Den juridiska hanteringen av handlingar utförda av initiativtagare i namnet av ett "bolag under bildande" enligt japansk bolagsrätt

Att etablera ett företag är inte bara en serie administrativa procedurer. Juridiskt sett behandlas organisationen som ett “företag under bildande” från skapandet av bolagsordningen till dess att registreringen av företaget är fullbordad. Denna fas är en viktig period för att bygga grunden för framtida affärsverksamhet, men den är samtidigt juridiskt mycket vag och innebär många risker. Ett företag under bildande har ännu inte en fullständig juridisk personlighet. Dock kan det uppstå situationer där det är nödvändigt att ingå olika avtalshandlingar för det framtida företagets räkning, såsom att hyra kontorsutrymmen eller anställa personal. Här uppstår en grundläggande fråga: Kommer de handlingar som initiativtagarna utför i det bildande företagets namn juridiskt att tillhöra det framtida bolaget? Och vem kommer slutligen att bära ansvaret för de skyldigheter som uppstår genom dessa handlingar? Till exempel, om ett kostsamt leasingavtal som ingåtts före bildandet bedöms vara olämpligt för företagets affärsplan efter bildandet, kan detta avtal ogiltigförklaras, eller bör initiativtagaren personligen bära ansvaret för det?

I denna artikel fokuserar vi på den komplexa juridiska ställningen för ett “företag under bildande” i Japan. Vi kommer att förklara i detalj vilka handlingar ett sådant företag kan utföra och hur dess juridiska effekter hanteras, baserat på japansk bolagslagstiftning och relevanta rättsfall. Dessutom gräver vi djupare i de juridiska skyldigheterna som initiativtagarna och andra inblandade kan ha att bära om företagsbildningen lyckas, eller, tyvärr, om den misslyckas. Detta inkluderar ansvar gentemot själva företaget, ansvar gentemot tredje part som är affärspartner, samt ansvar för de som inte är initiativtagare men som har varit djupt involverade i bildandet, så kallade “pseudo-initiativtagare”. Att förstå dessa frågor är avgörande för att smidigt genomföra processen för företagsbildning och för att förebygga framtida juridiska tvister.

Om företag under bildande och deras handlingar i Japan

I processen att etablera ett företag i Japan, från det ögonblick då initiativtagarna skapar bolagsordningen och börjar agera mot det gemensamma målet att grunda företaget, fram till att företaget juridiskt etableras genom registrering, kallas organisationen för ett “företag under bildande”. Eftersom detta företag under bildande ännu inte har juridisk personlighet enligt japansk bolagsrätt, tolkas dess juridiska natur som liknande den hos en “sammanslutning utan rättskapacitet”. En sammanslutning utan rättskapacitet är en organisation som har en struktur, tillämpar majoritetsprincipen, fortsätter att existera oberoende av medlemsförändringar och har fastställda metoder för representation, genomförande av generalförsamlingar, förvaltning av tillgångar och andra huvudsakliga aspekter som en organisation.

Som en del av detta företag under bildande i Japan, agerar initiativtagarna som representanter för att etablera företaget och utför nödvändiga åtgärder inom erforderliga gränser. Om de handlingar som utförs av initiativtagarna juridiskt tillfaller det etablerade företaget eller inte bedöms baserat på handlingens natur. Specifikt, det är frågan om handlingen ligger inom ramen för det företag under bildandes syfte. Handlingar utförda av ett företag under bildande kan grovt delas in i “handlingar som är absolut nödvändiga för själva etableringen av företaget” och “handlingar relaterade till förberedelserna för företagets verksamhet”, där den senare kan ytterligare delas in i “förberedande åtgärder för öppnande” och “affärsåtgärder”. Utöver dessa finns det också en handling som kallas “övertagande av tillgångar”, som regleras särskilt av japansk bolagsrätt.

