Avslutande av arbetskontrakt enligt japansk arbetsrätt: En juridisk analys av ömsesidig uppsägning baserad på arbetstagarens begäran och avskedande.

Avslutandet av arbetskontrakt är en vardaglig händelse i företagsledning. Särskilt scenarier där arbetsförhållandet avslutas på arbetstagarens initiativ är vanligt förekommande. Dock kan de juridiska effekterna, och i synnerhet tidpunkten för upphörandets ikraftträdande samt möjligheten att återkalla en redan framförd avsiktsförklaring att avgå, variera betydligt beroende på om uppsägningen är en ‘ömsesidig uppgörelse’ eller en ‘uppsägning’. Om man inte korrekt förstår denna distinktion och agerar därefter, kan det exempelvis leda till oväntade juridiska tvister där en arbetstagare som har begärt att få avgå återkallar sin avsiktsförklaring efter att företaget har anställt en ersättare, och hävdar att anställningsförhållandet fortfarande existerar. Avslutandet av arbetskontrakt är inte bara en procedurfråga utan en viktig juridisk fråga som direkt anknyter till företagets juridiska skyldigheter och riskhantering. I denna artikel kommer vi att, baserat på japansk arbetsrätt, detaljerat beskriva de juridiska kraven, effekterna och reglerna för återkallande av avsiktsförklaringar i samband med arbetskontraktets upphörande genom arbetstagarens begäran, det vill säga ‘ömsesidig uppgörelse’ och ‘uppsägning’, med stöd av specifika lagar och rättsfall. Syftet är att bidra till en stabil och juridiskt korrekt personal- och arbetsrättslig hantering.

Rättsliga typer av arbetsavtals upphörande: Ömsesidig uppsägning och avsked i Japan

Uppsägning av ett arbetsavtal på arbetstagarens initiativ kan juridiskt klassificeras i två huvudtyper: “ömsesidig uppsägning” och “avsked”. Dessa två har det gemensamt att de avslutar arbetsavtalet, men deras juridiska natur och krav för att upprättas skiljer sig väsentligt åt.

Ömsesidig uppsägning är ett avtal där arbetstagaren och arbetsgivaren genom ömsesidigt samtycke avslutar arbetsavtalet för framtiden. Detta upprättas genom en kombination av “ansökan” från ena parten och “godkännande” från den andra parten. I praktiken tolkas ofta en arbetstagares inlämning av en “begäran om avsked” som en ansökan om ömsesidig uppsägning. Det är först när arbetsgivaren accepterar detta som en överenskommelse om att avsluta avtalet upprättas.

Å andra sidan innebär avsked att arbetstagaren ensidigt upphäver arbetsavtalet. Detta kallas också “frivillig avgång” och kräver inte arbetsgivarens godkännande. När arbetstagarens uppsägningsavsikt når arbetsgivaren, och efter att den lagstadgade perioden har passerat, uppstår effekten av avtalets upphörande automatiskt.

Praktiska problem uppstår när de skriftliga “avskedsanmälningar” eller “begäran om avsked” som lämnas in av arbetstagare juridiskt inte är klart definierade som antingen en ansökan om ömsesidig uppsägning eller ett definitivt uttryck för avsked. Denna distinktion är extremt viktig eftersom möjligheten att dra tillbaka en sådan avsiktsförklaring beror på tolkningen av dess juridiska natur. Japanska domstolar tar hänsyn till att arbetstagarens ställning är grunden för deras liv och visar därför en försiktig hållning när det gäller tolkningen av arbetstagarens avsiktsförklaringar. Som ett resultat tenderar de att tolka en arbetstagares uttryck för att lämna sitt jobb inte som “avsked” utan som en “ansökan om ömsesidig uppsägning” som kan dras tillbaka, såvida det inte är objektivt klart att det är avsett att definitivt avsluta anställningsavtalet, oavsett arbetsgivarens respons. Denna rättsliga tendens utgör en viktig riskfaktor för arbetsgivare. När en arbetstagare uttrycker en avsikt att avgå och arbetsgivaren förhastat antar att det är ett definitivt avsked, kan det leda till att man går vidare med rekryteringsförfaranden för en efterträdare eller offentliggör det internt, vilket kan resultera i en situation där det juridiskt finns två giltiga anställningsavtal om arbetstagaren senare drar tillbaka sin avsiktsförklaring. Därför krävs en försiktig hantering.

