниками и работодателями и зарегистрировать его в местном инспекторате трудовых стандартов или включить соответствующие положения в правила труда или другие аналогичные документы. Одним из самых важных требований к использованию этой системы является заранее определить рабочие часы для каждого дня в течение месяца до начала этого периода с помощью рабочего календаря или графика смен и довести эту информацию до сведения работников. В принципе, работодатель не имеет права произвольно изменять установленные рабочие часы по своему усмотрению.  

Годовая система переменного рабочего времени под японским законодательством

Годовая система переменного рабочего времени в Японии предусматривает периоды, превышающие один месяц, но не более одного года, и подходит для бизнеса, где объем работы сильно варьируется в зависимости от сезона, например, в строительстве, туризме или производстве определенных товаров. В связи с длительностью периода, на который распространяется данная система, она может оказать значительное влияние на работников, поэтому к ней применяются более строгие регулирования по сравнению с месячной системой. Для внедрения необходимо включить положения в правила трудоустройства, заключить соглашение между работодателем и работниками, а также зарегистрировать это соглашение в инспекции трудовых стандартов.

В этой системе существует несколько предельных нормативов для предотвращения чрезмерной трудовой нагрузки на работников. В частности, максимальная продолжительность рабочего дня составляет 10 часов, а максимальная продолжительность рабочей недели – 52 часа. Также существует предел общего количества рабочих дней за период, который в принципе ограничен 280 днями в году. Кроме того, количество дней, в течение которых работник может быть задействован подряд, ограничено шестью днями. Эти предельные нормы являются абсолютными и должны соблюдаться, даже если средняя продолжительность рабочей недели в течение года не превышает 40 часов.

Требования к «определенности» и юридические риски

Одним из наиболее важных юридических понятий, определяющих эффективность системы гибкого рабочего времени в Японии, являются требования к «определенности». Это означает, что рабочее время в каждый рабочий день в течение определенного периода должно быть заранее конкретно и окончательно установлено. Если требования к «определенности» не считаются выполненными, существует риск, что сама система гибкого рабочего времени будет признана недействительной. Японские суды трактуют это требование очень строго и не разрешают работодателям широко изменять рабочее время по своему усмотрению после его начала.

В качестве важного прецедента по этому вопросу можно привести дело JR Западная Япония (филиал в Хиросиме) (решение Высшего суда Хиросимы от 25 июня 2002 года). В этом случае в правилах труда компании был пункт, который гласил: «В случае необходимости по служебным обстоятельствам, назначенное рабочее время может быть изменено». Суд посчитал, что такое общее и абстрактное положение позволяет работодателю изменять рабочее время по своему усмотрению на основании служебной необходимости, что противоречит духу «определенности» рабочего времени, требуемому Законом о трудовых стандартах. В результате этот пункт был признан недействительным, и применение системы гибкого рабочего времени было отклонено.

В деле Дайрекс (решение суда префектуры Нагасаки от 26 февраля 2021 года) компания составила график работы, который изначально включал определенное количество сверхурочной работы помимо установленного рабочего времени. Суд пришел к выводу, что если среднее количество рабочих часов в месяц превышает 40 часов в неделю, то это превышает общую рамку законного рабочего времени, допустимую системой гибкого рабочего времени, и признал систему недействительной.

Из этих судебных решений следуют важные управленческие выводы. Система гибкого рабочего времени, вопреки своему названию, не предназначена для гибкого изменения рабочего времени в соответствии с ежедневными обстоятельствами. Скорее, это система, предназначенная для перераспределения рабочего времени на основе «предварительного планирования» в ответ на «предсказуемые» колебания объема работы. Установленный график, как правило, не подлежит изменению и обладает определенной жесткостью. Поэтому, руководители компаний должны задать себе вопрос, насколько предсказуемы колебания объема работы их компании, чтобы можно было определить ежедневное рабочее время до начала периода (месяц или год). Если бизнес-модель предполагает необходимость регулярных изменений в расстановке персонала из-за непредвиденных заказов или срочного решения проблем, система гибкого рабочего времени может оказаться не решением, а ловушкой, приводящей к серьезным юридическим рискам.

