Viktiga punkter för att erhålla arbetsvisum i Japan för utländska anställda baserat på olika rekryteringsformer

I den globaliserade affärsmiljön av idag är det avgörande för japanska företag att säkra talangfull personal, oavsett nationalitet, för att bibehålla och förbättra sin internationella konkurrenskraft. Särskilt är trenden att rekrytera ledningspersonal och högkvalificerade individer från utlandet på uppgång. Men för att anställa utländska medarbetare i Japan måste företagen följa de komplexa procedurerna som fastställs av den japanska immigrationskontroll- och flyktingerkännandelagen (nedan kallad “Japans immigrationslag”) och de relaterade förordningarna från Justitieministeriet. Även om termen “visum” ofta används i allmänt tal, skiljer sig juridiskt sett “viseringen” som utfärdas av utländska beskickningar för inresa till Japan och “uppehållstillståndet” som reglerar aktiviteter inom Japan åt. Många av de utmaningar företag står inför är relaterade till förvärv och hantering av detta uppehållstillstånd. Japans system för uppehållstillstånd drivs strikt baserat på de tillåtna aktiviteterna, och företagen har en juridisk skyldighet att säkerställa att de utländska medarbetarna erhåller rätt uppehållstillstånd för de arbetsuppgifter de ska utföra. I denna artikel kommer vi att fokusera på tre typiska rekryteringsformer som företagsledare och juridiska ansvariga kan stöta på när de överväger att anställa utländsk personal: “när man utnämner en utländsk person till en tjänsteman”, “när man accepterar en överföring från ett utländskt dotterbolag” och “när man tar emot en utländsk arbetstagare som uthyrd personal”. Vi kommer att detaljerat beskriva kraven för uppehållstillstånd, ansökningsprocessen och de juridiska punkter som företagen särskilt bör vara uppmärksamma på, baserat på specifika lagar och förordningar.

Att tillsätta utlänningar i ledande befattningar: Visumkategorin ‘Business Management’ i Japan

När man anställer utlänningar som representativa direktörer, styrelseledamöter eller andra ledande befattningar, såsom chefer för affärsdivisioner, i japanska företag, krävs i princip att de erhåller visumkategorin ‘Business Management’. Enligt Japans immigrationslag (Immigration Control and Refugee Recognition Act) och dess tillhörande tabell I-2 definieras denna visumkategori som ‘aktiviteter för att bedriva handel eller annan verksamhet, eller att engagera sig i förvaltningen av sådan verksamhet, i Japan’. Vid bedömningen av denna visumkategori är det inte bara den sökandes personliga meritlista som är av betydelse, utan även den faktiska substansen, stabiliteten och kontinuiteten hos verksamheten som ska ledas eller förvaltas är ytterst viktiga faktorer i bedömningen.

Kriterier för landningstillstånd: Krav relaterade till företagets grund

För att erhålla uppehållstillståndet “Företagsledning och administration” i Japan, är det nödvändigt att uppfylla flera krav som fastställs i förordningen som definierar kriterierna i artikel 7, punkt 1, nummer 2 i den japanska lagen om invandring och flyktingerkännande (nedan kallad “kriterieförordningen”). Särskilt för nya företag krävs det att dessa krav bevisas med objektiva handlingar.

För det första är det nödvändigt att företaget har en verksamhetslokal säkrad inom Japan. Denna lokal kan inte bara vara en kontaktpunkt, utan måste vara en fysisk bas där affärsverksamheten kontinuerligt utförs. Därför accepteras i princip inte virtuella kontor eller utrymmen som hyrs på korttidskontrakt. Det är möjligt att använda en bostadsfastighet som verksamhetslokal, men i så fall måste hyresavtalet tillåta användning för affärsändamål och bostadsutrymmet och affärsutrymmet måste vara tydligt avgränsade, bland andra strikta villkor.

För det andra måste sökanden personligen kunna visa att hen har förmågan och lämpligheten att utföra verksamheten som företagsledare. Specifikt krävs det att man har över tre års erfarenhet av företagsledning och administration, eller en magisterexamen eller högre inom det relevanta affärsområdet.

För det tredje, från perspektivet att förhindra missbruk av systemet och säkerställa affärsverksamhetens stabilitet, krävs det att man anställer minst en heltidsanställd.

För det fjärde krävs det att företagets storlek uppfyller vissa kriterier. För aktiebolag gäller att aktiekapitalet ska vara på minst 30 miljoner yen, och för kommanditbolag, öppna bolag och enkla bolag gäller att den totala insatsen ska vara på samma belopp.

För det femte, för att smidigt kunna driva företaget i Japan och kommunicera lämpligt med affärspartners och anställda, krävs det att antingen sökanden eller den heltidsanställde har en tillräcklig nivå av japanska språkkunskaper.