Regler för uppsägning i anställningsavtal utan bestämd tid i Japan

I det japanska arbetsrättsliga systemet kan arbetstagare som har ingått ett anställningsavtal utan bestämd tid (ett så kallat tillsvidareanställningsavtal), likt fast anställda, i princip när som helst begära att deras anställningsavtal ska upphöra. Detta rättighetsunderlag återfinns i artikel 627, paragraf 1 i den japanska civilrätten.

Enligt denna bestämmelse kan “när parterna inte har avtalat om en anställningstid, varje part när som helst begära uppsägning. I detta fall upphör anställningen efter att två veckor har förflutit från dagen för uppsägningsbegäran.” Detta är känt som “friheten att begära uppsägning”, och arbetstagaren kan avsluta anställningsavtalet lagligt efter två veckor, oavsett arbetsgivarens godkännande. Denna tvåveckorsperiod börjar dagen efter att uppsägningsbegäran har gjorts.

I praktiken har många företag i sina arbetsregler en bestämmelse som säger att “den som önskar avgå måste anmäla detta en månad före önskat avslutningsdatum”, vilket är en längre uppsägningstid än de två veckor som fastställs av den japanska civilrätten. Här uppstår frågan om vilken bestämmelse som har företräde, arbetsreglernas eller den japanska civilrättens. När det gäller om artikel 627 i den japanska civilrätten är en tvingande bestämmelse som inte kan avtalas bort av parterna, finns det delade meningar i doktrin och rättspraxis. Dock anses arbetsregler som orimligt begränsar arbetstagarens frihet att avgå genom att kräva en lång uppsägningstid ofta strida mot allmän ordning och goda seder (enligt artikel 90 i den japanska civilrätten) och kan därför bedömas som ogiltiga. Det finns rättsfall där artikel 627 i den japanska civilrätten har tolkats som en tvingande lag och där det har fastslagits att uppsägningseffekten inträder två veckor efter arbetstagarens begäran, oavsett vad arbetsreglerna säger (Takano Meriyasu-fallet, Tokyo District Court, 29 oktober 1976). Därför kan företag i och för sig tillåtas att fastställa en uppsägningsperiod på cirka en månad i arbetsreglerna, på grund av rationella behov som överlämning av arbetsuppgifter, men det bör förstås att det är svårt att juridiskt förhindra en arbetstagare som hävdar sin rätt till uppsägning inom två veckor enligt artikel 627 i den japanska civilrätten.

Regler för uppsägning vid tidsbegränsade anställningsavtal enligt japansk lag

För kontraktsanställda med tidsbegränsade anställningsavtal (有期労働契約) är möjligheten att säga upp sig under kontraktstiden betydligt mer begränsad jämfört med de som har tillsvidareanställningar. Ett tidsbegränsat anställningsavtal ingås under förutsättning att båda parter ska följa avtalstiden, och därför tillåts i princip inte ensidig uppsägning.

Den principen fastställs i artikel 628 i den japanska civilrätten (民法). Artikeln stadgar att “även om parterna har avtalat om en anställningsperiod, kan varje part omedelbart säga upp avtalet om det finns oundvikliga skäl.” Det innebär att en arbetstagare med ett tidsbegränsat kontrakt måste ha “oundvikliga skäl” för att kunna säga upp sig under kontraktstiden.

Om det finns “oundvikliga skäl” eller inte bedöms från fall till fall, men vanligtvis kan följande situationer anses vara sådana skäl:

• När arbetstagaren själv lider av en allvarlig sjukdom eller skada som gör det omöjligt eller extremt svårt att utföra arbete.
• När fortsatt arbete objektivt sett blir svårt på grund av familjeomständigheter, såsom behovet av att ta hand om en familjemedlem.
• När lönen inte betalas ut eller när de arbetsvillkor som klargjordes vid anställningstillfället avviker markant från de faktiska arbetsvillkoren (detta erkänns också som en rätt till omedelbar uppsägning enligt artikel 15, stycke 2 i den japanska arbetsstandardlagen).
• När arbetsgivarens verksamhet bryter mot lagar och förordningar.

