Den juridiska ramen för tidsbegränsade anställningsavtal i Japan: En guide för företagsledare

Tidsbegränsade arbetsavtal är ett viktigt strategiskt val för många företag för att hantera specifika projekt eller säsongsbetonade behov, samt för att fastställa provanställningar. Denna form av kontrakt erbjuder stora fördelar genom att flexibelt säkra den arbetskraft som behövs. Dock har Japan strikta lagliga regleringar inom arbetsrätten för att säkerställa anställningsstabiliteten för arbetstagare med tidsbegränsade kontrakt. Speciellt inom det rättsliga systemet som centrerar kring den japanska arbetsavtalslagen, finns det viktiga regler som företag måste följa gällande kontraktens längd, övergången till anställningsavtal utan bestämd tid, och procedurerna vid avslutandet av kontrakt. Att använda tidsbegränsade arbetsavtal utan att förstå dessa regleringar kan leda till oväntade rättsliga tvister och finansiella risker. En distinkt aspekt av det japanska rättssystemet är tendensen att se tidsbegränsade arbetsavtal inte som en serie av isolerade enskilda kontrakt, utan som en kontinuerlig anställningsrelation där den juridiska karaktären kan förändras med varje förnyelse. Med varje förnyelse av kontraktet ökar arbetstagarens förväntningar på fortsatt anställning juridiskt skydd, och därmed minskar arbetsgivarens diskretionära utrymme för att avsluta kontraktet. Därför är det viktigt att erkänna att ingåendet av det första kontraktet inte är en statisk överenskommelse, utan början på en relation med potential att juridiskt utvecklas, vilket är det första steget i riskhantering. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara dessa regleringar för att hjälpa företagsledare och juridiska ansvariga att förstå och korrekt hantera de viktigaste juridiska ramarna för tidsbegränsade arbetsavtal enligt japansk arbetsrätt.  

Perioden för tidsbegränsade arbetsavtal i Japan

När man ingår ett tidsbegränsat arbetsavtal är det första man bör förstå den maximala perioden för varje enskilt avtal. Enligt artikel 14, stycke 1 i den japanska arbetsstandardlagen (Japanese Labor Standards Act) är den maximala perioden för ett arbetsavtal i princip tre år. Detta för att förhindra att arbetstagare orättvist binds vid långa kontrakt. Denna bestämmelse är endast en övre gräns för varje enskilt avtal och begränsar inte antalet gånger ett avtal kan förnyas.

Det finns dock några viktiga undantag från denna princip. För det första kan avtal med arbetstagare som har “hög specialiserad kunskap, teknik eller erfarenhet” förlängas upp till fem år. Om en arbetstagare faller under kategorin “hög specialiserad kunskap etc.” avgörs inte av arbetsgivarens subjektiva bedömning utan av objektiva kriterier som fastställs i lagstiftningen. Detta inkluderar personer med doktorsexamen, läkare eller advokater, arkitekter med särskild licens, eller systemingenjörer och designers med viss praktisk erfarenhet och en årsinkomst (till exempel över 10,75 miljoner yen). Ett andra undantag är när avtal ingås med arbetstagare som är 60 år eller äldre vid tidpunkten för avtalets ingående, där den maximala perioden också är fem år. Dessutom kan avtal som definierar den nödvändiga perioden för att slutföra ett specifikt projekt, som dammbyggnation, tillåtas sträcka sig över hela projektets slutförandeperiod.

Å andra sidan finns det ingen lagstadgad minimiperiod för avtalslängden. Men enligt artikel 17, stycke 2 i den japanska arbetsavtalslagen (Japanese Labor Contract Act) har arbetsgivaren en skyldighet att inte upprepade gånger förnya avtal för en onödigt kort period i förhållande till avtalets syfte (en skyldighet att ta hänsyn). Denna skyldighet är inte bara ett mål att sträva efter. Till exempel kan en praxis där man upprepade gånger förnyar extremt korta avtal, som en månad, trots att arbetet i realiteten är av en ständig karaktär, vid en tvist om avslutande av anställning, anses som en faktor som grundar en arbetstagares “rimliga förväntan på förnyelse av avtalet”. Med andra ord måste man som en del av företagsledningen vara medveten om att en strategi för kontrakt som eftersträvar kortsiktig flexibilitet kan leda till ökad juridisk risk vid avtalets upphörande.