För det sjätte är det avgörande att företagets stabilitet och kontinuitet erkänns. Det viktigaste dokumentet för att bedöma detta är affärsplanen. Vid ansökan om uppehållstillstånd krävs det att en certifierad revisor eller skatterådgivare granskar affärsplanen, och verksamheter som bedöms ha en bristfällig ledningsstruktur, såsom de som baseras på outsourcing, godkänns inte. Detta återspeglar den politiska bedömningen att uppehållstillståndet “Företagsledning och administration” endast bör ges till företagsledare och administratörer som kan bidra till den japanska ekonomin genom hållbara företag.

Ansökningsförfarande och nödvändiga dokument

När ett företag i Japan vill rekrytera en utländsk person som bosatt utomlands till en befattning som företagsledare, agerar det mottagande företaget vanligtvis som ombud och ansöker om utfärdande av ett intyg om behörighet att vistas i landet (Certificate of Eligibility, COE) för den utländska personens räkning.

Den myndighet som hanterar ansökningsprocessen är den regionala invandringsbyrån som har jurisdiktion över företagets plats. Den standardmässiga granskningsperioden från ansökan till utfärdandet av certifikatet är vanligtvis mellan en och tre månader, men för nya företag eller komplexa ärenden kan det ta längre tid.

De dokument som ska lämnas in varierar beroende på vilken av de fyra kategorier som invandringsbyrån har fastställt, baserat på företagets storlek och trovärdighet. Stora företag som tillhör kategori 1 (företag noterade på den japanska börsen, etc.) eller kategori 2 (organisationer vars källskatt på löneinkomster för föregående år överstiger 10 miljoner yen, etc.) har betydligt förenklade dokumentkrav på grund av deras sociala kreditvärdighet. Å andra sidan krävs det för nystartade företag och små och medelstora företag, som oftast tillhör kategori 3 och 4, detaljerade dokument för att bevisa affärsverksamhetens laglighet och stabilitet från grunden.

Följande dokument är nödvändiga för alla kategorier:

• En ansökningsblankett för intyg om behörighet att vistas i landet
• Ett fotografi
• Ett svarskuvert

Dessa blanketter kan laddas ner från invandringsbyråns webbplats under avsnittet “Behörighet att vistas i landet för företagsledning” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

För företag som tillhör kategori 3 och 4 och som ansöker för en utländsk person som ska engagera sig i företagsledningen, krävs följande dokument utöver ovanstående:

• En kopia av affärsplanen
• Ett certifikat som bevisar företagets registrerade uppgifter
• En kopia av företagets stadgar
• En kopia av det senaste årets finansiella dokument (för befintliga företag)
• Dokument som bekräftar en kapitalinsats på minst 5 miljoner yen (till exempel en kopia av bankboken)
• En kopia av fastighetsregistret eller hyresavtalet för företagets lokaler
• Fotografier av företagets in- och utsida
• En kopia av anmälan om inrättande av en löneutbetalningsbyrå eller liknande
• En kopia av stadgarna som fastställer styrelsearvodet eller ett utdrag ur protokollet från aktieägarstämman där styrelsearvodet beslutades

Detta kategorisystem speglar invandringsbyråns riskbaserade tillvägagångssätt för att bedöma företagens trovärdighet. Företag i kategori 1 och 2 anses redan ha säkerställd stabilitet eftersom de har genomgått externa utvärderingar av marknaden eller skattemyndigheterna. I kontrast till detta finns det ingen sådan extern utvärdering för nya företag i kategori 3 och 4, vilket innebär att ansökande part har ansvaret att från grunden bevisa verksamhetens sundhet och framtidsutsikter genom affärsplaner och finansiella dokument.

Överföring från utländska moder- eller dotterbolag: Visumstatus ‘Företagsintern överföring’ i Japan

När globalt verksamma företag vill överföra anställda som arbetar vid utländska kontor till kontor i Japan, tillämpas visumstatusen ‘Företagsintern överföring’. Enligt japansk invandringslagstiftning definieras denna visumstatus som aktiviteter utförda av personal från kontor belägna utomlands, som tillhör offentliga eller privata institutioner med huvudkontor, filialer eller andra affärsställen i Japan, när de överförs till ett kontor i Japan för en bestämd period. De aktiviteter som utförs måste falla inom ramen för visumstatusen ‘Teknik, humaniora/kunskap, internationella tjänster’.

Obligatoriska krav för att erhålla visum

För att erhålla ett visum för “företagsinterna överföringar” i Japan måste man uppfylla flera strikta krav.