Handlingar som är nödvändiga för själva bildandet av ett bolag

För att uppnå målet med att bilda ett bolag finns det handlingar som är nödvändiga enligt lag eller i praktiken. Detta inkluderar skapandet av bolagsordningen, att grundarna ingår avtal om att teckna aktier, rekryteringen av tecknare för de aktier som emitteras vid bildandet, samt hållandet av ett konstituerande bolagsstämma. Dessa handlingar är direkt kopplade till det bildande bolagets syfte. Därför tillfaller de rättigheter och skyldigheter som uppstår genom dessa handlingar naturligt det nyligen bildade bolaget. Till exempel kan avgifter som grundarna betalat till en notarius publicus för att få bolagsordningen godkänd, eller reklamkostnader för att rekrytera aktietecknare, belastas bolaget efter det att det har etablerats. Det finns sällan några rättsliga tvister om att effekterna av dessa handlingar tillhör bolaget.

Förberedelser inför företagsstart i Japan

Nästa steg är de förberedande åtgärder som krävs för att smidigt kunna starta verksamheten efter bolagets bildande, de så kallade förberedelserna inför företagsstart. Dessa skiljer sig från de handlingar som innebär att själva verksamheten startas (affärsåtgärder). Exempel på konkreta förberedelser inför företagsstart inkluderar att ingå hyresavtal för affärslokaler, köpa kontorsmaskiner och utrustning samt att ingå anställningsavtal med anställda.

Om dessa förberedande åtgärder juridiskt sett tillfaller det nybildade bolaget eller inte avgörs inte enhetligt. Enligt rättspraxis tillfaller de det nybildade bolaget endast om åtgärderna är “objektivt sett nödvändiga som förberedelser inför företagsstart” och dessutom utförts inom grundarnas befogenheter. I ett rättsfall (Oita District Court, 24 mars 1986 (昭和61年)), bedömdes till exempel ett anställningsavtal som ingåtts av ett bolag under bildande som nödvändigt för företagets start, och det fastställdes att det nybildade bolaget skulle överta den rättsliga ställningen i avtalet.

Emellertid är bedömningen av nödvändigheten strikt. Till exempel kan köp av fastigheter till ett orimligt högt pris i förhållande till företagets storlek eller anställning av ett stort antal anställda som uppenbart inte är nödvändiga för verksamhetens start anses vara handlingar som överskrider grundarnas befogenheter och tillfaller i princip inte det nybildade bolaget. I sådana fall blir den eller de grundare som utfört handlingen personligen ansvariga.

Affärsverksamhet under bildande av japanskt bolag

Affärsverksamhet under bildande av ett bolag avser de aktiviteter som ett bolag bör bedriva efter dess etablering, men som påbörjas under bildandeprocessen. Till exempel kan ett tillverkningsföretag som är under bildande börja tillverka och sälja produkter, eller ett konsultföretag kan ingå konsultavtal med kunder och tillhandahålla tjänster under bildandet.

Ett bolag som är under bildande har ännu inte juridisk personlighet och saknar därmed förmågan att vara subjekt för affärsaktiviteter. Därför betraktas affärsverksamhet som utförs av ett bolag under bildande i princip som en obehörig handling som inte kan tillskrivas det färdigbildade bolaget. Även om affärsverksamheten skulle generera vinst, tillfaller rättigheterna och skyldigheterna i princip den eller de personer som initierade handlingen.

Det är dock möjligt för det färdigbildade bolaget att godkänna dessa affärsaktiviteter i efterhand. Godkännande innebär att man i efterhand uttrycker en vilja att låta en rättshandling, som ursprungligen inte skulle ha någon effekt, tillskrivas en själv. Om bolagets styrelse eller motsvarande behörig organ efter bildandet beslutar att ta på sig effekterna av affärsverksamheten, kan dessa undantagsvis tillskrivas bolaget. Detta är dock enbart en undantagsåtgärd, och att påbörja affärsverksamhet under bildandet av ett bolag innebär betydande juridiska risker.

