Styrelsen i japansk bolagsrätt: Dess roll och funktion

I japanska aktiebolag utgör styrelsen en ytterst viktig institution som står i centrum för företagsstyrningen. Dess roll är mångfacetterad och sträcker sig från att fastställa företagets ledningsprinciper till att övervaka den dagliga verksamheten och även utse verkställande direktörer, vilket utgör grunden för företagets sunda tillväxt och hållbara utveckling. Styrelsen är ett beslutsfattande organ som inrättas för att konkretisera företagets driftspolitik och uppfylla funktionen att övervaka ledningen, och fungerar inte bara för att eftersträva effektiv affärsverksamhet utan också för att uppfylla bredare mål för företagsstyrning såsom laglydnad, förebyggande av oegentligheter och skydd av aktieägarnas intressen. I denna artikel kommer vi att förklara den rättsliga ramen för styrelsen enligt japansk bolagslag, dess huvudsakliga befogenheter och driftsförfaranden, samt viktiga principer för styrelsemedlemmarnas ansvar. Vi kommer också att introducera konkreta exempel på rättslig tolkning i styrelsens praktiska arbete genom japanska rättsfall och beröra styrelsens egenskaper i olika institutionella utformningar. Vi hoppas att denna artikel kan bidra till en djupare förståelse av företagsstyrning i Japan.  

Styrelsens rättsliga grund och skyldighet att inrätta

I Japan har bolagslagen (会社法) tydliga bestämmelser om inrättandet av styrelser som en institution inom aktiebolag. Det finns fall där lagen kräver att ett bolag måste ha en styrelse. Till exempel måste publika bolag inrätta en styrelse (Bolagslagen Artikel 327, stycke 1). Ett publikt bolag är ett bolag som inte har några bestämmelser i sina stadgar som begränsar överlåtelsen av alla eller delar av dess utgivna aktier. Sådana bolag samlar in kapital från ett stort antal aktieägare och kräver därför ökad transparens och förstärkt tillsynsfunktion i sin ledning, vilket är anledningen till att inrättandet av en styrelse är obligatoriskt.

Dessutom är bolag som har en revisionskommitté, en kommitté för revision och liknande, eller en nomineringskommitté också skyldiga att inrätta en styrelse (Bolagslagen Artikel 327, stycke 1). Dessa organisationsstrukturer väljs för att bygga ett mer avancerat företagsstyrningssystem anpassat till företagets storlek och verksamhetens karaktär. Skyldigheten för bolag med specifika organisationsstrukturer att inrätta en styrelse är inte bara för att uppfylla formella lagkrav. Det är för att i större och mer komplexa företag är transparens, rättvisa i ledningen, samt förbättrad trovärdighet och styrning gentemot aktieägare och marknaden avgörande. Lagen kräver ett starkare tillsynssystem anpassat till företagets tillväxtfas och egenskaper, och styrelsen spelar en central roll i detta genom att skydda investerare och upprätthålla marknadens integritet. Bolagslagen Artikel 1 säger att, förutom när andra lagar har särskilda bestämmelser, ska bolagets grundande, organisation, drift och förvaltning regleras av bolagslagen, och skyldigheten att inrätta en styrelse grundar sig också på denna grundprincip.  

Styrelsens huvudroller och befogenheter enligt japansk bolagsrätt

Styrelsen har en rad viktiga roller och befogenheter i ledningen av ett aktiebolag. Dess huvudsakliga funktioner inkluderar beslutsfattande om företagets affärsverksamhet, tillsyn över styrelseledamöternas arbetsutförande och utnämning samt avskedande av verkställande direktören (enligt japansk bolagsrätt, artikel 362, stycke 1) .  

Först och främst fattar styrelsen beslut om “affärsverksamhetens utförande”. Japansk bolagsrätt, artikel 362, stycke 2, specificerar vissa viktiga frågor som styrelsens beslutsfattande omfattar, såsom disposition och mottagande av betydande tillgångar, stora lån, utnämning och avskedande av chefer och andra viktiga anställda, etablering, ändring och avveckling av filialer och andra viktiga organisatoriska enheter, emission av företagsobligationer, samt säkerställande av att styrelseledamöternas arbetsutförande överensstämmer med lagar och bolagsordning genom att upprätta system som krävs för att säkerställa lämpligheten i företagets verksamhet samt i verksamheten för företagsgruppen som består av aktiebolaget och dess dotterbolag, såsom internkontrollsystem som fastställs genom förordningar från Justitieministeriet . Dessa frågor har en stor inverkan på företagets verksamhet, varför en noggrann övervägning och beslut från styrelsen krävs. Anledningen till att dessa “viktiga affärsverksamhetsbeslut” är specifikt uppräknade är att de är av sådan betydelse att de kan påverka företagets framtid, och de bör inte lämnas till enskilda styrelseledamöters omdöme utan bör diskuteras och beslutas av styrelsen som en kollegial kropp för att främja mer objektiva och försiktiga bedömningar och sprida riskerna.  

