Den rättsliga ramen för personalbefogenheter i japansk arbetsrätt: En guide för företagsledare

Personalansvaret utgör kärnan i företagsledningen och är en oumbärlig rättighet för företag att smidigt driva sin organisation, baserat på arbetsavtalet med arbetstagarna. Denna rättighet inkluderar ett brett beslutsmandat, såsom att beordra anställdas befordran eller degradering, ändring av arbetsplats eller arbetsuppgifter, placering i dotterbolag eller andra relaterade företag, samt att beordra tjänstledighet vid personlig sjukdom eller skada. Dock är personalansvaret inte obegränsat enligt japansk arbetsrättslig lagstiftning. Företagets personalansvar måste utövas inom ramen för en rättslig struktur som formats av arbetsrättsliga regler och rättspraxis, där den mest grundläggande principen är “missbruk av rättighetsdoktrinen”. Denna doktrin innebär att även om utövandet av en rättighet formellt kan vara berättigad, kan dess effekt förnekas om den konkreta situationen avviker från vad som socialt anses acceptabelt. Speciellt under japanska anställningspraxis är det vanligt att detaljerna kring personalansvar inte regleras i individuella arbetsavtal, utan snarare genom företagets omfattande regler, såsom arbetsordningen. Därför är det av yttersta vikt att förstå hur den omfattande behörigheten som fastställs i arbetsordningen juridiskt kan begränsas i enskilda fall när man bedriver verksamhet i Japan. I denna artikel kommer vi att fokusera på fyra huvudsakliga personalteman: utbildning och träning, befordran och degradering, omplacering och tjänstledighet, och vi kommer att förklara de juridiska kraven och begränsningarna för utövandet av personalansvar, baserat på specifika lagar och rättsfall.  

Den juridiska grunden för personalbefogenheter: Principen om god tro och förbud mot missbruk av rättigheter

I grunden för alla beslut som rör företags personalbefogenheter finns två grundläggande principer som är fastställda i den japanska arbetsavtalslagen. Dessa är principen om god tro, som föreskriver att rättigheter ska utövas och skyldigheter ska fullgöras med ärlighet och i god tro, och principen om förbud mot missbruk av rättigheter, som innebär att rättigheter som grundar sig på arbetsavtalet inte får missbrukas. Dessa principer är tydligt angivna i artikel 3, stycke 4 och 5 i den japanska arbetsavtalslagen och utgör den grundläggande tanken bakom regleringen av förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Förbudet mot missbruk av rättigheter är särskilt konkretiserat i individuella paragrafer som rör personalbefogenheter med betydande inverkan på arbetstagare, såsom utstationering (arbetsavtalslagen artikel 14), disciplinära åtgärder (samma lag artikel 15) och uppsägning (samma lag artikel 16). Dessa paragrafer kodifierar de rättsprinciper som domstolarna har utvecklat genom en lång rad av rättsfall.

Det juridiska ramverket kräver inte bara att företagsledare passivt följer lagens bokstav. Istället ställs det ett aktivt ansvar på dem att förbereda sig för att kunna bevisa att alla personalrelaterade beslut är objektivt rimliga, baserade på affärsmässiga behov och att de står i balans med de nackdelar som arbetstagarna kan komma att lida. Om utövandet av personalbefogenheter ifrågasätts i domstol, bär företaget ansvaret för att bevisa att beslutet inte var godtyckligt utan baserades på en rättvis process och var en legitim affärsmässig bedömning. Därför är det avgörande att ha tydliga och rättvisa interna regler, dokumentera skälen för personalbedömningar och omplaceringar och att konsekvent tillämpa dessa för att hantera juridiska risker.

Utbildning och träning som arbetsbefallning under japansk lag

En arbetsgivares rätt att beordra anställda att delta i utbildning och träning är erkänd som en del av den omfattande rätten att ge arbetsbefallningar, vilken följer med arbetsavtalet. Även om den japanska arbetsstandardlagen (Labor Standards Act) och arbetsavtalslagen (Labor Contract Act) inte direkt reglerar rätten att beordra utbildning och träning, har denna rätt etablerats genom rättspraxis som en del av rätten att ge nödvändiga instruktioner för att smidigt utföra arbete och utveckla de anställdas kompetenser. I princip kan arbetsgivaren, baserat på arbetsrelaterade behov, efter eget gottfinnande beordra de anställda att genomgå utbildning och träning.