Övergång till tillsvidareanställning enligt den japanska “5-årsregeln”

En av de viktigaste regleringarna i hanteringen av tidsbegränsade anställningsavtal i Japan är det system som allmänt kallas “5-årsregeln”, vilket möjliggör övergång till tillsvidareanställning. Enligt artikel 18 i den japanska lagen om arbetskontrakt, om en arbetstagare har förnyat tidsbegränsade anställningsavtal med samma arbetsgivare och den totala anställningstiden överstiger fem år, uppstår rätten att ansöka om övergång till ett tillsvidareanställningsavtal (rätten till tillsvidareanställning).

För att denna rätt ska uppstå krävs för det första att den totala anställningstiden för tidsbegränsade avtal överstiger fem år, för det andra att det har skett minst en förnyelse av avtalet under denna tid, och för det tredje att beräkningen av den totala anställningstiden börjar från och med kontrakt som påbörjats efter den 1 april 2013. Om en arbetstagare utövar denna rätt och ansöker om tillsvidareanställning efter att ha överstigit den totala anställningstiden på fem år, ska arbetsgivaren anses ha accepterat ansökan och kan inte avslå den. Tillsvidareanställningsavtalet börjar gälla dagen efter det att det föregående tidsbegränsade anställningsavtalet löpt ut.

Arbetsvillkoren efter övergången till tillsvidareanställning är i princip desamma som i det senaste tidsbegränsade avtalet, med undantag för bestämmelserna om anställningstid (såsom arbetsuppgifter, arbetsplats, lön etc.). Det är dock möjligt att ändra villkoren genom särskilda bestämmelser i arbetsreglerna. Det är viktigt att notera att övergången till “tillsvidareanställning” inte nödvändigtvis innebär anställning som så kallad “fast anställd”. Företag kan skapa nya anställningskategorier för de som övergår till tillsvidareanställning. Men om det finns skillnader i behandlingen mellan dessa och fast anställda, utan rationella skäl baserade på arbetsuppgifter, ansvarsområden eller möjligheten till omplacering, kan det finnas en risk att detta ses som orimliga arbetsvillkor enligt artikel 8 i lagen om förbättring av anställningshanteringen för deltids- och tidsbegränsat anställda, vilket kräver noggrann utformning av systemet.

När det gäller beräkningen av den totala anställningstiden finns det en regel om en avbrottsperiod, känd som “cooling-off”. Enligt artikel 18.2 i den japanska lagen om arbetskontrakt, om den senaste tidsbegränsade anställningsperioden var kortare än ett år, och det finns en paus som är längre än den period som definieras av arbetsministeriets förordning baserat på halva den kontraktsperioden, eller om den senaste kontraktsperioden var ett år eller längre och det finns en paus på mer än sex månader innan nästa kontrakt börjar, räknas inte de tidigare kontraktsperioderna och räkningen återställs.

Det finns undantag från denna 5-årsregel. För arbetstagare som är högkvalificerade specialister som arbetar på specifika projekt under arbetsgivare som har fått godkännande för sina planer för lämplig anställningsförvaltning, eller för äldre arbetstagare som fortsätter att vara anställda efter pensionsåldern, finns det ett system som gör att rätten att ansöka om tillsvidareanställning inte uppstår under en viss period.

Från en företagslednings synpunkt innebär att enbart undvika uppkomsten av rätten till tillsvidareanställning genom att inte förnya kontraktet precis innan fem år har passerat (anställningsstopp) en risk för rättsliga tvister. För att ett sådant anställningsstopp ska anses giltigt krävs det mer än bara skälet att undvika övergången; det måste finnas objektivt rationella skäl såsom affärsmässig nödvändighet. Därför kan 5-årsregeln sägas faktiskt uppmana företag att tidigt överväga den långsiktiga rollen för tidsbegränsat anställda och genomföra en planerad personalhantering.

Avslutande av tidsbegränsade arbetsavtal i Japan: Uppsägning under kontraktstiden och avslut vid kontraktets utgång

Det finns två huvudsakliga sätt att avsluta ett tidsbegränsat arbetsavtal under japansk arbetsrätt: genom uppsägning under kontraktets löptid och genom att inte förnya avtalet vid dess utgång, vilket kallas ‘avslut’. Dessa två är juridiskt helt skilda begrepp, och kraven för att deras giltighet ska erkännas skiljer sig markant åt.