Övertagande av Egendom enligt Japansk Bolagsrätt

Slutligen finns det en handling som den japanska bolagsrätten har särskilda bestämmelser för, nämligen “egendomsövertagande”. Enligt artikel 28.2 i den japanska bolagslagen avser detta “egendom som en aktiebolagsbildning har avtalat om att överta efter bildandet, dess värde samt namnet eller benämningen på överlåtaren”. Mer konkret är det ett avtal där grundarna lovar att företaget efter bildandet ska köpa en viss egendom (till exempel fastigheter eller maskiner) till ett specifikt pris från ägaren av denna egendom.

Egendomsövertagandet liknar förberedande åtgärder inför öppnandet av ett företag, men behandlas juridiskt mycket annorlunda. Egendomsövertagande kan inte fritt genomföras enligt grundarens personliga beslut utan måste anges i bolagsordningen för att dess effekt ska erkännas. Detta kallas för en ovanlig grundläggningsåtgärd i bolagsordningen. Genom att inkludera detta i bolagsordningen avslöjas i förväg för andra aktieägare och borgenärer vilken egendom företaget kommer att förvärva direkt efter bildandet och hur mycket som kommer att betalas för den, i syfte att förhindra att företagets tillgångar skadas genom en orättvis övervärdering av egendomen.

Om ett avtal om egendomsövertagande ingås utan att det anges i bolagsordningen, är avtalet i princip ogiltigt. Även om styrelsen godkänner avtalet efter företagets bildande, kan en ogiltig handling inte göras giltig. I detta avseende har Japans högsta domstol i sitt beslut den 24 december 1968 (Showa 43) klargjort att egendomsövertagande som inte anges i bolagsordningen är ogiltigt och inte kan göras giltigt genom efterföljande godkännande. Därför är det nödvändigt att följa proceduren att ange detta i bolagsordningen om det är bestämt att förvärva en viss egendom efter bildandet.

Ansvar vid bolagsbildning

I processen att bilda ett bolag kan olika juridiska ansvar uppstå. Dessa ansvar åligger främst initiativtagarna, men de kan vara mångfacetterade i både omfattning och innehåll. Här förklarar vi ansvar gentemot det nystartade aktiebolaget, gentemot tredje part som är affärspartner, samt ansvar för den som kallas “pseudo-initiativtagare”.

Ansvar gentemot det nystartade aktiebolaget

Initiativtagarna måste utföra sina uppgifter med omsorg och ansvar när de bildar ett bolag. Om de brister i denna skyldighet kan de bli skadeståndsskyldiga gentemot det bolag som bildats.

Enligt artikel 52.1 i den japanska bolagslagen (Heisei (1989)) måste initiativtagarna ersätta skador som uppstått på grund av försummelse i deras uppgifter vid bolagsbildningen. Detta kan till exempel vara om de har orsakat onödigt höga bildningskostnader eller skadat bolaget genom olämpliga förberedelser inför öppnandet. Denna skyldighet kan inte avskrivas utan samtycke från samtliga aktieägare (enligt artikel 54.1 i den japanska bolagslagen).

Initiativtagarna har även ett särskilt ansvar när det gäller apportegendom (insatser som inte är pengar) eller tidigare nämnda egendomsöverlåtelser, om värdet på egendomen som anges i bolagsordningen är betydligt lägre än det faktiska värdet. Artikel 52.2.1 i den japanska bolagslagen stadgar att initiativtagarna i sådana fall solidariskt är skyldiga att betala bolaget skillnaden. Detta är ett strikt ansvar för att säkerställa bolagets tillgångar, och initiativtagarna kan i princip inte undgå det även om de kan bevisa att de inte varit oaktsamma i sina uppgifter.

Ansvar gentemot tredje part

Initiativtagarna kan även bära ansvar gentemot tredje part för handlingar som utförts i samband med bolagsbildningen.