Men även denna rätt att ge arbetsbefallningar är begränsad av principen mot missbruk av rättigheter. Om en befallning om utbildning och träning saknar rimlighet i sitt syfte, innehåll eller metod enligt samhällets normer och kränker de anställdas personliga rättigheter, kan dess giltighet förnekas som ett olagligt missbruk av rättigheter.

Ett viktigt rättsfall i detta sammanhang är händelsen i Honjo Maintenance District (dom av Akita District Court den 14 december 1990). I detta fall beordrade ett järnvägsföretag en anställd att skriva av arbetsreglerna framför andra anställda under ungefär en och en halv dag, med motiveringen att det var ett brott mot arbetsreglerna. Domstolen bedömde att även om denna befallning kallades för utbildning och träning, var dess verkliga natur inte att förbättra färdigheter eller något legitimt utbildningssyfte, utan snarare en bestraffande åtgärd som en offentlig varning. Metoden ansågs allvarligt kränka de anställdas personlighet och bedömdes vara olaglig som en överträdelse av arbetsgivarens rätt att ge arbetsbefallningar.

Som detta rättsfall visar, fokuserar domstolarna inte på den formella benämningen “utbildning och träning”, utan granskar dess verkliga syfte och intentioner. Speciellt när utbildning och träning genomförs på grund av en specifik anställds bristande förmåga att utföra arbete, måste programmet objektivt visa att det verkligen syftar till att förbättra förmågan och inte är en bestraffning eller trakasserier. Därför måste företag klart dokumentera syftet, innehållet och varaktigheten av utbildnings- och träningsprogrammet och säkerställa att metoden är lämplig enligt samhällets normer. Detta kan visa att befallningen inte är avsedd som en bestraffning, utan baseras på ett konstruktivt ledningsbeslut, vilket kan vara ett effektivt försvar mot anklagelser om missbruk av rättigheter.

Bedömning och juridiska överväganden vid befordran, uppflyttning och degradering under japansk arbetsrätt

Att fatta beslut om en anställds befordran, uppflyttning och degradering är en av de mest centrala aspekterna av personalbefogenheter. Särskilt när det gäller befordran och uppflyttning tenderar företags omfattande ledningsbeslut att respekteras. Däremot krävs det mer försiktighet vid degraderingar som kan vara till nackdel för den anställde, för att säkerställa att beslutet inte utgör ett maktmissbruk. Om en degraderingsorder saknar nödvändighet i tjänsten eller baseras på orättvisa motiv eller syften (till exempel trakasserier), eller om den pålägger den anställde nackdelar som avsevärt överskrider vad som är acceptabelt enligt samhällets normer, kan den anses vara ett maktmissbruk och därmed ogiltig.

I fallet med den oberoende administrativa myndigheten för internationell turismfrämjande (Tokyos distriktsdomstol, 17 maj 2007), ansågs en degradering som baserades enbart på en subjektiv bedömning av en chef som inte fullt ut förstod de faktiska förhållandena för arbete utomlands vara ogiltig på grund av brist på objektiva och rationella skäl. Detta rättsfall antyder att personalbedömningar som ligger till grund för degradering bör göras utifrån rättvisa och objektiva kriterier.

Dessutom är det ytterst viktigt att juridiskt skilja mellan ‘degradering’, som innebär en sänkning av position, och ‘lönesänkning’, som innebär en minskning av lönen. Enbart för att en position har degraderats innebär det inte att lönen automatiskt kan sänkas. En lönesänkning är en väsentlig ogynnsam förändring av arbetsvillkoren för arbetstagaren, och kan inte genomföras ensidigt utan en grundläggande bestämmelse i arbetsordningen eller lönebestämmelserna som tydligt kopplar samman position eller jobbgrad med lönebeloppet. I fallet med Japan HP (Tokyos distriktsdomstol, 9 juni 2023), ansågs en grundlönesänkning i samband med degradering från en ledande position vara ogiltig eftersom reglerna för lönesänkning inte hade kommunicerats tillräckligt inom företaget.