Uppsägning under kontraktstiden

Enligt artikel 17, stycke 1 i den japanska arbetskontraktslagen får en arbetsgivare inte säga upp en arbetstagare under tiden för ett tidsbegränsat arbetskontrakt, såvida det inte finns “oundvikliga skäl” som gör detta nödvändigt. Dessa “oundvikliga skäl” tolkas mycket striktare än standarden för uppsägning av arbetstagare med obegränsade arbetskontrakt, vilken kräver “objektivt rimliga skäl som anses vara lämpliga enligt samhällets normer”. Domstolarna anser att ett kontrakt med en bestämd tidsperiod är ett löfte om anställning under den perioden och att bryta det löftet ensidigt kräver allvarliga omständigheter som gör det svårt att förvänta sig att kontraktet fortsätter.

Specifikt kan oförutsedda händelser som företagskonkurs eller naturkatastrofer som förstör arbetsplatsen, eller mycket allvarliga problem från arbetstagarens sida, som att begå allvarliga brott eller bli oförmögen att arbeta under en längre tid, utgöra “oundvikliga skäl”. Å andra sidan är det sällan möjligt att säga upp någon under kontraktstiden på grund av enbart dålig ekonomisk prestation, brist på arbetstagarens förmåga eller mindre överträdelser av arbetsdisciplinen.

De fall där uppsägning under kontraktstiden har ansetts vara giltig i domstol är mycket begränsade och visar på deras unika natur. Till exempel, i fall där en arbetstagare har avsevärt falsifierat sin ålder vid anställning för arbete som kräver fysisk styrka (Tokyos distriktsdomstol, dom den 28 mars 2008), eller där en arbetstagare utan giltig anledning vägrat att följa en omplacering och fortsatt att vara frånvarande utan tillstånd (Kyo-ei Security Service-fallet, Tokyos distriktsdomstol, dom den 28 maj 2019), eller där en arbetstagare har dolt sin frånvaro och arbetat för en konkurrerande verksamhet (Tokyos distriktsdomstol, dom den 26 februari 2018). Därför är det från ett ledningsperspektiv viktigt att erkänna att ett tidsbegränsat arbetskontrakt, när det väl har ingåtts, är ett fast löfte som inte kan brytas under kontraktstiden utan mycket allvarliga skäl. Det är därför av yttersta vikt att noggrant välja rätt kandidater vid anställning och att korrekt fastställa den initiala kontraktstiden som en viktig riskhanteringsstrategi.

Uppsägning vid kontraktsslut i Japan

“Uppsägning vid kontraktsslut” avser när en arbetsgivare väljer att inte förnya ett tidsbegränsat arbetsavtal vid dess utgång . I princip bör detta vara möjligt att göra fritt, men artikel 19 i den japanska lagen om arbetskontrakt har kodifierat den rättspraxis som etablerats som “uppsägningsprincipen” och begränsar arbetsgivarens frihet att avsluta anställningen under vissa omständigheter .  

Denna uppsägningsprincip tillämpas främst i följande två situationer .  

1. När tidsbegränsade arbetsavtal har förnyats upprepade gånger och uppsägningen i praktiken kan likställas med uppsägning av en arbetstagare med ett obegränsat arbetsavtal (typen av faktiskt obegränsat kontrakt).
2. När det finns rimliga skäl för arbetstagaren att förvänta sig att det tidsbegränsade arbetsavtalet kommer att förnyas vid kontraktets utgång (typen av skyddade förväntningar).

I dessa fall är uppsägningen ogiltig om den “saknar objektivt rimliga skäl och inte anses vara lämplig enligt samhällets normer” . Om arbetstagaren har en “rimlig förväntan på förnyelse” bedöms utifrån faktorer som arbetsuppgifternas permanenta karaktär, antalet förnyelser och den totala anställningstiden, om förnyelseförfarandet varit formellt, samt om det har funnits några antydningar om fortsatt anställning från chefer eller andra ledande befattningar .  