Det finns dock ett viktigt undantag från denna strikta princip. Enligt tilläggsartikel 137 i den japanska arbetsstandardlagen kan arbetstagare som har ingått ett tidsbegränsat anställningsavtal på mer än ett år, efter att ha passerat ett år från avtalets startdatum, när som helst säga upp sig genom att meddela arbetsgivaren. Denna bestämmelse innebär att en arbetstagare med till exempel ett treårigt kontrakt kan säga upp sig när som helst efter det första året, även utan “oundvikliga skäl”. Detta undantag är avsett att förhindra långvarig bindning av arbetstagare och är en juridisk begränsning som arbetsgivare måste vara medvetna om när de planerar att säkra personal genom fleråriga tidsbegränsade kontrakt.

Återkallande av uppsägning: Möjligheten att dra tillbaka en uppsägning under japansk arbetsrätt

En arbetstagares försök att återkalla en redan inlämnad uppsägning kan ofta bli en källa till tvister i praktiken. Möjligheten att återkalla en uppsägning är direkt kopplad till den juridiska skillnaden mellan “avsked” och “ansökan om ömsesidig uppsägning” som nämnts tidigare.

En arbetstagares ensidiga uppsägningsmeddelande, som kallas “avsked”, får omedelbar rättsverkan när det når arbetsgivaren och kan i princip inte ensidigt återkallas av arbetstagaren. Å andra sidan kan en arbetstagares uppsägning som utgör en “ansökan om ömsesidig uppsägning” av arbetsavtalet fritt återkallas av arbetstagaren fram till det att arbetsgivaren har uttryckt sitt godkännande.

Det mest kritiska här är när och hur arbetsgivarens godkännande juridiskt sett etableras. Om godkännandet anses ha etablerats kan arbetstagaren inte längre återkalla sin ansökan, och den ömsesidiga uppsägningen blir definitiv. Det finns två kontrasterande rättsfall från Högsta domstolen och en distriktsdomstol som är ledande i denna fråga.

Det första fallet är Okuma Iron Works (Högsta domstolens dom den 18 september 1987 (1987)). I detta fall lämnade en arbetstagare in sin uppsägningsansökan till personalchefen, som accepterade den. Arbetstagaren försökte återkalla sin uppsägning dagen efter, men domstolen fastställde att personalchefen hade den faktiska befogenheten att godkänna arbetstagarens uppsägning. När personalchefen med befogenhet accepterade uppsägningsansökan ansågs arbetsgivarens godkännande ha uttryckts, och en ömsesidig uppsägning av arbetsavtalet ansågs ha etablerats. Följaktligen ansågs arbetstagarens försök att återkalla nästa dag vara ogiltigt.

Det andra fallet är Hakuto Academy (Osaka distriktsdomstolens dom den 29 augusti 1997 (1997)). I detta fall lämnade en lärare vid en privat skola in sin uppsägningsansökan till rektorn, men återkallade den några timmar senare via telefon. I denna skolstiftelse låg den slutliga beslutsrätten om anställning och avsked hos styrelseordföranden. Domstolen fastställde att eftersom återkallelsen skedde innan styrelseordföranden, som hade den slutliga godkännanderätten, hade uttryckt sitt godkännande till läraren, var återkallelsen giltig.

Det som kan dras från dessa rättsfall är att framgången för en uppsägning är nära kopplad till fördelningen av beslutsbefogenheter inom ett företag. Beroende på om personen som accepterar en uppsägningsansökan bara är en mottagare eller faktiskt har beslutanderätt att godkänna, kan tidpunkten för när en ömsesidig uppsägning etableras variera. Denna rättsliga osäkerhet utgör en stor risk för arbetsgivaren. Därför är det från ett förebyggande perspektiv mycket effektivt för företag att i arbetsreglerna eller liknande dokument fastställa att “inlämning av en uppsägningsansökan ska behandlas som en ansökan om ömsesidig uppsägning och att en ömsesidig uppsägning anses etablerad när ett skriftligt godkännande från personalchefen når arbetstagaren”. Detta klargör tidpunkten för godkännandet och begränsar den period under vilken arbetstagaren kan återkalla sin uppsägning till en förutsägbar tidsram.

Jämförelsetabell: Rättsliga skillnader mellan ömsesidig uppsägning och avsked i Japan

Nedan följer en tabell som sammanfattar de rättsliga skillnaderna mellan ömsesidig uppsägning och avsked, som vi har förklarat hittills.