De riktlinjer för företagsledning som kan härledas från dessa rättsfall understryker vikten av att etablera och driva ett systematiskt och transparent personalsystem som en förutsättning för att utöva personalbefogenheter såsom degradering. Det är avgörande att tydligt definiera de arbetsuppgifter och kompetenskrav som krävs för varje position och att basera detta på ett objektivt bedömningssystem. Dessutom är det nödvändigt att tydligt koppla samman jobbgrad och lönetabell i arbetsordningen eller liknande dokument. Utan en sådan systematisk grund kan även en degradering som vid första anblicken verkar rättfärdigad, särskilt om den åtföljs av en lönesänkning, öka risken för juridiska tvister.

Omplacering av anställda i Japan: Skillnaden mellan “haiten” och “shukko”

När det gäller personalomplaceringar inom företag i Japan finns det två huvudtyper: “haiten” (omplacering) och “shukko” (utstationering), och dessa två har betydande skillnader i juridisk natur och krav.

Omlokalisering inom samma företag i Japan

Omlokalisering innebär att en anställd inom samma företag får ändrade arbetsuppgifter eller arbetsplats . När arbetsplatsen ändras, kallas det ofta för “förflyttning”. Arbetsgivarens rätt att beordra omlokalisering grundar sig i arbetsavtalet, och om det finns en övergripande bestämmelse i arbetsordningen eller kollektivavtalet som säger att “anställda kan omplaceras av affärsskäl”, är det inte nödvändigt att få den enskilda anställdas samtycke för varje enskild omlokalisering .  

Men denna rätt att beordra omlokalisering är inte obegränsad och begränsas av principen mot missbruk av rättigheter. Ett ledande fall i Japan som behandlar denna fråga är Toa Paint-fallet (Högsta domstolens dom den 14 juli 1986 (1986)) . I detta fall fastställde Högsta domstolen tre kriterier för att bedöma om en omlokalisering beordring utgör ett missbruk av rättigheter:

1. När det inte finns något affärsmässigt behov för omlokaliseringen.
2. När omlokaliseringen görs med en annan orättvis motiv eller syfte.
3. När omlokaliseringen påför arbetstagaren en nackdel som är betydligt större än vad som normalt kan accepteras.

Speciellt den tredje punkten, “betydligt större nackdel”, kräver en modern tolkning. Vid tiden för domen ansågs det att nackdelar som att leva åtskild från familjen på grund av ensamplacering, även för fast anställda, låg inom det acceptabla omfånget. Men med hänsyn till lagar som införts senare, såsom “Lagen om välfärd för arbetstagare som utför barnomsorg eller familjevård”, krävs nu en starkare hänsyn till de nackdelar anställda kan uppleva i sitt familjeliv, särskilt när det gäller barnomsorg och vård av familjemedlemmar . Därför är det viktigt för företag som beordrar omlokaliseringar som innebär flyttning att kontrollera den berörda anställdas familjesituation och ta hänsyn till dessa omständigheter för att undvika risken att beslutet bedöms som ett missbruk av rättigheter.  

Överföring till andra företag (Utsändning)

Utsändning innebär att en anställd, samtidigt som anställningskontraktet med det ursprungliga företaget bibehålls, under en betydande period arbetar under ledning och instruktioner från ett annat företag (mottagande företag). Eftersom befogenheten att ge instruktioner övergår från det ursprungliga företaget till det mottagande företaget, medför detta betydande förändringar i den anställdes arbetsmiljö. Därför krävs det en striktare juridisk grund för att beordra en utsändning än för en omplacering.