Därefter övervakar styrelsen “styrelseledamöternas arbetsutförande”. Detta är en viktig funktion för att säkerställa att varje styrelseledamot utför sina uppgifter på ett lämpligt sätt i enlighet med lagar, bolagsordning och styrelsens beslut, och för att säkerställa ett sunt företagsdrivande (enligt japansk bolagsrätt, artikel 362, stycke 1) . Genom att styrelseledamöterna övervakar varandra kan man förebygga oegentligheter och stärka företagsstyrningen . Denna övervakningsfunktion fungerar som ett säkerhetsnät för att kontinuerligt kontrollera att beslutade åtgärder genomförs på rätt sätt och för att förebygga bedrägerier och olämpliga beslut.  

Ytterligare har styrelsen befogenhet att utse och avskeda “verkställande direktören”, som är företagets högsta ledare (enligt japansk bolagsrätt, artikel 362, stycke 1) . Eftersom den verkställande direktören har en viktig roll i att utföra företagets verksamhet och representera företaget, är utnämningen och avskedandet av denne en mycket viktig befogenhet för styrelsen.  

Genom dessa roller bidrar styrelsen till att öka företagets värde och minska ledningsriskerna. Att styrelsens befogenheter består av två pelare, “beslut” och “övervakning”, visar att en balanserad hantering av både “offensiv” (beslutsfattande) och “defensiv” (övervakning) i ledningen bidrar till att företaget kan växa hållbart och hantera risker på ett lämpligt sätt. Denna separation och samverkan mellan beslut och övervakning är kärnan i styrelsesystemet enligt japansk bolagsrätt och anses vara en mekanism som stöder sund företagsstyrning.

En sammanfattning av styrelsens huvudroller och befogenheter presenteras i tabellen nedan.

Styrelsens funktion och förfaranden under japansk bolagsrätt

För att en styrelse ska kunna utföra sina funktioner på ett adekvat sätt är det avgörande att följa de förfaranden för drift som är fastställda i japanska bolagslagen. Dessa förfaranden är inte bara till för att underlätta möten, utan fungerar också som en viktig mekanism för att säkerställa styrelsens tillsynsfunktion och därigenom klargöra styrelsemedlemmarnas ansvar.

Först och främst är “kallelseförfarandet och meddelandet” grunden för att hålla en styrelsemöte. I princip kan varje styrelsemedlem kalla till ett styrelsemöte (enligt artikel 366, paragraf 1 i japanska bolagslagen). Kallelsemeddelandet måste skickas ut till varje styrelsemedlem och varje revisor med tillsynsansvar senast en vecka före styrelsemötets dag (eller den period som fastställts i bolagsordningen om den är kortare) enligt artikel 368, paragraf 1 i japanska bolagslagen. Dock, om alla styrelsemedlemmar (med undantag för de som är revisorer i bolag med en revisionskommitté) och revisorer samtycker, kan mötet hållas utan kallelseförfarandet enligt artikel 366, paragraf 2 och artikel 368, paragraf 2 i japanska bolagslagen. Strikt efterlevnad krävs eftersom brist på kallelsemeddelande eller en svårinställd tidpunkt kan leda till att beslut blir ogiltiga. Striktheten i kallelsemeddelandet garanterar att alla styrelsemedlemmar kan överväga dagordningen i förväg och komma väl förberedda till mötet, vilket lägger grunden för lämpligt beslutsfattande.