Гибкие системы рабочего времени: подход, использующий дискреционные полномочия работников

В то время как система переменного рабочего времени представляет собой топ-даун подход, основанный на планировании работодателем распределения рабочего времени, системы флекс-тайм и дискреционного труда, о которых пойдет речь далее, основаны на боттом-апп подходе, использующем индивидуальные дискреционные полномочия и автономию работников. Эти системы стремятся кардинально изменить методы управления рабочим временем, что направлено на повышение производительности и реализацию разнообразных форм занятости.

Гибкий график работы по японскому законодательству

Гибкий график работы регулируется статьёй 32-3 Японского закона о трудовых стандартах и представляет собой систему, позволяющую работникам самостоятельно определять время начала и окончания рабочего дня в пределах общего количества рабочих часов, установленных заранее за определённый период (расчётный период). Цель этой системы – дать работникам возможность выбирать наиболее эффективное для работы время, согласуя его с личной жизнью. Компании могут по своему усмотрению устанавливать «основное время», в течение которого все сотрудники обязаны присутствовать на работе, и «гибкое время», когда сотрудники могут приходить и уходить в любое время в рамках этого периода.

Для внедрения этой системы необходимо включить в правила труда положение о том, что время начала и окончания работы определяется работниками, а также заключить соглашение между работодателем и работниками, определяющее следующие пункты:

• Категории работников, на которых распространяется данная система
• Расчётный период (не более трёх месяцев)
• Общее количество рабочих часов за расчётный период (нормальное рабочее время)
• Стандартное количество рабочих часов в день

Особое внимание следует уделить обращению с расчётным периодом. После изменений в законодательстве в 2019 году (Рэйва 1) максимальный расчётный период был увеличен с одного до трёх месяцев, что позволило более гибко использовать систему. Однако если расчётный период превышает один месяц, работодатель обязан сообщить о заключённом соглашении в местное управление трудовых стандартов.

Подход к оплате сверхурочной работы в рамках гибкого графика существенно отличается от других систем. Сверхурочная работа рассчитывается не по дням или неделям, а по итогам расчётного периода: если общее количество отработанных часов превышает установленное количество рабочих часов, то сверхурочные начисляются за время, превышающее этот лимит. Если расчётный период превышает один месяц, расчёт становится сложнее: сначала проверяется, не превышено ли среднее количество рабочих часов в неделю за каждый месяц 50 часов, а затем рассчитывается время, превышающее общее законодательно установленное количество рабочих часов за весь расчётный период.

С точки зрения управления компанией, прямые преимущества гибкого графика работы заключаются не столько в сокращении затрат на заработную плату, сколько в повышении автономности сотрудников, что ведёт к улучшению производительности, повышению удовлетворённости работой и баланса между работой и личной жизнью, а также к снижению текучести кадров и привлечению и удержанию талантливых сотрудников.

Система управления трудовым временем по усмотрению работника в Японии

Система управления трудовым временем по усмотрению работника представляет собой одно из наиболее значительных отступлений от традиционных принципов учета рабочего времени. В случаях, когда характер работы требует значительной свободы работника в определении методов выполнения работы и распределения времени, работодатель и работник заранее согласовывают предполагаемое рабочее время (фиксированное рабочее время), которое считается отработанным независимо от фактически проведенного времени. В рамках этой системы критерий оценки полностью переходит от «времени» к «результату». Таким образом, если предполагаемое рабочее время не превышает установленное законом рабочее время в 8 часов, то, как правило, доплата за сверхурочную работу не начисляется. Однако за работу в ночное время (с 22:00 до 5:00) и в установленные законом выходные дни требуется дополнительная оплата.

Существует два типа системы управления трудовым временем по усмотрению работника.

Во-первых, это система для специализированных профессий. Эта система ограничена только 20 специализированными видами работ, которые конкретно определены в Правилах применения Японского закона о трудовых стандартах и уведомлениях Министерства здравоохранения, труда и социального обеспечения. Сюда входят разработчики новых товаров и технологий, аналитики и проектировщики информационных систем, дизайнеры, адвокаты, сертифицированные бухгалтеры и другие. Список является исчерпывающим, и суды склонны трактовать применимость к конкретным видам работ очень строго. Для внедрения системы необходимо заключить соглашение между работодателем и работником и зарегистрировать его в инспекции по трудовым стандартам, а с апреля 2024 года (2024) также требуется получить индивидуальное согласие каждого работника, на которого распространяется система.