Enligt artikel 625, stycke 1 i den japanska civilrätten (民法) är det förbjudet för en arbetsgivare att utan arbetstagarens samtycke överlåta dennes rättigheter till en tredje part, och denna princip tillämpas även på utsändningar. Följaktligen krävs i princip arbetstagarens samtycke för en utsändningsorder. Dock finns det rättsfall där en utsändningsorder kan anses giltig även utan individuellt samtycke, om det i förväg finns bestämmelser i arbetsreglerna eller kollektivavtalet om möjligheten till utsändning, och om arbetsvillkoren på mottagande företag, utsändningsperioden och reglerna för återkomst är tydligt definierade.

Dessutom specificerar artikel 14 i den japanska arbetskontraktslagen (労働契約法) principen om missbruk av rättigheter i samband med utsändningsorder. Enligt denna artikel kan en arbetsgivares order om utsändning, även om arbetsgivaren har rätt att utfärda en sådan order, anses ogiltig om det bedöms att “rätten har missbrukats med hänsyn till nödvändigheten av ordern, omständigheterna kring valet av den berörda arbetstagaren och andra omständigheter”.

Som en punkt av särskild vikt för företagsledningen är det viktigt att klargöra syftet med utsändningen. Enligt den japanska lagen om yrkesstabilitet (職業安定法) är det i princip förbjudet att bedriva “arbetskraftsförsörjningsverksamhet” med syfte att tjäna pengar genom att tillhandahålla arbetstagare till andra företag. Därför måste utsändningar ske med ett tydligt och legitimt affärsmässigt syfte, såsom teknisk vägledning mellan företag inom samma koncern, personalutveckling eller tillfällig anpassning av anställningen. Att dokumentera detta syfte och kunna objektivt förklara affärsnödvändigheten är inte bara viktigt för att uppfylla kraven i arbetskontraktslagen artikel 14, utan också för att undvika misstankar om olaglig arbetskraftsförsörjningsverksamhet.

Jämförelse mellan omplacering och utstationering under japansk arbetsrätt

För att tydligt förstå de juridiska skillnaderna mellan omplacering och utstationering i Japan, sammanfattar vi de viktigaste punkterna i tabellen nedan.

Hantering av anställdas sjukskrivning i Japan

Processen för att beordra sjukskrivning

När en anställd blir oförmögen att utföra sitt arbete under en längre tid på grund av personlig sjukdom eller skada utanför arbetet, kan företaget enligt arbetsordningen beordra sjukskrivning.

I japansk arbetsrätt finns det inga direkta lagstadgade regler om sjukskrivning på grund av personliga skador eller sjukdomar, och detta system är något som varje företag fastställer i sin arbetsordning. Juridiskt sett betraktas systemet för sjukskrivning på grund av personliga skador eller sjukdomar som en “åtgärd för att skjuta upp uppsägning”. I grunden kan långvarig oförmåga att arbeta på grund av personlig sjukdom eller skada utgöra ett brott mot arbetsavtalet och därmed vara en grund för uppsägning, men genom att införa ett sjukskrivningssystem ger företaget sig självt en viss tid att avvakta den anställdas återhämtning och behåller rätten att inte säga upp under denna period.

När sjukskrivning beordras är det extremt viktigt att förfarandet är tydligt. Istället för att ge muntliga instruktioner eller låta den anställde fortsätta vara frånvarande i ett oklart tillstånd, är det avgörande att undvika framtida tvister genom att utfärda ett “sjukskrivningsbeslut” till den anställde. Detta dokument bör inkludera den relevanta paragrafen i arbetsordningen som grund, start- och slutdatum för sjukskrivningsperioden, kommunikationsmetoder under sjukskrivningen och hanteringen om den anställde inte kan återgå till arbetet vid periodens slut (oftast naturlig avgång eller uppsägning).

Processen för att bedöma återgång till arbete

När sjukskrivningsperioden närmar sig sitt slut och den anställde ansöker om att återgå till arbetet, måste företaget noggrant bedöma om återgången är möjlig. Denna bedömning är inte bara en procedur för att bekräfta medicinsk återhämtning, utan också en viktig riskhanteringsprocess som berör företagets skyldighet att säkerställa en säker arbetsmiljö.