Därefter är “protokollföring och arkivering” extremt viktigt för styrelsens transparens och ansvarssäkring. Enligt Justitieministeriets förordningar måste protokoll föras för styrelsens överläggningar (enligt artikel 369, paragraf 1 i japanska bolagslagen). Protokollet måste undertecknas eller förseglas med namnteckning av de närvarande styrelsemedlemmarna och revisorerna, och de som inte uttrycker någon invändning anses ha godkänt beslutet, vilket gör det nödvändigt att noggrant dokumentera eventuella motsatta åsikter (enligt artikel 369, paragraf 3 och 5 i japanska bolagslagen). Protokollet tjänar som bevis för företagets beslutsfattande och spelar en viktig roll vid framtida tvister eller ansvarsutkrävande. Skyldigheten att dokumentera invändningar är ett sätt för styrelsemedlemmar att klargöra sina åsikter och skydda sig själva från att bli ansvariga för olämpliga beslut senare, samtidigt som det tjänar som bevis för att beslutsprocessen i företaget är transparent.

Slutligen är “styrelsemedlemmarnas rapporteringsskyldighet” avgörande för att styrelsen effektivt ska kunna utöva sin tillsynsfunktion. Verkställande direktörer och andra styrelsemedlemmar med operativa roller måste rapportera om utförandet av sina uppgifter till styrelsen minst en gång var tredje månad (enligt artikel 363, paragraf 2 i japanska bolagslagen). Genom denna rapporteringsskyldighet kan styrelsen hålla sig informerad om affärsutvecklingen och eventuella risker, vilket möjliggör lämpligt beslutsfattande och tillsyn. Underlåtenhet att rapportera kan leda till att styrelsemedlemmar blir ansvariga. Regelbunden rapportering ger styrelsen en informationsgrund för att ständigt vara medveten om hur verksamheten sköts och snabbt kunna agera vid eventuella problem. Dessa förfaranden är avgörande för en sund drift och ansvarsskyldighet i styrelsen och bör ses inte bara som formella krav utan som viktiga rättsliga förutsättningar för att förbättra effektiviteten i styrningen.

Organisationsdesign och styrelsens roll enligt japansk bolagsrätt

Den japanska bolagsrätten tillåter flexibel organisationsdesign anpassad efter företagens storlek och karaktär, med tre huvudsakliga mönster som framträder. Beroende på organisationsdesignen varierar även styrelsens roll och befogenheter.

Bolag med revisionsutskott i Japan

I Japan är bolag med revisionsutskott en av de mest vanliga organisationsstrukturerna. I dessa bolag fattar styrelsen beslut om affärsförvaltning och övervakar styrelseledamöternas arbetsutförande enligt artikel 362, paragraf 1 i den japanska bolagslagen . Revisorer utses av bolagsstämman och har till uppgift att granska styrelseledamöternas och redovisningsrådgivarnas arbetsutförande . Revisorer har befogenhet att granska huruvida styrelseledamöterna uppfyller sina skyldigheter att agera med omsorg och lojalitet, samt att kontrollera om det förekommer brott mot lagar eller bolagsordningen. Vid behov har de även rätt att rapportera till styrelsen och begära åtgärder för att förhindra olagliga handlingar . På detta sätt kompletteras och förstärks styrelsens övervakningsfunktion genom revisorernas arbete. I bolag med revisionsutskott måste minst tre styrelseledamöter utses enligt artikel 331, paragraf 5 i den japanska bolagslagen .  

Bolag med revisionskommitté enligt japansk bolagsrätt

Enligt japansk bolagsrätt är ett bolag med revisionskommitté en organisationsstruktur som stärker övervakningen av företagsledningen genom att inrätta en revisionskommitté inom styrelsen. Revisionskommittén ska bestå av minst tre styrelseledamöter, varav en majoritet måste vara externa ledamöter (Japanska företagslagen, artikel 331, stycke 6). Styrelseledamöter som är medlemmar i revisionskommittén har till uppgift att övervaka styrelsens arbetsutförande, skapa revisionsrapporter och besluta om förslag till bolagsstämman gällande utnämning och avsättning av revisorer (Japanska företagslagen, artikel 399-2, stycke 3). Styrelseledamöter i revisionskommittén ska närvara vid styrelsemöten och, när de anser det nödvändigt, framföra sina åsikter (Japanska företagslagen, artikel 399-2, stycke 3), och om de upptäcker någon form av oegentligheter ska de omedelbart rapportera detta till styrelsen (Japanska företagslagen, artikel 399-4). Syftet med detta system är att förbättra företagsledningens transparens och vinna förtroende från aktieägare och investerare.