Om initiativtagarna har agerat med illvilja eller grov oaktsamhet i sina uppgifter vid bolagsbildningen, är de ansvariga för att ersätta den skada som detta orsakat tredje part (enligt artikel 53.1 i den japanska bolagslagen). Ett exempel kan vara om de har presenterat en falsk affärsplan för att låna pengar från en tredje part.

Ännu viktigare är ansvaret om bolaget inte blir bildat. Om bildningsförfarandet misslyckas och bolaget inte blir bildat, måste initiativtagarna solidariskt bära ansvaret för handlingar som utförts i samband med bolagsbildningen (enligt artikel 56 i den japanska bolagslagen). Till exempel blir initiativtagarna parter i ett hyresavtal för kontorslokaler som ingåtts med förutsättningen att ett bolag skulle bildas, om bolaget inte blir bildat. De måste också solidariskt bära kostnaderna för handlingar som utförts i samband med detta. Detta är en bestämmelse för att skydda affärspartnern och visar på det tunga ansvaret som åligger den som blir initiativtagare.

Ansvar för pseudo-initiativtagare

Slutligen kan personer som inte formellt är initiativtagare men som i praktiken har varit involverade i bildandet av ett bolag, bära ansvar. Detta kallas ansvar för pseudo-initiativtagare.

Artikel 55 i den japanska bolagslagen tar upp två fall. Det första är personer som har godkänt att deras namn eller företagsnamn och ett stöd för bildandet av ett aktiebolag anges eller registreras i reklam eller andra dokument eller elektroniska poster relaterade till teckning av aktier vid bildandet av ett aktiebolag. Ett exempel kan vara en känd affärsman som tillåter att hans rykte används för att bilda ett bolag. Det andra fallet är personer som inte har undertecknat eller stämplat bolagsordningen som initiativtagare.

Dessa personer betraktas som initiativtagare och bär samma ansvar som tidigare beskrivna initiativtagare (ansvar gentemot bolaget och gentemot tredje part). Detta grundar sig på tanken att om man har skapat förtroende externt för bolagsbildningen genom sitt namn eller sina handlingar, bör man också bära ett ansvar som motsvarar detta förtroende. När man är involverad i bildandet av ett bolag måste man vara medveten om att man, även om man inte formellt är listad som initiativtagare, kan bära ett tungt juridiskt ansvar beroende på hur man är involverad.

Sammanfattning

Att grunda ett företag är en hoppfull start på en ny verksamhet, men processen innefattar komplexa juridiska frågor som vi har förklarat i denna artikel. Speciellt under den övergångsfas som kallas “företag under etablering” kan det vara svårt att korrekt bedöma handlingars giltighet och ansvar utan specialistkunskap. Handlingar som överskrider grundarnas befogenheter kan inte bara påtvinga det nystartade företaget oväntade bördor utan även innebära en risk för att grundarna personligen får bära obegränsat ansvar. Om man förbiser åtgärder som kräver strikta förfaranden, såsom övertagande av tillgångar, kan det till och med riskera att underminera grunden för den planerade verksamheten. Att identifiera dessa risker i förväg och hantera dem på ett lämpligt sätt är det första steget mot en smidig företagsgrundande och en framtida sund förvaltning.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att stödja ett stort antal klienter med juridiska frågor som uppstår före och efter företagsgrundande, särskilt inom japansk företagsrätt. Med djupgående kunskaper om japansk företagslagstiftning analyserar vi potentiella risker relaterade till handlingar och ansvar hos företag under etablering och föreslår de mest optimala lösningarna för våra klienter. Vår byrå har också flera experter som är engelsktalande med utländska advokatbehörigheter, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda noggrann och träffsäker juridisk support utan språkbarriärer även till klienter som strävar efter att bedriva internationell verksamhet. Om du känner juridisk osäkerhet vid en så viktig tidpunkt som företagsgrundande, tveka inte att kontakta oss för en konsultation.