Det slutgiltiga beslutet om att tillåta återgång till arbete ligger hos företaget. Och kriterierna för återgång är i princip att “den anställde har återhämtat sig till en hälsostatus där de kan utföra samma arbetsuppgifter som före sjukskrivningen, på en normal nivå”. Detta beslut måste baseras på objektiva bevis och göras på ett övergripande sätt.

En central roll i denna process spelas av den behandlande läkaren som den anställde besöker och företagets företagsläkare, som kan ge en medicinsk bedömning. Ett läkarintyg från den behandlande läkaren som säger att den anställde kan återgå till arbetet är ett viktigt dokument, men det är inte tillräckligt för att fatta beslutet om återgång. Den behandlande läkaren är en specialist som ansvarar för den löpande behandlingen, men är inte nödvändigtvis väl insatt i patientens specifika arbetsuppgifter eller arbetsmiljö. Å andra sidan kan företagsläkaren, som förstår företagets arbetsmiljö och den berörda anställdas arbetsuppgifter, ge en medicinsk åsikt om lämpligheten för arbete.

I praktiken är det inte ovanligt att den behandlande läkaren och företagsläkaren har olika åsikter. I nyliga rättsfall, som i Hope Net-fallet (Tokyo District Court, April 10, 2023), där den behandlande läkaren bedömde att den anställde kunde återgå till arbetet, men företagsläkaren, som observerade den anställdas specifika beteende och symtomförlopp, uttryckte att återgång var svårt, godkände domstolen företagets beslut att inte tillåta återgång och behandlade den anställde som avgången vid sjukskrivningsperiodens slut.

Därför bör företag, efter att ha erhållit ett läkarintyg från den behandlande läkaren, alltid genomföra en intervju med företagsläkaren och ta del av dennes åsikt, en process som bör fastställas i arbetsordningen. Om det finns tveksamheter kan det vara effektivt att använda ett “provarbete”-system där den anställde tillåts arbeta med minskad arbetsbelastning under en viss period för att objektivt utvärdera återhämtningen. En förhastad bedömning av återgång kan leda till återfall i den anställdas sjukdom och innebära en risk för att företaget bryter mot sin skyldighet att säkerställa en säker arbetsmiljö, så en noggrann och mångfacetterad övervägning krävs.

Sammanfattning

Som vi har beskrivit i denna artikel kräver utövandet av personalbefogenheter under det japanska arbetsrättssystemet en balans mellan företags omfattande skönsmässiga befogenheter och strikta juridiska begränsningar genom missbruk av rättsprinciper. I olika situationer som utbildning och träning, befordran och degradering, omplacering och tjänstledighet, är det avgörande att besluten baseras på rationella affärsmässiga behov, genomförs med rättvisa förfaranden och inte saknar hänsyn till arbetstagarna. Detta är nyckeln till att undvika juridiska risker och upprätthålla en sund arbetsrelation. Dessa personalfrågor är inte bara nära kopplade till företagets organisatoriska drift utan är också områden som lätt kan leda till juridiska tvister.

Monolith Law Office har en gedigen erfarenhet av att erbjuda rådgivning inom hela arbetsrättsområdet, inklusive de teman som tas upp i denna artikel, till klienter inom en mängd olika branscher i Japan. Vår byrå har flera experter som inte bara är kvalificerade som japanska advokater utan också har juridiska kvalifikationer från andra länder och är engelsktalande. De har en djup förståelse för både internationella affärsperspektiv och japanska lagstiftningar. Detta gör det möjligt för oss att överbrygga klyftan som kan uppstå mellan utländska företagskulturer och personalsystem och kraven i japansk arbetsrätt, och att erbjuda praktisk och effektiv juridisk support som är anpassad till varje företags unika situation. Från uppbyggnad av personalsystem till rådgivning om enskilda personalöverföringar, låt Monolith Law Office kraftfullt stödja din verksamhet från en juridisk synvinkel.