Bolag med nomineringskommittéer i Japan

I Japan är ett bolag med nomineringskommittéer en organisationsstruktur som inrättar tre kommittéer inom styrelsen: en nomineringskommitté, en revisionskommitté och en ersättningskommitté. Denna struktur syftar till att tydligt separera verkställande och övervakande funktioner. I denna form beslutar styrelsen om företagets grundläggande riktlinjer och övervakar verkställande direktörernas arbetsutförande, medan enskilda styrelseledamöter i princip inte utför operativa uppgifter (enligt japansk bolagslag (2005) artikel 415 och artikel 416). Operativa uppgifter delegeras till verkställande direktörer som utses av styrelsen (enligt japansk bolagslag (2005) artikel 402, stycke 1, och artikel 418).

• Nomineringskommittén beslutar om innehållet i förslagen till val och avsättning av styrelseledamöter som ska läggas fram vid bolagsstämman (enligt japansk bolagslag (2005) artikel 404, stycke 1).
• Revisionskommittén övervakar styrelseledamöter och verkställande direktörers arbetsutförande och upprättar revisionsrapporter (enligt japansk bolagslag (2005) artikel 404, stycke 2).
• Ersättningskommittén beslutar om individuell ersättning för verkställande direktörer och liknande (enligt japansk bolagslag (2005) artikel 404, stycke 3).

Systemet syftar till att fullständigt separera ägande och ledning för att uppnå både transparens i ledningen och snabba beslutsprocesser. Den japanska bolagslagen tillåter flera olika organisationsstrukturer för att ge företag flexibilitet att bygga upp den mest optimala företagsstyrningen som svarar mot deras mångfaldiga behov (såsom storlek, verksamhetstyp och medvetenhet om styrning). Medan bolag med revisionskommittéer är den mest traditionella strukturen och lättast att tillämpa för små och medelstora företag, har bolag med revisionskommittéer och nomineringskommittéer utvecklats för att stärka transparensen och oberoendet i övervakningsfunktionen, särskilt för större företag och för att vinna förtroende från internationella investerare. Särskilt i bolag med nomineringskommittéer är separationen mellan ägande och ledning tydlig, då styrelsen fokuserar på övervakning snarare än operativa uppgifter, vilket visar en tydlig avsikt att uppnå mer objektiv och strikt styrning. Detta understryker aspekten av lagstiftning som ett strategiskt val för företag att välja den mest optimala styrningsmodellen som passar deras egna egenskaper.

Nedan följer en tabell som sammanfattar styrelsens huvudsakliga roller i olika organisationsstrukturer.

Sammanfattning

Styrelsen i japanska företag enligt Japans bolagslag är en oumbärlig institution för att stödja företagets sunda förvaltning och hållbara tillväxt. Dess roll sträcker sig från att fatta beslut om viktiga affärsåtgärder till att övervaka styrelseledamöternas tjänsteutövning och även till att utse verkställande direktörer. Bolagslagen fastställer tydligt de detaljerade förfaranden som krävs för att uppfylla dessa roller, de skyldigheter som styrelseledamöterna bör bära, och principerna för deras ansvar. Dessutom visar rättsfall om beslutsfattande principer och tillsynsplikt att lagen, samtidigt som den eftersträvar ansvar från styrelseledamöterna, också värderar balansen av att respektera ledningens frihet. Vidare möjliggör en mångfald av institutionella designer, såsom företag med en revisionskommitté, företag med en kommitté för revision och andra uppgifter, och företag med en nomineringskommitté, att bygga det optimala företagsstyrningssystemet anpassat efter företagets storlek och egenskaper, vilket utgör grunden för att japanska företag fortsätter att vara betrodda aktörer i det internationella samfundet. Det är tydligt att styrelsens roll inte bara är att uppfylla juridiska skyldigheter utan också är ett strategiskt element för att säkerställa företagets hållbara tillväxt och internationella trovärdighet.

Monolith Law Office har djupgående specialkunskaper och en rik erfarenhet inom japansk bolagslag, särskilt när det gäller företagsstyrning. Vi erbjuder ett brett stöd som sträcker sig från att välja företagsinstitutionell design, juridisk rådgivning om styrelsens drift, riskhantering relaterad till styrelseledamöternas ansvar, till komplexa juridiska frågor som uppstår i samband med fusioner och förvärv samt omstruktureringar av verksamheter.