För att förstå denna princip är det viktigt att känna till några nyckelrättsfall. I Toshiba Yanashima-fabrikens fall (Japans högsta domstol, 22 juli 1974) bedömdes uppsägningen av en tillfällig arbetare som hade varit anställd i korta kontrakt som upprepade gånger förnyats och som utförde permanenta arbetsuppgifter som ogiltig, eftersom det i praktiken kunde likställas med uppsägning av en arbetstagare med ett obegränsat arbetsavtal, vilket lade grunden för uppsägningsprincipen . I Hitachi Medico-fallet (Japans högsta domstol, 4 december 1986) erkändes arbetstagarens rimliga förväntningar på förnyelse, men uppsägningen ansågs vara giltig på grund av den höga nödvändigheten av att stänga fabriken och det oundvikliga behovet av personalnedskärningar. Detta visar att även om det finns rimliga förväntningar, kan uppsägning accepteras om det finns övervägande objektiva och rimliga skäl .  

Ett aktuellt fall som är värt att uppmärksamma är Hakuhodo-fallet (Fukuoka distriktsdomstol, 17 mars 2020). I detta fall hade arbetstagarens kontrakt förnyats under nästan 30 år och trots att kontraktet uttryckligen angav en “maximal förnyelseperiod på fem år”, betonade domstolen den långa historiken av förnyelser och bedömde att arbetstagaren hade rimliga skäl att förvänta sig förnyelse, vilket ledde till att uppsägningen bedömdes som ogiltig . Detta rättsfall klargör att man inte kan känna sig säker enbart på grund av kontraktets ordalydelse, och att den faktiska hanteringen och ledningens agerande kan oavsiktligt skapa en rättsligt skyddad förväntan hos arbetstagaren. Därför är det avgörande att inte bara ha välordnade kontrakt för att hantera juridiska risker relaterade till uppsägning vid kontraktsslut, utan också att strama åt processerna för förnyelseintervjuer och utvärderingar, samt att utbilda chefer i lämplig kommunikation.  

Juridisk jämförelse mellan uppsägning under kontraktstid och avslut av anställning i Japan

Att förstå de juridiska skillnaderna mellan de två metoderna för att avsluta en tidsbegränsad anställning, “uppsägning under kontraktstid” och “avslut av anställning”, är grundläggande för korrekt personalhantering. Tabellen nedan sammanfattar de viktigaste skillnaderna mellan dem.

Som det framgår av denna jämförelse är uppsägning under kontraktstid en exceptionellt undantagsåtgärd, medan avslut av anställning struktureras så att dess giltighet strikt ifrågasätts beroende på verkligheten i kontraktsförnyelsen. Att känna till dessa skillnader och korrekt förstå de juridiska kraven som ställs i varje situation är nyckeln till att förebygga tvister.

Sammanfattning

När du anställer arbetstagare med tidsbegränsade kontrakt under det japanska arbetsrättsliga systemet är det avgörande att djupt förstå de strikta regleringarna som ligger bakom flexibiliteten. Som vi har beskrivit i denna artikel är begränsningarna av kontraktstiden, reglerna för omvandling till en tillsvidareanställning efter sammanlagt fem år, samt de mycket olika juridiska disciplinerna för “uppsägning under kontraktstiden” och “avslut av anställning” vid kontraktets slut, kärnelement som företag måste följa. Det är särskilt viktigt att notera att uppsägning under kontraktstiden har en mycket hög tröskel som gör det nästan omöjligt, och att en lättfärdig upprepning av kontraktsförnyelser oavsiktligt kan skapa en juridisk situation som gör det svårt att avsluta anställningen. Effektiv användning av tidsbegränsade arbetstagare avslutas inte bara med att underteckna ett korrekt utformat anställningsavtal. Det kräver kontinuerlig förvaltning som innefattar långsiktig personalplanering, tydliga och konsekventa interna processer för förnyelse och avslutning, samt lämplig utbildning för chefer.

Monolith Law Office har en gedigen erfarenhet av att erbjuda omfattande rådgivning inom japansk arbetsrätt, inklusive frågor relaterade till tidsbegränsade arbetskontrakt, till en mångfald av klienter både inom och utanför Japan. Vår styrka ligger i vår djupa expertis inom det japanska rättssystemet, förstärkt av att vi har flera engelsktalande advokater, inklusive de med utländska juridiska kvalifikationer, i vår personal. Detta gör det möjligt för oss att noggrant förstå de unika bekymmer och bakgrunder som våra internationella klienter har, och att erbjuda tydligt och praktiskt juridiskt stöd utan språkbarriärer. Oavsett om det gäller hantering av anställning av tidsbegränsade arbetstagare, utveckling av arbetsregler eller hantering av arbetsrättsliga tvister, står vi redo att kraftfullt stödja ditt företags verksamhet från en juridisk synvinkel.