För det första är omfattningen av överföringen begränsad. Det inkluderar inte bara förflyttningar inom samma företag mellan huvudkontor och filialer, utan även mellan moderbolag och dotterbolag eller mellan dotterbolag.

För det andra krävs det att sökanden har arbetat kontinuerligt i mer än ett år vid huvudkontoret, en filial eller ett associerat företag utomlands direkt före ansökan. Detta krav garanterar att sökanden är en reguljär anställd inom företagsgruppen och förhindrar missbruk av systemet.

För det tredje måste arbetsuppgifterna i Japan kräva teknisk kunskap inom naturvetenskap, ingenjörsvetenskap eller kunskap inom humaniora såsom juridik och ekonomi, eller arbete som kräver tankeprocesser eller känslighet grundade i en utländsk kultur. Enkla manuella arbeten, som fabriksarbete på en monteringslinje, är inte tillåtna.

För det fjärde måste den ersättning som mottas i Japan vara likvärdig med eller högre än den ersättning som en japansk medborgare skulle få för samma arbete. Detta är en viktig bestämmelse för att förhindra att systemet för företagsinterna överföringar används som ett sätt att tillhandahålla billig arbetskraft.

Ansökningsförfaranden och dokument

För att påbörja ansökningsprocessen är det vanligt att man först ansöker om ett Certificate of Eligibility (COE) för uppehållstillstånd. En japansk mottagande organisation ansöker på den utländska anställdes vägnar hos den lokala invandringsmyndigheten som har jurisdiktion över organisationens plats. Den standardmässiga granskningsperioden är ungefär en till tre månader.

De dokument som ska lämnas in varierar beroende på mottagande företags kategori (1 till 4), likt för ‘Management & Administration’.

Följande dokument är gemensamma för alla kategorier:

• En ansökningsblankett för utfärdande av Certificate of Eligibility (COE)
• Ett fotografi
• Ett svarskuvert

Ansökningsblanketten kan hämtas från Immigration Services Agency of Japan’s webbplats under ‘Intracompany Transferee’ (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

För företag i kategori 3 och 4, utöver ovanstående, inkluderar de huvudsakliga dokumenten som krävs följande:

• Kopior av överföringsorder eller meddelanden om arbetsvillkor som klargör aktiviteter, period, status och ersättning i Japan
• Dokument som klargör kapitalrelationen mellan företaget där personen överförs från och till
• Ansökarens CV
• Dokument utfärdade av den senaste arbetsplatsen utomlands som bevisar arbetsuppgifter, status, ersättning och anställningsperiod
• Dokument som klargör verksamheten hos företaget som personen överförs till (till exempel företagspresentation, registreringsbevis)
• Kopia av det senaste årets finansiella rapporter från företaget som personen överförs till

Jämförelse mellan ‘Företagsinterna överföringar’ och ‘Specialist i humaniora, internationella tjänster och teknik’ under japansk lag

‘Företagsinterna överföringar’ och det allmänna yrkesvisumet ‘Specialist i humaniora, internationella tjänster och teknik’ i Japan överlappar varandra när det gäller arbetsuppgifter, men det finns avgörande skillnader i kraven. Särskilt viktigt är kravet på utbildningsnivå. För att erhålla ‘Specialist i humaniora, internationella tjänster och teknik’ krävs i princip en universitetsexamen eller mer än 10 års yrkeserfarenhet. Däremot finns det inga sådana krav på utbildning eller lång yrkeserfarenhet för ‘Företagsinterna överföringar’. Istället krävs mer än ett års arbetslivserfarenhet hos det överförande företaget.

Denna systemdesign kan vara ett strategiskt verktyg för globala företag att flexibelt placera viktiga medarbetare som kanske saknar formell utbildning men som har samlat på sig företagsspecifik teknik och know-how genom många års anställning över landsgränserna. Med andra ord, den japanska regeringen bekräftar genom kravet på mer än ett års kontinuerlig anställning att sökanden är en oumbärlig resurs för företagsgruppen och som motprestation undantar de från kravet på utbildningsnivå. Företagen måste därför strategiskt välja vilken typ av visum som är mest lämpligt beroende på den anställdas utbildnings- och yrkesbakgrund.

Viktiga överväganden när du anställer utländska arbetstagare som bemanningspersonal i Japan

Att använda bemanningstjänster för att anställa utländsk personal kan ge företag flexibilitet i personalplaneringen, men det medför också specifika juridiska risker. I denna anställningsform etableras ett trepartsförhållande mellan den utländska arbetstagaren, bemanningsföretaget (som är arbetsgivaren) och klientföretaget (som ger arbetsinstruktioner). Juridiskt sett är bemanningsföretaget den utländska arbetstagarens arbetsgivare och ansvarar för ansökan och hantering av uppehållstillstånd, samt utbetalning av löner. Klientföretaget kan dock inte undgå ansvar enligt japansk invandringslagstiftning.