Во-вторых, это система для планировочных работ. Эта система применяется к работникам, занятым в «главных офисах и других местах, где принимаются важные решения по управлению бизнесом», и включает в себя работу по планированию, разработке, исследованию и анализу вопросов, связанных с управлением бизнесом. В отличие от системы для специализированных профессий, виды работ здесь определены более абстрактно, поэтому их применимость должна оцениваться с большой осторожностью. Процедура внедрения чрезвычайно строга: сначала необходимо создать «комитет работодателей и работников», состоящий из представителей обеих сторон, который определяет детали системы решением, принятым большинством в три четверти голосов членов комитета, и затем зарегистрировать его в инспекции по трудовым стандартам, а также получить индивидуальное согласие каждого работника, на которого распространяется система.

Внедрение и эксплуатация системы управления трудовым временем по усмотрению работника сопряжены с серьезными юридическими рисками. В деле Legacy и других компаний (решение Токийского апелляционного суда от 27 февраля 2014 года) суд пришел к выводу, что работа «налогового консультанта» как вид деятельности, подпадающий под систему для специализированных профессий, ограничивается работой лиц, имеющих национальную квалификацию налогового консультанта и зарегистрированных в реестре налоговых консультантов. Следовательно, даже если сотрудник, не имеющий квалификации, фактически выполняет аналогичную работу, систему применять нельзя. Это решение ясно демонстрирует строгую позицию суда в интерпретации формальных требований к видам работ. Кроме того, случаи, когда система применяется, несмотря на то, что работникам фактически не предоставляется возможность самостоятельно решать, как выполнять свою работу, не редкость. Такая система, которая существует только на бумаге и используется исключительно для избежания выплаты доплат за сверхурочную работу, может рассматриваться как способ уклонения от закона и стать предметом корректирующих рекомендаций инспекции по трудовым стандартам или судебных исков.

Учитывая все это, можно понять, что система управления трудовым временем по усмотрению работника является очень ограниченной и существенно отличается от широко распространенной в странах Запада системы исключений для «белых воротничков». Особенно требование о создании комитета работодателей и работников и высокий порог для принятия решений в пять шестых голосов служат преднамеренным юридическим барьером, предотвращающим легкомысленное расширение системы. Основная цель этой системы – признание способа работы небольшой группы высококвалифицированных специалистов, для которых продолжительность рабочего времени и результаты работы не коррелируют. Поэтому руководителям не следует рассматривать эту систему как легкий способ сокращения затрат на персонал. Вместо того чтобы спрашивать: «Соответствует ли работа наших сотрудников этим строгим юридическим определениям?», более мудрым подходом в избежание юридических рисков будет начать с вопроса: «Есть ли в нашей организации профессионалы с высокой степенью автономии, для которых сама концепция управления трудом по времени является бессмысленной?».

Сравнительный анализ систем и стратегический выбор

Как мы подробно обсуждали ранее, каждая система регулирования рабочего времени имеет свои цели, требования и риски. Для того чтобы компания могла выбрать систему, наиболее подходящую для своих условий, необходимо провести многогранное сравнение этих характеристик и принять стратегическое решение. Недостаточно просто следовать поверхностным особенностям системы; необходимо глубоко анализировать бизнес-модель компании, характер работы, состав сотрудников, а также уровень управленческих затрат и правовых рисков, которые компания готова принять.

Основные критерии для стратегического выбора можно свести к четырем пунктам:

Во-первых, это «характер колебаний объема работы». Если колебания объема работы предсказуемы и возникают в зависимости от сезона или месячного цикла, то система переменного рабочего времени может быть эффективным выбором. Особенно если колебания происходят на годовой основе, то годовая система переменного рабочего времени может напрямую способствовать оптимизации затрат на персонал. Однако, если колебания объема работы непредсказуемы и требуется гибкое распределение персонала в зависимости от ежедневной ситуации, требование системы переменного рабочего времени о «предварительном планировании и фиксации» может стать препятствием, и внедрение такой системы не будет реалистичным.