Juridiska skyldigheter efter avslutat anställningsavtal i Japan

Efter att ett anställningsavtal har avslutats kvarstår vissa juridiska skyldigheter för arbetsgivaren enligt lag. Två särskilt viktiga aspekter är hanteringen av löneutbetalningar och sekretesskyldigheter.

Löneutbetalningar

Den japanska arbetsstandardlagen (第23条) stipulerar strikta regler för återlämnande av pengar och andra tillgångar vid en arbetstagares avgång. Enligt denna paragraf måste arbetsgivaren, om den avgående arbetstagaren begär det, betala ut lönen inom sju dagar från begäran och återlämna alla pengar och tillgångar som tillhör arbetstagaren, oavsett benämning. Denna skyldighet har företräde framför företagets vanliga löneutbetalningsdag. Det innebär att om en arbetstagare begär betalning före den vanliga löneutbetalningsdagen, är företaget juridiskt skyldigt att hantera detta inom sju dagar. Om företaget inte följer denna bestämmelse kan det bli böter på upp till 300 000 yen. Därför måste ekonomi- och personalavdelningarna se till att de har system på plats för att snabbt kunna avveckla avgående arbetstagares löner.

Sekretesskyldigheter

Under anställningen har arbetstagaren en skyldighet att hålla arbetsgivarens affärshemligheter konfidentiella, enligt principen om lojalitet och god tro som följer med anställningsavtalet (enligt den japanska arbetsavtalslagen, 第3条第4項). Denna skyldighet baserad på lojalitetsprincipen försvagas dock avsevärt när anställningsavtalet upphör.

För att därför kunna ålägga en arbetstagare en sekretesskyldighet gällande specifik information även efter anställningens slut, är det av yttersta vikt att antingen inkludera tydliga bestämmelser om efterföljande skyldigheter i arbetsreglerna eller att upprätta en individuell sekretessförbindelse vid avgången. Med ett sådant skriftligt avtal kan man skydda en bredare omfattning av information än vad som definieras som “affärshemligheter” enligt den japanska lagen mot illojal konkurrens, vilket möjliggör mer effektiva åtgärder mot informationsläckage. Det är särskilt viktigt att komma överens om sekretesskyldigheter efter avgången för anställda som har haft tillgång till information som är källan till företagets konkurrenskraft, såsom kundinformation, teknisk information och affärsstrategier, som en nödvändig riskhanteringsåtgärd.

Sammanfattning

Som vi har beskrivit i denna artikel, följer uppsägning av ett arbetsavtal på arbetstagarens initiativ två juridiska vägar i Japan: “ömsesidig uppsägning” och “avsked”. Denna distinktion är inte bara en akademisk klassificering utan är direkt kopplad till mycket viktiga praktiska frågor såsom tidpunkten för uppsägningens ikraftträdande, uppsägningstiden och framför allt möjligheten att återkalla en avsiktsförklaring att sluta. Särskilt tvetydigheten kring tolkningen av arbetstagarens avsiktsförklaring och tvister om återkallelse kan leda till oväntade störningar i ett företags stabila drift. För att effektivt hantera dessa risker är det avgörande att korrekt förstå de juridiska skillnaderna och tydligt definiera interna procedurer från accept av en uppsägningsansökan till godkännande.

Monolith Law Office har djupgående specialkunskaper och omfattande praktisk erfarenhet av det komplexa arbetsrättsliga systemet i Japan. Vår byrå har tillhandahållit juridisk rådgivning i alla skeden av arbetsavtalet, från ingående till upphörande, till en mångfald av inhemska klienter. Speciellt när det gäller juridiska frågor relaterade till anställdas uppsägning, som behandlats i denna artikel, har vi en mängd erfarenheter. Dessutom har vår byrå flera medarbetare som är kvalificerade advokater i andra länder och som talar engelska, vilket gör det möjligt för oss att exakt möta de unika behoven hos utländska företag som bedriver verksamhet i Japan. Vi erbjuder skräddarsydd juridisk support anpassad till ert företags situation, inklusive utformning och granskning av arbetsregler, hantering av enskilda uppsägningsfall och utveckling av förebyggande åtgärder för att undvika tvister.