Klientföretagets skyldighet att kontrollera och risken för brott mot lagen om främjande av olagligt arbete

Den viktigaste juridiska skyldigheten för ett klientföretag är att säkerställa att den utländska arbetstagaren har ett giltigt uppehållstillstånd som tillåter arbete inom det område företaget avser att anställa personen. Det är extremt riskabelt att bara lita på bemanningsföretagets försäkran om att “allt är i ordning”.

Artikel 73-2 i den japanska invandringslagen definierar brottet “främjande av olagligt arbete”. Detta brott gäller inte bara de som anställer olagliga arbetstagare, utan även de som “har kontroll över” och låter någon utföra olagligt arbete. I ett bemanningsavtal utför den utländska arbetstagaren arbete under klientföretagets ledning, vilket kan innebära att klientföretaget anses “ha kontroll över” arbetstagaren och därmed kan bli föremål för åtal för främjande av olagligt arbete. Om en bemanningsarbetstagare inte har ett giltigt uppehållstillstånd eller arbetar utanför de tillåtna gränserna, kan klientföretaget bli föremål för straffrättsliga sanktioner, även om de hävdar att de “inte visste”.

För att undvika denna risk bör klientföretaget vidta följande åtgärder:

För det första, innan ett bemanningsavtal ingås och innan den utländska arbetstagaren börjar sitt arbete, bör företaget alltid kontrollera originaldokumentet för personens uppehållskort och spara en kopia. På uppehållskortet bör man kontrollera tre saker: typen av “uppehållstillstånd”, “uppehållstidens” utgångsdatum och om det finns några “arbetsrestriktioner”.

För det andra, se till att de arbetsuppgifter som tilldelas ligger inom ramen för de aktiviteter som den utländska arbetstagarens uppehållstillstånd tillåter. Till exempel, om en IT-ingenjör med uppehållstillståndet “Teknik, humaniora, internationella tjänster” anställs som bemanningspersonal, kan personen inte utföra enkla arbeten som monteringsarbete i en fabrik eller kundservice i en butik. Sådana olikheter i arbetsinnehåll kan utgöra olagligt arbete. Klientföretaget måste i sitt bemanningsavtal med bemanningsföretaget tydligt ange de planerade arbetsuppgifterna och ömsesidigt bekräfta att dessa ligger inom ramen för uppehållstillståndet.

Enligt den japanska lagen om arbetskraftsuthyrning har klientföretaget också ett ansvar för arbetsmiljö och säkerhet för bemanningsarbetstagare, bland annat enligt arbetsrättslig lagstiftning. Dessutom förbjuder riktlinjer fastställda av det japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd diskriminerande behandling baserat på nationalitet och kräver att lämpliga arbetsvillkor säkerställs, vilket också gäller för klientföretag. Klientföretaget måste vara medvetet om att de inte bara har ansvar enligt invandringslagen för att kontrollera uppehållstillstånd, utan också arbetsrättsliga skyldigheter, och måste därför etablera ett compliance-system.

Sammanfattning

Processen för att anställa utländska medarbetare i Japan varierar avsevärt beroende på anställningsformen, med specifika lagar och förfaranden som måste följas. För att rekrytera som företagsledare krävs ett visum för “Business Management”, där genomförbarheten av affärsplanen och stabiliteten i företagets grund kraftigt granskas. Vid överföring av personal från ett utländskt dotterbolag är visumet för “Intra-company Transferee” lämpligt, där kravet på akademisk examen kan undantas i utbyte mot att arbetsprestationen på det överförande företaget betonas. När man tar emot personal som uthyrd arbetare, bär inte bara arbetsgivaren, det vill säga uthyrningsföretaget, utan även företaget som tar emot uthyrningen, risken för att främja olagligt arbete, vilket innebär en strikt skyldighet att själv verifiera överensstämmelsen mellan visumstatus och arbetsuppgifter. Dessa förfaranden kräver specialiserad kunskap, och att noggrant följa lämplig juridisk rådgivning är nyckeln till att säkerställa efterlevnad och en smidig rekryteringsprocess.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster relaterade till anställning av utländsk personal, som beskrivs i denna artikel, till ett stort antal klienter inom Japan. Vår byrå har flera engelsktalande medarbetare med juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda optimala lösningar anpassade till varje företags situation på både japanska och engelska, med avseende på komplexa japanska invandringslagar och relaterade förfaranden. Från tillsättning av utländska företagsledare till företagsinterna överföringar och mottagande av uthyrda arbetare, vårt team av erfarna specialister ger kraftfullt stöd för att lösa de juridiska utmaningar som uppstår i alla dessa situationer.