Во-вторых, это «источник производительности». В производственной сфере и в некоторых сферах услуг, где производительность максимизируется за счет централизованного планирования и эффективного распределения персонала, система переменного рабочего времени подходит лучше всего. В то же время, в знаниевых отраслях, где производительность зависит от автономии, креативности сотрудников и управления своим временем, таких как исследования и разработки или консалтинг, системы гибкого рабочего времени и дискреционного труда могут предоставить почву для максимального раскрытия их потенциала.

В-третьих, это «характеристики целевых сотрудников». Системы переменного и гибкого рабочего времени, в принципе, могут быть применены ко всем сотрудникам. В отличие от этого, система дискреционного труда строго ограничена законом и может быть применена только к работникам, занимающимся определенными специализированными задачами или занимающим центральное место в управлении компании и отвечающим за планирование и разработку. Таким образом, система дискреционного труда должна рассматриваться не как общая система для всей компании, а как точечное решение для ограниченного числа сотрудников.

В-четвертых, это «управленческие способности и уровень допустимого риска». С точки зрения простоты внедрения и эксплуатации, а также низкого правового риска, система гибкого рабочего времени с расчетным периодом в один месяц является наименее обременительной. В то время как годовая система переменного рабочего времени требует соблюдения множества верхних пределов и управления жестким годовым планом, что предполагает высокие управленческие способности. Система дискреционного труда, особенно для планирования задач, сопряжена с чрезвычайно сложными процедурами внедрения и серьезными правовыми рисками, связанными с соответствием целевых задач и квалификации сотрудников, поэтому без высокоуровневой системы управления правовыми и трудовыми вопросами и допустимого уровня риска, внедрение не следует рассматривать.

Обобщая эти анализы, можно увидеть, что каждая система имеет четкое разделение использования. Ниже приведена таблица, которая организует обсуждаемый контент с точки зрения стратегии, чтобы помочь руководителям принимать решения.

Используя эту таблицу, компании могут быстро и точно оценить, какая система наиболее подходит для их целей и условий, а также какие риски сопряжены с этим выбором.

Заключение

В данной статье мы подробно рассмотрели системы изменяемого рабочего времени, гибкого графика и дискреционного труда, установленные японским трудовым законодательством, их правовую структуру, требования к эксплуатации и стратегическое значение в управлении бизнесом. Исходя из строгих принципов японского законодательства о рабочем времени, стало ясно, что эти системы являются мощными, но в то же время высокорискованными инструментами для решения современных управленческих задач, таких как повышение эффективности работы, оптимизация затрат на оплату труда и реализация разнообразных форм занятости. Система изменяемого рабочего времени позволяет планировать ответ на предсказуемые изменения в работе, гибкий график способствует повышению самостоятельности сотрудников, а дискреционный труд облегчает переход к системе, основанной на результатах. Однако все они требуют строгого соблюдения процедур и управления эксплуатацией. Если не соблюдать эти правовые требования, преимущества систем могут быть потеряны, и компания может столкнуться с серьезными финансовыми и юридическими рисками. Поэтому внедрение этих систем должно рассматриваться не просто как решение по управлению персоналом, а как сложное управленческое решение, интегрирующее юридические, финансовые и бизнес-стратегии.

Юридическая фирма “Монолит” обладает глубокими специализированными знаниями в области японского трудового права и богатым практическим опытом работы с клиентами как внутри страны, так и за рубежом. Мы предоставляем комплексную юридическую поддержку, начиная от разработки планов внедрения сложных систем рабочего времени, описанных в этой статье, создания и рецензирования коллективных договоров и правил труда, до построения системы соблюдения норм после внедрения. В нашей фирме работают специалисты, владеющие английским языком и имеющие квалификацию иностранных юристов, что позволяет нам эффективно взаимодействовать с международными руководящими кадрами, решать проблемы, связанные с уникальными аспектами японского трудового законодательства, и поддерживать успех бизнеса наших клиентов. Если у вашей компании возникнут вопросы, связанные с трудовым правом в Японии, пожалуйста, обращайтесь к нам за консультацией.